总分馆制下报刊联合采编工作创新实践与展望——以深圳“图书馆之城”为例

洪光宗

(深圳图书馆，广东 深圳 518036)

总分馆制以资源共建共享共知等优势备受图书馆界推崇。总分馆制重在整合区域资源，为民众提供普遍、均等的统一服务。优质的统一服务有赖于高质量的区域文献资源整合，统一服务为表，资源整合为里。为提高服务质量和效率，一些公共图书馆开展了数据整合与书目质量控制等相关工作，并取得了显著成效。但是，报刊作为公共图书馆的第二大纸质文献资源，目前尚缺乏总分馆制下报刊资源整合的相关研究和案例。

1 联合采编模式与集中采编模式之辩

联合采编是一个较宽泛的概念，本研究中的联合采编是指联合总分馆制下各成员馆的编目资源，在同一平台对中央库中的书目数据和馆藏数据进行增加、删除和修改。集中采编是由总分馆制下的中心馆或总馆全权负责编目，除中心馆或总馆外，各成员馆没有删除、修改编目的权限，仅有查询和新增馆藏数据的权限。联合采编和集中采编各有优劣，图书非常适合联合采编模式，原因在于公共图书馆的图书采购量较大，联合采编能较好地利用各馆人力资源实现图书的快速编目上架，但缺点是编目质量难以把控，中心馆需设立专职审校人员负责数据审校。

报刊的出版发行、采访配送、记到加工、入藏催缺等方式都与图书不同。报刊书目信息的变更一是源于新订报刊和停休刊需要新建数据，二是源于主办出版、卷期信息、办刊模式、发行渠道等因素引发的数据维护，除此之外大部分数据是无须变更的，况且报刊是连续出版物，其采购大多是以续订为主，以保障馆藏的系统性与完整性。基于以上几点因素，笔者认为总分馆制下的报刊采编方式可采用集中采编模式。

2 深圳“图书馆之城”报刊联合采编协同创新之路

2.1 报刊联合采编早期探索

早在2013年，深圳“图书馆之城”就考虑开展报刊资源整合工作，先选取深圳图书馆、深圳大学城图书馆进行资源整合，待技术和理念成熟后再开展区馆的报刊合并工作。2013年12月，深圳图书馆在深圳大学城图书馆搭建报刊书目数据镜像服务器，完成了两馆之间的书目数据、采访数据和卷期数据的合并工作，初步实现了两馆报刊信息的共建、共享、共知，但分辑与卷期处理、记到同步等工作还存在一些问题，未达到统一揭示的目的。在著录书目方面，深圳图书馆采用国图标准，深圳大学城图书馆采用CALIS(中国高等教育文献保障系统)标准，两馆采用联合协作采编模式，虽然在协同过程中存在一些小问题，但不影响整体协作。

随着“图书馆之城”各项业务不断推进，深圳市十个区级公共图书馆要求报刊资源开展联合采编的呼声日益高涨。但是，由于“图书馆之城”报刊联合采编平台一直未搭建起来，深圳图书馆仅能提供数据接入和快速记到两项功能供各区馆使用，只能满足区馆的报刊记到和借还需求，而无法满足其报刊采购、催缺、统计、输出等业务需求。同时，区馆数据的大量接入使数据库容量剧增、数据冗余度增高，给深圳图书馆的报刊采编、管理及服务等工作带来了较大困扰。因此，为提升本馆报刊管理水平，各区馆只能选择其他系统管理报刊，严重影响了全市资源整合，这种情况一直持续至2019年。

2.2 理念创新确定总体思路

深圳图书馆是“图书馆之城”的中心馆和龙头馆，在“图书馆之城”报刊联合采编进程中应责无旁贷地承担起统筹规划、平台搭建、规范制定、培训指导、协调推进等工作，在总分馆体系构建过程中充分体现其作为中心馆的责任和担当。2019年5月，深圳“图书馆之城”召开馆长联席会议，会上各馆长提出由深圳图书馆牵头搭建“图书馆之城”报刊联合采编平台，用一年左右的时间完成报刊中央书目库和馆藏库中冗余数据、空数据及其他杂乱数据的清理工作，按国家标准完善原有书目数据，再用一年左右的时间完成全市十个区馆报刊联合采编平台接入工作，至2021年实现全市公共图书馆报刊资源在同一平台统一运作。

深圳图书馆对全国报刊资源联合采编情况展开深入调研，发现国内尚无省市级公共图书馆实现报刊联合采编，也没有相关自动化系统能够提供适宜的报刊联合采编功能。因此，深圳图书馆依据深圳大学城图书馆报刊合库实践经验，结合报刊资源特点，突破思维局限，创新性提出了“统一平台、集中编目、协同采访、分散记到”的总体思路，同时开展“图书馆之城”报刊联合采编平台搭建工作，并对中央书目库进行数据分析，找出现有书目数据混乱的原因。针对中央书目库存在的未经控制接入大量数据、年鉴按报刊方式采编，以及报刊管理人员权限不到位等问题，深圳图书馆提出了一系列解决措施，包括全面暂停区馆数据接入、年鉴数据迁出、报刊书目库清理、非报刊书目库数据迁入报刊书目库、无馆藏数据清理、书目数据记录标准化等。至2021年7月，报刊书目库清理工作基本完成，数据量由2018年年底的30,290条降至19,845条，降幅达34.5%，成效显著。

2.3 有序推进报刊资源整合

准确了解和掌握全市公共图书馆报刊管理、服务现状及未来需求，是“图书馆之城”报刊联合采编平台能否全面推行的关键。基于此，深圳图书馆针对全市公共图书馆报刊管理中的自动化系统、订购数量、订购来源、记到方式、加工方式、服务模式、装订入藏、分馆服务等内容编制了调研表，对报刊管理全流程展开深度调研和分析，以便“图书馆之城”报刊联合采编平台能够全面兼容各馆的报刊管理与服务需求。

2020年10月，深圳图书馆以报刊年度征订工作开启为契机，邀请南山区图书馆、福田区图书馆、坪山区图书馆率先加入报刊联合采编平台，在经过一个多月的系统测试并确认功能完备的情况下，邀请盐田区图书馆、宝安区图书馆、光明区图书馆、罗湖区图书馆、龙岗区图书馆加盟。截至2021年年底，全市十个区级公共图书馆都已加入报刊联合采编平台。

在有序推动区级公共图书馆加入联合采编平台的同时，深圳图书馆还制定了《“图书馆之城”报刊记到工作规范》《“图书馆之城”报刊加工工作规范》等工作制度，针对报刊加工人员全方位开展深度培训，培训内容包括报刊采访、书目编制、数据接入、记到入藏、加工装订、统计输出等。2020年9月至2021年年底，深圳图书馆除举办了6场线下报刊联合采编培训外，日常还通过电话沟通、远程协助等方式进行一对一指导，以保障培训质量。

3 深圳“图书馆之城”报刊联合采编创新点分析

3.1 统一技术平台支撑创新

深圳“图书馆之城”报刊联合采编遵循“统一平台、集中编目、协同采访、分散记到”的总体原则，将索取号放入采访数据和馆藏数据中，加强书目权限控制管理，仅对报刊高级审校员开通“确认”“复制”“审校”权限；区分“种”和“辑”概念，重点控制“辑”的管理权限，将“辑”的编辑、删除权限列入统一管理范畴，保障各馆在“同一分辑”认定上的一致性；根据报刊逐年续订的工作特征研发“自动续订”功能，通过“系统提取+人工判断”方式降低订购难度，同时保证“辑”的一致性；增加显示“已记到馆”功能，便于各馆日常记到协调沟通；增加“分馆记到”功能，满足分馆或阅览室分散记到需求。与传统图书馆报刊自动化系统相比，“图书馆之城”报刊联合采编平台更适合总分馆体系下多馆报刊协同工作。

3.2 集中编目保障书目质量

报刊属连续出版物，具有连续出版、逐年预订、书目固定、时效性强、“年”“辑”“卷”“期”层次丰富等显著特征，更适合集中编目，即报刊编目工作由总馆负责，采访订购工作由各分馆独立完成。“图书馆之城”报刊联合采编的最大优势在于有效控制了报刊书目数据质量，简化了各馆报刊工作的流程，提升了图书馆报刊服务的质量。集中编目原则确定后，总馆进一步制定综合著录规则，将同一主办、同一ISSN定义为同一种报刊，将同一邮发代号定义为同一分辑，同一种报刊允许存在多个分辑，以“种”为判定依据开展书目数据的清理与合并。总馆全面控制报刊书目数据质量，成员馆无须编目，若需新增、修改书目，可通过拍照方式提供实物封面与版权页等信息，由总馆负责编目。

3.3 自动续订降低采访门槛

根据连续出版物的特征，“图书馆之城”报刊联合采编将“辑”作为报刊采访中最重要的概念，同一种报刊、同一订户、同一分辑为一条采访数据。总馆在承担“种”编目的同时，还要控制“辑”的创建，既保障同一分辑挂接在同一书目下，又能保障不同订户的同一分辑采用同一分辑名，使各馆卷期信息保持一致，保证OPAC(联机公共目录检索系统)能够准确展示总分馆制体系内各馆报刊订购和馆藏的“种”“辑”“卷”“期”。在此基础上，报刊联合采编平台针对报刊逐年续订特征开发了“自动续订”模块,自动比对上一年度订购数据，并提取分辑清单供采访人员选择，将原来复杂繁琐、耗时费神的重复性工作转变为简单易操作的判断性工作，极大地提高了采访效率。

3.4 首位负责制保障记到质量

报刊记到要求同一书目、不同订户、同一年度、同一分辑使用同一套卷期，这是一项需高度协同的工作，可通过技术、管理两个维度予以控制。“图书馆之城”报刊联合采编平台创新性地提出了首位负责制，即首个记到馆对卷期信息负责，其他记到馆负责审核，不允许修改记到信息，有问题及时反馈给首个记到馆，在保障卷期记到质量的同时，提高了记到效率，降低了记到难度。

3.5 规范先行保障业务推进

报刊联合采编作为一项多馆协同合作的项目，统一的工作规范是保障各馆步调一致的基础。因此，深圳图书馆相继制定了《深圳“图书馆之城”报刊采编原则》《深圳“图书馆之城”中文报刊书目数据合并操作规范》《深圳“图书馆之城”报刊记到加工规范》等操作规范，并制作了《深圳“图书馆之城”中文报刊联合采编精讲》讲义，针对业务中存在的问题提供统一的解决方案。

3.6 OPAC升级展示联合采编成效

OPAC既是“图书馆之城”报刊联合采编质量的展示窗口，也是读者体验报刊服务的渠道。OPAC除了展示报刊关键书目信息，还可对订购馆、订购年、分辑、卷期、馆藏状态、装订合订本等进行多维度展示，为此，深圳图书馆对报刊OPAC系统进行了改进。新版OPAC系统按“年—馆—辑—卷期”逻辑组织报刊馆藏体系，读者通过OPAC精确检索定位到刊后可按“年—馆—辑—卷期”顺序逐级查询，各类信息一目了然，获得良好的检索体验，切实体现了报刊联合编目的成果。

4 结语

“图书馆之城”报刊联合采编平台构建了全市公共图书馆报刊馆藏服务体系与资源保障体系，让原本分散在各馆的报刊资源以整体形式对外呈现，极大提升了公共图书馆的整体报刊采编质量和服务水平。报刊联合采编是一个动态发展的工作，未来报刊联合采编工作仍会出现新形势、新事物，需要公共图书馆不断地探索，持续推动报刊资源采购协调及服务协调，开创报刊服务工作的新模式。