新时期事业单位档案管理工作创新探讨——以地方社会科学研究机构为例

文/天津社会科学院 姜霁纯

习近平总书记指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结、规律得以认识、历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案”。习近平总书记对于档案工作的重要指示，深刻阐述了档案工作的重要性，是新时代档案工作的根本遵循。2020年6月，全国人大常委会修订的《中华人民共和国档案法》明确规定：“本法所称档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”从法律上界定了档案的定义，明确了事业单位档案管理工作是我国档案工作的重要组成部分。随着我国事业单位改革步伐的加快，其公益性日益凸显，事业单位改革对于档案管理工作提出了新的任务和要求。因此，事业单位档案管理工作创新成为新时期档案管理工作中迫切需要完成的任务。本文结合笔者在地方社会科学研究机构从事档案管理工作的经验，对事业单位档案管理工作创新进行初步探讨。

一、事业单位档案管理工作创新的重要性

近年来，随着事业单位的改革，国家对事业单位的性质、职能以及工作任务进行了重新定义和划分，事业单位在经济社会发展中的任务日益清晰、重要性日益凸显。以地方社会科学研究机构（以下简称“地方社科研究机构”）为例，过去各地社科研究机构主要以各地社会经济文化为对象，从事学术研究，突出研究的学科特点和学理性。近年来，国家高度重视智库建设，地方社科研究机构作为党和政府的思想库、智囊团，充分发挥智库作用，为地方社会经济建设服务。职能的转变，使地方社科研究机构各项工作发生了根本性变化，作为各项工作的重要组成部分，档案管理工作也伴随本单位的改革和发展同步推进。随着职能的转变，档案管理从原来单纯为本单位服务，转变为服务社会，具有很强的公益作用。地方社科研究机构档案管理工作内容从整理保管，进一步发展到重视档案资源特别是科研档案的使用价值，从而为智库建设提供了重要的信息资源。档案资源所具备的独特价值，为开展各项工作提供了有力支持，档案管理工作成为智库建设的基础和保障。

事业单位改革，凸显其公益性质，职能的转变，增强了事业单位档案管理工作的重要性，随之而来的是档案管理工作的难度以及复杂性大幅增加，如果依旧沿用传统的管理方法，无法满足新形势提出的新要求。事业单位必须抓住这一机遇，推动档案管理改革步伐，创新机制，推陈出新，为事业单位档案管理工作开辟新局面。

二、事业单位档案管理工作存在的问题

（一）对档案管理工作的重要性认识不足。事业单位在发展过程中，产生了许多档案，记录了事业单位发展的历史，同时，也是事业单位服务社会的重要资料。就地方社科研究机构来说，大多成立于改革开放初期，有40年以上的历史，创造了大量的科研成果，积累了丰富的档案资源，因此，必须对其进行妥善保存。但目前许多单位领导对档案的重要性认识不足，重视不够，长期将档案管理工作置于行政办公的从属地位，忽视了档案管理的主体性。在党委（党组）研究工作时，很少专题研究档案工作，档案工作与单位中心工作缺乏紧密结合，没有发挥出应有的作用，由此导致许多单位档案管理工作边缘化，档案管理杂乱无章，档案信息不够完整，甚至出现档案资源流失现象。长此以往，势必影响事业单位充分发挥应有的职能，阻碍本单位的长期发展。

（二）档案管理制度陈旧。制度是一切工作的关键。党的十八大以来，中央对制度建设高度重视，各级党组织和各级政府都把制度建设放在首要位置。各类事业单位结合自身工作实际，制订、修改、完善各项规章制度，并取得了很好的成效，对于推动事业单位改革发展奠定了良好基础。不过，由于长期以来事业单位对于档案工作重视不够，档案管理工作的制度建设相对滞后，制度创新成为档案管理工作的迫切任务。地方社科研究机构的职能转变，也对档案管理工作提出了新要求。以科研成果档案管理为例，如何对科研成果进行分类整理；如何使用新的技术手段对科研成果档案进行保管；如何对科研成果档案加以利用以及将这些档案纳入智库建设之中，这些都对传统档案管理提出了新的挑战。按照笔者实际工作情况，目前事业单位对于社科成果档案管理缺乏研究，尚未制定统一标准，导致科研成果档案管理制度无章可依，阻碍了科研成果档案在智库建设中发挥作用。

（三）档案管理方法手段落后。事业单位传统档案管理模式基本是以纸质档案作为基础的。纸质档案有一个缺点，纸张会随着时间延长发生物理变化，易陈旧破损，如果保存的环境不理想，还会出现发潮、发霉，导致档案内容难以辨认，甚至会造成重要数据资料丢失。近年来，有关档案管理部门要求使用专门的档案软件对纸质档案进行电子化管理，但是，由于工作量大、技术要求高、设备更新快，许多事业单位往往望而却步。同时，随着时代的发展，新型档案资料种类增多，图片档案、音像档案、云档案等逐步成为档案资料的重要组成部分。对于这些新型档案的管理，不仅需要专业知识、专门人才，而且需要新的管理手段。许多事业单位对此往往采取回避或者拖延的态度，不能及时适应新的变化。

（四）档案管理人员专业化水平不高。档案管理是一项专业化程度很高的工作，目前，大多数事业单位的档案管理工作由兼职人员担任。这些人员缺乏应当具备的档案专业知识和专业能力，也缺乏必要的专业培训。地方社科研究机构中档案管理人员很少被认定为专业人员，大多数由管理人员兼职，他们缺乏必要的专业知识和事业进取心，普遍存在敷衍现象。事业单位档案管理必须建设一支专业化的档案人才队伍，档案管理现代化的目标才能得以实现。

（五）档案资源的服务功能没有得到充分发挥。在传统管理模式中，档案管理人员的主要任务就是整理保管，确保档案不丢失即可。很显然，这样的管理模式是较为封闭的，不利于档案资源特质的充分发挥。地方社科研究机构保存的档案资源，同样面临如何开发利用的问题。以目前情况来看，地方社科研究机构档案资源数字化程度比较低，尤其是科研档案亟须建立数据库，并且逐步向社会开放，更好地为地方经济社会建设服务，助力地方社科研究机构充分发挥智库作用，这是档案工作的重要责任。

三、新时期事业单位档案管理工作的创新思路

新时期事业单位档案管理模式与传统模式之间存在较大差别，不论是档案的现代化管理，还是信息共享，都为档案管理工作在新时期的快速发展提供了强有力的支持。社会经济的高速发展，科学技术的飞速变化，为档案管理的改革和创新提供了更多的思路，也为之带来了新的手段和方法。事业单位必须多角度、多方面对档案管理工作的创新进行探索和实践。

（一）完善规章制度，提升档案管理水平。只有具备完善的规章制度，才能使档案管理与各方面的工作顺利对接，进而提高档案管理工作水平。因此，事业单位在档案管理工作创新建设中，应当重视经验的积累与借鉴，同时，要与本单位的实际情况相结合，制定完善的管理制度，使档案管理工作与新时期社会发展要求相适应。以笔者所在地方社科研究机构为例，我们参照国家及本地档案工作最新标准性文件，借鉴中国社会科学院有关科研档案管理经验，结合科研档案工作实际，经过反复论证实践，建立完善了“科研档案管理规范”和“科研档案的保管期限”两个标准性文件，为科研档案管理做了新的探索。

（二）创新管理方式，提升档案管理现代化水平。管理方式的创新在提升档案管理现代化水平的过程中，是不可缺少的一个关键环节。从目前情况看，档案管理信息化是档案管理发展中不可阻挡的必然趋势。电子技术的发展催生了许多针对档案管理的软件，而计算机相关知识的普及和应用以及网络技术水平的不断提升，成为档案管理数据资源信息化发展强有力的后盾。档案管理人员在这个过程中，应当对本单位的具体情况详细分析，结合实际情况，梳理档案，建立相应系统。对于不同的档案应当采取不同的管理方式，所有档案资料都应该采用多样化的保存方式，既要保留纸质档案，又要保留电子档案。除此之外，事业单位在对软件系统进行选择的过程中，应当确保所选择的软件系统与本单位的档案特质相符合。对于一些保密程度较高的材料，在整理以及上传的过程中，必须遵循保密原则，避免因疏忽大意造成信息泄露。促进管理工作与信息技术相融合，是档案管理工作创新的重要趋势，同时也是事业单位保持与社会同步发展的重要手段。

（三）提升档案管理人员专业化素质，实现人才创新。在创新工作中，应当明确档案管理人员在工作中的主体地位，只有具备专业水平的现代化人才，才能推动档案管理工作的创新，所以事业单位应当从多个方面重视人才的培养。首先，事业单位应当明确认定档案管理人员的专业身份，按照国家的有关政策，鼓励其评聘相应的档案专业职称。其次，要重视提高档案管理人员的信息技术水平，应当在员工的日常培训中增加计算机技术培训，帮助档案管理人员取得相应的计算机等级证书，确保其都能够熟练操作信息系统。再次，还应加强档案管理人员的专业知识培训和更新。定期安排本单位档案管理人员进行专业培训，采取“走出去请进来”的方法，鼓励其参加各种专业训练和进修，并将其纳入事业单位的培训考核。最后，事业单位还应当重视档案专业人才的引进，实现人才更新。

（四）加强实践创新。事业单位档案管理工作创新要通过具体的管理工作实践才能实现。在这个过程中，单位应重视并践行“以人为本”的管理理念。同时重视人才竞争机制的建立，通过竞争机制激发工作人员的责任心和创造力。事业单位可将年度考核情况作为依据，建立优胜劣汰机制，鼓励竞争上岗。档案管理人员要适应事业单位改革，积极转变观念，根据本单位工作实际和任务，通过不断实践，探索新的方法和手段，实现档案管理工作的创新。

事业单位档案管理工作从传统的相对封闭、落后的管理模式，转变为开放、先进的管理模式是时代赋予的任务，只有这样，才能提升档案管理工作水平，促进档案管理工作发展，从而拓宽事业单位为社会服务的渠道。

四、结语

本文以地方社科研究机构档案管理工作的实际情况为例，从多方面对新时期档案管理工作面临的问题进行分析，结合事业单位改革，提出创新档案管理工作的一些新思路。事业单位档案管理工作必须适应新形势提出的新任务、新要求，转变观念，改变传统、陈旧的工作模式，积极探索，从而更好地实现档案管理工作的创新。