行政事业单位固定资产内部控制分析

文/王芳（江西省萍乡市上栗县人力资源和社会保障局）

行政事业单位的固定资产是单位推动各项工作正常开展的物质基础，固定资产管理水平一直受到国家重视，单位只有健全固定资产的管理流程，推动固定资产管理机制正常开展，才能保障固定资产实现保值与增值的目标，促使固定资产发挥应有的效益。

长期以来，很多单位存在重资金、轻资产的问题，固定资产没有得到有效管理，还存在固定资产流失、使用效率低下等一系列问题，甚至滋生腐败。当前我国不断强调加强对单位固定资产管理的重要性，再加上新政府会计制度明确固定资产管理与核算要求，单位在未来需要进一步优化固定资产管理流程，确保固定资产管理各环节得到有序管控，从而提高单位的管理水平。

一、行政事业单位固定资产的重要性

固定资产内部控制是一个动态的过程，行政事业单位通过固定资产内部控制体系的实施，能够保障单位在固定资产管理的各环节更加规范。在采购流程，确保采购活动按照单位实际开展，满足单位发展需求。在使用流程，保障单位的维修管理标准符合单位要求，促使资产达成管理目标。在资产处置流程，防范资产处置不规范产生的问题，促使处置更加合理。通过固定资产内部控制机制建立，能够保障固定资产实现保值与增值目标，避免舞弊问题发生影响单位管理水平的可能性。

二、行政事业单位固定资产管理的问题

（一）采购管理不完善

首先，在采购之前很多单位没有针对固定资产使用的必要性进行分析，在采购之后可能闲置或使用效率低下，部分单位甚至在采购过程中存在违规操作的问题。其次，在采购验收环节很多单位的验收工作流于形式，没有针对验收全过程建立完善的管控流程，也没有成立专门的验收小组开展验收，容易导致验收不规范的问题产生。

（二）日常管理不完善

首先，很多单位不重视固定资产的清查机制，没有针对固定资产管理工作具体要求进行细致分析，也没有建立专门的清查小组，在固定资产清查的过程中没有针对清查发现的问题制定处理对策，容易导致单位的管理体系不合理。其次，部分单位没有针对固定资产加强维护，没有健全固定资产的维修计划，可能存在固定资产提前报废的问题。

（三）处置报废不完善

首先，部分单位固定资产处置环节不规范，在处置时没有明确处置的具体要求与处置责任，没有针对处置的必要性和合理性进行细致分析，不利于改进固定资产管理工作的效果。其次，部分单位的固定资产处置不及时。部分单位固定资产存在大量闲置且堆积的问题，无法满足单位管理工作开展的需求。

三、行政事业单位固定资产内部控制对策

（一）固定资产内部控制目标与原则

第一，明确固定资产内部控制目标。固定资产内部控制目标是对单位的各项固定资产管理流程进行全面梳理，并在此基础上发现存在的不足之处，从内部控制的视角对固定资产管理各环节存在的问题进行优化与完善，提高单位内部人员的责任意识与专业素养，改进人员管理机制。

第二，明确固定资产内部控制原则。单位的固定资产作为单位资产中的重要组成部分，需要通过明确内部控制原则，保障固定资产发挥应有的效果。首先，权威性原则。单位的固定资产遍布于各部门，各部门的工作都离不开对固定资产的使用，单位需要对固定资产进行全过程管理，对各项资产进行全方位的清查与登记。同时对于固定资产的采购、验收、使用、处置等各环节需要进行全面管控，健全管理活动的规章制度，防范管理不当产生的风险，并要求全体成员都主动参与到其中，发现管理风险并化解风险，提高内部人员的资产管理意识[1]。其次，重要性原则。固定资产管理涉及单位内部的各管理环节，单位需要针对重点的环节进行重点管控，针对采购、使用、处置等环节进行重点管理。再次，制衡性原则。单位的固定资产内部控制贯穿于单位管理的各环节，任何一个环节出现问题都可能产生巨大的风险，因此固定资产管理需要满足制衡性原则，确保各环节实现相互制约、相互监督，防范风险发生的可能性。

（二）固定资产内部控制思路

1.改进采购管理

第一，优化采购前的管理。首先，行政事业单位的固定资产必须要按需采购，不能片面追求资产的更新以及资产的配置，需要全面分析单位实际，在申请固定资产采购时需要对各类设备的性价比进行分析，在确定资产用途的情况下选择恰当的资产，避免采购之后闲置导致资产浪费的问题。需要分析资产使用的价值以及是否能够在单位内部持续使用，若仅在单位内部短期使用而后期没有较大的使用价值，则应该考虑租用设备或和其他单位借用设备。同时对于打印机等设备，应该在单位内部由不同部门之间共享，从而节约资源。其次，在采购固定资产的过程中，单位需要确保固定资产的采购工作得到有序审批，通过完善审批制度对固定资产采购的必要性细致分析。在采购过程中，采购工作要经过部门负责人、单位管理层逐级审批之后，分析采购是否具有必要。对于大额的固定资产采购，还需要开展集体决策。对于审批过程不严肃而产生的违规采购行为，应该及时制止并进行问责[2]。再次，在采购的招投标过程中，需要确保采购程序合规，并促使采购环节得到审计、纪检等部门的有效监督。对于招投标的相关文件需要由专人保管，若信息泄露需要追究保管文件人员的责任。在招投标过程中，对于违规行为需要建立举报制度，对于举报查实的要对举报人员进行奖励。

第二，完善固定资产的采购验收工作。固定资产在采购之后，单位需要加强验收，防范验收流于形式的问题。在验收时可以成立专门的验收小组，确保验收小组的人员具有专业素养，由验收小组对招标文件进行分析，并判断设备规格、型号等方面的情况，确保验收小组的人员具有专业能力，避免验收之后固定资产闲置的问题。在验收时，需要对固定资产的各类参数进行分析与判断，检查设备性能是否达到要求，验收通过后验收人员需要在验收报告上签字，防范随意验收的问题，确保签字完整且正确，保障验收单填写规范，如果后期发现问题需要对验收人员予以问责。

2.完善日常管理

第一，重视固定资产的清查。首先，定期对固定资产进行盘点。很多单位的固定资产规模大、种类多，固定资产分布在不同的部门，在每年单位应至少组织一次全面盘点，在全面盘点过程中需要对盘点工作进行监督，产生应有的清查效果。在盘点之前，单位需要成立固定资产的清查小组，由财务部等部门的成员参与到其中，检查各项固定资产使用情况以及是否闲置，并判断固定资产是否存在账实不符的问题。清查小组的成员需要相互监督，明确工作职责，并针对盘点过程中发现的问题探讨改进对策[3]。其次，完善盘点前的计划及盘点后的处理。固定资产在盘点工作之前需要由使用部门自查，分析固定资产的使用情况，根据固定资产的自查情况列出表单，部门负责人核对之后提交给单位的固定资产管理人员，之后盘点小组再次核对与检查。固定资产进行清查包括小范围检查与大范围盘点，单位对于小范围的盘点需要制定计划进行，不能影响单位正常的工作。小范围检查是各部门自查后，对重要固定资产重点核查。大范围的检查需要对所有的固定资产进行全面检查，细致分析设备型号、规格等是否相符，并判断是否存在限制或损坏的问题。在盘点结束之后，对于所发现的问题需要制定有针对性的解决措施，并加强问责，防范检查发现问题之后管理不到位的可能性。再次，优化对固定资产的盘点流程。在固定资产盘点之前，单位的固定资产管理岗位和财务部应联合各部门组成固定资产清查小组，明确盘点计划，在盘点时需要重点关注资产闲置状态，对闲置但未申请处置的资产要求使用部门的负责人说明原因。在盘点工作结束之后，需要召开结果讨论会，探讨盘点过程发现的问题并制定解决对策。例如A行政事业单位在固定资产清查的过程中，通过梳理各部门的工作职责，让各部门在工作过程中能够有效落实自身的工作要求，并结合各项工作的重要性进行评分，分数为1至5分，分数越高代表越需要相关部门予以重视（表1）。

表1 A行政事业单位资产清查任务表

第二，重视固定资产的维修。首先，加强对相关岗位人员的培训。部分单位在工作过程中可能会使用精密仪器设备，这类设备的操作较为复杂，操作人员在操作之前必须加强专业培训，规范设备操作方式，促使其能更为熟练地操作设备，并且聘请专业人士或厂家到单位内部进行专门的指导，对于相关操作人员操作情况开展考核，以保障精密仪器设备得到正确操作与使用，防范操作不当导致设备故障或提前报废的问题。其次，优化对固定资产的维修流程。单位需要针对固定资产健全维修管理机制，对于精密的设备需要建立设备档案，逐日填写使用情况与设备状况，设备出现问题时需要查明原因并进行统计。针对精密设备需要进行定期与不定期的检查，结合设备的使用情况对操作人员开展考核。在相关设备交接的过程中，需要完善交接制度，并做好对交接过程的监督，以便设备出现问题时能够及时明确责任。同时，单位需要完善固定资产的维护计划，建立固定资产执行过程的监督分析机制。单位需要将固定资产的故障以及可能出现的问题梳理成清单，当故障发生之后需要明确成因并采取对应的措施，避免未来同样问题再次发生的可能性，针对不可控的故障应该制定应急预案。此外，在固定资产大修时需要上报单位的管理层，对于大修的可行性进行论证，不仅需要关注大修的经济效益，还需要关注社会效益，选择恰当的方式实现对大修的管理。

3.优化处置工作

固定资产处置是固定资产管理的最后一环，固定资产处置环节存在问题将产生较大风险，甚至发生不必要的舞弊行为。首先，针对未经审批的报废或处置不及时导致资产大量闲置的问题，需要查明原因并追究责任。对于处置获得的资金需要及时提交国库，避免私设小金库的问题。同时单位的领导层需要加强对处置工作的管理，在处置环节需要召开会议，针对处置工作的必要性和合理性进行探讨。对于待处置的固定资产需要指定专人进行管理，并针对处置不及时、处置不规范的问题加强监督力度，完善举报渠道，针对举报的问题及时追究相关人员责任。对于处置效果较好的主体需要予以一定奖励，从而提高管理的规范性。其次，加强对固定资产处置的审计。单位需要提高审计力度，针对不合理的设备出售或非常规的设备报废等需要加强专项审计，对于处置或报废不当的需要追究责任，通过加强审计力度，能够在一定程度上规范处置合规性，减少处置过程中舞弊的问题。再次，提高处置的时效性。单位在开展固定资产管理中，对于没有继续使用价值的固定资产需要及时处置，防范由于单位人为处置较为麻烦而将大量没有使用价值的固定资产堆积的问题，对于没有及时处置的需要追究责任。单位领导要发挥带头作用，针对处置环节加强管理，确保处置工作的要求得到有序执行。

（三）固定资产内部控制优化建议

第一，提高单位员工对固定资产管理的重视。单位要让全体员工认识到固定资产管理工作的重要性，才能在管理环节落实管控的具体要求。因此单位需要加强对人员的培养和教育，通过建立一套完善的培训机制，促使固定资产内部控制的活动得到严肃执行。单位员工需要认识到固定资产管理和自身工作息息相关，只有全体成员都主动参与到其中，才能保障固定资产管理的要求有效落实。因此单位需要提高固定资产管理水平，加强对全体员工的培训与教育，促进固定资产管理的要求有效落实。

第二，优化人员管理机制。行政事业单位在内部要加强对人员的管理，由专人负责对固定资产管理，要求固定资产管理人员具有专业的管理知识和职业素养。长期以来，很多单位认为固定资产管理岗位是二线岗位，仅由临近退休的老员工负责开展，其固定资产管理专业素养不足。在未来需要加强固定资产管理岗位的配置，让具有工作能力的年轻员工参与到其中，保障固定资产管理的各环节得到严肃落实，并且要求固定资产管理人员定期到单位的各部门轮岗了解各部门工作的实际，促使固定资产管理工作更加细致。

第三，完善固定资产内部控制的预算管理。单位在开展采购之前，需要通过预算加强控制，确保固定资产采购得到有效规划。单位在开展固定资产预算时，不得以增量预算进行编制，必须要以零基预算编制，充分分析固定资产采购的需求及单位的实际情况，在此基础上编制预算，防范固定资产预算管理不严肃导致固定资产采购计划不合理的问题发生。

第四，加强风险控制。单位需要认识到固定资产管理的风险，对于单位固定资产价值较高、数量较多的区域需要换结实的防盗门，严格限制人员进出，防范设备丢失的问题。同时单位需要由财务部、资产管理岗的成员组成风险评估小组，针对固定资产管理工作存在的风险以及使用的安全隐患进行全面排查，分析哪些环节可能存在风险以及风险成因，并结合风险制定风险管理系统，实现对风险的有效防范。风险评估小组需要对单位的资产使用部门开展培训，包括风险分类标准、风险应对策略等方面，要求相关人员了解固定资产管理风险，认识到风险管理不当可能导致的危害，并针对所存在的问题进行汇总，结合风险的影响程度以及严重性制定完善对策，并针对不同风险采用降低、规避、解决等方式实现对风险的应对。

四、结语

固定资产在行政事业单位的管理体系中发挥着不可替代的作用，但是很多单位的固定资产管理体系还存在不完善之处，内部控制机制也不够合理，在固定资产内部控制流程中存在一系列不足之处有待改进。行政事业单位在未来发展中，需要认识到固定资产管理的具体要求，结合内部控制理论体系，针对固定资产管理机制进行分析，保障固定资产得到有效管控。在未来发展中，除了本文所研究的理论，相关单位还需要不断改进固定资产管理的问题，制定更为科学的管理机制。