高校教务管理信息化存在的问题及解决措施初探

文/戴锦阳（嘉兴南洋职业技术学院 浙江嘉兴 314000）

在一所学校中，学校的教务管理工作将直接影响学生学校的教学质量以及教学秩序，所以教务管理是学校管理工作中的核心内容。在教学教务管理工作改革不断深入的背景下，学校管理者愈发意识到了传统教务管理工作的不足，也意识到了高校教务管理信息化建设的必要性，同时也发现了信息化建设的一些难题和挑战。对于高校的管理者而言，需要思考如何在目前的信息化时代，有效地完成教务管理的信息化建设，借助一系列的信息技术来提升教务管理水平。

一、简述高校教务管理信息化概念及其优点

高校教务管理信息化主要指在高校管理过程中，管理者能够利用信息技术来提高管理过程的效率和改变传统管理的组织方式，加速信息传递和反馈的速度。在高校管理中，教务管理是非常重要的一部分内容，涉及教育的方方面面，关系到学生、学校的长期发展。将高校教务管理信息化是具有一定的现实意义的。首先，通过高校教务管理信息化，能够让教务管理工作变得更为规范化，因为在高校教学不断深入的背景下，管理者在教务管理过程中会面临着非常庞杂的数据，并且各个数据之间的联系非常紧密，在这个过程中，如果采用传统的管理模式很有可能会出现把数据弄混，或者是造成数据丢失的情况，而在将教务管理信息化之后，管理者可以直接借助一系列的数据分析或者是统计手段，把各类格式相同的数据整理到一起，将不同的信息进行有效的分类，在需要数据时直接通过关键词进行搜索。并且在这个过程中，为了确保数据能够安全地被保存，还可以设置一些密钥和权限，以此来保证数据的安全性，借助这种网络化、信息化的管理，让教务管理过程变得现代化和便捷化。其次，通过教务管理信息化，还能够实现整个教学工作全要素、全过程的管理，因为本身教学系统由许多要素所构成，既包括了教师，也包括了学生，既包括目前的一些教学硬件，也包括了教学软件，在进行教务管理的过程中，管理者是要将这些要素全部进行考虑。仅凭之前的人工管理方式难度较大，而在进行信息化之后，能够采用过程式的一个管理模式，借助树状图或者是借助时间线的方式来进行系统化的梳理，然后将整个教学工作进行系统化的过程管理，把不同要素全部有序衔接到一起。通过这样的方式，能够把复杂的系统过程变得更为清晰化，并且在这个过程中，通过一些信息化手段，无论是作为施教者还是受教者，他们也能够更加清晰地了解到整个的教学培养过程、计划等内容，实现教学工作的透明化。

二、论析高校教务管理信息化存在的问题

通过高校教务管理信息化，能够有效提升学校管理效率，但是经过观察发现，现阶段高校教务管理信息化仍然存在一些问题。

第一点是目前很多学校的教务管理系统设计不够合理。如对于很多学校的管理者而言，他们为了有效提升管理效率，一般都会邀请校外的软件公司来设计或者是研发专业的管理程序，但在这个过程中。对于学校的管理者而言，他们自身并不会参与研发软件设计，所以软件公司更多是根据一些软件的实际特点或者是根据目前市场上的需求来完成系统的设计。在设计之后，可以发现这些软件公司所设计的一些软件或者是系统和学校的实际需求不相匹配。如说高校一些教务管理者在应用系统的过程中需要使用某些特定的功能，但是系统设计却不具备这种功能。在这种情形下，就只能采用传统的模式去解决问题，管理系统无法与管理者的实际需求相匹配。并且本身教务管理信息化建设是一个长期的过程，但是对于很多高校管理者而言，他们在设计了一个基础的教务管理系统之后没有长期进行更新和维护，导致整个教务管理系统存在非常严重的滞后性特点，与高校管理的发展不相适配。

第二点是在目前的教务管理信息化建设阶段，高校对于这一方面的投入不够高，因为对于高校而言，他们认为最重要的内容是招揽优秀的生源，改革传统的办学模式，让教师能够培养出更多优秀的人才，所以高校在具体的教学投入阶段一般会将自己的资金投入到具体的教学和科研阶段。针对于教务管理，高校一般只会投入少量的资金。而在进行信息化建设的过程中需要完成一系列的硬件和软件设施维护，但是在这个过程中，由于资金投入过少，所以高校所拥有的一系列硬件或者是软件配套设施不够好，硬件和软件设施无法达到要求，以至于在使用教务管理信息系统的过程中就会遇到更多棘手的问题。如经常会遇到服务器瘫痪的问题，在这种情形下，进一步影响了教务管理的质量。

第三点是高校教务管理者还需要提升自身的信息化素养，因为在传统的教务管理中，教务管理者的工作相对简单，他们一般只需要完成单纯的行政工作。但是在现代教学改革的背景下，随着学校办学规模不断扩大，专业方向细分，并且学校也实行了一系列的制度，如学分制等，且学校也增加了一些学生的选课机制，或者是借助系统成绩审核、报名等不同的工作。在这种情形下，传统的管理模式已经有所变化，整个教务管理工作变得更为复杂。对于高校教务管理者而言，在面对这些挑战时，他们必须要不断地进行提升，才能够更好地去应对变化。但是经过观察发现，就现阶段的很多高校教务管理者而言，他们自身的素养还不够高，只能够完成一些日常的事务性工作，而不具备较强的技术素养。即便完成了一些基础的教务管理信息系统的配备，但是很多管理人员仍然不会熟练地操作，在这种情形下，会导致他们很难适应目前教务管理信息化的需要。

第四点是在目前的高校教务管理信息化建设阶段，整个教务管理系统的功能仍然是比较单一的，因为在目前的高校管理阶段，更多的是应用高校教务管理系统去帮助管理人员去管理一些日常的事务，提升他们的管理效率。但是实际上，进行高校教务管理信息化的目的不仅只是为了让管理人员获得便利，更多的是为了让全校师生都能够通过这一系统去解决自己的实际需求。老师和学生可以借助这些系统去搜寻着自己所需要的信息，但是就目前的教务管理信息化建设而言，其实还未达到这一要求，更多只是将传统的教务管理人员的事务性工作进行了简化，但是仍然没有从传统的管理型向服务型系统转换，教师和学生的不同需求还未得到充分的满足。

三、研讨高校教务管理信息化存在问题的解决措施

由以上可见，就目前的高校教务管理信息化而言，还遗留一些问题，这些问题会阻碍高校教务管理信息化建设，所以下文将围绕着以下问题提出几点具体的解决措施。

1.明确具体需求，进行针对性管理系统建设

高校在进行教务管理信息化建设时一定要保证其与学校的具体需求相适配，所以在进行高校教务管理信息化的过程中，作为管理人员，需要针对具体的教务管理系统设计进行一个精细化的规划。如在进行具体的设计之前，高校管理者需要共同进行探讨，组织具体的会议来进行一个整体的规划。如先针对本校的教务管理特点进行分析，对于本校的目前的教务管理实际情况进行探讨，列出教务管理中所遇到的一些棘手难题，明确想要借助信息化教育管理系统来解决的一些实际问题。作出一个整体规划之后，学校可以邀请一些软件公司的技术人员来进行具体的探讨，在探讨的过程中可以提出自己的需求，让软件公司进行设计，高校管理人员需要全程进行测试，确保不同功能板块在教务系统中都能够得到新的体现。并且在具体的测试环节，学校的管理人员也可以随时随地提出自己的修改意见，让相关的技术设计人员能够根据学校的实际需求来针对具体的教务管理系统进行细化和调整。并且为了保证未来高校的一些管理者能够更加有效地借助相关系统去完成教务管理工作，在具体的设计环节，学校可以推出一名管理者和软件公司的人同一起去参与整个系统的研制过程，管理者日后可以成为管理员，及时解决问题。借助这样的方式，能够保证高校教务管理信息系统的设计与高校的实际需求相匹配，无论是系统功能，还是说整个操作模式都是非常清晰合理的。除此之外，针对于教务管理信息化系统，高校也需要定期邀请专业人士进行维护，随时记录在应用阶段所存在的问题，然后向技术人员进行反馈，通过不断更新和维护，让目前的高校教务管理信息系统能够更好地为高校教务管理者服务。

2.加大资金投入力度，完善基础设备

古语有言“巧妇难为无米之炊”。在进行高校教务管理信息化的过程中，如果我们缺乏专业的设备，那么对于教务管理者而言，根本没有办法去完成高质量的教务管理工作。之前由于高校在这方面的投入较少，所以教务管理系统的一些硬件或者是软件配套设施还出现了陈旧老化的现象，在这种情形下，很难让教务管理工作的实效性得以提高。因此，在目前的改革背景下。作为教务管理者而言，可以向学校的领导者提出自己的想法和建议，比如陈述目前教务管理系统所存在的一些问题，然后向学校反馈，让学校可以加大投入力度，能够配备更多新的教务管理设备。同时，为了让学校能够意识到教务管理信息化的优点。对于教务管理者而言可以直接为领导者展示现代信息系统的优点，让他们意识到在时代快速发展的背景下，如果我们要想不断地提升目前的教务工作效率，我们就必须要加快进度，通过改革、提高硬软件设施的方式来为高校教务管理信息化建设奠定一个良好的基础条件。在获得学校领导者认可的情况下来获取更为充足的教务管理硬件以及软件资源，让先进的一些信息化技术能够更为有效地被应用到目前的教务管理之中，使教务管理工作能够变得更为系统化、条理化和科学化。

3.延展管理系统功能，服务多方

在研究目前的高校教务管理信息化现状时，可以发现目前高校教务管理的功能是比较单一的，虽然高校进行信息化建设的核心目的的确是为了服务于目前的管理人员，让他们能够借助这些信息化手段高效率去处理教务管理工作，但实际上，本身整个教务管理工作是非常复杂的。在这个过程中，所涉及的角色不仅仅只有教务管理，其实还包括了受教者和施教者，也就是学生和教师。比如说除了管理者需要借助系统平台去整理一些信息之外，教师和学生也有着不同的需求。在这个过程中，如果说仅仅只是为了学校的教务管理者而服务的话，可能会让教师和学生的需求无法得到满足。因此，在目前的高校教务管理信息化阶段，除了完善目前的教务管理服务之外，学校管理者还需要充分了解学校教师以及学生的实际需求，将教师和学生的需求和教务管理内容进行一个充分的融合，增加新的教务管理板块。如在目前的高校教务管理信息系统中，可以加入一个学生数据查询模块，在这一模块内，学生可以自由地输入自己的学号和密码，然后在网络中去查询自己的一些专业课成绩以及自己的一些选修科目或者是考试信息等。而针对教师平时的一些日常授课内容，也可以进行录制，放到课程资源这一板块，无论是教师和学生，都可以在相关的信息系统里面去获取。在这个过程中，学生也可以提出自己的建议，教师可以根据学生的评价实时进行调整。通过这样的方式，能够进一步扩大高校教务管理信息系统的功能，让教务管理者、学生以及教师的需求都能够得到满足，以此更好实现高校教务管理信息服务的多元化。

4.提升管理者信息化素质，保证教务管理质量

高校教务管理信息化是时代发展的趋势，但是在进行信息化建设的过程中仅仅只是添加一些硬件的信息技术手段是不够的，因为信息系统的操作需要人员。即便我们拥有了高科技的教务管理系统，但如果本身教务管理人员自身的信息素质比较低下，那么他们无法充分去运用系统的所有功能，进而导致教务管理信息化的目标无法完成，所以为了更好地去解决教务管理中所存在的一系列问题.作为管理者自身而言，需要不断提高自己的专业化素质。如针对目前的一些信息化系统，可能很多管理人员都不知道如何进行操作。因此，高校首先需要对管理人员进行专业化的培训，让他们了解到教务管理信息化的特点以及优点，然后再去处理不同的教务工作时能够合理地应用。并且管理人员而言还需要有不断提升的意识。例如在现代社会快速发展的背景下，管理人员除了依赖信息技术之外，还需要不断地去进行研究，拓展目前的教务管理功能，让传统的科学管理方法和现代信息化技术能够得到一个有效地结合，从而保证目前教务管理信息化能够得到良性的发展，提升教务管理工作质量。

四、结语

综上所述，通过高校教务管理信息化，能够有效提升高校教务管理工作的效率，促进高校的长远发展。但是经过观察发现，高校教务管理信息化建设是一个长期且艰难的过程。对于学校的管理者而言，必须要认真思考，结合学校的实际情况不断进行完善，细化具体的教务管理信息化建设进程，保证教务管理工作环节的科学度和准确度，综合提升目前的高校教务管理水平。