中小型物流企业内部控制优化研究——以GJ物流公司为例

□ 闫鲁婷,雷银生

(武汉轻工大学 管理学院，湖北 武汉 430023)

1 引言

互联网时代，电商以迅猛的态势不断发展，也带动了物流企业的发展。我国的物流企业90%以上都属于中小物流企业[1]。由于发展过快，物流行业逐步趋于饱和，加上经济发展增速放缓，只有抓好内部控制管理才可以有效促进中小型物流企业可持续发展。要想在市场中生存，就必须通过优化内部控制来增强自身的竞争力。内部控制是现代企业生存与成长中不可或缺的重要环节，它指的是贯穿企业全员、全面、全程的，旨在实现企业合法合规、资产安全、真实财务信息以及战略等目标的一种过程[2]。可见，内部控制的重要性不容小觑。

中小型物流企业建立具有与之相匹配的内部控制制度可以在一定程度上应对市场的不断变化及潜在风险，但现阶段中小物流企业的内部控制建设存在问题。一方面，物流企业较为独特，其自身各个环节单一运行或整合运行都是一个管理的过程，业务流程较为繁琐。另一方面，中小型物流企业的管理层比较关注经济利益直接流入的经营活动，对于公司的治理水平相对较低，在竞争市场份额的时候，往往会忽略企业内部的管理。

基于此，本文选择以GJ物流公司为例，根据内部控制的五个要素，分析其可能存在的控制缺陷，并提出解决方案，以实现中小型物流企业的健康发展。

2 GJ物流公司内部控制现状

2.1 GJ物流公司的基本情况

GJ物流公司是南宁本土的一家物流服务公司。该公司本着诚信经营、客户第一的经营理念，为客户提供具有时效性、安全性、便捷性的物流运输服务，主要经营道路普通货物运输；仓储服务(易燃易爆危险化学品除外)；装卸搬运服务等。在不断发展壮大中，增加了不少物流专线，包括广西、河南、山东等多个省份专线，以期更好地满足客户需求。

该公司主要经营一体化物流服务，即根据客户提出的需求设计解决方案，据此为客户提供一体化、全程化的物流服务，包括订单管理、仓储管理、信息接入、库存、分拣、运送、信息追踪监控、信息咨询等基本物流服务项目。

2.2 GJ内部控制现状

随着市场经济的不断变化，传统物流行业也逐步转变为现代物流，而由包装、货物运输、货物装卸、仓储等环节构成的产品出厂后的一系列物流服务则属于传统型物流。现代物流更加注重顾客的需求以及厂家对商品制造过程中的运送保管和信息沟通等。与传统物流相比，现代物流需要更多的资金流支持。因此，针对现代物流公司，更要加强内部控制。但目前来看，GJ物流公司的内部控制并不乐观。

该公司是中小物流企业的一个典型代表，属于“作坊式”的家族小公司。公司内部控制存在缺陷，管理层身兼数职，其权力无法得到有效制约，公司整体缺少内部控制观念，虽设有内部控制制度，但仅流于形式。并且GJ物流公司内部未设立内审部门，内部审计职能形同虚设，员工职业素养不高，未对公司进行有效的风险评估，公司内部各部门分工不明，各环节信息沟通时效性欠缺，未建立有效的监督机制。然而，由于没有一套适用的内部控制体系来解决这些问题，严重阻碍了公司的发展。

3 GJ物流公司内部控制的主要问题

3.1 控制环境薄弱

企业内部环境为其他要素提供规则和结构，同时也是公司执行内部控制的基础，也称“企业内部条件”。作为公司治理中的基础部分，其控制的有效性与企业整体发展情况密切相关。

但通过对GJ物流公司的考察，发现公司虽有管理者制定的内部控制制度，但是在实际工作中只是流于表面，并未有效实施。并且公司管理层对内部控制的认识存在偏差，认为内部控制只是针对最基层员工的约束，其实不然。他们还认为关于财务的内部控制只是对资产、资金的控制，忽视了对流程和员工自身的控制。仅仅因现代企业制度管理标准强调了内部控制制度的建立，并未真正意识到其重要性，更没有认真地去执行。

另外，公司整体忽略内部控制制度，重视程度不高。从管理层开始就忽视内控的执行，其次内控执行人员的专业水平不够，导致贯彻执行内部控制的积极性普遍较低。

3.2 风险评估欠缺

风险评估和风险管理已成为企业治理的重点和以后内部控制的发展方向[3]。它指的是企业能够及时量化评测某项经营活动可能会带来的影响或损失，并合理确定应对策略。对风险进行高质量评估对企业经营来说意义重大。GJ物流公司未对市场发展变化带来的风险做出评估，如果采取错误的决策会对企业发展产生巨大影响。

公司财务管理者未意识到财务风险的影响。GJ物流公司财务管理层的风险管控意识淡薄，未从长远的计划和大局的角度对财务风险进行管控。另外，公司财务管理者素质不高，仅针对基础的财务知识制定风险防范措施，不具有针对性，没有做到对不同问题进行具体分析，在处理筹资、应收账款等业务风险的措施中存在普遍性，导致财务工作无法有效进行。

3.3 控制活动不严谨

控制活动是指按照企业确定的风险评估的结果而被执行的一系列程序，将风险所带来的影响或损失降至可接受范围内。GJ物流公司在风险评估中就有所欠缺，因此该要素下也不严谨。

企业内部各部门分工明确需要高额的成本作为支撑，而小企业为了避免高成本流出，最终导致内部职责划分不明确，GJ物流公司也是如此。由于其只注重短期经济利益的快速流入，抢占市场份额，因此尽可能地压缩成本，将一些需要分离的职位交由同一位员工负责，使得该员工的权责无法得到有效监督，若实施舞弊行为可以自行掩盖，不被人发现。

另外，随着人工智能不断发展，物流基础设施建设与人工智能相结合是发展趋势，而物流基础设施是物流企业发展的基础。将人工智能运用于物流相关环节可以提高企业自身物流竞争力，因此，GJ物流公司为了自身发展增加了人工智能资源引进预算，但是缺乏有效的资金预算监督。

3.4 信息与沟通不及时

信息与沟通主要包括收集信息和传递信息两个部分。在此过程中要保证所获得信息的真实性和完整性，并且要学会对信息进行整理和筛选，并将重要信息在企业内外部之间传递，同时保持时效性。

GJ物流公司每两周举行一次例会，对各部门工作进行及时总结，如存在重大问题，会及时提出相应的解决方案。另外，GJ物流公司的管理层会派专员收集并整理公司外部重要信息，不仅包括物流行业的市场信息，还包括现存客户以及意向客户的信息等。然而，GJ物流公司只做到了初步收集信息，并未对信息进行有效归集，也未及时传递信息，因此，沟通时效性较弱。

3.5 内部监督不健全

GJ物流公司内部虽设有专员开展监督工作，但是由于专业素养不强，不能充分发挥该工作的作用。尤其是在财务方面，公司对财务内部控制的监督管理不足，造成日常数据无交叉核对，而且还存在着货物缺损甚至被盗现象。另外，公司虽然有审计人员，但是人员素质不高，专业水平不足，也没有设立单独的审计部门。

4 GJ物流公司内部控制优化策略建议

4.1 优化内控环境

环境是影响公司运营发展的因素之一。为了合理设置组织架构，确保决策、执行和监督相互分离、形成制衡，对GJ物流公司的组织架构进行如图1所示的优化设计。

图1 GJ物流公司组织架构优化图

第一，充分发挥公司审计的作用。在财务部下加设审计组，该部分主要推进GJ物流公司内部的经营业务审计以及对内部控制管理的评价工作的开展。并且为了充分发挥内部审计的独立性，单独设立审计管控部，由审计组直接领导[4]。

第二，充分发挥预算管理的作用[5]。在总经理下设立预算专员，目的在于可以为管理层做决策时提供有效依据，从功能上健全GJ物流公司的内部治理结构。其主要职能是全面负责GJ物流公司财务预算的审核并对其进行监督。

4.2 加强风险管控

4.2.1 设计与公司实际相符的风险评测方法

GJ物流公司审计组应承揽风险评估工作，主要组织公司各部门实施风险分析工作，并且将GJ物流公司设计的风险评测方法与经营风险承受度相结合，制定出GJ物流公司经营风险识别与分析程序，规范该公司关于经营风险的程度划分标准。

4.2.2 优化风险分析方法

GJ物流公司内部应该组织各部门优先进行风险分析，形成公司部门风险分析报告，交由审计组进行二次分析。然后将GJ物流公司对识别风险的产生可能性、影响度、覆盖范围进行三个维度的定性打分，根据相应分值划分风险等级，比如5级风险最高、1级风险最低[4]。具体操作步骤如下：第一步，将上述提到的三个维度均划分为五个等级，针对各项风险进行定性打分；第二步，明确三个维度的权重，设定分别占据35%、50%、15%，并对此进行定量计算，得出具体分值；第三步，参照各项风险定量评分和，得出总体得分，并对此划分风险等级。

4.3 强化控制活动

4.3.1 确保不相容职务分离

针对中小型物流企业中这种“作坊式”的家族企业，应对不相容的职位进行严格分离，例如执行与监督岗位相分离，审批与执行的岗位相分离等，并要任命毫无亲缘关系的人员到互相制衡的岗位上，以保证分离的有效性。对于管理层及监督层等关键职位，要建立特定的内部控制制度以监督其权责运用情况，并且聘用具备专业技能的人员任职，以提高员工整体专业性水平。

4.3.2 加强资金预算监督

GJ物流公司为了迎合行业的发展趋势，对基础物流设施投入了一些关于人工智能技术的研发费用，但是需要注意的是对投入资金流出进行后续管控。财务部门应该定期对该项资金的使用进行更新，并向管理层上报，使其充分掌握研发资金的流向，并可直接追踪并评估资金使用情况，以便进行决策调整。

4.4 优化信息沟通

4.4.1 强化信息系统管控程序

GJ物流公司应该创建日常经营操作系统，为了保证操作的可控性和可审性，应对各系统软件的安装、运行以及台账的维护均设置操作日志记录功能。并对异常或背离GJ物流公司内部控制规定的数据及操作保持高度敏感，由操作系统自行汇报，并且设计相关的跟踪处理机制。

4.4.2 提高信息传递效率

管理层应创造良好的信息沟通环境，促使员工敢于发声，及时报告工作中出现的问题，以便公司可以及时应对，避免造成不必要的损失[6]。另外，还应鼓励公司注重团队合作，促进跨部门交流，以确保信息的真实性。

4.5 加强内部监督

4.5.1 健全内部控制监督机制

GJ物流公司必须持续检查公司内部控制体系是否有效实施，并对其进行检查、分析与测评，及时发现内控体系中存在的缺陷，评估可能会产生的后果。在发现缺陷后，仔细检查并完善财务、实物资产、业务流程等各项管控制度，促进内部控制体系整体水平的提高，避免内部控制只流于形式，每个季度严格进行定期检查，持续监督。对切实执行内控的人员或部门给予一定奖励，相应地，对违反规定的也要给予处分或处罚，只有奖和罚相结合，才能推进内部控制的有效实施。

4.5.2 充分发挥内部审计的独立性

在对GJ物流公司组织架构设计进行优化时，要在财务部下设审计组，发挥内部审计的独立性。另外，审计组的日常监督工作还需要持续加强，并明晰审计工作的重点，做到有的放矢，改善审计工作开展的程序和方法，增强审计工作者的专业素养，从而提升审计的效率性及独立性。

5 结论

中小型物流企业在时代背景下，面临着巨大的竞争压力。通过对GJ物流公司内部控制的分析，对其解决问题的步骤进行了优化，以此完善公司各个环节的流程，提高应对风险的能力。GJ物流公司是众多中小型物流企业的一个缩影，类似的物流公司不在少数。因此，中小物流企业必须重视执行内部控制，提高企业市场竞争力，从而实现企业经济效益最大化和真正的可持续发展。