精细化管理模式在医院档案管理中的应用研究

崔文昕

曲阜市人民医院，山东 曲阜 273100

0 引言

随着我国医疗水平的提升，医院档案管理工作也愈加繁复[1]。但在医院档案管理上，原有的常规管理措施存在不少问题。例如，因管理模式的落后，导致档案资料遗失；因管理效率低下，导致资料提取率不高，珍贵资源不能很好地被利用；因人员分工不明，出现责任推诿的现象，导致各个部门对档案管理工作的评价偏低[2]。从医院长远发展出发，为提升医院的管理水平和工作效率，引进精细化管理模式很有必要。精细化管理模式源于中大型企业，通俗来说，精细化管理就是通过对管理内容进行细分，将每一个事项都落实在责任人身上，从而达到事无巨细均有管理的目的[3]。

在很长的一段时间内，医院档案管理都是简单地围绕整理、存放、借阅、归还的步骤进行管理。从档案保存的视角来看，粗糙的管理模式容易造成资料丢失、损伤，简陋的档案室容易引起纸质档案受潮、发霉，工作人员不合理的分类将为后期资料查找埋下隐患；从档案管理人员的视角来看，因缺少完善的管理体系，需要花大量的时间去整理资料、寻找资料、监督资料归还，工作量非常大，但管理效果差；从借阅者的视角来看，借阅档案资料需要经过多个人员的审批，从发起申请到收到资料，需要数天甚至10多天的时间，大大降低了工作效率，同时也降低了通过调取档案研究专业知识的积极性；从医院管理团队的视角来看，烦琐的审批流程、档案管理层出不穷的问题将占据他们大量的精力。因此，对医院档案进行精细化管理，对每一位医疗行业工作者而言，都是有利无弊的。

目前，仅有少数的医院在尝试精细化管理模式，相关研究也很少。本文通过对精细化管理模式与常规管理措施的对比研究，以期为医疗行业采用精细化管理模式提供实践依据。

1 资料和方法

1.1 一般资料

从某医院2020年2月至2021年1月的档案中随机选取100份采用常规管理措施进行管理，从2021年2月至2022年1月的档案中随机选取100份采用精细化管理模式进行管理，并将它们分别命名为对照组和观察组。两组档案中均随机包含了人事档案、技术档案、病历档案、行政档案、会计档案等，两组档案的类型无明显差异，具有可比性。2020年2月至2021年1月，该医院档案管理人员共计44名，平均年龄为35.5岁，其中男性24名，女性20名；2021年2月至2022年1月，该医院档案管理人员共计43名，平均年龄为36.3岁，其中男性23名，女性20名。所有参与研究的档案管理人员均符合以下条件：①从事档案管理工作的时间超过3年；②在2020年2月至2022年1月两年间均正常在职工作，无超过5天以上的病假或产假。

1.2 方法

对照组资料采用常规档案管理措施：档案管理人员根据自身的主观意识，将档案进行简单、粗糙的分类，然后将档案搬移至档案架上存放，当有人需要寻找档案时，再安排人员查找。

观察组资料采用精细化管理模式，从完善档案管理制度、提高档案管理人员工作素养、推动档案管理数字化转型、明确档案管理岗位的人员职责、建立安全保护网等维度着力，制定契合精细化管理的方案。

（1）创建并优化数据库。随着医院规模的不断扩大和新员工的不断增加，医院管理的文件数量也在不断增加。早期常用的粗放式管理模式与现阶段医院的发展模式并不完全一致。因此，医院应全面优化和调整档案信息管理，建立完整的电子数据库，实现精细化管理的目标。通过不断调整和优化数据库，归档内容更加统一，建立过程中必须考虑3个方面。第一，数据库的机密性。该文件包括从中学到工作阶段的所有个人书面信息，在建立、使用数据库以及数据存储时，要特别注意保护个人隐私。第二，数据库的准确性。文件除了记录个人基本信息外，还可以反映干部的科研水平和专业能力，是岗位竞争和职称晋升的重要依据。第三，数据库的效率。数据库具有模糊搜索功能，员工可以根据自己的实际需要查询相应的内容，提高查询效率。

（2）完善档案管理制度。在新的医疗环境下，为了更好地满足医院发展需求，一定要构建具有高效率、长远性的档案管理制度。通过建立一套科学高效的管理制度，长期指导档案管理工作，将档案管理工作细致到每一个步骤，对各个部门、各个岗位的工作起到引导、约束的作用，促进管理者在工作中有理可依、有据可循，并通过不定期的考核，对工作人员进行监督。

（3）提高档案管理人员的工作素养。医院档案具有种类多、来源杂、数量多等特点，对于管理人员来说，这既是体力活也是脑力活。精细化管理模式的落地，关键在于人，因此，工作人员素质的提高至关重要。对人员素养的提升，既有专业水平的提升，又有思想理念的提升。首先，要让档案管理工作人员意识到档案管理工作的重要性（这不只是一份简单的整理分类工作，而是医院长远发展的坚定基石），通过优秀案例分享，激发他们不断学习，提升档案管理的能力。其次，要开展各种提高专业技能的培训活动，包括分析以往工作中存在的问题、学习档案信息管理技术、建立工作奖惩制度、组织优秀工作人员外出参观学习、邀请档案管理专家现场指导等，增强档案管理人员的精细化管理认知。

（4）推动档案管理数字化转型。随着时代的进步，纸质档案管理模式已经不能满足现代机构的档案管理需求。精细化管理模式加强信息化建设力度，推动档案管理向数字化转型，运用成熟的大数据信息技术，实现档案自动分类和批量化处理。在平台搭建前期，管理者将建立起共享数据，并给予院内工作人员不同层级的管理/查阅权限，方便查找档案资源及内部信息传递，在降低档案管理人员工作量的同时，提升档案提取的便捷性。数字化管理还可避免档案丢失、损坏等情况，各个部门、各个岗位的工作人员在查阅档案时，整个过程都被记录，进一步加强了档案的精细化管理。

（5）明确档案管理岗位的人员职责。作为一个拥有40余名档案管理人员的医院，难免会因为某个工作人员的失误/不负责导致档案管理出现纰漏，明确每位档案管理人员的工作内容和工作责任很有必要。通过制定岗位职责表，明确每一个岗位的工作标准，每一项工作都落实到具体责任人身上，每一个细节都有评判依据。

（6）建立安全保护网。医院档案牵涉医院、医生、患者等多个方面，在档案管理向数字化转型之后，档案信息的储存和共享的安全性需要得到保证。在精细化模式下，需要由专人来负责档案信息的安全。例如，在前期设置安全模式，并对安全设备进行定期的维护；在系统内设置档案借阅到期预警装置，提醒借阅者如期归还，如仍未如期归还，可通过电话通知、共享平台权限回收等方式提醒借阅者；还可以与信息工程企业合作，对重要档案使用加密技术、设置防火墙等，最大化保障档案的安全，充分实现档案的价值。

1.3 观察指标

使用自制的档案管理表，记录两组档案的整理、存放、借阅、归还等情况，最后计算出两组档案管理的齐全率、丢失率、提取率、满意度。齐全率与提取率总数值为100%，数值越高表示管理效果越好。满意度总分为100分，超过90分表示满意，80～90分表示一般，低于80分表示不满意。满意度通过80分以上的人数之和除以总人数再乘以100%得到。

1.4 统计分析

采用 SPSS 23.0 统计软件对得到的数据进行分析处理，计数资料为n（档案数量每组分别为100份，评分人数每组分别为20人），采取χ2进行检验；计量资料用（x±s）表示，使用t检验，P＜0.05 证明差异具有统计学意义。

2 结果

（1）观察组的齐全率、提取率均高于对照组，观察组的丢失率低于对照组（表1）。

表1 两组档案的齐全率、丢失率、提取率对比

（2）医院各个部门（包含基层部门与管理部门）对档案管理的满意度评分，观察组高于对照组（表2）。

表2 医院各个部门人员对档案管理的满意度评分

3 结语

在中国医疗体制不断改革的今天，提升内部管理水平和医疗服务水平同等重要，这也是参与医院间良性竞争、促进行业积极进步的重要环节[4]。

本文对总计200份档案分两组进行研究，从优秀企业档案管理中提炼管理方法，结合该医院的基本情况和长远需求，将精细化管理模式通过观察组实践与使用常规管理措施的对照组进行对比，经过长达两年的观察、统计、计算、总结，发现使用了精细化管理模式的观察组，档案齐全率为100%，档案丢失率为0，档案提取率为99%，各部门对档案管理工作满意度为95%，远优于对照组（档案齐全率为92%，档案丢失率为8%，档案提取率为81%，各部门对档案管理工作满意度为65%），由此可以说明，精细化管理模式通过完善档案管理制度、提高档案管理人员工作素养、推动档案管理数字化转型、明确档案管理岗位的人员职责、建立安全保护网等方法，能够有效避免档案丢失、损伤；减少因储存不当造成的档案受潮、发霉现象；在降低档案管理工作人员工作强度的同时，提升各部门人员借阅档案的便捷性和对档案管理工作的满意度。通过运用精细化管理模式，该医院的档案管理水平有了质的提升。从该医院发展来看，精细化管理模式在该医院档案管理中的运用，将大大提升该医院在城市中的竞争力；从医疗行业发展来看，随着精细化管理模式被各个医院引入，我国医疗行业将向前迈进一大步。

综上所述，通过为期两年的研究对比，将精细化管理模式引入医院档案管理，效果明显，值得在各个医院落地使用。在不远的未来，大多数医院将通过应用精细化管理模式来提升档案管理工作效率，强化档案管理质量，减轻档案管理工作负担，推动医疗行业长远健康发展。