互联网+环境下城建档案馆信息化建设思考

文/黄晓旭

随着网络与信息技术的快速发展与广泛应用，越来越多的业务信息系统布署于互联网。这些系统的运行带来的变化不仅是事项办理结果文件的电子化，更在于信息的流转、业务的办理均通过互联网在线达成，大幅提升了的办事效率。为适应发展的要求，避免成为全社会信息化建设的“最后一公里”，对城建档案馆信息化建设的思路、技术方面必须要有全面的认识与选择。

1 互联网+环境下城建档案工作的新趋势

1.1 档案资源电子化

档案资源电子化，是文件电子化与馆藏档案资源数字化的发展结果，具体成因有以下三点：第一，随着互联网政务的深入发展，行政服务工作多通过网上业务系统（线上行政服务大厅）办理，行政审批及服务的结果以电子形式出具；其次，建设工程管理工作中已广泛采用信息业务系统，产生了大量电子文件；第三，馆藏档案数字化工作的开展，积累了大量电子档案资源。

1.2 档案接收网络化

互联网环境下，档案接收工作发生了两大变化：

1.2.1 互联网成为了档案移交与接收的主渠道。按照工程审批制度改革的要求，一方面对于能够从业务系统或电子证照库提取的信息，不得要求申请单位在办理相关事项时再次提交。这些电子文件主要通过业务系统经网络推送的方式进行收集与归档。另一方面，随着建设工程文件电子化工作的推进，新档案法明确电子档案与纸质档案具有同等法律效力，在线接收电子档案已成为“数据多跑路，群众少跑腿”的必然趋势。

1.2.2 验证方式依赖于网络环境。电子档案在入馆前的真实性主要由电子签章进行保障，而电子签章的验证，需经过数字证书的比对。城建档案的来源广泛，涉及的数字证书数量多且不确定，仅依靠离线方式，加载所需的全部数字证书是不现实的。因此，电子档案在接收时的真实性验证工作，必然要在网络环境下开展。

1.3 档案存储去中心化

电子档案不同于传统载体档案，其真实性不依靠于物理载体的原始性，且现有的数字签名技术在长效性上还无法达到馆藏电子档案永久或长期保存的要求。为适应软硬件环境的变化，保障电子档案信息的长期可用性，档案部门必然要使用一定的技术来证明、提高其维护电子档案的能力。在长期的档案工作实践中，业内已认识到，单独依靠某一机构自身的能力，对电子档案实施长久可信保存是一项难以完成的工作，而区块链技术在解决长期保存、降低管理成本、促进协同管理、促进共享利用等方面有巨大优势。区块链作为一种建立和提供信任的基础设施，最本质的功能就是为应用者及其运用区块链存储和保管的数据（或数据凭证）增信。随着区块链技术在档案保存工作中的应用，电子档案的保存正逐步向多点分布式、云存储方向发展，去中心化趋势明显。

1.4 档案服务智能化

城建档案不仅是城乡建设活动的记录，更是一个知识库、记忆库，是城乡建设各项工作的重要依据凭证与参考。不同于传统的人工查阅方式，在互联网+环境下，社会对档案服务要求更加“智能化”。一方面，档案馆必须具有突破时空的限制，提供稳定的、高频次、高精度档案信息的服务能力，才能支撑前端的信息化业务系统高效运行。另一方面，大数据思维正改变着社会对档案信息的利用方式，对海量档案信息进行统计、综合性分析加工后二次档案信息正日益受到重视。

2 互联网+环境下信息化建设的任务定位

任务定位，就是对信息化建设的所要实现的功能与目标进行合理确认，使一切活动围绕其开展，确保建设方向正确，避免脱离实际，才能取得良好效益。根据互联网+环境下档案工作的新变化、新要求，结合县市城建档案工作现实条件，笔者认为，信息化建设主要有以下几个任务：

其一，建设电子档案资源的终极保管基地，为电子档案提供集中、统一、安全、长久的保存场所。

其二，建设一个对档案按标准规范进行组织的自动化处理平台，能够将来自各形成单位，各种信息化业务系统形成的电子文件，转换成统一标准的电子档案文件格式，按标准采集，校核各种参数，并进行接收，保存与管理。

其三，建设集成化的档案业务运行平台，为档案工作者提供开展档案验收、接收、管理、利用、鉴定、统计等业务操作。

其四，建设一个电子档案证明文件制作平台，依法为利用者提供馆藏电子档案信息资源的电子证明文件，满足信息社会对档案信息的需要。

3 互联网+环境下，城建档案馆信息化建设所带来的思考

档案馆信息化建设工作涉及学科众多，需各方面共同配合才能达到预期效果。笔者结合工作实践经验，提出一些思考。

3.1 坚持主体地位，开展信息化建设规划

信息化建设涉及计算机、网络技术、软件工程、数字资源管理等多学科的交叉运用，软硬件环境搭设和应用系统开发过程中对人才，资金的要求比较高。因此，档案馆信息化建设的开展，离不开一支既熟悉档案业务工作又精通信息化应用技术的综合型人才队伍。但就单个城建档案馆人员配置情况而言，不可能具有独立开发软件能力的技术团队，档案信息化建设的规划、设计、开发、实施等工作仅仅依靠各档案馆自身力量是无法完成的，信息化建设必须引入外部力量，城建档案馆配合开展，提供档案专业建议。

在与外部力量合作过程中，必须保持档案馆的主体地位。软件公司在产品需求分析，确定系统体系结构，开展信息化建设项目研发与保障软件持续运行方面具有技术优势，但对于档案馆业务环境分析，档案信息化建设战略定位等方面是不具优势的。如果以软件公司为主导，所开展的信息化建设规划极大可能受到单一软件产品的制约，长期而言，将不利于档案事业的发展。所以，在信息化建设规划中，档案馆必须主导信息化的发展方向，多开展双向沟通，明确各项建设目标，再由软件公司提出系统的体系结构与建设方案。

3.2 建设智能友好的档案接收功能模块

城建档案馆针对不同的档案来源，应贴近实际，科学配置接收模块，提高档案移交与接收的效率，保障进馆档案质量。功能的要求可归纳为“友好”和“智能”。“友好”指的是接入方便，使用容易；“智能”是指软件的功能上具备一定的逻辑判断能力。现笔者对电子政务系统与建设项目这两个来源作简要分析：

3.2.1 电子政务系统形成的电子档案。此类电子档案，在档案信息化建设需求分析阶段就应该与政务信息化主管部门对接，充分了解业务系统电子文件归档功能的布署情况与发展方向，在档案接收功能模块的设计时，应与政务系统的电子文件管理情况进行适配，建设智能化接收模块，满足电子档案管理“来源可靠、程序规范、要素合规”的法律要求。

3.2.2 建设项目参建单位形成的工程竣工档案。此类档案的来源众多，形成环境较为复杂，文件形成责任者的信息化管理水平参差不齐。因此，针对工程竣工档案，现暂无法通过与前端业务系统进行软件接口适配的方式接收入馆。据笔者了解，当前国内城建档案馆接收工程竣工电子档案的服务模块的主要部署方式可分为两种：

一种是C/S架构，即客户端和服务器架构。此方式需要报送单位在客户机上安装城建档案报送软件，其主要优势在于，报送单位可以实现在无网络条件下制作档案移交数据包，对档案信息的保密能力较高。但此方式也有一些明显缺点：一是需要专门的客户端安装程序，软件的部署安装和配置需要一定的技术能力。二是兼容性差，对于不同的计算机操作系统，需开发不同的软件，开发成本较高。三是更新困难，如遇归档要求调整时，无法保证报送单位所使用的软件能实时更新，不利于工作开展。

另一种是B/C架构，即浏览器和服务器架构。此架构下，报送单位通过浏览器访问网页的方式完成档案报送工作。它的优势在于：第一，用户无需在终端机上安装除网页浏览器之外的任何软件，没有软件安装成本。第二，更新维护方便，只需在服务器端改变网页，即可实现所有用户的同步更新。第三，用户操作界面是通过浏览器来实现，主要事务逻辑在服务器端运行，对客户端设备资源占用少。但此架构也存有一些不足：一方面必须在网络环境下操作，存在一定安全风险，不能用于涉密档案处理；另一方面，由于档案的数据体量大，客户机与服务器在数据交互过程中，对网速要求高。

由于涉密工程的数量较少，且只能以离线方式报送竣工档案，因此，更多的城建档案馆在信息化建设中采用B/S架构来设计档案接收模块。需要注意的是，城建档案馆不仅承担档案接收工作，同时也是工程竣工档案验收工作的责任者，因此，在档案接收功能设计中，必须考虑档案验收工作的需求，提供电子档案的格式，数量，电子签章校核及形式上的成套性逻辑审验能力，并设置计算机形式审验结论反馈功能，以指导报送单位编制竣工档案，同时也为城建档案馆提供核验工作辅助。

3.3 电子档案凭证保障和验证技术选择

城建档案馆不仅接收保存电子档案，还要提供档案信息利用服务。新修订的《档案法》颁布实施后，电子档案作为合法凭证已具备了法律支持，各方面对电子档案凭证作用的需求不断增长。笔者认为，为了保障电子档案的凭证效力，应根据档案的保存与利用两个工作环节的不同要求，进行具体分析，选择合适的凭证保障与验证技术。

3.3.1 档案保存工作中的验证技术。主要是保障电子档案入馆后的真实性。可对电子档案数据库整体或划分为若干子库，采用数字摘要加密后上区块链的方式，保障馆藏电子档案整体的真实性。优点有两个，一方面减少了成本，无需对馆藏电子档案逐件操作，另一方面，也提高了验证效率，可以监控全库档案情况，及时发现异常。

3.3.2 档案利用服务工作中的凭证保障技术。主要提供的是对档案馆出具的电子档案证明文件在使用过程中的验证能力。由于城建档案证明文件主要使用环境是所在地的在线政务管理系统，所以应尽量采用与当地政务系统所使用的文件验证相同的技术方式（如同一服务商的数字签章服务），以减轻前端的软件环境配置成本，提高电子档案证明文件的可用性。如南平市城市建设档案馆于2021年3月开始对所出具的档案电子证明件，采用与南平市行政审批系统同一服务商提供的电子印章技术，实现档案电子证明件在南平地区各政务部门以低技术门槛得到推广与采用，受到了各方积极评价。

4 结语

随着技术的进步，工作实践领域的拓展，档案工作者对信息化认识的不断深化，档案信息化建设的内容与要求也将不断发展。笔者认为：城建档案馆一方面要跟踪了解国家信息化战略与档案事业发展情况，及时调整信息化建设的阶段性任务；另一方面，在信息化建设过程中，必须保持主体地位，坚持选择可拓展的技术，核心数据能够自主操作。城建档案馆只有以可持续发展的策略开展信息化建设，才能不断适应社会发展，满足社会的利用需求。