大数据环境下人力资源档案管理工作思考

谢莹华 鱼台县公共就业和人才服务中心

新时期互联网快速发展，移动终端设备得到广泛应用，企业积极推行科学高效的人力资源管理体系。特别是大数据环境下，数据技术为人力资源档案管理工作开辟了新思路，使人事档案信息化管理面临严峻的挑战。人力资源档案管理工作包含大量具有潜在价值的信息。现阶段人力资源档案管理只是简单地使用信息化人事档案管理操作系统进行，以人事档案数字化与信息电子化发展为主，还未充分解决人力资源管理面临的实际问题。人力资源档案管理要改变传统档案管理模式，应用信息技术创新，保障信息服务效率，以此提高人力资源管理效率，集中处理批量信息，全面解决人力资源管理工作存在的问题。

一、大数据背景下人力资源档案管理受到的影响

（一）丰富信息基础

企业人力资源档案管理信息化建设，使得管理信息更加丰富。新时期，加快信息化建设可为大数据管理系统的建立奠定良好基础，员工日常工作及生活中全面搜集相关人事档案管理数据，提供全面而客观数据有效开展档案管理工作，切忌使用已有的固定数据。大数据管理系统的建立，使得档案管理从传统静态化纸质档案向活跃的信息档案转变，并在管理系统中收录相关信息。该系统能够搜集纸质档案信息，也能对员工的个人性格、兴趣爱好及社会关系等相关数据做好搜集。日常工作中，对员工薪酬、绩效及岗位信息实现自动搜集，为管理系统提供丰富信息数据，为人力资源部门提供全面而丰富信息保障顺利开展各项工作，充分应用大数据技术准确评价、描述并预测人力资源个体与整体情况。

（二）实现科学管理

企事业单位曾凭借主观经验进行人力资源管理工作或是实施定性管理，使得人力资源管理目标的客观与定量性比较低，人力资源档案管理不能实现预期目标。大数据时代，借助先进信息技术提高档案管理工作的信息与数字化特点，对档案数据信息做好定量分析，对员工工作结果、效率及状态做出客观描述，数字化人员、岗位及激励等要素，定量分析人力资源档案管理。

（三）优化管理效果

人力资源管理工作中，满意决策一直是其决策主要目标，而满意决策表明基本满足管理目标，不是管理目标实现的最佳渠道。满意决策结果能够接受传统模式下人力资源管理工作无法实现不受时空约束、准确预测别人行动与完整信息的要求，因而无法实现预期管理效果。大数据技术应用于人力资源管理工作中，应用大数据技术构建信息化人事档案，增加了数据信息量并增强了数据处理能力与未来判断能力。另外，大数据技术的应用，还可推动人事档案实现信息化发展，满意决策将被“无限接近最优”决策代替，进一步优化人力资源档案管理效果。

（四）准确判断发展趋势

在人力资源档案管理工作中应用大数据技术，使得人力资源管理不受人事档案信息因果关系束缚，基于战略高度探究人事档案数据关系，合理划分人事档案数据或分析其相关向，在此基础上准确预测人事档案管理未来发展。应用大数据技术开展人力资源管理工作，利于保障人力资源管理决策精准实现人岗匹配，确保人力资源管理工作更加满足社会经济发展潮流。将产业结构调整与岗位需求作为重点，降低离职诱因，稳定高层次人才队伍，全面提高人力资源档案管理效率。

二、大数据时期人力资源档案管理现存问题

（一）档案保密性与大数据有冲突

人力资源管理中，档案管理工作具有一定保密性。大数据时代，人事档案管理工作数据共享与个性化服务趋势日益明显，但还存在一些冲突。用户个性化服务要求全面搜集用户数据，人事管理工作更要重视档案搜集，此过程中如何做好档案保密性是档案管理工作面临的严峻挑战。另外，各部门间数据共享还不够完善，各部门职能有所差异，档案管理部门要重视安全管理制度的完善。数据与其他部门共享时，安全规章制度的遵守情况存在一定风险，而且与第三方盈利机构合作时也会出现风险。所以，如何准确把握档案保密性平衡数据共享，是人力资源档案管理工作面临的首要问题。

（二）档案归档流程比较烦琐

人力资源档案管理工作中，要严格筛选并审查方可归档，先归档重要信息，非重要信息则不用存档。大数据时代，数据体量与维度备受关注，搜集数据时存在一些无用数据。此种情况下如何构建新标准审查档案资源，是面临的重要任务。企业人力资源档案管理工作中，一般安排专人负责归档处理档案资料，而且因处理量少没有很大的工作压力。曲线人力资源中心在人事档案归档工作面临很大的压力，要投入大量人力依次检查资料。大数据能够降低人员工作压力，但人员审查核对是必不可少的，档案归档流程烦琐甚至缺失重要数据的问题依然存在。

（三）档案人员缺乏完善的管理体系

人力资源档案管理工作中，缺乏完善的人员管理体系，主要表现为：（1）人员构成方面。大数据时代，人力资源部门灵活开展档案管理工作，多元化服务要求丰富了人员结构。现阶段，人事档案管理部门没有配置充足的复合型管理人才，复杂档案管理工作要求得不到满足，现有人力资源无法支撑新业务与传统业务变革。（2）人员素质方面。人力资源传统档案管理工作以事务性工作为主，随着时代的进步，档案管理工作快速发展，精细与多元化发展趋势日益明显，档案人员如果没有掌握丰富的前沿技术，也没有接受相关理念培训，无法保障实际工作效率。

（四）高层次人才严重流失

现阶段，人才严重流失现象是普遍存在的，给各企业单位发展带来了很大的制约。如，市场中优秀骨干人才竞争优势更强，本单位与其他单位对比后心理出现落差，如薪资待遇与事业发展平台。本单位人力资源部门如果不重视此种落差，使得高层次人才无法经受住“外部诱惑”而离职。现阶段，人力资源部门无法准确预测员工离职倾向，不能提前制定针对性方案挽留住人才，员工深思熟虑提出离职后就为时已晚，给企业带来严重的损失。

三、大数据时期人力资源档案管理改善建议

（一）及时创新人力资源管理理念

大数据环境下，人力资源管理工作面临改革创新，要从思想理念入手创新引导工作人员全面认识人力资源管理工作。实践工作中，可从以下几方面入手。引导管理人员以发展的眼光认识问题，全面思考人力资源发展趋势，基于可持续发展理念开展人力资源管理工作，准确把握大数据时代特点，及时创新工作理念，确保人力资源管理工作实现科学、现代与信息化发展目标。而且，工作人员还要转变思想，日常工作中及时引导员工思想发展，利用教育培训方式确保员工充分认识创新发展的意义。此外，培养员工大数据思维，确保人力资源档案管理工作与大数据发展要求保持一致。另外，结合企业实际情况与发展需求，科学规划人力资源管理工作，创造条件有效应用大数据技术。

（二）进一步完善人力资源管理制度

大数据环境下，人力资源档案管理工作要重视人力资源管理制度的完善，规范而有效地开展人力资源管理工作。实际工作中，持续完善人力资源管理制度，全面落实人力资源管理工作。人力资源管理档案管理工作中，相关人员要加强整合数据信息，基于管理制度保障规范开展人力资源档案管理工作，合理操作各项流程，更好地顺应时代潮流。有效建立信息化人力资源管理档案管理模式，引导档案管理人员了解网络信息技术顺利开展人力资源档案管理工作。而且，还要基于大数据技术明确人力资源档案管理工作要求，细化人力资源管理档案管理工作内容及职权范围，以此构建良好的工作环境统一责权构建高效管理模式。另外，建立健全追责机制及绩效考核制度，激发人力资源档案管理人员工作热情，增强责任意识，在人力资源档案管理工作中充分发挥大数据技术的作用。

（三）充分应用信息技术

基于互联网思维应用信息技术，充分融合信息网络，创新工作方法，是当前人力资源档案管理工作发展的重要趋势。首先，企事业领导与人力资源管理部门负责人加强思想认识，应用信息化网络技术，保障员工信息技术应用水平，加强先进网络信息技术设备与专业技术综合型人才的引进，促使人力资源管理工作实现信息化发展。其次，企事业单位还可与计算机企业合作，基于自身业务发展需求，合理设计人力资源管理软件系统满足内部业务活动需求，构建人力资源数据信息库与管理平台，促进信息网络技术深度融合人力资源管理。实际工作中，企业要准确划转大数据技术与人力资源档案管理工作的契合点，人力资源档案管理工作应注意大数据技术的深入发掘与应用，科学而合理地开展人力资源档案管理工作。制定人才选拔与薪酬管理方法，充分发挥技术先进性与实效性，获得员工更多的肯定与信任，促使企事业单位人力资源档案管理工作实现可持续发展。企业选拔聘用人才时，工作人员可应用大数据技术全面分析竞聘人员以往工作情况，最终获得技术能力分析，为选拔人才提供有效的数据参考，构建公平竞聘环境，保障更多优秀人才的引进。

（四）基于大数据构建人才体系

大数据环境下，市场环境出现了明显的改变，实际发展过程中企业所处外部环境也发生了变化。此种情况下，企事业单位要加强人员培训，为新入职员工做好岗前教育与培训，保障各岗位人员充分发挥岗位职能作用，以此顺利开展人力资源管理档案管理工作。实际工作中，还要重视人员信息搜集与整理能力的提高，全面了解人员社会关系及生活情况，基于大数据技术有效配置人才，充分发掘员工工作潜能。数据背景下，各行业领域对信息技术人才有了新的需求量，人力资源管理部门要合理设置岗位开展工作。

（五）充分应用大数据资源与技术保障人岗精准分配

首先，结合各岗位不同工作内容与职责，基于岗位需求，合理配置适宜的人才，根据员工工作能力及性格特点，保障人岗匹配的精准性，确保人才在岗位上充分发挥自身潜能。其次，使用算法对岗位表现好的员工信息及特体特征要素做好信息搜集，合理构建人才标准模型。另外，根据竞聘人才提供的简历信息，借助互联网大数据技术为其建立立体化信息体系，取得员工生活与兴趣爱好有关的信息。选拔人才时，为了降低人才不对称信息对招聘工作产生的影响，借助岗位优秀人才模式及人岗匹配情况进行有效数据筛选，保障人岗匹配的精准性。

（六）应用大数据技术构建稳定的人才队伍

首先，利用大数据技术分析已离职员工信息。日常管理工作中，人力资源档案管理部门可制定针对性措施找到影响员工离职的因素，利用大数据技术消除影响员工去除离职意向，保障人力资源队伍稳定，特别是保障企事业单位高层次人才与队伍的稳定性，确保企业有形资产与无形资产管理效率，争取更多发展创新发展技术。其次，从长远层面来看，为了满足经济发展需求，合理调整产业结构，应用大数据技术分析实际情况，科学制定中长期人才规划，以防岗位没落增加企业人力资源管理压力，提高人才使用、管理与激励效率，合理制定人力资源管理决策实现可持续发展。

四、结语

综上所述，当前大数据环境下，极大地改变了人们日常生活与工作方式，企业人力资源档案管理工作还需进一步完善，员工要及时创新思想，充分认识大数据技术给实际工作带来的影响。人力资源档案管理工作中，要重视深度融合大数据技术及人力资源管理工作，充分发挥大数据技术的先进性与优势，全面保障人力资源档案管理工作的效率与质量。