铁路企业档案管理中存在的主要问题及解决对策

文·陈晨

伴随着新时期档案工作的新要求和铁路建设的高速发展，铁路企业档案不仅仅是保存铁路历史变迁、见证铁路发展历程的依据，更重要的是要助力铁路项目高质高速建设、铁路品牌建立和文化传播。加强档案资源和信息化建设，通过对铁路档案的优质保存和高效利用，能方便铁路企业经营管理、减少或者避免营运和建设单位容易出现的差错，更能够通过中国铁路企业壮大过程的历史脉络建立铁路核心品牌，将中国高铁这张传向世界的亮丽名片打造得更有历史和文化内涵。对比铁路建设的快速发展，铁路档案工作进展的速度过于缓慢，严重影响档案的收藏和各项服务功能。本文主要探讨铁路企业档案管理工作中存在的共性及个性问题，并提出相关建议，力求让档案工作逐渐跟上铁路事业快速发展的脚步。

一、新时期铁路企业档案管理工作亟待解决的主要问题

（一）档案统一管理制度缺乏

铁路企业档案主要包括文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、专门档案、实物档案等，每一个门类都对应着铁路一个或多个系统的工作。目前，由于缺乏自上而下统一的标准规范，或者说不能严格按照统一的标准规范收集、整理、保存档案，每一个集团公司、基层单位、工程建设指挥部，作为独立的个体，收发文数量和格式、施工文件的类目和收集方式、声音图像等资料的筛选和保存，都不完全一致。铁路建设速度越快，文件资料形成的就越多，对于不参与企业经营、工程建设全过程的档案管理人员来说，多是凭经验和对此项工作的重视程度判定是否需要归档，需要保存多长时间。制度上的不健全不统一，导致铁路企业文件资料归档不完整、标准不一致、格式不兼容、保存年限与其相应的社会价值不匹配等情况普遍存在。

（二）铁路档案数字化建设进度缓慢

铁路档案资料存储量大、年代久远、形式多样、保存分散，全部实现铁路档案的数字化存在很大难度，从档案资料的数字化处理，到软硬件设施的配备，以及信息化技术的选择运用，都需要大量人力、物力、财力支持。档案工作在每个企业系统中都属于小众专业，经费投入上严重不足，无法聘用高质量专业团队设计档案管理系统，档案管理人员文化素质偏低、业务技能单一、对新技术的领悟能力、接受能力不强，面对数字化档案管理模式有畏难情绪，让铁路档案数字化建设步履艰难、进展缓慢。目前，铁路档案数字化整体比例不高，以中国铁路济南局集团有限公司为例，自2009年全面推广使用档案管理信息系统以来，通过和公文管理信息系统的对接融合，至2016年已经基本实现全部增量档案的电子化，极大方便了档案资源的收集、整理、保管和利用。截至2020年，在全局管辖的65个基层单位中有45个单位通过档案管理信息系统顺利开展了档案数字化工作，通过网上办公的方式完成了档案的电子化存储和利用。但是在往年档案资料的存量数字化方面进展相对缓慢，运输业和非运输业单位对历年文书、会计和声像档案的存储利用率不到五分之一。办公地点不固定的建设指挥部、局域网络传输不方便的合资公司、经历机构撤并整合的其他单位档案数字化工作基本处于停滞状态。

二、新时期铁路企业档案管理工作改进的建议

（一）创新铁路企业档案管理制度

1.要通过调研，结合铁路档案管理工作实际，全面盘查铁路系统内部档案管理存在的问题及根源，进一步建立完善档案统一管理需要的规范标准。去年济南局集团公司档案馆根据国铁集团的要求，制定并发布了文件材料归档范围和保管期限实施办法的通知，充分吸取各个业务部门的意见建议，对不同专业的文件材料归档范围进行了详细界定、保管期限进行了明确规定，指导建档工作并取得了良好的效果。

2.要针对铁路行业工作分散性的特点，将分散在各个车间、工程建设指挥部的档案资源进行合理整合。以耗时长、数量多的铁路工程建设项目档案为例，每公里铁路建设形成的工程档案可达上百卷之多，建设时间横跨数年之久，整个建设工期内90%以上都是纸质档案，工程施工期间缺乏专业的档案人员管理、不具备相应的存放条件，项目竣工后的一到两年内通过专项集中突击整理或者雇用专业档案整理公司整理完成，来满足项目竣工验收的要求。这样，不仅存在档案资料形成过程中不完整难以察觉的问题，也存在后补资料需要编造、涉密资料容易泄密等弊端。对此，最好的解决方式就是对档案资料进行实时性收集，通过统一的网络化档案管理平台、便携的终端硬件设备和进行系统培训的档案管理人员，将需要保存的档案及时、准确地输入上传到档案管理系统中，整个施工过程的实时记录信息在项目竣工的同时形成一套完整的、符合竣工验收标准的电子化项目档案，直接打印归档纸质档案即可。这种档案收集方式，可以实时定位项目所在的位置和当时发生的情况，无遗漏地记录工程建设的每一个环节，可以有效地降低档案丢失的风险，便于集中管理和统一维护。统一的标准制度约束统一的信息化平台，统一的信息化平台造就标准化的档案资料，既利于保存又利于调阅。

（二）加快铁路企业档案数字化进度

按照“整体规划、提高效率、保障安全”的原则，推进铁路企业档案数字化建设步伐。整体规划，是要统筹考虑资金、人员、软硬件设备、现代化技术、档案文件扫描、处理及数据管理等多方面内容，起步之前就做好规划，减少重复劳动；提高效率，是在档案文件前期处理阶段和扫描质检阶段，利用制度约束和奖惩措施，规范操作人员的行为，激发操作人员积极性，确保工作质量，提高工作效率；保障安全，既包括档案资料的实体安全，也包含工作期间的劳动安全和后期的数据安全，保障纸质档案的安全性和电子数据的保密性。在此基础上，全面推进铁路企业档案数字化的进程。