干部人事档案数字化工作探讨

文·曲凯

干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。新形势下，贯彻新时代党的组织路线，落实从严管理干部要求，充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，对干部人事档案工作提出了更高的要求，加快干部档案数字化建设已势在必行。2017年7月，《干部人事档案数字化技术规范》(GB/T 33870 - 2017) 发布，规定了干部人事档案数字化人员建库、目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理的技术要求。在已有《纸质档案数字化技术规范》（DAT31-2017）的情况下，单独对干部人事档案这一专业门类档案制定数字化技术规范，充分显示出干部人事档案数字化工作的重要性和独特性。因此，笔者想针对干部人事档案数字化工作推进中的具体困难进行分析梳理，以期探索一些可以解决问题、推动工作的有效措施。

一、干部人事档案数字化工作的难点

（一）协作机制未建立，推进难

干部人事档案虽是档案门类的一种，却一直由各级组织部门进行监督和审核，组织部门在管理干部人事档案实体的同时，也将档案中人员的各类信息进行提取并结构化，建立起完善的干部人事信息管理平台，并由各单位组工人员通过政务内网维护数据。在这种形式下，干部人事档案的数字化工作，顺理成章的由组织部门进行要求和部署。然而，各机关单位组织人事部门着手这项工作时，却发现档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等工作内容，因涉及到大量档案业务知识和技术能力，更需要档案部门提供指导和帮助。因此，干部人事档案数字化作为一项跨部门、多专业的工作任务，以目前仅由组织部门来推进的工作机制，无法适应时代需求和工作要求，这就导致工作部署时底气不足、力度不够，从而影响了该工作的顺利推进。

（二）系统平台不完善，启动难

按照《干部人事档案数字化技术规范》的 要求，干部人事档案数字化工作所需要设置的数字档案管理信息系统，必须可以建立人员信息库和档案目录库，必须具备信息录入、档案扫描、图像处理、提供利用、存储备份、导入导出等功能。然而，目前组织部门已有的干部信息管理系统，只是具备齐全准确的干部信息数据，还不能提供档案目录数据库和其他数字化工作相关的功能支持，因此无法满足档案数字化的需求。在是否对现有干部人事信息管理系统升级、增加功能这一问题上，组织部门未给出明确答复。各单位若想自主开展干部档案数字化工作，只能选择自行购买的数字档案管理信息系统软件。由于此类档案管理软件数量众多，质量参差不齐，不经组织部门和档案部门的许可认证，贸然启动这项工作，必然要冒因档案数字化工作不达标而返工或停止的风险。

（三）档案属性特殊，实施难

从档案形成情况来看，干部人事档案以卷为单位，周期延续干部在职和退休的全过程。一卷干部人事档案的成档时间跨越了几十年的漫长过程，其间各类档案材料不断形成，以堆栈方式逐年加入，尤其在职阶段形成的档案材料最多、档案的利用率也最高，由此引发的档案信息化需求也最为迫切。因此，干部人事档案的数字化工作不能等成档后再进行，而是应该随着档案材料的新增同步进行，以及时满足档案信息化查询的需要，这说明干部人事档案的数字化工作是一项长期工作，不会一劳永逸。这种特性决定了干部人事档案的数字化工作不能像其他门类档案一样，完全依靠档案数字化外包服务来完成任务，即使外包也仅适合解决存量的部分，对于增量的部分仍需依靠本单位的组工部门自主完成。

二、做好干部人事档案数字化工作的几点建议

（一）加强部门协作，完善顶层设计

组织部门和档案部门都应对干部人事档案数字化工作负起责任，组织部门侧重干部信息资源建设，档案部门侧重档案数字化扫描专业实践。要尽快科学建立两部门协同合作长效机制，明确职责、理顺关系，充分发挥组织部门监督审核作用和档案部门专业支持作用。要创新建立工作联络协调、工作会商机制，共同制定干部人事档案数字化工作推进方案，对推进过程中的难点堵点协商解决、尽快反馈，为各单位开展这项工作奠定组织基础和制度保障。要加强业务指导，开展标准规范和实践操作培训，明确工作的方式方法，完善可操作性强的工作流程，鼓励各机关单位组织人事部门在条件成熟的情况下先行先试、科学创新。要做好跟踪服务，保证档案数据质量，打造一批干部人事档案数字化工作样板，强化示范引领作用，全面推进干部人事档案数字化工作高质量开展。档案部门要主动担当、积极作为，加强与组织部门的沟通配合，以改革精神推动干部人事档案数字化工作的制度创新、流程创新、实践创新和服务创新。

（二）创新工作模式，加快平台建设

在组织部门已有的比《干部人事档案数字化技术规范》要求更齐全的干部人事档案信息库的前提下，各单位若再自主开展干部档案数字化工作，重复配备数字档案管理信息系统，不仅会造成财政资金上的浪费，也会导致干部信息数据的重复维护，增加各单位组织人事部门的工作量。更科学有效的方式应该是由组织部门统一部署，在干部信息管理系统基础上，增加建立干部人事档案目录库，统一提供符合档案数字化规范要求的干部人事档案目录各项在线服务功能，或是向各单位提供开放接口，提供其管理权限内人员基础信息数据，由各单位提出需求对数字档案管理信息系统进行再开发，满足实际工作需要。档案部门要发挥档案专业优势，敢于在平台建设和功能完善上提出档案工作建议，拿出档案数字化办法，为组织部门提供必要的帮助和支持。

（三）强化责任担当，重视人才培养

干部人事档案数字化工作的重要性和特殊性，对各单位组织人事部门提出了更高的要求。一是各单位组织人事部门要提高政治站位，把绝对忠诚作为根本原则，把极端负责作为基本要求，把廉洁自律作为底线准则，切实增强政治意识和责任意识，选拔有恒心、有耐心、有责任心的同志负责这项任务，履行好干部人事档案数字化工作责任。二是着力培养能够胜任这项工作的复合型人才，既要熟悉组织部门对干部人事档案的工作要求，还要了解档案部门对档案数字化工作的各项要求，比如熟知《干部人事档案工作条例》《纸质档案数字化规范》《干部人事档案数字化技术规范》《档案数字化外包安全管理规范》等标准规范并严格遵守，能够熟练掌握档案扫描、图像处理、软件使用等实际操作技能。工作开展后，在选取档案数字化外包方式时能够安全稳妥，做到有效监督，严把质量关，严守安全关；在选取自主完成方式时，能够熟练操作，独立完成全流程工作。