高校物资采购质量管理标准分析及优化路径研究

2022-09-27别道亮

大众标准化 2022年18期

别道亮

（苏州农业职业技术学院，江苏苏州 215008）

国内高校伴随着扩招与新校区建设规模的需求，高校物资采购的规模也在以逐年递增的形式不断增长。由于高校行政部门、二级学院业务各有不同，对所需的物资采购种类五花八门，物资的质量、品种更是参差不齐，而高校采购的管理部门对采购过程中的管理与标准化防控工作存在着诸多问题。如何能够运用科学的方法和管理制度来进行质量标准化物资采购，在保证物资质量良好的前提下进行合理竞价与有效防控监督，预防廉政风险带来的连锁反应，是当下高校物资采购管理中需要迫切解决的问题。

1 当下高校物资采购质量管理标准模式现状与困境

1.1 概述

高校的物资采购目标种类众多，涉及到了货物、工程、科研设备和服务等各个领域项目，其中不乏有技术含量高且具有前沿性的高科技产品、技术、工程及服务。物资采购在高校财务支出中占比较大，也是维持学校事业发展的关键和硬性需求，更关乎到高校工作的正常运转。物资采购中的标准化质量管理防控工作是物资采购过程中的重要环节，物资采购质量管理标准是实现监督作用的依据，精准细致的按照要求制定标准细则可有效防范采购过程中可能出现的相关问题。

1.2 高校物资采购质量管理标准模式现状

随着高校规模不断发展与扩充，高校扩招和新校区建设对各类物资采购的需求极大，物资采购预算越来越高，由于高校业务的发展模式主要以“非盈利”为目的，且预算收入以支出进度作为绩效评价中的标准，这一特殊性使得高校在物资采购管理业务中把重点放在“如何花钱”上，而忽略了物资采购质量管理中的经济化、精细化、标准化和效率化。因此，高校物资采购质量管理标准模式呈现出了“粗放型管理”与“模式化管理”特点。

物资采购过程中“粗放型”管理特点，体现在对物资采购过程中的质量把控不严、标准制定不明确、采购员不专业、岗位职责模糊、物资采购价格高等问题；而“模式化”管理特点，则体现在对物资采购工作中的按部就班、用工疏管，采购工作的不科学化，采购人员责任心不强、采购效率低下等方面。

高校物资采购质量管理标准的明晰化，是规范采购模式和相关人员从业规范的依据，标准化的制定能够在很大程度上发展高校物资采购的模式规范化程度，应当注意到当前的物资采购管理标准模式已经影响到了学校的发展，甚至有些会严重影响到学校正常教学、行政业务活动的开展，极大地增加了学校的采购成本和经济成本。

1.3 高校物资采购质量管理标准中的困境

第一，物资采购质量管理标准制度存在漏洞，监督管理工作不到位。由于高校的特殊性，使得物资采购管理工作并不能像现代企业一样做到每个环节的严格把控，特别是部分高校所属的二级单位可以自行对科研经费、课题经费进行一定范围内的自由使用，采购各类设备物资用品，而相关工作人员对设备物资质量的校验核对工作则做得相对粗放，特别是验收过程缺乏一定的监管，对质量标准的判断难以形成有效的统一，因此也就无法形成合理有效的管理模式，采购过程流于形式化。所以，对采购物资的质量把控就要做到标准化和精细化，尽管绝大部分高校都制定了相关的物资采购流程与基本制度，但是依然不能避免二级单位“擅自采购”的现象。除此之外，采购管理标准化制度的陈旧是造成监督管理工作不到位的主要原因，一些高校的采购管理标准制度相对落后，已经完全不能适应当下的市场经济情况，也就不能对采购管理工作做到实时监督与管理防控。

第二，采购过程透明度弱，对采购物资的质量标准缺乏一定考证。目前高校物资采购过程中的信息披露还存在着诸多问题，例如对物资采购中的合理化竞价信息、采购谈判记录档案等资料并没有进行公示，采购过程透明度较弱，特别是对于科研设备或精密仪器的物资采购，绝大部分中标供应商是以“邀请招标”的形式来进行的，这就容易造成采购过程中的廉政风险。同时，对于一般性物资，例如门、窗、桌椅板凳等，在招标采购过程中，有些供应商为了能中标，往往都把物资的投标价格做得很低，以低价中标的供应商为了能获取正常或更多的利润，就会采取各种手段来降低生产成本，甚至以牺牲物资的质量来换取利润，一旦暴露出严重的质量问题，会对学校教学活动产生直接的不良影响。

第三，采购质量管理工作人员专业化水平参差不齐，标准物资验收环节十分薄弱。由于高校物资采购专业人员的组成绝大部分来自高校后勤或一般行政人员的兼职，对于各类物资采购用品的专业化知识了解甚少，特别是对采购过程中的各种大型设备、专业化仪器用途质量无法做到精准把控，对标准质量体系认识程度不足。同时，高校对采购质量管理工作中的专业化培训也比较少，管理人员对各类招标程序如招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等环节专业认识不足，对物资验收环节往往形成了“走过场”“轻验收”“走形式”的特点，使物资用品采购的质量不能有效的保证，而物资用品的售后服务合同如果一旦不明确硬性要求规定，品控较差的物资用品会给学校造成直接的经济损失。

2 物资采购质量标准防控中的廉政风险分析

2.1 质量标准监督管理产生的廉政风险

高校的业务主体是大学生和教师，采购的物资货品一旦不达标，出现任何质量上的问题，会带来一系列的连锁反应。例如学校基建工程中教室装修材料采购，遇到甲醛超标的材料，会严重影响师生健康，对学校的声誉造成重大损失。同时，物资采购过程中的质量标准监督管理一旦不到位，很容易出现廉政风险。物资采购部门的个别管理者对质量的把控形同虚设，在物资监测过程中居于形式，标准质量监督环节应付检查，对学校的采购工作漠不关心，甚至私订合同规避学校财务监督等现象屡见不鲜。这些问题的出现都体现出对标准质量监督的漠视，而质量则是物资采购过程中的重中之重，直接关乎学校的正常运转。因此，有效规避因标准质量问题而产生的廉政风险重要性不言而喻。

2.2 岗位职责内控产生的廉政风险

物资采购管理部门相较于高校其他部门，是一个比较容易产生贪污、腐败、以权谋私现象的集中地。其主要的廉政风险表现在物资采购质量标准管控过程之中，物资管理人员对自己职责的不正常履行，存在物资采购过程中吃“回扣”现象，会产生一定高度的内控风险。事实上，高校在各类基建工程和教学、科研经费使用方面，存在着贪污、挪用等违法违规现象，部分高校特别是在物资采购方面存在较大问题，例如大型仪器设备、基建维修材料、图书资料、各类教材的采购方面，存在着个别岗位负责人在采购过程中利用职权接受贿赂，所产生的廉政风险极大。同时，由于吃“回扣”现象，对物资采购的各类物品质量标准完全没有任何的保障性可言，岗位职责内控也就不能进行有效监督。

2.3 业务标准流程审核产生的廉政风险

业务标准流程审核的严格把控关乎到了物资在采购需求、采购招标、采购过程、采购决策、质量标准检查、物资售后服务等业务环节中的规范性。高校物资采购标准制度的漏洞与不完善，很容易在业务流程审核过程之中造成对物资采购环节把控的疏漏，进而对质量不能有较好的监督管理作用，例如审核过程中的不严谨就很容易导致物资型号采买错漏的现象。同时，部分高校物资业务流程审核与管理防控工作人员都是一人身兼多职，比较容易出现“自审自查”现象，同时物资管控中更容易出现“监守自盗”问题，进而导致出现系列的廉政风险。

3 高校物资采购质量管理标准防控优化路径

3.1 优化物资采购过程中的监督机制，有效规避物资供应商信用风险

高校物资采购质量管理标准防控工作中，必须要对采购工作的监督机制进行优化。为了严格确保高校部门采购的各种类型物资质量达到可用、及时、安全的基本标准，要依靠严格的采购监管实施保障机制来提升高校采购工作的实效性，有效杜绝高校采购工作运行中的监管缺陷。首先，必须要遵循“三公”原则（即公正、公平、公开），例如对采购立项信息的公开，必须要有一定的资料论证、采购规划、预审批流程等；其次，在对物资采购开标时，要实行现场监督。现场监督人员应当是高校采购专员、高校主管部门的监察人员、监察部门主管，物资采购投标文件的密封情况应由学校主管部门的监察人员确认并当众拆封，并按招标文件规定的内容当中唱标；最后，对于物资的质量验收也必须联合相关物资采买需求的部门一起进行验收，分别从物资用品的质量达标、质量监测、质量参数、售后服务等细节进行有效查验，有效规避物资供应商的信用风险。

3.2 强化物资防控管理标准水平，提升采购质量的科学化

物资采购部门需要定期进行物资采购专业知识培训讲座，开展采购员物资采购管理质量标准的各类学习培训活动，杜绝物资采购人员在采购工作与质量防控工作中的懈怠、敷衍，有效规避对物资采购过程中的采买错漏现象。特别是对于物资招标采购质量过程中的影响因素，要进行细致的梳理，严格按照物资采购管理标准的要求进行，从而在招标之初就有效杜绝物资质量所存在的问题。具体如图1所示，将影响物资质量标准的主要因素分为内部环境因素（招标人规模、管理制度、风险管控、监察力度）、外部环境因素（政策环境、市场规范程度）、采购规模（项目规模、物资规模）三部分，针对不同的影响因素进行细致化审核流程，同时对招标前期工作、招标流程、投标人筛选工作进行梳理与归纳，建设物资采购与防控数字化信息平台，对每次的招标工作、质量监督管理工作进行信息化数据收录，进一步提升物资采购质量的科学化水平。

图1 招标采购物资质量标准的影响因素

3.3 提高物资采购制度标准的建设，加大廉政风险防控机制

高校物资采购质量标准的提升，还需要对采购标准制度进行大力改进与完善，部分高校的物资采购管理标准制度沿用多年，已经不能满足当下采购市场经济的发展需求。建全高校采购制度，首先要结合《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国物资管理行业标准》等文件的精神，根据高校实际采购需求与质量标准化进行制度的完善；其次，对下属二级学院部门的自行采购权力要进行一定的约束与防控，有效规避采购环节中容易产生贪污腐败的现象；最后，要加大廉政风险防控机制的管理措施，对物资防控主管部门的管理者要明确其岗位责任和一般限制性规定，杜绝“自审自查”质量问题的出现，要明确物资管理标准的责任制度，有效杜绝廉政风险，形成有效的相互制约的运行机制。