个人数字档案存档研究

文 吴艺慧

随着数据技术发展与网络的全面覆盖，人们在平日生活、生产、学习中都会产生诸多数字档案资源，其中涵盖电子文档、视频、音频、电子邮件等诸多模式，从而形成个人数字档案。但基于大数据时代视域下，数据更迭速度在不断加快，移动终端、计算机等不断被弃置，因而个人数字档案存档工作的有效实施显得格外重要。

一、个人数字档案存档现状分析

现阶段，个人数字档案在保存过程中呈现的问题有很多，诸如存储载体的安全、系统安全、自然灾害、人为原因、数字档案的真实性安全、数字档案迁移风险等。其中，数字档案的真实性存在两方面内容：一种是数据系统产生的数字档案的真实性，另一种是纸质档案数字化产生的数字档案的真实性。

二、个人数字档案存档流程概述

（一）档案收集

若想切实实现个人数字档案存档要求，首当其冲就应实现档案数据的高效收集。目前，人们在实际生产生活中，应用到的电子数据化设备种类烦琐，且数据存储渠道也相对丰富，例如人们经常用到的智能手机、硬盘、计算机等，而每个设备型号又具有多样性，故此文件的存储格式也各不相同。此外，伴随云技术的逐步发展与运用，人们也渐渐通过云端在线存储空间进行个人数字档案存储，例如百度网盘等。

（二）组织档案

个人数字档案分类的办法多种多样，比如可根据社交媒体、图片、网站、视频、音频等实施类型分类，也可按照个人的学习类数字档案、生活类数字档案、工作类数字档案等进行内容分类，如图一所示。以上分类办法属于单式分类法，在现实工作过程中，单式分类法并不能较好地满足个人查找与存储等要求。所以，通过采用两种以上的分类法实施数据查找与存储能有效节省时间。针对个人用户而言，若想对其实施精准划分，就须通过添加元数据与标签的模式，比如，针对Instagram中的“tag people”功能而言，就能为每张图片添加用户标签。这样便能迅速对海量图片实施有效与后续处理，也可为图片添加元数据，仅须在固定系统中导入将要打开的数码图片，在工具栏中点击在导入时运用下的元数据，点击新建预设，这样便可为图片添加具体的元数据。

图一 数字档案归档

（三）档案管理

个人数字档案主要是记载一些用户的生活，存储一些重要记忆，所以针对客户而言至关重要，但该类数字档案自身是非常脆弱的，应利用先进设备与软件方能进行访问。

针对个人而言，力求其具备一定个人数字档案存档认知。目前诸多需求者在实际应用一些存储工具时并未有任何问题，但是不能较好地对数字档案实施更新。另外，针对云存储系列的存储介质不是十分理解。比如，目前微信是人们最常用的流行性社交软件，而微信用户在实际运用中仅是将其当成一种通信工具，人们常用朋友圈记录点滴生活，一般也是以“文字结合图片”的模式呈现，进而作为数字档案会存储在运营商服务器中。然而，针对个人而言数字档案存档的渠道有两种：一种是个人云存储，一种是线上渠道。客户仅须记忆客户名与密码便可，基于大数据网络视域下，在智能手机、计算机、移动客户端上就可在云盘中管理与查看自己的数字档案存储。那么，线上线下融合渠道，就是在线上发布数字档案时，线下存储设备中也会存储一份同样资料，这样有助于在后期此数字档案的查找与应用。

针对档案机构而言，怎样存储与保护数字档案也是为探究人类记忆做有关信息储备。那么，相对较为有效的方案是构建个人数字档案系统或是个人数字档案网站。发达国家的个人数字档案存档系统较为健全，当前有无固定位置的文档、人生流、干草堆三种系统。无固定位置的文档是一种具有个性化的文档，它是一种以用户为核心的文档管理系统；人生流主要通过时间轴的办法来管理个人数字档案，它属于一种新型的个人数字档案管理方式。那么，国内档案机构可参照上述系统来强化我国个人数字档案存储管理服务，不但能接受客户上传的个人数字档案，同时还能提供有关检索、鉴定、分类等服务。

（四）档案利用

在完成数字档案资源的收集工作后，档案存储的终极目的是呈现数字档案资源的合理管理与高效运用。个人数字档案尽管是利用数字化方式存在的客观图像、文字及视频，但它所涵盖的内容却是人类极为珍贵的生活经历与回忆。换言之，是人们生活中最重要的一部分记忆。针对客户而言，该种存置在网络渠道或是存放在电子产品中的数字化资源，也须做出细化整理。例如，及时革新、删除资料等，同时还应在自身需求状况下，可随时检索出有关重要资料数据，这也是个人数字档案存档归总环节中最重要的流程。另外，针对个人数字档案归档工作中的管理与所运用的技术还须逐步实施革新与优化。鉴于个人数字档案赋有真实的特性，那么在平日生产生活中人们可通过它来维护自身合法权益。诸如在实际生产生活中，利用来往邮件可确立第一责任人；通过微博、阿里、微信等聊天记录在赋有关联性、合法性、真实性基础上可作重要证据提供。另外，个人数字档案所记录的是个人在生活及工作中的点滴，针对个人而言，其最佳现实作用就是能当作一份回忆存档，可有效唤醒自身档案认知。并且，鉴于该种数字档案具备原始性与真实性，针对他人而言也是一份宝贵的经验，在他人的工作、生活或是学习中赋有科学的指导与教育效用。

三、个人数字档案存档实施策略

（一）明确档案管理相关规定

为国内个人数字档案管理提供重要保证，首先，须加快机制建设，按照国内具体发展状况，利用数字档案管理中的经验，构建行之高效且有助于数字档案持续存储的法律机制；其次，构建个人数字档案安全评估机制，科学制定能确保数字档案资源持续存储的制度；最后，构建数字档案信息安全标准，档案机构须强化数据系统安全技术与网络安全防范技术探究，缔造出适宜国内实际发展状况的数字档案安全管理技术与规范。

（二）加强数据备份管理工作

在个人数字信息系统管理中，须重视数据备份工作，数据备份能全面降低信息资源在不良状况下所带来的损失，那么在实际管理中应侧重构建科学的数据备份与恢复体系。首先，针对档案数据系统形成的数字资源须实施日备份，之后再根据时间段进行自动大备份，备份服务器数据同步功能须具备自动更新备份功能。其次，在实际备份中应注意资料备份的完整性，那么赋有完整性的备份资料涵盖备份数据处理系统、数据备份系统及健全的灾难恢复计划。例如，针对数字形态档案资源，我们须通过异地镜像存储法实施，如此便能有效避免自然灾害所带来的破坏性灾难。

（三）提高数字档案安全管理

若想提升数字档案安全管理，首先应注重计算机的防火墙与防病毒技术的应用。防火墙的安装可通过设备防火墙与防火墙软件两种模式实施，而设备防火墙与防火墙软件均有其独到的优势，有关机构可按照自身状况来确立所用防火墙模式。防火墙的安全对策主要体现在两方面：针对准许模式防火墙，除了被禁止的信号其他均可通过；对于禁止模式防火墙，就是在实际应用中，防火墙能将所有禁止通信信号全部清除，仅能让被允许的数据信号通过。防病毒技术在提升数字档案安全管理中的应用，可通过预订电子邮件病毒警报服务、安装杀毒软件、构建局域网等模式实施。预订电子邮件病毒警报服务，可有效确保综合网络数据系统运作机制的可控性与安全性。在系统中安装正版杀毒软件，可随时对系统实施扫描与更新；构建局域网，可有效控制互联网的介入，同时也可尽可能限制应用移动设备。

（四）科学运用信息技术管理

针对个人数字档案存档管理，需要运用到信息技术，通常会用到数字仿真与数字迁移两种技术。数据迁移是按照硬件、软件的发展把数字资源迁移到相应硬件或是软件环境下，进而确保数字资源能被有效地检索、识别、应用，继而实施数字信息的持久存储。按照迁移条件的差异性，迁移可分成版本迁移、格式迁移、访问点迁移、硬件迁移、软件迁移、载体迁移。现阶段，数据迁移是数字信息资源持久存储的最佳选择，在迁移期间能改变一些存储的载体与存储格式。这样，可方便需求者较好地分辨出所需数据的可靠性、真实性，同时也能据此判断出该类数字资源与原始记录间的关系。通过一个计算机系统对另一个计算机系统的部分模拟，我们将其称之为数据仿真，这样可让模拟的计算机系统和被模拟的计算机系统能接收到相同资料信息，并执行同样程序，以此获取相同结果。总之，两种技术在实际运用时须按照具体状况来进行选择，特别是针对档案附有原始记录的特性，力求在最大限度上记录历史事实，同时有关工作者在数据迁移过程中务必慎重。

四、结语

总的来讲，个人数字档案存档工作是一项系统性较强的烦琐性工作，若想呈现最佳的个人数字档案存档效果，不但力求数字化档案管理方应全面搞好各个流程中档案收集与管理等工作，还应力求需求者对个人数字档案存档系统性工作有全新认知。唯有和智能化终端平台进行有机配合，方能最大化地体现出个人档案数字化管理的现实效用，进而整体促使国内数字档案事业可持续发展，为人们提供最佳数字档案存档服务。