医院人力资源工作备忘提醒系统的设计与研发

●刘瑞峰 赵素琴 李玉龙

人力资源作为公立医院稳定发展的重要基础，要想充分发挥人才优势，必须利用合理的方式对人力资源进行管理，进而优化公立医院人力资源配置。但在传统的人力资源管理工作中，因专项工作时间跨度较长，容易遗忘关键信息，造成工作纰漏，增加管理难度，形成“信息孤岛”，即工作人员之间的信息不能共享，容易导致重复劳动与信息错误，限制了人力资源管理工作的发展。基于此，我们有必要设计一款专门人力资源管理软件以适应现代管理信息化需求，避免在人力资源管理中因遗忘造成工作纰漏。虽然部分医院使用的人力资源管理系统有备忘功能，但其设计主要针对员工档案信息的提取，对员工有效档案信息以外的人力资源管理工作缺乏系统的备忘、提醒、管理功能。研究表明应用备忘录数据库对单位的人事信息进行管理，具有以往管理所无法比拟的优点，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。因此，开发一套备忘录管理软件是很有必要的事情。本研究将介绍医院人力资源工作备忘提醒系统的思路。

一、研发的目的和作用

目前已有的人力资源管理备忘，依然采用传统的笔记本记录、Microsoft Office软件或电子记事本进行管理，这种原始的备忘管理方式存在着诸多缺点，如员工的信息遗漏等。本系统研发的目的是以医院人力资源管理为基础，立足于人力资源信息化建设，帮助医院人力资源管理者有效提高工作效率，加快人力资源管理具体工作的无纸化进程，建立动态化的人力资源管理体系，进而强化医院综合竞争实力。

通过本系统，医院人力资源管理者可以实现员工档案管理、人员信息统计及员工招聘、培训、考核、员工薪酬福利、保险、公积金及离职等工作的管理。由于医院管理人员需要对医院人力资源工作信息进行系统的掌握和管理，本系统采用了模糊查询的功能，医院人力资源管理者可以清晰、系统地了解人事职能工作、法规政策依据、工作流程及人事科专项工作等信息。同时，人力资源管理者还可以将相应的数据通过Excel、Word、图片等形式予以保存，规范工作电子档案的归纳收集，并按照预先设定的时间节点进行备忘提醒，避免时间跨度较大的专项工作重复和遗忘，实现优化办公流程、提升办公效率的目标，促进人力资源管理的系统化、科学化。为满足不同人力资源管理者对本系统的特殊要求，系统添加了权限设置的功能，针对不同人力资源管理者分配不同的权限，以更有利于医院人事工作的规范化。

二、医院人力资源工作备忘提醒系统的功能需求

通过文献回顾，结合人力资源管理工作现状，本研究对医院人力资源工作备忘提醒系统的需求进行收集、了解，认为医院人力资源工作备忘提醒系统需要实现以下功能：一是备忘功能。备忘的宽度要能够涵盖医院人力资源基本事务工作、员工职业生涯工作、人力资源规划管理等工作的法律法规、流程、关键环节等内容；信息的录入、检索、查询、修改、删除要简单、方便、快捷。二是提醒功能。在规划事件完成时间节点，如期提供到期预警提醒功能；提醒标识醒目，易于查找；便捷锁定提醒内容事项。三是管理功能。用户账户授权；使用权限设定；密码设定和变更。四是设备和软件性能。资金投入少；软件操作门槛低，便于日常维护和管理；性能稳定，保密性好，信息存储安全。

三、医院人力资源工作备忘提醒系统的系统结构

本系统采用Visual FoxPro语言开发。Visual FoxPro语言虽使用时间较长，但其易被非专业人员掌握，对系统硬件要求较低，在特定使用条件下其具有独特的优势，便于日常更新和维护。

根据实际需求，可分别使用单机版及网络版。单机版使用Visual FoxPro自身数据库，其最大优点为不需搭建服务器，甚至可以将应用程序及数据存放于U盘，插到任意一台电脑即可使用；系统网络版采用C/S结构，即一种分布式处理模式，通过充分利用两端硬件环境的优势，将任务合理分配到Client端和Server端来实现,降低系统通讯开销，客户端应用程序同样采用Visual FoxPro语言开发，数据库使用SQL Server 2008。在硬件方面，客户端一般办公用计算机均可满足本系统的要求；由于本系统用户数量一般不多，服务器也可使用网络中的某一台电脑。同时，退出系统时根据提示可以选择将数据备份到电脑硬盘或可移动硬盘。

（一）备忘系统

1.人事职能工作备忘模块。该模块主要针对人力资源传统职能工作进行管理和备忘。其内容包括人力资源规划、医院组织结构、档案和员工信息、人员招聘和配置、人员培训开发、专业技术职务管理、行政职务管理、员工薪酬福利、保险和公积金管理、抚恤、劳动关系、退休人员管理、退役人员管理等14项人事管理二级项目，二级项目下设计139项三级子项目。该模块基本涵盖了医院目前人事职能工作的全部内容，子项目模块分类系统、科学，适合不同人力资源管理部门人员分工使用，且便于各种人事信息的存储、备忘和查找。同时，支持TXT文档、Excel文档、DOC文档、PDF文档、PPT文档、JPEG、音频、视频等主流格式信息在最小子项目下的导入和导出，并对导入的工作信息提供存储、检索、查询、修改、删减等多项管理功能。

2．应急状态备忘模块。该模块主要针对类似新冠肺炎疫情救治等突发公共卫生事件应急状态下的人力资源管理和备忘工作。其内容包括应急管理组织架构、应急处置流程及应急状态下的人员调配、培训、考勤与考核、激励、人文关怀和心理支持、工作奖惩等子项目。人力资源管理者能够在应急状态下系统、直观地了解医院人事工作的应急预案，保证人力资源管理部门充分发挥选人、用人、培训、奖励等职能作用，让人力资源管理者充分调动应急状态人事工作能动性，更好地服务临床一线，使医护人员始终保持强大战斗力，切实维护好人民群众身体健康和生命安全。

3.专项工作备忘模块。该模块主要针对人力资源制度改革、退休制度改革等人力资源专项综合性工作进行管理和备忘，这些工作一般存在职能交叉、工作时间跨度较大等情况，适合进行专项管理，系“人事职能工作备忘模块”的补充，有利于综合性工作的管理和备忘。

4.法规政策备忘模块。该模块主要针对涉及人力资源管理的法律、法规、各级政府和主管部门人力资源管理相关政策、医院人力资源管理制度等的管理和备忘。该模块穿插在“人事职能工作备忘模块”“应急状态备忘模块”“专项工作备忘模块”的二级子项目，有利于人力资源管理者便捷地查询人力资源管理的法规政策，为执行人力资源工作提供相关依据。

5.工作流程备忘模块。该模块主要针对涉及人力资源管理的各项工作流程进行管理和备忘，有利于人力资源管理者便捷地查询人力资源管理的各项工作流程，帮助人力资源管理者了解实际工作活动，消除多余的工作环节、合并同类活动，使人力资源工作更为经济、合理和简便，从而提高工作效率。

6.其他备忘模块。该模块主要有账号密码备忘模块、日常事件备忘模块。账号密码备忘模块模块主要用于记录日常工作中使用的非私密、非保密的工作账号和密码信息，比如，调资工作软件密码、医师护士注册系统账号密码、工作邮箱密码、某些工作网站登陆密码等。日常事件备忘模块主要用于记录日常工作一般事宜和简短的事项总结事宜，便于年终总结等。

所有模块均支持TXT文档、Excel文档、DOC文档、PDF文档、PPT文档、JPEG、音频、视频等主流格式信息在最小子项目下的导入和导出，并对导入的工作信息提供存储、检索、查询、修改、删减等多项管理功能。

（二）提醒系统

该系统主要针对时间跨度较大、时限要求高的人力资源管理工作进行提醒。该系统在备忘系统的基础上运行。

1.提醒设置。提醒系统需要系统操作人员在备忘系统模块进行备忘的同时，预设提醒时间。提醒时间的设定可按照间隔天数提醒，也可按照公元纪年日期进行预设提醒，提醒时间默认关联系统运行的计算机时间。可按照事项紧急和重要程度设置紧急事项、一般紧急事项、一般事项三级提醒等级。

2.提醒执行。安装本系统的计算机，在预设提醒时间，显示器自动弹窗提醒操作人员办理相关业务，操作人员办理完结点击“已办结”，完成提醒工作。对尚未办结或需要另外设置提醒的信息，可再次设置提醒，循环提醒流程直至办结。

3.提醒管理。系统对设置的提醒信息提供存储、检索、查询、修改、删减等多项管理功能。分别用红色、黄色、蓝色三种字体颜色分别对预设的紧急事项、一般紧急事项、一般事项三级提醒事项进行标记，操作人员可以直观地区分提醒类别。同时系统可以实现按照提醒等级进行排序的功能。

（三）系统管理

系统管理主要实现对用户登入退出的管理，具体分为新增用户、删减用户、权限管理和登录管理。系统的运行由一个系统管理人员和多个系统操作人员协同操作。系统管理人员有新增、删减用户的管理权限。新增用户默认登录密码，登入后可自行修改登录密码。系统管理人员对新增人员可开放所有或部分操作权限，操作用户在开放权限内自行管理本人系统。操作用户在系统内的任何信息增减均留有操作痕迹，便于系统管理人员对各种操作工作进行收集备份。

四、系统工作流程

系统操作人员工作计算机安装本系统，并设置为开机自动启动，输入管理密码后进入系统。

系统操作人员按照个人分工和备忘信息属性，在系统模块目录最低层级子项目内完成相应的人事备忘信息录入，根据需要设置备忘提醒时间，并设置备忘提醒等级。系统将备忘信息和提醒信息默认存储在外置的存储硬盘内。操作人员根据日常工作需求，可对备忘信息和提醒信息进行检索、查询、修改、删除。

系统内已设置提醒的信息，在预设的提醒时间点，系统登录/未登录状态下，电脑显示器均可自动弹窗提醒操作人员“有到期事项需办理”，操作人员办理完结点击“已办结”，完成本次提醒工作。对尚未办结或需要另外设置提醒的信息，可再次设置提醒，循环提醒流程直至办结。上述事项办理情况将默认存储在外置的存储硬盘内。

五、小结

新形势下，各医院已充分认识到人力资源的重要性，纷纷进行人力资源管理体制的创新。为适应现代社会高度强烈的时间观念，人力资源管理者不断探索者新型、方便、简洁的人力资源管理模式。本系统的研发设计，采用Visual FoxPro语言，便于非计算机专业技术人员掌握，对系统硬件要求较低，可将应用程序及数据存放于U盘，便于人力资源管理工作者携带，方便异地使用。同时，使用本系统将在很大程度上规范人力资源管理工作流程，完善管理制度，并按照预先设定的时间节点进行备忘提醒，为医院人力资源管理者提供强大的信息支撑，节省了大量时间和精力，提高工作效率。但本系统也存在一定的不足，如未能实现移动终端的即时备忘提醒功能等，有望在后续研发设计过程中进一步改进，逐渐完善系统。