运用计算机财务软件提高高校决算工作效率

●戎加丽

一、引言

按照新的《政府会计制度》的规定，高校目前会计核算应当具备财务会计和预算会计双重功能，预算会计的主要功能是全面清晰反映高校预算执行信息。决算工作是高校每个会计年度终了，按照财政部门和上级主管部门的要求，基于预算会计核算结果编制的，内容力求全面清晰体现高校预算执行信息。按照《财政部关于2019年度部门决算工作的通知》要求：“为推动政府会计准则制度全面施行，实现部门决算编制以收付实现制为基础、以预算会计核算生成的数据为准，继续做好按经济分类编制项目支出决算工作”。目前高校决算数据主要来源于预算会计，内容包括决算主表、决算附表和说明、财务分析及其他附件。面对新制度的变革，开发更新计算机财务软件，结合决算编制的要求，充分运用计算机财务软件辅助核算功能，是提高高校决算工作效率、保证决算工作质量的重要途径。

二、充分利用财务软件功能编制决算报表的必要性

（一）决算编制精细化要求不断提高

《政府会计准则—基本准则》《政府会计制度》的陆续出台及政府收支分类科目的不断变化，决算编制的要求也越来越精细化。高校作为规模较大的事业单位，具有资金规模量大、种类繁多、业务复杂、项目建设周期长等特点。新《政府会计制度》的颁布和实施对高校的核算方式、财务管理、信息系统建设及人员管理都提出了更高的要求。按照《政府会计制度》及财政部门的要求，高校需要按照资金性质的不同编制基本支出、项目支出、经营支出决算明细表，按照资金来源不同编制财政拨款收入支出决算明细表和收入支出决算总表等，表内纵向按照政府收支功能分类分别填列，横向按照部门预算支出经济分类科目详细填列。决算报表错综复杂，数据量大，给决算编制人员带来了很大的困难，如何快速准确从账簿取数是编制决算报表的关键。

（二）决算报表编制工作任务繁重，时间紧迫

高校决算编制在每年的1月份进行，短短1个月的时间要录入所有会计凭证，完成单位内部对账、与财政部门对账、年终结账，严格按要求编制决算报表、撰写填表说明并进行财务分析等，如若有附属单位还要编制合并报表。随着我国高校自身的不断发展，为了更好地反映高校在经济活动中的资金使用情况，以便高校管理者和上级主管部门更好地了解学校的财务状况，从而更好地做出事业决策，并对下年的预算工作提供借鉴，部门决算编制要求越来越规范，大量繁重的工作、编制实践的紧迫性，高校决算编制工作人员往往会为了快速完成工作而影响决算数据的准确性。

（三）随着高校的不断壮大，高校资金来源和种类越来越复杂，资金需求量不断扩充

高校资金主要来源于财政划拨、财政专户返还等事业收入、上级补助收入、经营收入、附属单位缴款收入和其他收入。随着高校的不断发展，学生规模不断扩大、国家对高校的生均拨款不断提高及高校科研项目的不断增加，高校收入越来越大，种类越来越多，决算编制要求严格、精细，简单粗略的会计核算根本无法满足决算编制的要求，充分利用财务软件辅助核算功能对资金从收到支进行详细的核算才能提高决算编制的质量和效率。

三、利用财务软件提高决算编制的质量和效率的方法

（一）年初建账做好软件基础设置

根据财政部门对决算编制的要求设计年初基础设置。首先，决算编制需要根据资金来源的不同划分财政资金和其他资金，按照决算支出项目类别划分为基本支出和项目支出；其次在每张决算明细表中都需要按照不同的功能分类分别填列，项目支出决算明细表更是需要明细到每一笔资金的指标文号。因此在年初建账时就按照以上分类做好辅助核算项目的设置，以便年终决算数据的取数。年初建立新账时可以根据需要设置好“资金来源”“资金性质”“支出类别”“指标文号”“功能分类”“经济分类”等项目，各个项目内根据需要增加种类，例如可以将资金来源分为“财政拨款基本支出”“财政拨款项目支出”“非财政专项资金”“其它资金”“财政拨款基本支出结转”“财政拨款项目支出结转”“非财政专项资金结转”等。

（二）日常核算工作做到精确、规范

决算数据主要来源于预算会计日常核算及其账簿资料，高校日常会计核算主要体现在凭证录入和记账工作上，为了保证决算数据的真实完整和可靠，在日常核算中应当严格遵守相关财经法规，按照政府会计制度的规定进行“双功能”“双分录”核算。在日常凭证录入的过程中结合年初辅助项目设置按资金类别、支出类型、指标文号等分别入账。例如：财政拨入某笔指标文号为“财教*号”的基本支出（公用支出）资金，功能分类为教育支出（高等教育），则高校预算科工作人员在将该笔文号为的财政拨款资金录入预算系统时，按照辅助核算项目依次选择“资金来源—财政拨款基本支出”“资金性质—财政拨款支出”“支出类别—基本支出”“指标文号—财教*号”“功能分类—教育支出（高等教育）”等。当使用该笔资金时（假设需要支付某学院一笔印刷费），报销人员填制报销单时首先选择该笔项目资金，经济分类选择商品和服务支出（印刷费）。走完报销审批流程后，制单人员审核无误后点击“生成凭证”自动生成预算会计凭证和财务会计凭证。这一系列操作涉及的信息量较大，报销人员难免会录入错误，因此高校应当设置专门的制单和审核岗位，保证每一笔收入和支出都录入准确。

定期进行对账工作，首先是货币资金的账账核对、账实核对工作。出纳人员及时按照不同账户逐笔登记日记账，并在月末及时与银行进行核对。其次是资金项目、往来款项以及与上级部门财政拨款、非税收入及财政专户资金的核对，保证资金项目专款专用，往来款项定期清理，应缴的非税收入已缴入财政，应收的财政专户返还资金已收到。

（三）充分利用软件“自定义交叉统计表”的功能，实现决算报表自动生成取数

目前多数高校的财务软件和财政厅要求统一使用的报表软件还尚未“打通”，因此无法从财务系统中直接生成决算报表数据，但目前多数财务软件都具有“自定义交叉统计表”功能，年终做好对账、结账等基础工作后，根据不同的报表进行辅助核算项目的自由“组配”。基本可以实现报表的自动取数。例如“财政拨款项目支出决算明细表”，可以在“自定义交叉统计表”报表设置界面，纵向字段选择功能分类和指标文号，横向字段里选择经济分类科目，过滤条件选择“资金性质=财政拨款支出”并且“支出类别=项目支出”。

生成报表时，系统自动按照过滤条件只汇总“财政拨款—项目支出”的数据，左边纵向按照功能分类和指标文号进行分类，横向按照经济分类科目分别汇总到对应各指标文号中，并逐级汇总到功能分类。填制“财政拨款项目支出决算明细表”时，基本可以将该交叉统计表的数据直接粘贴到报表中。

四、目前高校决算工作对财务软件运用的不足和改进措施

运用财务软件进行取数，大大提高了高校决算工作效率，但高校的决算工作不仅仅是填列报表，更重要的是数据的分析工作，目前各高校都未运用财务软件对决算数据进行自动分析。另外由于各高校财务人员素质水平参差不齐，从原始凭证的审核、录入，到日常核对检查，最后进行决算，每一个步骤都需要财务人员细心负责，才能保证决算数据的真实、完整、可靠和规范。再者，目前各高校使用的财务软件绝大多数是核算型的软件，数据结构的扩张性、数据的共享功能以及报表的自定义功能都还不够强大，财务软件的数据接口开放性较差，不能与其他业务系统连接，无法实现数据的共享。

（一）高校应加强信息系统技术的支持，强化报表数据的分析

高校对决算数据的财务分析是以决算报表数据等材料为基础，通过计算相关指标，进行不同年度对比、预决算数据对比、重点经济项目对比、收支结构分析等，分析和评价高校财务管理水平、资金使用效率等，以防范高校财务风险，不断提高高校财务管理水平，并为学校事业发展提供决策依据。目前高校对决算数据的分析主要包括“当年事业绩效分析”“收支预算执行情况分析”和“财务管理情况”。对于“收支预算执行情况的分析”又包括“收入支出年初预算情况对比分析”“收入支出决算对比分析”“收入支出预算执行率分析”和“收入支出结构分析”。高校的决算工作离不开信息系统的建设，会计信息系统是决算数据准确性、及时性和可靠性的重要保障。高校应立足于自身财务管理实际，对会计信息系统的建设给予足够的支持，不断完善财务分析的智能化，自动生成相关分析指标，减轻财务人员的工作量，让财务人员把时间和精力用在“分析”上，不断提高高校的财务管理水平。

（二）加强对财务人员的培训，提高财务人员的业务素质水平和计算机水平

《政府会计制度》的颁布实施给财会人员提出了新的要求，政府会计由财务会计和预算会计构成，按照权责发生制和收付实现制分别核算，改变了原制度要求的以收付实现制为主、权责发生制为辅的核算模式。在《政府会计制度》下，由于财务会计和预算会计核算的原则不同，收入、费用（支出）确认和计量的时间、金额也不尽相同。例如财务会计需要根据权责发生制的原则对固定资产计提折旧、对无形资产进行摊销、对往来款项计提坏账准备、期末要计提利息等。预算会计按照收付实现制的原则，在收到资金或支付资金时确认预算收入和预算支出。按照《政府会计制度》的要求，要将制度融汇在预算系统、会计核算系统、收费系统、资产管理系统中，这给高校财务人员带来了新的挑战。

高校应当重视对财务人员的培训，提高财务人员的服务管理水平。通过岗位的合理优化配置，进行岗位培训和财会人员职业道德、职业素养的学习培训，在资金和时间上给予保障，为财务人员的素质教育提供宽松的环境。培训的方式除了会计从业资格年检规定的继续教育外，还应支持财务人员外出考察，学习其他高校的先进工作经验；鼓励财务人员提升学历、参加资格考试等。

五、总结

随着《政府会计制度》的正式实施，财务会计与预算会计的分离，高校财务管理面临着更高的要求，决算数据作为反映高校预算执行情况、资金使用效率、高校财务管理水平的重要依据，决算工作的质量和效率越发重要。本文以决算数据编制方法为主要切入点，充分运用计算机财务软件的智能化来解决决算工作中的困难，为年终决算数据的准确性、可靠性和完整性打下坚实的基础，为决算工作提供一定的借鉴。