探究科技文献查新报告之质量控制方法

2022-09-13张勇

甘肃科技 2022年10期

张勇

（甘肃省科学技术情报研究所，甘肃兰州 730000）

1 研究背景

随着我国科学技术的高速发展，科研工作与科技服务结合更加紧密、相互支撑，其中科技信息服务能力建设已成为科研工作的重要组成部分。近年来，科研人员对查新机构提供的服务内容和需求正在发生根本改变，科技查新的主要功能由过去单一提供文献“鉴证”逐渐向挖掘文献“数据”、助力科学研究延伸，科研人员的需求成为查新工作的关键。科研人员通过一份查新报告的相关文献，了解课题领域的研究基础、发现最新研究动态、探索课题发展趋势，同时获取与该项研究相关的其他信息，如：领域主要研究专家，研究机构的国家、地区分布，研究主题的基金支持情况，以及激活研究思路、助力科研选题，规避研究风险等。显然，当下科技查新已经被赋予了新的内涵和功能，延展和深化科技查新的服务功能与范围，提高查新报告的质量成为查新机构工作的要点。所以，查新机构如何创新服务模式，适应新形势下的科研工作已成为业界不断探索的新课题。甘肃省科技查新检索咨询中心是科技部认定的一级查新单位，有近30年的查新历史，据统计2000—2007年共完成查新项目1 418项[1]，而2021年一年间完成了1 591件，查新课题委托量的急剧增长显而易见。查新报告是向委托人提供具有鉴证性结论的书面文件，是考核情报咨询服务质量优劣的重要依据之一，是基于文献对科研项目涉及的技术、方法、应用等做出的前瞻性评价。探索一种实现查新报告质量控制的路径和方法，以期创新查新机构综合管理机制、提高科技服务能力和满足科研工作对高质量文献的需求。

2 查新报告质量控制的内涵

查新报告是查新工作的最终表现，是判断查新工作质量和有效性的标准之一，是查新机构赖以生存和发展的基础，按照《科技查新技术规范》对查新报告结论的规定，从查新报告质量控制的定义及其在查新工作中发挥的作用和意义，论述查新报告质量控制的基本内涵。探讨在查新目标要素管理的基础上建立一种基于制度化、标准化、流程化的查新报告质量控制方法，发挥查新工作在科研工作和科技创新评估工作中的最大价值，使查新这种专业化信息检索工作在创新科技管理模式下得到纵深发展。

2.1 查新报告质量控制的定义

质量即“一组固有特性满足要求的程度”，查新报告质量的载体不仅包括报告本身，即查新的最终表现，也包括查新过程、查新流程或者它们的组合。而查新报告质量控制即“为达到目标对查新质量的要求所采取的措施”，把查新报告质量控制通俗理解为：通过查新报告形成过程的可视化、可追溯，解决并排除其形成过程的任意阶段中可能引起低质、不全面或不满意效果的因素。查新报告质量控制是以获取与查新项目相关文献为目的，利用文献检索和情报调研相结合的工作方法，依照检索结果，通过文献分析比对，对查新项目的新颖性进行情报信息审查，得出有理论依据、有科学分析、有方法对比、有鉴证结论的查新报告。

2.2 查新报告质量控制的作用

查新报告质量控制是查新机构创新服务方式的具体实践。如果把查新机构的管理机制作为一个活动体系，多维度观察其实施过程中的动态变化，不难发现查新报告的质量控制与之相伴，贯穿始终；将查新报告质量控制视为查新机构管理机制中独立阶段的特定活动时，它的作用体现在对正在进行的查新活动施加积极影响的过程。因此，查新报告质量控制在整个查新机构管理体制中处于承先启后的地位，其作用在于及时发现并采取有效措施，消除存在于查新工作各阶段中可能导致由于管理效果偏离既定目标的因素，使其客观、真实地反映目标状况。因此，查新报告质量控制具有“发现、纠错、影响”的特殊功能。

2.3 查新报告质量控制的目的和意义

由以上分析可以得出：查新报告质量控制的基本目的在于发现查新过程中存在于各个阶段内不符合《科技查新规范》、未按委托项目需求，可能引起查新结果不合格的各种不利因素，旨在通过预警、纠错、影响等手段，向委托人提供高质量、高水平、全面地证明目标新颖性的评价文献，满足科研工作对科技信息的需求，以此带动查新机构服务模式的改革，促进科技服务体制的创新发展。

2.4 查新报告质量控制的基本内涵

查新报告质量控制是质量管理体系在情报咨询领域的具体化、实践化。基于以上论述，其内涵可以理解为：以《科技查新规范》为指导，对查新全过程施加干预和影响以保证其结果满足目标需求。其中包含：保证查新机构服务活动的规范程度满足行业标准；质量控制主体既包括查新的最终结果，也包括查新的实践过程、体系或者它们的组合，还包括直接参与查新，影响最终结果形成的人和事物。

3 查新报告质量控制的路径

查新报告是整个查新工作的结果，其质量的优劣程度直接影响到查新报告结论的准确性。在“全面”“准确”“快速”检索原则引导下，探索实现查新报告质量控制的路径非常必要。这一路径由获取影响查新报告质量的相关指标及开展指标之间关联性判断的方法组成。

3.1 采用文献计量法获取指标

从研究的角度，通过设定关键词“科技查新、报告、质量控制、指标”选择Cnki数据库，设定检索时间为2010—2021年6月31日，进行检索，共检到相关文献170篇，甄选密切相关文献9篇进行分析研究。武茹[2]从查新工作的不同角度提出委托单、数据库、查新人员等是影响查新报告质量的因素，建议采取加强与委托人交流、充实文献资源，合理选择数据库、提高查新人员综合素质等策略。张萌等[3]提出通过严格查新程序、完善信息资源等方面对技查新的进行质量控制，李鹏[4]提出“查新结论”影响因素论，建议把握客观性、公正性、准确性三个硬性指标，客观反应所检文献的原始面目，对国外查新建议采用Dialog、STN、ORBIT、OCLC、DataStar等数据库。通过文献计量法分析表明，赵南和韩冬梅[5]指出为避免主观因素对查新结果影响，应设置两名及以上独立核查员，在出具查新报告前分别对报告中的内容进行审核，利用互补互查降低主观因素对报告的影响力。由此以查新机构管理制度、查新流程、文献数据库、查新+审核机制等具有科学、严谨、明晰的要素特征成为具备良好操作性的指标。

3.2 从实际工作中总结指标

采用查新报告形成过程中的参与者提出的建议作为指标。查新人员（泛指受理、流程、查新、审核等工作人员）是查新工作的实践者，其行为贯穿于整个查新流程，是影响查新报告质量的关键因素。查新人员在长期的工作中积累了丰富的经验,对避免理解技术要点出现偏差、检索相关文献漏检误检，以及分析判断查新结论有无明显失准等情况有独到的认识。基于互联网平台的专家咨询方式（甘肃省科技厅科技成果专家库）弥补了查新人员由于知识面局限与专业不对口对查新结果产生的影响。委托人是查新结论的使用者，是评价查新报告是否满足科研需求的主体，其对查新工作的建议具有客观性和建设性。具体为：采用EXCELL表格，统计出每个查新人员罗列的认为影响查新报告质量控制的相关指标；通过现场查新、历史课题抽检、内部技术交流会、委托人互动等多种形式，听取查新人员对拟征用指标的意见和其对动态指标的理解；采集基于咨询专家经验视角的特色指标，通过比较评估以往专家咨询意见对查新结果的影响，遴选出基于不同学科、不同领域、不同研究对象来自专家意见的影响因子，选择具有行业或领域特点的相关指标。

3.3 确定指标

通过以上研究，得出考核查新报告质量的“指标”，利用Spss软件，进行上下级指标、同层指标以及权重指标的分层和赋值。所选指标既是查新工作质量控制的因子，也是评价文献查新工作绩效的量度，因此，确定查新报告质量评价指标是做好其质量控制的前提和基础。正确设定质量控制指标的关键，在于找准可解决问题的指标，明确单一指标的属性，以及指标之间的相关性，并使查新报告和评价指标在遵从《科技查新规范》与符合委托人需求两方面达成一致和平衡。这些从管理制度和工作流程等层面设置的评价指标始终贯穿于查新工作的全过程，对查新起到事半功倍的效果，见下表1。实现查新报告，包括查新点质量、检索质量、选取相关文献质量、报告撰写质量等的全面管控。

4 构建质量控制机制

从广义讲，查新报告质量控制是人才、资金、资质、数字信息技术等融合相互作用的过程，直接反映查新机构的基础质量、环节质量和终末质量。查新委托项目涉及领域广泛，几乎涵盖了全部重要学科领域。查新报告质量控制机制就是建立系统的管理制度、制定科学的查新流程和开发全面的查新系统。

4.1 建立查新机构管理制度

自2000年《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》发布，至今已有二十多年，期间，科技文献查新工作有了质的飞跃[6]，查新机构积累了大量的经验。查新机构可依工作经验，对查新管理制度进行顶层设计，制定出有关科技查新规范的相关细则、制度，如：文献查新与情报检索规范、文献查新与情报咨询技术细则、查新人员工作手册、查新项目回访调查制度、人员培训制度、查新平台及数据库使用规范、报告书审核制度、专家咨询制度、绩效考核制度等。

4.2 实现查新流程标准化

以查新报告质量考核指标为指引，在查新机构相关管理制度下，以实现查新流程标准化为目标，制定查新标准化流程。主要包括委托形式的标准化、检索过程的标准化、撰写报告的标准化、出具材料的标准化等方面。该流程（见下图1）在实践中得到了较好地执行，为流程的标准化奠定了基础。

图1 查新业务流程图

4.3 采用查新报告复检、反馈意见登记

随机抽取已完成查新报告，另选查新员、审核员作为实验组，在查新报告质量控制指标指引下对原报告进行复检，对比前后结果的差异，旨在发现影响查新报告质量的主观因素。委托人反馈意见是委托人对查新报告理应达到某种水平的期望，对查新报告做出的特定评价（假定目标期望是正确的）。将反馈意见备案存档并作为评价查新报告质量的条件之一，由此可以获得导致查新报告结论偏离目标期望的客观因素，达到优化现有管理制度和查新流程的目的。

4.4 利用科技情报检索评价管理系统

甘肃省科学技术情报研究所运用先进的信息技术，为方便查新机构进行规范化管理，开发了“甘肃省科技情报检索（成果评价）中心”系统，其中包括科技查新管理系统,见图2，该系统是基于互联网，集委托、合同、任务、数据处理、资料存档、统计、查询于一体的综合性业务平台；集文献查新、情报检索、成果评价等为一体的智能化系统。其文献查新功能包含：课题委托、网上受理、缴费、课题检索、查新报告打印等，使查新业务流程实现了网络化、数字化、自动化、标准化，为查新报告的质量管控工作提供了强大的技术支持。

图2 甘肃省科技情报检索评价管理系统

4.5 完善查新数据库

笔者总结常用查新数据库使用情况，见表2。科学利用不同数据库，资源共享和协同创新已成为科技查新发展的方向，文献数据库是进行查新工作的基本保障。近年来，查新工作纵深发展对查新数据库的建设提出了新的要求，集成多种数据库、适宜操作的中文检索平台成为一种需求，它可以使查新员提高查新效率、影响查新报告的质量。甘肃省科学技术情报研究所开发的“甘肃科技文献共享平台”成为科技文献查新的信息资源中心，它集传统数据库清华同方、重庆维普、北京万方、FARS外文学术资源、外文馆藏期刊以及国研网、产品样本库为一体，提供CSCD、CSTPCT等科研工具和包括二次文献、全文下载、原文传递、知识图谱等功能，为查新工作者提供高效获取基础文献的保障，如图3。