第十四届全国运动会项目管理创新与实践

2022-09-07任成义白思俊王云杰张珍

项目管理技术 2022年7期

任成义白思俊王云杰张珍

(1.西安华鼎项目管理咨询有限责任公司，陕西西安 710072；2.西北工业大学管理学院，陕西西安 710072)

0 引言

当前，项目管理作为一种最佳实践方法，已经广泛应用于大型活动项目的策划、组织和实施等[1]。近年来，我国大型活动举办频繁，该类项目具有涉及面广、规模大、风险高、管理复杂等特点，采取项目管理的方法成为必然选择[2]。

目前，关于大型复杂项目的研究文献较多，例如：李永奎等[3]从社会学视角对大型复杂项目组织研究文献进行评述；陈瑜等[4]研究了政府投资类大型复杂项目总体项目管理框架；郭宝柱[5]总结了大型复杂项目的系统观点与系统方法。但是，针对大型活动项目管理的研究较少。基于此，本文以第十四届全国运动会(以下简称“十四运会”)为例，运用项目管理方法与工具，构建大型活动类项目管理八部曲模型，分析该项目全方位、全要素、全流程管控措施[6]，可为其他大型活动项目管理提供参考。

1 项目管理八部曲模型构建与统筹规划

1.1 模型构建

首先，通过梳理和分析“十四运会”现场保障组工作开展的核心痛点，分析客户潜在需求；其次，通过走访调研，制定“十四运会”现场保障组《问题清单一览表》，包括行政接待、场馆运营、食品安全等7个方面，共57个关键任务节点；最后，通过调研和分析发现，“做什么、管什么”“谁来做、谁来管”“怎么做、怎么干”“怎么管、怎么控”“如何落实过程管控”5个方面的问题较为突出。为系统解决上述问题，构建项目管理八部曲模型，如图1所示。

1.1.1 需求分析

通过调研、访谈、讨论等方法收集“十四运会”现场保障组面临的问题，分析根本原因，为解决问题提供指导原则和方向。

1.1.2 统筹管理

梳理“十四运会”现场保障任务，制订里程碑计划，优化信息上传和指令下达机制，实行挂图作战管理方式，确保全方位统筹管理。

1.1.3 解决“做什么、管什么”的问题

全面梳理现场保障工作内容，编制现场保障工作大纲，组织相关人员学习，了解工作内容与责任。

1.1.4 解决“谁来做、谁来管”的问题

合理分配工作任务，编制工作责任矩阵，明确责任主体，做到事事有人管，件件有归口。

1.1.5 解决“怎么做、怎么干”的问题

根据各板块工作具体内容，深入研究专项方案，编制行动流程和序列，方便相关人员具体操作执行。

1.1.6 解决“怎么管、怎么控”的问题

针对现场保障工作，系统性设计管控方案，编制计划管理办法和开闭幕式组织方案，指导团队有效监管。

1.1.7 落实“过程管理与控制”工作

为高质量完成“十四运会”现场保障咨询服务项目，提供驻场服务，强化过程管控。

1.1.8 实现项目隐形价值

组建专家咨询团队，为客户提供决策支撑，保障项目顺利开展，提升项目管理水平和价值。

1.2 统筹规划

统筹是指对项目进行全面、统一的筹划和安排。通过统筹管理可以有效整合资源，保证项目的进度与质量。

为确保“十四运会”现场保障工作顺利筹备并圆满完成，根据以往大型活动经验，编制现场保障《里程碑计划图》《重点工作列表》《场馆分布图》等文件和规范，协助现场保障组挂图作战管理。此外，建立和完善信息传达机制和总控指挥体系，编制《现场保障组信息上传下达机制》和《运行保障指挥中心建议方案》，保证指令下达和信息上报渠道畅通，以有效提高沟通效率和质量，保证项目统筹管理顺利开展。

2 工作梳理与任务分配

2.1 工作梳理

由于“十四运会”现场保障工作人员基本借调于各区、各局办，大多数人员不具备大型赛事活动的实践经验。因此，需要对具体工作进行全面梳理和系统宣贯，为后续工作的顺利开展提供指导。

基于以往大型活动类项目实践经验，利用工作分解结构(WBS)，结合大型赛事活动项目管理要素，对“十四运会”保障工作进行全面梳理，编制《现场保障任务清单》《现场保障工作大纲》《开闭幕式现场保障任务清单》《开闭幕式现场保障工作大纲》等一系列重要文件，以此作为资源配置、计划管控、风险预防的重要依据。“十四运会”现场保障工作分解结构(WBS)如图2所示。

图2 “十四运会”现场保障工作分解结构(WBS)

由图2可以看出，现场保障工作大纲包括开闭幕式保障、行政接待保障、志愿者管理保障、场馆运营保障、配套设置保障、安保交通保障、观赛群众服务保障、赛事保障、新闻宣传保障、其他保障、运行保障指挥11个方面，共计1305项任务。

2.2 任务分配

任务分配是项目管理的重要环节。通过任务分配，可以合理配置资源，协调各参与方工作。基于各项任务性质和责任主体相关资质，编制《现场保障工作责任矩阵》，明确1305项任务分工，确保“十四运会”现场保障工作“事事有人管、事事有监督”，推动相关工作顺利开展。“十四运会”现场保障工作责任矩阵如图3所示。

图3 “十四运会”现场保障工作责任矩阵图(截图)

3 计划执行与监管

3.1 制订工作方案

为保障“十四运会”现场保障工作执行到位，提升管理效率和水平，针对行政接待、统筹指挥及开闭幕式现场保障等具体任务，制订执行方案，完善工作流程，编制行动序列，设计管理脚本。

依据国家体育总局指导意见，结合上级相关要求，借鉴以往工作经验，遵循体育竞赛规律，编制《行政接待工作方案》，包括指导思想、工作目标、组织架构、工作内容、职责分工、来宾类型与特点、保障措施及工作要求等方面。同时，编制《现场保障组工作方案及流线》《开幕式总体工作方案及流程》《半月度工作计划表》等管理文件，用于指导和规范保障工作。“十四运会”行政接待工作组织架构如图4所示。

图4 “十四运会”行政接待工作组织架构

根据《开闭幕式组织工作相关方案》和《十四运会开闭幕式指挥部现场保障组工作方案》内容与组织分工，梳理开幕式当天工作流线，编制《开幕式演练工作行动序列表》和《开幕式现场保障工作行动序列》，明确各项工作开展时间、实施内容、工作点位、物资分布、责任分工等内容，为现场保障组提供操作指导。其中，开幕式现场保障工作行动序列分为准备工作检查、夜间值守维护、人员到位调试、全面检查与观众服务、进入状态保障执行、观众退场与演赛转换6个阶段，共计197项具体任务。

为确保开幕式取得圆满成功，根据演练方案、行动序列及相关要求，编写《开幕式现场保障组脚本》和《开幕式现场保障组指挥长脚本》，明确呼点频次、呼点时间及各时段汇报重点。构建开闭幕式指挥部、执委会指挥部及现场保障组三级指挥体系，优化信息上报与指令下达流程，确保开幕式现场保障工作顺利开展。