浅析电子文件归档与存储存在的问题与对策

文/赵一桐

电子文件归档与存储是馆（室）藏档案的重要组成部分，但由于电子文件生成、传输、存储载体的特殊性，其收集、鉴定、整理和利用，是档案管理工作的一项新的挑战。目前，一些电子文件资料并未向档案馆（室）移交，部分电子文件因其分布散、载体类型杂、缺乏系统性，造成内容无法考证、资料随意处置甚至是销毁。加强对电子文件的归档和存储，成为档案部门一项紧迫的课题。

1 新时代电子文件档案收集工作存在的主要问题

1.1 对电子文件档案收集归档意识相对缺乏

对于公文，人们能够意识到有价值的应该归档，而对于电子文件档案，无论是档案工作者还是文件形成部门及人员都缺乏足够的认识，往往认为有些电子文件资料不是档案，无需归档。此外，由于电子文件资料大多能反映活动的全过程甚至全貌，涉密程度较深，在历次保密安全检查清理中，还存在销毁问题，导致电子文件档案资料流失多，积累少。

1.2 收集不及时是电子文件档案收集难题

根据档案移交管理有关要求，移交档案资料范围包括照片档案、录音档案、文字档案、电子档案等，且档案数据必须确保真实完整、安全可用。实际收集中，由于电子文件档案产生时机与内容的不确定性、归档方式与归档范围无明确规范，往往不能及时归档，进而产生文件资料流失、丢失、随意销毁、相关信息不完整等问题。

1.3 电子文件档案收集利用方式较被动

由于档案部门收集的电子文件档案涉密类居多，所以很少开展服务利用，造成了档案工作人员对电子档案收录归档分类不清楚，可操作性不强。另外，由于档案工作人员接触面窄，与形成电子文件档案的单位或部门联络少，收集工作往往是被动的，感到无从下手，不能及时组织收集。

1.4 权属不明晰成为电子文件档案收集的瓶颈

新修订的《中华人民共和国档案法》第十四条规定：“应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得拒绝归档或者据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”在实际收集工作中，特别是收集电子档案时，由于电子文件信息量大，电子信息存在不同程度的涉密，数据存储方式要求较高，还存在电子档案来源不清晰，权属不明确等问题，影响其收集。

2 电子文件档案归档工作的新要求

2.1 提高整理鉴定效率需要利用智能化管理

传统档案经过数字化加工处理后，不再动用实体档案，对原始档案进行封存管理，大大减少人为损害或自然侵害的可能，提高了安全系数。传统的纸质档案资料在整理留档之前一般要进行鉴定，这些鉴定大多是由档案工作人员独立完成，缺乏与文件产生人员的沟通。由于档案管理者的业务水平参差不齐、对档案本身的理解角度不同、对内容的专业掌握不足，在档案的使用过程中发挥档案管理的作用也不尽如人意。由于电子文件档案载体存储体积小，以及对视频、音频、图片人工智能分析技术成熟等特点，使鉴定工作逐渐弱化，未来将引入计算机自动化鉴定，以取代主观性强、不科学的人工档案管理模式。通过全文检索、图像文字识别、图像内容检索、音频视频文字内容识别、音频视频内容检索等技术的运用，提高对各类电子文件档案的查询和鉴定效率。对于电子文件档案，可沿用传统编目方法，有的可不再进行分类，而是著录了档号、题名、日期、时间、地点、人物、责任者、数量等信息，利用多角度查询软件可实现目录级及全文检索。积极开展档案内容关键词检索等研究工作，结合人工智能分析技术，实现更深层次的检索与内容分析。

2.2 开发建设好数字电子文件管理系统

在办公网络化和自动化的背景下，如不推进传统载体档案数字化，就无法顺应档案资源信息化管理和共享的大趋势。开发建设档案数字化系统是紧跟时代发展的需要，也是开创档案管理与服务新模式的必然选择。采用网络信息技术手段，可实现高效服务，使数字化档案得到充分利用。数字档案可以依托强大的档案数字化管理系统，借助先进的信息技术手段，实现档案检索的自动化，档案获取的智能化，打破传统档案利用过程中在时间和空间上的局限性。以数字档案为主要信息资源的档案馆（室）能够打破传统档案管理模式，解放人力，提升工作和管理效率，从档案的归档、接收、编目、保管到利用都可在数字化基础上实现现代化和智能化管理，更好地发挥档案和档案部门的作用。

3 加强电子文件档案收集归档工作的对策

3.1 提高对电子文件管理重要性的认识

切实提高本单位有关领导、部门和人员对电子文件档案收集归档工作重要性的认识，通过宣传电子文件档案的重要性，使得有关领导、部门、人员及档案管理人员能够认识到什么样的电子文件资料是档案；加强对档案工作的领导，安排一名副职领导分管档案工作，及时研究档案工作面临的重大问题，保证电子文件档案归档工作所需的人力、物力、财力投入，同时加强相关档案规章制度及业务细则的建设，用规章制度实现包括电子文件资料在内的各类文件归档，维护电子文件档案管理的正常秩序。

3.2 明确电子文件收集范围

电子文件档案的收集，应以反映本单位基本情况、主要职能、重大活动和历史面貌为侧重点，确保对本单位工作、历史研究具有保存和利用价值的电子文件档案纳入归档范围。档案部门应掌握本单位重大活动的安排策划，在活动开始前提出声像资料、电子文件、纸质文件的归档范围，在活动进行中实施提取，在活动完毕后着手收集整理鉴定归档。在收集过程中，应着重对重大工作节点中所产生的电子文件资料进行收集。在会议安排、业务工作、考核评比、巡察整改、外部协作等工作中产生的具有保存价值的电子文件档案资料均应归档。本单位在各项工作活动中形成的和承办上级、同级、下级的具有查考价值的电子文件资料也应归档；领导干部及有重大贡献的个人在履行职务活动中形成的对本单位具有查考和保存利用价值的电子文件材料均应归档。

3.3 创新电子文件的收集方法

传统的档案收集受到档案实体占用空间较大的制约，一般强调进行鉴定，而电子文件资料占用存储载体的存储空间。收集时，应确保与电子文件资料相关的电子文件、纸质文件等材料一并收集，应确保收集电子文件的可用性。

为避免电子文件被随意处置，特别是删除，档案室工作人员应该根据保密要求，对这些文件经常性收集，同时在收集时可督促文件产生者将数字文件的内容、时间、涉及人物等信息一并提交。经常性收集工作可结合单位的办公自动化系统、集中文印系统、集中管控系统，从系统中在线自动收集。

会议安排、业务考核、巡察整改等具有明确阶段特点的活动，应该在活动开始前由档案工作人员制定收集的具体内容、著录的具体信息、移交的具体时间，及时收集，一般由活动组织者在活动结束后整理归档，移交给本单位档案室。

3.4 完善相关电子档案存储制度

应明确档案工作人员利用工作时间、使用单位设备、完成单位赋予工作任务时形成的照片、录音、录像等各类资料的版权归属问题，明确规定包括电子文件资料在内的各类电子文件归档范围与时间，由电子文件产生、办理的单位和个人移交至档案部门或者档案工作人员，完成归档。