大藤峡工程数字档案管理系统的研究与应用

王 珏，丘仕能

(广西大藤峡水利枢纽开发有限责任公司,广西 桂平 537200)

随着信息资源数字化、网络化进程的快速发展，企事业单位的档案管理信息化逐渐受到关注。加快档案信息化建设，适应当下社会信息化快速发展，为单位创造全新的档案管理模式已成为企事业单位管理的新模式。大藤峡水利枢纽工程数字档案管理系统对多种来源电子文件和传统载体档案进行捕获、管理、利用和处置，全面提升了各种数字档案资源管理利用的信息化水平[1]，充分体现电子档案资源信息化整合的共享理念，融合当前国内外的先进技术，以电子档案信息资源为核心、辅以数字档案的永久存储和高效利用为目标。通过信息网络实现了对各种数字档案类型文件、档案信息资源的集中统一管理和充分利用，搭建了一套符合大藤峡水利枢纽工程档案工作要求的数字档案管理信息系统，实现档案管理现代化、信息数字化和利用网络化[2]。近年来，国内不少学者对档案管理信息化有了深入研究。邱立[3]在2018年阐述了国内数字档案的发展历史，通过电子档案管理流程进行分析，明确了数字档案的应用价值进行评价；曾念等[4]2018年对档案管理在工作中的应用进行分析，实现档案管理在单位内部统一平台上共享，提高了系统应用价值和档案资料的安全存储；邵景辉[5]于2021年指出电子档案的数字化资源的数据存储，以数据记录档案资源信息，通过数字档案形式存储档案资料。在国外，档案资料数字化建设研究较早[6]，从1990年开始，国外档案管理单位便对档案管理信息化进行了探索，发表了大量档案资源信息化建设的研究成果。20世纪60年代，图书档案管理信息保存便成为国外著名图书馆研究部门重点钻研的方向，美国学者Shelby Sannet、Brian Lavoie等学者对档案管理进行了大量研究，通过对图书档案资料的保存对象进行扩展，规范档案管理流程，建立了档案资料的长期保存机制。最终，通过规范了档案资源信息化管理的操作流程，节约了档案管理工作的成本[7-9]。

1 项目背景

大藤峡水利枢纽工程位于珠江水系西江流域黔江干流大藤峡出口处弩滩上，是以防洪、发电、航运、补水压咸、灌溉等综合社会性利用的大型水利枢纽工程[10]。国家和水利部党组对大藤峡水利枢纽工程提出了很高的要求并给予了极高的期望，力争把大藤峡工程建成国家重大基础设施的精品工程、阳光工程、廉洁工程和水利行业的标志性工程。水利工程建设数字档案管理系统的建设，顺应国家信息化发展的潮流，运用现代科学理论和新兴技术，对水利工程档案科学管理，从而提高水利工程档案管理和运行的信息化水平。

2 系统架构

大藤峡水利枢纽工程数字档案管理系统是基于J2EE平台开发建设的，系统的开发语言主要使用JAVA。系统的数据库主要采用关系型数据库，以ORACLE作为系统数据库，系统配置主要采用XML可扩展标记语言技术[11]。系统技术构架见图1。

图1 数字档案管理系统技术架构

通过图1可知，整个系统主要划分成5个逻辑层，分别为数据层、信息包引擎、服务层、应用层、展现层。①数据层，是存放系统应用数据的逻辑层，是存放原始的数据源；②信息包引擎是进行数据处理的底层架构，它将逻辑包与物理存储包进行相互转换，从而将信息报数据转换到数据库、文件系统、外部数据源进行存储，并提供访问接口；③服务层是整个系统的中枢，作为系统服务的总线，为系统开发建设提供面向服务对象的开发工具包，从而把基础功能合并到开发工具包中为应用层提供API接口调用；④应用层是体现档案管理业务的逻辑层，用工作流引擎贯穿档案管理系统的各个功能及业务流程，从而把系统相对独立和有先后顺序的功能有效结合起来，以接口的形式，使系统数据互相交换；⑤展现层是展现给系统所有用户的图形界面，以MVC架构开发，使系统无需更改核心功能便可展示多种图形界面。

3 建设内容

数字档案管理系统的系统硬件是采用专用服务器和磁盘阵列柜组成；在飞扬综合档案管理系统平台作为基础前提下进行二次开发，集成全文检索、GIS软件等相关方案行成高度集成的数字档案应用系统[12-13]。

按照“人员属地管理、业务垂直领导”的管理架构，广西大藤峡公司档案馆及各参建单位档案室档案业务管理纳入一体化管理，在大藤峡公司范围内同意建设数字档案管理系统，并在公司各职能部门、水电八局、葛洲坝等参建单位逐步实施应用。

整个档案管理系统分为3个阶段实现：第一阶段的目标已于 2016 年 8 月实现，即在 2016年底之前实现档案管理系统软硬件平台建设，采集录入部分档案数据，并在广西大藤峡公司职能部门、水电八局、葛洲坝等单位实施。 2016年12月项目一期工作通过了广西大藤峡公司信息中心(档案馆)的验收。 第二阶段的目标是在 2017 年实现档案管理系统与现有的各信息系统数据接口，完成自动归档和档案业务流程自动化的要求，在总公司下属各单位开展实施和应用。 第三阶段的目标是在 2018 年对档案管理系统进行完善和改进，提升档案管理系统的稳定性、 可靠性、安全性，重点考虑存储备份和档案数据再利用的问题。

图2 ES-OAIS数字档案馆系统功能模型

数字档案管理系统是由接收中心、管理中心、利用中心、安全中心及门户构成的，实现档案业务从信息的采集、管理、保存、利用的全过程管理。SIP为提交信息包，AIP为档案信息包，DIP为分发信息包，立档单位或个人是信息生产者，通过在线形式将信息包远程传输至安全防护层的INGEST摄取层，从而产生适合标准及保存的档案信息包。提交信息包以加密和压缩状态来传输，在信息报转为档案信息包过程中是通过用户自定义的工作流的形式管理，从而完成信息提交、摄取、归档、利用审批等业务流程，系统管理员可在线实时监控信息包的流程进度，安全保护层包括数字传输加密、电子文件加密。

4 项目特点

建立大藤峡水利枢纽工程档案管理系统，应符合国家颁布的相关档案标准和规范。

a)纯B/S结构要求。用户工作页面使用浏览器(Browser)访问，全部事务逻辑在服务器端(Server)实现，用户操作方式简单直观、维护和升级方式简单。

b)业务管理功能。系统要求涵盖档案收集、整理、归档、鉴定、保管、检索、编研、审批等档案管理的全部业务环节，实现文书、科技、财务、音像、实物等各类档案的管理。

c)系统管理功能。系统提供档号定义、分类维护、表结构维护、界面维护、模板维护、提示项维护等自定义维护功能，保证用户可以根据自己的需要自定义提示项、档号等，同时满足不同门类所要求的界面、模板及表结构的差异。

d)较强的检索功能。系统不仅提供高效的目录信息检索功能，还支持多流行的格式文档(DOC、RTF、HTML)和版式文件(PDF、CEB等)进行智能文本提取，包括对数字化加工完成的图像文件进行文字自动东识别和提取，利用完善的全文检索技术提供满足各种要求的档案信息检索服务，基于优化的检索策略保障检索的查准率和查全率。

e)丰富的开放式接口。系统采用开放性体系，提供完善的业务服务接口，满足OA系统对有归档价值的电子文件进行自动归档,提供数据服务满足各类外部应用系统对档案信息的利用，并可以作为档案管理子系统向上级数字档案馆进行在线或者离线移交电子档案。

具备档案数据的定期和不定期的在线分及导入导出功能，具备完善备份机制。

5 建设成果

a)大藤峡数字档案管理系统的建设，实现了大藤峡工程整个档案业务流程的全面自动化。建立业务流程一体化，实现电子文件业务档案及时归档，可能使档案收集程序提前完成。档案管理系统的接口与其他系统的无缝衔接，实现了对各参建单位电子文件进行远程监控、跟踪管理、实时接收，用现代化的信息技术对档案业务流程实操进行管理，使电子档案信息存储更为齐全、完整、准确，从而真正意义上实现了档案文档一体化。

b)数字档案管理系统建成的各类数字信息资源库，对数字资源进行充分利用与挖掘从而为大藤峡水利枢纽工程生产、管理、决策提供更高质量的档案服务。数字档案的信息库涵盖了电子文件材料，且还有语音、视频、图形等多种媒体档案信息，通过计算机网络将档案信息库连接成超大规模信息库[14]。通过档案信息库资源任意组织编辑专题材料，为领导决策、技术、管理提供更加丰富的信息服务。

c)通过先进工作流和消息系统等技术手段，让大藤峡公司内部职员或参建单位相关人员通过公司内网或者移动互联网在任何时刻、任何地点按权限享有大藤峡数字档案信息利用服务[15]。

6 结语

对大藤峡工程档案管理中电子档案信息资源管理利用、数据检索等进行了分析，运用了XML技术的元数据、OAIS模型及先进工作流及消息系统技术，搭建了一套符合大藤峡工程状况的数字化档案管理系统，实现了大藤峡工程档案业务全面自动化，建立了各类数字信息资源库，为大藤峡水利枢纽工程生产、管理、决策提供高质量的服务。