校友信息系统从“自查自用”到“共建共享”的设计与实践

2022-08-30杨颖

科技创新导报 2022年9期

杨颖

（华东理工大学校友与发展联络处上海 200237）

1 研究背景

遍布世界的校友资源是各大高校的宝贵财富，校友信息的收集和掌握依然是推动学校发展的重要基础工作之一［1-2］。随着办学历史延伸，高校积累的校友数量逐年递增。同时，一位校友可能有上百个字段来定义，包括就读信息、联系方式、工作情况、兴趣爱好等［3］。因此，校友信息的数据量极其庞大。在网络信息时代发展背景和互联网思维下，各类校友信息系统如雨后春笋般涌现，大大提升了校友工作的成效和质量［4-6］。

但是，当前校友信息系统大多还停留于校友总会自查自用的阶段，信息搜集渠道较为传统单一，无法充分发挥校友工作联动的作用［7］。学院校友会、地方校友会和行业校友会等二级校友组织应运而生，对校友信息系统的共建共享提出了新的需求。众多高校出于信息安全防范的考虑，未尝试向二级校友组织开放校友信息系统的权限，依然使用Excel表格形式实现信息交互，拖后了工作效率，更可能发生因工作人员变动、设备损坏等原因造成数据的泄露和丢失，产生严重后果［8］。基于此，结合我校校友会向学院校友会开放校友信息系统的具体实践，探索校友信息系统从“自查自用”到“共建共享”的转变途径，提出解决实际问题的建议。

2 校友信息系统的发展历程和阶段特点

以学校校友信息系统为例，共分为信息采集、信息整合、信息操作、信息安全、大数据分析5个模块，设计拓扑图如图1所示。作为几十万校友信息的集合，校友信息系统便于查询管理各类工作数据，搭建校友合作互动平台，助力母校和校友的事业发展。同时，首创开发学院版校友信息系统，次年投入使用。8年来，校友信息系统中的校友名册、校友信息数据持续上升，切实提高了工作实效，激活与全国乃至全球数十万校友的联系。

图1 校友信息系统设计拓扑图

通过对40余位学院校友工作管理员进行使用情况调研，校友信息系统各阶段特点和使用现状如下。

（1）初期，数据共享性高、冗余少且使用频率高。为了更好地更新和挖掘知名校友信息，将校友数据信息取于学院、归于学院，系统加强了学院功能和权限控制，基于校友库毕业生名册数据和校友信息数据，分配至学院，学院领导和管理员使用专门开设的账号密码登录。校友数据可被多个用户和多个应用共享使用，大大减少数据冗余。同时，提出校友信息系统指标，更大程度上提高积极性，实现交流互动。图2和图3显示，使用初期，校友信息数量显著提升。

图2 校友库中全日制校友的名册、信息和激活率情况

图3 校友库中非全日制校友的名册、信息和激活率情况

（2）中期，数据独立性高，人工采集成本增大，信息动态更新滞后。学院库在实践中不断完善，基于数据安全考虑，学院管理员只能单个修改本学院的校友名册和信息，不能批量新增校友数据，不允许删除整条校友信息，可以且只能维护本院系的校友信息的交往数据。管理员修改本学院的校友信息后，由校友会专人将学院库数据更新至校友库，并定期将校友库信息更新至学院库。学院管理员通过校友活动，收集班级通讯录，人工采集校友信息后，需要管理员单个修改校友名册和信息，比之批量上传而言相对繁琐。另外，校友库和学院库的数据交互时，难以明确校友是否自主更新信息，该信息是否已被录入学院库，需要通过查看操作日志的方式，重复定位校友，因此，更新信息成本不断增大。但由于校友信息系统指标不断激励，学院依旧保持很强的维护和处理信息的主动性，校友信息数量持续上升。

（3）末期，数据安全要求持续加强，管理和维护代价增大。在新常态下，校友活动的规模和数量大幅度减少，工作人员变动，账户密码反复变更，信息安全和数据保密问题亟须解决，系统暂停向学院开放。在新形势和“互联网+”的思维模式下，制订了共建共享校友信息的方案，向学院管理员开放“校友大数据+”小程序的权限，使用微信授权登录，基于诚信互惠的原则，共享部分权限。不但避免了账户密码泄露的安全隐患，学院管理员还可以实时查看本学院最新的校友名册和信息，校友会管理员无需对校友库和学院库的信息进行人工判断时间先后和重复的复制粘贴工作，减少管理和维护成本。

3 校友信息系统指标的提出和意义

校友信息系统从“自查自用”到“共建共享”，不仅是平台技术层面的转变，更是校友工作理念的革新，使校友数据真正来源于二级校友组织，并放权于二级校友组织。为评估校友信息系统模式的有效性，提出了指标——校友激活率和替代指标。

3.1 校友激活率的意义

“激活”指刺激有机体内某种物质，使其活跃地发挥作用。校友会通过多种途径，如组织校友返校和校友活动，搭建地方校友会、行业校友会和学院校友会等三位一体校友组织，开发校友微站，提供校友邮箱申请等，都可以“团结、凝聚、服务、助力”——激活校友［9-10］。校友信息系统中，某条校友信息包括有效手机号码、邮箱、通讯地址、工作单位等字段的其中之一（见表1），即校友会能定位到该校友，便满足归入激活率的条件。通过不同的标签设置和综合筛选，计算校友信息和校友名册的比值，统计各组织的校友激活率。通过校友激活率分析报告，为高校校友工作提供有利的参考。

表1 校友信息重点字段

3.2 校友信息系统指标的替代

随着校友工作不断推进，激活率日益增高，学院深挖校友信息的积极性持续高昂的趋势减弱，校友激活率难以立刻有大幅度上升。同时，部分校友信息来源于毕业档案导入，时过境迁需要重新确认。因此，校友信息工作模式也应随之变化，校友信息系统从“激活校友”逐步迈入“更新信息”的阶段。上海部分高校将除应届毕业生外，3年内获取的校友信息界定为有效信息。明确重点字段，分析更新场景，是更新校友信息工作的关键。学院修改关键字段后，确保信息数据的及时性和准确性，每月导出修改日志，统计更新率和更新次数。通过更新指标的分析报告，提高了二级校友组织对沉积数据维护的热情，提高了校友数据使用的效率和准确性，对于更好地联络校友情感、发掘校友资源起到至关重要的作用。

4 结论和建议

4.1 完善工作机制，做好数据安全防范

校友会和二级校友组织，作为校友信息这一宝贵资源的收集者、管理者和使用者，承担着信息安全防范的重要责任，因此，必须将保障数据安全放在第一位，全面加强母校对全球校友的凝聚力和校友工作的管理水平。首先，校友信息系统必须遵循统一管理、统筹规划、明确负责的原则，建立完善的管理、信息维护制度。其次，作为校友工作的核心中枢，校友数据库的服务器必须按要求正确配置杀毒软件、账户密码复杂度和长度、安全日志审计、系统补丁更新，制订安全制度相关的应急预案，确保系统顺利完成公安部信息系统等保定级备案。再次，工作人员必须不断钻研业务，学习信息安全的技术知识和操作技巧，保障校友会网络安全，坚决防止发生重大网络安全事件。最后，完善数据保密制度，学院管理员使用校友库前均需签署保密协议，强化并落实数据安全责任追究制。

4.2 健全工作网络，畅通数据来源网络

“先挖渠，后引水”。校友信息来源和沟通网络是校友文化稳定发展的先决条件，是挖掘校友资源的前提和准备。面对广泛分布在世界各地、各行各业的校友，校友会应自上而下健全工作网络，探索激活和更新校友的各种途径。校友会和二级校友组织聚焦不同年龄段校友，精心组织策划形式多样的校友活动，为不同兴趣、不同需求的校友提供服务，同时，收集校友兴趣和所属行业的信息。与此同时，和技术公司合作完善知名校友大数据服务，基于互联网的海量数据，借助“爬虫”“舆情”等大数据采集和加工技术，实现知名校友动态信息的采集、清洗和加工，筛选某些行业的荣誉名单等，帮助校友会和二级校友组织获取知名校友的信息和动态，以持续不断地提高校友信息激活率和更新率。

4.3 夯实激励措施，充分调动二级组织积极性

想要充分调动二级校友组织的工作积极性，拓宽校友数据的搜集渠道，提升校友数据准确度，必须提高工作人员的主观能动性。校友总会简政分权，倾听意

见，以便在初期修正校友信息系统的结构、模块和分配权限，真正做到和二级校友组织的“共建共享”。同时，充分尊重二级校友组织的工作方式和决策，在做好服务工作的同时，不断推出激励措施，将激活率和更新率作为激励指标，而非考核指标，让各组织积极发挥主体作用，站前台、做表率，自发组织、自主运作好各自的校友平台，链接与整合校友之间的资源，以此获取大量校友信息，力求实现校友工作联动机制。