数字化时代干部人事档案管理的文化自信与提升策略

文/广西医科大学 杨秀梅

干部人事档案是党的组织工作的重要组成部分，是党对干部和人才进行选拔、培养、教育、监督和评价的重要基础。随着数字化时代的来临，新时期干部人事档案管理工作在环境、模式、技术、工具等方面都发生了很大变化，但档案管理者的地位与处境并未改变，其文化自信也亟待提升。

一、文化自信是干部人事档案管理工作的前提

《干部人事档案工作条例》明确提出，要推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。干部人事档案工作的现代化转型，除了各种档案技术标准的确立外，最核心要素就是档案管理者的技能提升与文化自信。尤其是文化自信，已经成为包括干部人事档案在内的档案管理工作的一个重要前提。对档案管理工作文化自信的理解，需要结合历史与现实，从档案管理事业和档案管理者两个维度去认识。

档案工作的文化自信首先来源于档案事业悠久而厚重的历史，来源于档案与人类文明社会的密切联系。人类自走出蛮荒时代，就开始利用各种载体记载自身群体的重要事件，档案由此产生。这些档案载体先后经历了甲骨、金石、泥版、竹木、纸张及电子文档等多种形式，成为不同国家、不同地区、不同民族及群体过往活动与经历的证明，为国家、民族和群体的历史保存与认同形成发挥了重要作用。

档案工作的文化自信来源于档案事业对国家、民族政治社会发展的巨大促进作用。自19世纪档案管理成为西方正式职业以来，国家档案馆成为现代民族国家公民身份认同培育的重要机构，各种人事档案成为获取公民信任、公职人员认同及政府公信力的重要来源。尤其是在党领导的革命斗争和社会主义建设事业中，人事档案管理对于保持干部队伍的纯洁性，对于不同时期的党组织建设、社会动员与改造、政治社会发展都起到了不可替代的基础性作用。可以说，党的革命与建设事业的成功与人事档案工作卓有成效地开展是密不可分的，正是党对人事档案工作的高度重视，才塑造了一支富有战斗力的党员干部队伍，为党在不同时期各项事业取得成功奠定了坚实的组织基础。

档案工作的文化自信还来源于档案管理者的职业自信与服务意识。档案管理工作从其诞生之初就与国家人事制度联系在一起，由作为最高统治者亲信的秘书进行档案记录、管理，以及重大秘密的守护。这些高级行政管理人员具有很高的社会地位和身份，他们是决策的实际制定者和重要参与者，通过文件档案的保存和管理，为决策提供重要支持信息，并负责决策文件的保存与管理。第二次世界大战后，随着打字机的普及和官僚体系的进一步分工细化，专门的打字员和管理员取代了原有的高级官员进行档案管理，客观上造成了档案管理者薪酬收入与社会地位的降低，但文件档案在政府决策体系中的重要地位并未改变。只是随着行政管理的需要和人们档案保存意识的提升，要处理的档案文件不断增多，档案管理事业从政府行政管理系统的附属性地位独立出来，成为了一个专门的工作领域，档案工作者也分化为专门的文件档案管理者和以决策咨询者为主体的档案利用者。档案管理事业和档案管理者都经历了一个专门化的过程，其含义也逐步变得狭义化，从政府行政事务的直接参与者，变成了文件资料的整理者和保管者，由此造成人们对档案管理工作地位日益低下和边缘化的误解，进而使得部分档案管理者出现文化自信缺失、职业认同不足和服务意识欠缺的问题。事实上，从政府行政管理系统运行的需求来看，档案管理尤其是人事档案的重要性在不断提升，对档案管理者的职业要求也越来越高，这些都应当成为档案管理工作增强文化自信的重要基础。

二、数字化时代干部人事档案管理中的文化自信

数字化时代的来临，使得档案载体逐步从纸质档案向数字档案转型，对包括干部人事档案管理在内的整个档案工作都提出了新的机遇与挑战。一方面，数字档案管理为干部人事档案管理乃至整个档案管理工作提供了现代化发展契机。数字档案需要借助电脑、服务器、扫描仪、移动硬盘、网络等硬件设施和管理软件、数据库等软件设施，并对机房、存储间等工作环境提出了一定要求；另一方面，数字档案管理带来了短期工作量增加和长期安全风险提高的挑战。自2017年12月，全国各地陆续启动干部人事档案管理数字化工作，数字档案成为未来档案管理的重要载体。《干部人事档案工作条例》采取纸质档案与数字档案并重的方式，要求数字档案要“确保与纸质档案一致”。这就使得档案管理者要在原有纸质档案管理工作的基础上，按照新的数字档案管理标准，对已有海量纸质档案存量和新增纸质档案进行数字化转化，客观上增加了短期工作量。但从长远来看，档案信息数字化将成为社会发展的必然趋势。

数字化时代带来的档案管理转型，为干部人事档案的机密性、真实性、完整性、动态性提供了保障，但也对档案管理者的职业认同和服务意识提出了更高要求，更加重视其文化自信的提升。首先，档案管理者的职业认同和职业自信是档案事业良性发展的基础。档案管理工作的开展离不开档案管理者的努力，只有当相关人员能够从这份职业中收获足够的物质生活保障和精神满足、社会尊重的时候，他们才能形成对档案事业的认同和工作的自信，才能更加积极地投身档案管理工作。其次，档案管理者积极、自信的精神面貌是档案事业走向社会、参与文化建设的关键。以档案为基础的文博事业是社会文化建设的重要组成部分，只有让广大档案管理者以更加积极、自信的精神风貌参与其中，才能让我们的社会文化建设更具历史底蕴和内涵。

三、干部人事档案管理中文化自信的提升策略

档案管理数字化是未来档案管理工作发展的必然趋势，改善档案管理者的地位与处境，提升其文化自信，是新时期包括干部人事档案管理在内的整个档案管理工作都必须予以解决的首要问题。数字化时代提升干部人事档案管理文化自信的目标，就是要以档案管理者为核心，改善档案管理行业处境，提升档案管理者收入与地位，提升他们的获得感与尊严，帮助他们重建文化自信与职业认同。提升数字化时代干部人事档案管理文化自信，要坚持三个方面基本原则：一是以人为本，要坚持以档案管理者的需求为导向，以其获得感和尊严为中心，让档案管理者真正成为干部人事档案管理改革的获益者；二是严格落实，要切实推动干部人事档案管理者工作环境、职称待遇等方面的改革，避免出现“雷声大雨点小”或“空头支票”的问题；三是经济实用，要根据本单位财政状况和实际需求制订相应改革方案，既要适应数字化时代档案管理需求，又要立足本单位实际情况，更要有利于档案管理者待遇的改善。从上述目标和原则出发，可从如下几个方面对数字化时代干部人事档案管理工作进行优化，提升其文化自信：

（一）切实落实档案管理员资格考试制度，将职称等级与从业者工资待遇相挂钩。档案管理员资格证书与职称等级，既是一项资格制度，更是其福利待遇的重要依据。但与本单位其他岗位相比，当前档案管理者薪酬福利待遇普遍偏低，导致档案管理者职称等级失去了应有的激励作用，相关人员职称晋升以及学习数字化管理新知识等都很容易失去动力。鉴于此，提升档案管理者职称等级待遇，增强其薪资福利待遇和物质激励显得尤为必要。

（二）要制订干部人事档案管理工作制度，明确数字化时代这一工作的地位、规范和准则。《干部人事档案工作条例》出台后，各相关单位都组织档案工作者进行了学习领会，但却少有单位将这一条例进一步细化，制订本单位的干部人事档案管理数字化工作制度，这就充分说明干部人事档案管理工作在相关单位边缘化和不被重视的尴尬境地。要强化基层干部人事档案管理工作，建立相关档案管理的工作指引和工作制度，从组织和制度层面加强档案工作的顶层支持，在单位内部形成一种“知档案、懂档案、敬重档案”的文化氛围，切实了解档案管理的重要性和档案管理者的工作内容，尊重其劳动付出，真正给人以尊严。尤其是数字化时代档案管理工作将如何变革、如何开展，没有领导的支持，是很难有效开展的。

（三）要让档案管理者切实参与到干部人事管理的过程中去，让他们对档案的生成情况进行充分说明与解读，强化其专业性。数字化时代的干部人事档案调阅与审读需要档案管理者进行深度参与，由管理者运用专业设备对数字文档进行查取、调阅，并对档案的生成过程和生成情况进行充分说明。可以通过列席会议的形式，让相关档案管理者参加本单位党委或组织部门的干部人事工作会议，由他们说明被考察对象个人经历和档案生成情况。在坚持保密性和安全性的纪律前提下，档案管理者在干部人事工作中的行政参与，不仅能大大提升相关工作的行政效率，而且能够让档案管理者在参与中获得尊重感和成就感，从而增强其对档案管理工作的职业自信。

（四）要加强档案管理环境的改善与档案管理知识技能的提升。干部人事档案管理长期不受重视的一个重要原因，是人们缺乏对档案管理知识技能专业性的认识，这影响到人事档案管理工作环境的改善和管理者再教育水平的提升。随着数字化时代的来临，干部人事档案管理工作环境和具体要求已经发生了很大变化，如果不及时进行软硬件环境的更新改造和管理者职业技能的提升，相关档案管理工作必将滞后于时代需求，必然会对党的组织工作和干部人事工作产生不利影响，进而加剧人们对档案管理工作的误解和漠视，不利于干部人事档案管理工作的良性发展。因此，切实加强对相关干部人事档案管理工作的督导和改进，联合基层档案管理部门，制订相关工作环境与工作技能标准，及时督促各党政机关做好干部人事档案管理的软硬件条件改造和组织管理人员技能培训，切实提升基层干部人事档案的管理水平与能力。

（五）要致力于档案管理者专业形象的提升与改造，增强单位内部档案管理者的存在感与荣誉感。要让档案管理者走出档案室，通过他们的专业技能指导，参与机关单位的公文规范化管理工作，并积极引导公文与档案的数字化转型和开发利用。在当前的很多党政机关，档案管理者往往缺乏对机关事务的深度参与，尽管这些人掌握的档案信息管理知识对于机关文书、信息流转具有很强的指导与促进作用，但却因部门分工而阻隔在外。因此，要跳出部门分工既有藩篱，从信息管理与利用的角度，充分发挥档案管理者在党政机关信息管理中的积极作用，让他们在机关事务参与中提升其专业形象，增强其文化自信。