关于加强人事档案利用促进人力资源开发的思考

文/深圳海事局后勤管理中心 许铭洋

人力资源开发亟须人事档案管理意识的增强和人事档案利用模式的创新。人事档案作为体现个人成长发展过程的客观记录和凭据，对于人员评估和发展方向预测具有重要作用，人事档案的利用可以为好的人力资源工作打下坚实的基础，同时为人力资源的针对性开发提供有效的佐证和指引，充分提高人力资源管理的精度和准度。对于怎样优化和改革人事档案利用，需要我们去思考。

一、加强人事档案工作的重要性

（一）为人力资源发展奠定基础。人事档案作为客观记录个人身份、学习及工作经历等方面的档案材料，可以真实反映个人的人生轨迹、工作经历和个人表现。个人学习和工作的变动伴随着人事档案的转递、变动情况会实时记录在人事档案中。通过人事档案查阅利用，可以真实掌握职工个人的工作技能、经验和擅长的领域，能够帮助企事业单位科学预测职工个人发展前景和方向，更为合理地选人、用人。由此可以看出，人事档案利用是做好人力资源利用的基础内容。

（二）提高人力资源管理水平。人事档案管理工作是企事业单位内部人力资源管理体系的重要组成部分，人力资源管理的结果性文件，如职工的年度考核、绩效评估结果等都需要归入人事档案，人事档案的利用又反作用于人力的合理配置，进而影响人力资源配置工作，由此形成人力资源管理的良性内循环。而人力资源能否完整顺畅地循环运行是整个单位运转的重要因素，人事档案管理的精细化程度和效率的提升，可以提高人力资源管理的效能，因此人事档案利用得好，会切实提高人力资源的管理水平。

二、目前人事档案利用现状

（一）缺少对人事档案利用重要性的认知。由于人事档案由干部人事机构统一管理和使用，且档案按照年度收集整理归档材料，具有一定程度的滞后性，因此在工作中，职工普遍缺少对人事档案利用开发的认知，在人事档案管理方面存在因循守旧的情况，仅仅认为人事档案是对职工个人资料进行简单收集、整理以及保管，以及员工入职、离职、转正等工作手续处理结果的汇总，这些处理结果在成为档案之前，已经进行了统一公示，因而习惯性忽略其进入个人人事档案后的重要作用，人事档案在“一人一档”的整理方式下，可以更为直观和针对性地预估职工个人职业发展潜力和前景，忽略了人事档案在为组织选择人才以及如何用人提供了客观标准和保证。

（二）人事档案管理人员配置参差不齐。人事档案管理人员是负责管理人事档案的工作人员，包括档案收集、整理、利用、统计、转递和接收等工作。由于不同的单位对于人员配置的差异和职工个体上的差异，如档案人员换岗的频度差异，人员之间不同的职业能力差异，工作方式的差异，以及单位管理机制差异，都会导致人事档案岗位人员配置上的不均衡。企事业单位对档案管理人员的重视程度也会影响人事档案管理的水平。归档材料的真实性、存档的及时性、档案保管的安全性和程序性都依赖于管理人员的岗位专业水平和工作态度。因而人事档案管理人员配置的参差不齐会影响人事档案利用效能的发挥。

（三）人事档案管理制度不全面。人力资源伴随着经济社会的发展日益变得市场化，人才的流动也非常频繁，越来越多的企事业单位人力方面的流动趋于日常化，伴随着入职、离职等流程日益频繁地推进，人事档案工作面临着挑战，人事档案的审核、转递方面也面临着较大压力。企事业单位在人事档案工作流程方面的制度制订和管理上如果不完善，将会造成人事档案的归档、审核与转递工作流程的混乱，并加剧滞后性，从而影响人事档案发挥作用。同时，在不完善的制度之下，易出现随意修改他人的档案，造假档案，以及职工个人档案资料不全、转递过程中丢失等问题，影响人事档案的真实性、保密性、安全性和可参考性，严重阻碍人力资源的开发和发展。

三、人事档案利用改进措施

（一）完善管理制度。为了让人事档案的管理更顺畅和高效，利用更广泛更智能化，必须建立健全相关的管理制度和机制，以切实指导各项工作的开展，使各项工作流程清晰、操作规范、有据可循。制度的完善离不开管理层对制度建设、制度实施、制度评估和制度完善的重视，必须持续保持高度重视，并且加强制度建设，以制度规范工作流程。在制度建设的基础之上，实行监督机制，确保制度实施到位，各工作环节落实制度要求。对于职工一些违规操作要及时地进行处理和纠正，例如未经允许擅自修改他人资料，修改抹黑他人的工作成绩，违规查询他人的资料，伪造自己的个人档案资料，随意出售他人的信息资料等违规的人事档案管理操作，应根据情节严重程度进行公开批评、纪律处分以及开除等惩处措施。在制度实施过程中，还需要定期组织评估以便于制度及时更新完善，通过评估过程中理智的判断分析，提出制度需要修改的地方，并组织修改完善，以确保管理制度的持续合理化和适用性，减少在操作中以及管理中的不规范性。

（二）提高人事档案管理岗位人员综合素质。企事业单位应加强人事档案管理人员的岗位培训，充分利用新媒体等平台，多渠道开展形式多样的培训，帮助岗位人员提高工作的专业水平、职业素养和工作能力，帮助职工建立岗位荣誉感和责任感，让岗位人员充分发挥出自己工作的优势和专业能力，展现出自己的闪光点。培训后，可以进行相关的技能培训考核，制订奖励机制，激发岗位人员学习的积极性和对于工作的热情，让人事档案管理员队伍持续提高专业技能和综合素质，以饱满的热情履责尽职。同时，还要强化“传帮带”的责任意识，鼓励以老带新，加快岗位人员的成长，提高人事档案管理队伍的凝聚力和战斗力。最后，企事业单位应积极鼓励岗位人员进行继续教育学习，鼓励岗位人员利用个人时间参与行业内培训交流，获取相关岗位证书、学历证书等，企事业单位还可以组织开展相应的学习内容分享活动，让职工相互学习，相互进步，在工作交流中学习新的知识，以更好的状态投入工作中。

（三）人事档案利用引入信息化技术。企事业单位应及时关注行业发展动向，利用新技术提高人事档案管理和利用的水平。企事业单位可根据实际条件探索实施人事档案数字化工作，适应大数据时代的发展趋势，将人事档案资源进行信息化处理，改革创新开展人事档案的整理和利用，以更智能化的手段提高工作效率和精准度。对于信息化的投入，单位也需要加强，以充足的资金和完备的软硬件设施设备保障数字化工作的开展，同时应积极储备人才，确保引入相应的技术后，以专业的人才和专业的设备保障工作顺利进行。从人事档案资料的归集、整理，到数据整合和利用，都可以通过数字化手段确保工作效率和便捷程度的提升，打破时间和空间的束缚，做到人事档案随时找到随时使用，提高利用频度的同时，避免纸质档案利用过程中造成的损耗。在增加电子存储方式和管理模式的基础上，充分探索数据整合和智能化利用。例如针对某一特长类型职工的摸底调查，可利用关键词搜索、关联搜索功能进行信息采集，使摸底的工作量大幅降低，同时精准度得到提高。另外，对于新入职职工的信息录入，可以根据数据库分类进行一站式录入和关键词关联，方便在职工发展前景和方向预测时进行数据抓取和分析，使复杂工作简单化。通过人事档案数据库建设，改善了传统纸质人事档案归档滞后等不足，通过电子政务网络的协同关联，人事档案数据库可以得到实时的资料收集、更新、修改等，保证人事档案数据库资料的实时性和准确性。

（四）保护人事档案信息安全。现代技术信息化便捷了我们的生活，改变了我们的生活方式和工作模式。在工作处理上，极大提高了我们的工作效率和便捷程度，但是信息化技术的引入和应用也产生了潜在的危险性。例如黑客的侵入导致资料外泄系统崩溃，组织内部信息被窃取等，这些都是我们在日常工作中很容易出现的问题，因此在使用现代技术信息化的同时，也要保证数据信息的安全性。在我们引进新的技术时，应该建立完善的信息管理和安全保护系统，避免出现电脑入侵、信息盗走或者有害病毒入侵等各种情况。企事业单位应建立信息安全防护机制，负责保障信息安全。例如通过加密技术、防火墙技术和访问技术的应用，最大程度避免信息的丢失和损坏。人事档案信息涉及每位职工的隐私，我们必须格外重视加强人事档案资源信息的安全管理，完善人事档案资源信息系统，保障人事档案信息的安全。在信息安全的基础上，企事业单位才能充分利用智能化手段开展数据分析以及利用，最大程度助力人力资源管理的发展。

（五）组建专业化团队。人事档案管理工作的长足发展离不开人力资源管理的大环境，需要人力资源提供专业化团队的保障。在信息化时代，档案已经不再局限于传统纸质档案的保管使用，而是借助计算机技术和先进算法实现最大程度的数据挖掘和运用，这不仅需要档案专业本身的人才，也需要相应的计算机应用、数字化操作和设备应用方面的人才，因而专业化团队建设势在必行。企事业单位的人力资源管理应充分考虑人事档案相关专业人才的梯队建设和长足发展。首先，针对档案本身，应培养具有一定的档案专业技能和业务知识能力的人才，保障人事档案本身的高质量管理。因为人事档案利用所涉及的智能化设备、信息化系统等均需相关专业人才进行保障。所以在人才团队组建的基础上，企事业单位应注重相应技术人员的培养。同时，要组织团队人员定期开展交流讨论活动，团队技术人员沟通分享自己在工作中遇到的难题和预计的解决方案、希望得到技术支持，以此提高团队人员的协同配合程度。同时，有效更新每个人的知识储备能力，促进人才队伍之间的工作交流和经验分享。人事档案涉及每一位职工的个人信息资料，因此人事档案利用对保密的要求极高，那么作为人事档案专业化团队，需要有高度的保密性原则，也需要有极高的思想道德素养和职业素养。团队应建立正确的价值观和职业观，学会抵制外来的或潜在的诱惑，坚决抵制利用档案资料进行违法操作，这是合格的人事档案团队必须做到的，也是人事档案专业化团队长足发展非常重要的环节。

四、结语

在目前的工作中，作为人事档案管理人员，一定要明确自己在工作中的职责，充分了解自己在管理人事档案中存在的不足，并针对不足进行自我革新和完善。在档案管理规章制度和机制上，应具备监督、评估、完善职责。除此以外，新时代，人力资源管理对人事档案利用提出了更高的要求和更广阔的需求，企事业单位应顺应时代的发展，将新时期人事档案利用方式进行改革和创新，提出改革创新的措施并加以完善，以切实提高人事档案利用工作的智能化水平，提高人事档案专业团队的综合素质和工作能力，为后续人力资源发展提供有力的保障和支撑。只有顺应时代的发展，我们才能与时俱进：时刻做好改革和完善管理，才能促进人力资源快速发展。在引进新技术和设施设备的同时，要保证数据信息的安全，在充分保证安全保密的基础上，通过大力挖掘人事档案信息，为人力资源发展提供方向的指引和数据的支撑。如此，智能模式的人事档案的利用将会促进人力资源开发力度。