高校档案库房管理的隐患与防治

文/贵州大学 李宛蓉

高校档案库房是永久保存学校教育教学管理和科研工作、全面履行人才培养职能所产生档案的唯一场所，高校档案库房的管理质量直接影响到高校档案的实体安全。目前，各高校在档案资源建设取得成绩的同时，普遍存在重资源建设而忽视对档案管理的思想，库房管理存在很多隐患，致使管理混乱，馆藏不清，霉变虫蚀现象频发。因此，高校档案管理工作一定要将库房管理纳入防治工作重点，不断创新改革档案管理的新方法和新措施，切实针对库房管理病症，开展探索和实践，做好高校档案库房管理工作，为高校档案工作的持续发展奠定基础。

一、高校档案库房管理工作不容忽视

（一）高校档案库房管理是档案利用的基础。档案管理的目的是方便利用，利用是档案管理的终极目标。高校档案库房管理有两大任务：一是库房内的档案有序化，方便提供利用；二是确保档案的安全，能让档案永久发挥作用。这两大任务都是围绕档案利用工作开展的，只有做好了档案的库房管理，档案的价值功能才能实现，档案工作的任务才能完成。

（二）高校档案库房是记录国家高等教育发展变化真实面貌的场所。高校档案馆是永久保存所在学校档案的唯一场所。档案库房一般保管最多的是纸质档案，长期保存和永久保存是我们的目标，随着时间越久远，档案也处在一个逐渐变化的过程中，档案实体存在一个自然损坏的过程，如何保护实体档案的安全,保护纸质档案内容和载体以及字迹等的完整，并最大限度延长、维持档案的寿命，这是档案库房管理的任务和目标。只有将档案载体完整保管，才能更好地记录国家高等教育发展变化的真实面貌。

（三）高校档案库房管理是确保档案安全的重要保障。档案安全是档案工作的思维底线，没有档案的安全，其他的档案工作都是白费力气。档案库房的任务就是确保档案的安全与完整。这需要通过制订相关的安全保管、保密制度等库房管理制度，确保档案的完整与健全。档案库房管理人员通过检测手段，可以发现事故隐患，进一步落实安全责任，将事故消除在萌芽状态，防患于未然。通过对库房的检查，“八防”工作记录、温湿度记录、消防安全、库房卫生以及库房平面图等库房设施的巡查，进而确保档案实体的安全，切实履行好档案库房管理的责任。

（四）延长档案的寿命。档案库房管理的日常工作是对入库上架的档案进行科学管理，很好地维护，监测温湿度、病虫害等情况，并针对可能对档案造成损失和损毁的因素开展防治工作，如以定期除湿、放置防虫剂等措施防止档案受到损坏，消除对档案的不利因素，最大限度延长档案使用寿命，做好保存保藏工作。档案库房管理就是最大限度地保护好档案实体，最大限度地延长档案的使用价值和寿命，在日常管理中，尽量依据档案管理的特点，建立健全规章制度，在保护措施、保护条件以及技术支撑等方面积极探索，最大限度延长档案的保管寿命。

二、高校档案库房管理存在的病症及原因分析

（一）忽视对档案库房的管理。高校档案管理部门往往对库房管理重视不够，忽视了档案库房管理工作，表现最为突出的就是库房管理人员的配备，档案库房管理人员是高校档案实体安全的主体，但人员严重不足。根据山东省档案局的一份调查报告显示，山东省各级综合档案馆库房管理人员存在严重缺额情况，特别是县市区级档案馆更是人数配置少，馆均2.7人，缺额50%。由此可见，档案库房管理工作被忽视，重视程度不够。在以教学科研为主要任务的高校，高校档案管理部门更是如此：一般档案馆配置7人,其中还包括馆长、副馆长、办公室综合岗以及校史编研等岗位，有的无专职库房管理人员，库房管理则由各档案管理人员轮流值班。由于忽视了对档案库房的管理，库房管理出现了诸如档案上架不及时，查阅档案、借阅档案后没有及时归位和核实，档案架上经常出现空档的现象。一年一次的档案库房清点工作也是敷衍了事，没有及时发现问题。对库藏档案特别是档案的种类、数量以及珍贵档案掌握不够，不能做到心中有数。对档案老化褪变、档案生物侵害等没有及时发现，档案库房管理存在隐患。这些病症，只有加强对档案库房的管理，提高库房管理的意识，就能发现问题病症，做好防治工作，确保档案实体的安全。

（二）制度的制订与执行不力。很多高校档案库房管理制度建设不力，如档案突发事件应急预案制度、档案查阅制度、进出库房规定等管理制度存在执行力不够的病症，这势必对档案管理造成风险。各高校应该向各级国家档案馆学习借鉴，在档案库房管理方面，他们做得比较好，制度较为完善，但高校档案部门在库房管理方面则有诸多问题存在，甚至有的高校出现了库藏档案的数量与目录不符，借出的档案没有及时归还，导致出现遗失问题。在库房管理方面，一定要加大对制度的制订和完善，提高档案库房管理人员的意识，进一步提高业务能力。另外，制度的执行不力也是档案库房管理中很显著的病症之一，有的高校有管理制度，但管理制度形同虚设，不执行、不遵守，在库房管理工作中，麻痹大意，自由散漫，制度执行不力。有的库房管理人员做“老好人”，不严格执行规章制度，遇到熟人、老朋友就网开一面，不认真执行制度，造成不应该查阅的档案出现在当事人的手里，对学校的工作造成了影响。

（三）污染物防护不力。对档案库房的要求，国家档案局有明文的规定和要求，与一般场所相比，档案库房要求密闭、防潮和避光，才能保障档案实体不遭受病虫害和霉变，但这很容易导致档案库房里积聚多种污染物。这些污染物有毒、有害，不仅影响档案管理人员的身体健康，还容易导致档案老化和污损，损害档案的安全。档案库房管理人员原来有专门的津补贴，但高校在绩效工资改革之后，这类津补贴已经不再发放了。而很多专业档案馆、国家综合档案馆从事档案库房管理人员还享受保健津贴。针对档案库房污染物的问题，为降低档案人员发生损害健康的可能性，高校档案馆要采取多种方式，加强对库房污染物的防治。一方面，确保档案实体不受损害；另一方面，尽可能减少污染物对档案库房管理人员健康的危害。

（四）虫害与霉变时有发生。在档案库房管理中, 侵害档案的害虫不下几十种，如常见的毛衣鱼、烟草甲、档案窃蠹、书虱等。这些档案害虫繁殖力极强，对档案危害极大。在我校已离世老同志的档案中，已经发现了被虫蚀的现象。另外，我校20世纪80年代应用的一批档案盒遭虫害，里面的档案受到一定的损害。幸好发现及时，及时更换装盒，避免了档案继续受到伤害。因此，要科学选用档案用具，使用耐酸性材质做成档案盒，不能图价格低廉，否则一旦虫害与霉变发生了，造成档案千疮百孔、残缺不全，则后悔莫及。针对虫害与霉变，要科学预防、时时检测，发现问题苗头及时处理。否则，将缩短档案寿命，与档案管理工作的初衷背道而驰，档案失去了使用价值，档案管理也失去了工作意义。

（五）档案库房设置不合理。很多高校在办学经费紧张和办学条件不足的情况下，对档案库房的建设不重视，很少有高校在新校区建设中专门配置档案馆，更多的则是与图书馆共用一栋楼。档案馆设置在一楼一角，很多都将库房设置在一楼，档案库房不够坚固。办公场所和利用场所都严重不足，库房设置更是紧张。有的学校库房有了，但专业的库房设备、管理系统欠缺，对于传统的库房管理“八防”要求不达标，更别说是智慧档案建设了。有的档案馆只有一个大库房，在库房里，很多类别档案放在一个库房里，不同保密级别的档案也是同一个库房。在库房管理设备方面，也只是安装空调、除湿机和灭火器等常规设备，其他智能化的设备则缺少。

三、高校档案库房管理防治策略

（一）做好虫害与霉变的防治。档案是不可再生的资源，其保存保护工作尤为重要，在虫害与霉变的防治工作中，要做好如下工作：一是做好预防。预防档案虫害与霉变，保护档案实体安全。档案库房管理人员需要掌握一些档案保护专业知识和技能，定期检查所保存的档案，对存在的安全隐患和发现的问题，在第一时间向相关领导汇报，采取必要的防护措施避免损失扩大。要根据档案害虫的生存规律，抓住最佳时机施药防治，特别是梅雨季节，应将检查重心放在重点档案和遭虫害的档案，对一些不常调阅的档案也不能疏忽，重点检查其卷皮、装订处、卷脊、脱胶贴剂处。而对于库房内的蟑螂、蜘蛛、飞蛾等常见害虫，由于其经常在外面活动，我们可以通过定期巡查档案室，随时使用杀虫剂来及时消灭害虫，保护档案安全。二是严格控制档案库房温湿度。严格监控温湿度，将温湿度控制在最佳状态。根据调查，档案库房管理要求室内温度14～18℃、相对湿度在50%～60%的范围是档案虫害预防的最佳条件。要以通风、降温和去湿等方法，将档案库房的温湿度控制在最佳状态。三是要长期坚持，不能疏忽大意。特别是在高校放暑假时期，不能放松对档案库房的检测和维护，把档案虫害与霉变防治当成工作重点，以预防为主，防和治相结合，做好档案库房的防控工作，创造一个洁净的档案库房环境，将虫害与霉变消灭在萌芽状态。

（二）加强档案库房基础建设。一是现有档案库房的改造升级，在现有的条件下，利用较少的资金经费，尽可能合理规划档案库房。与图书馆等合用一栋楼的档案馆应自成一体，与图书馆分离开。档案库房与档案办公室要分开，在档案库房门口设置一个缓冲区，并设置2个出入口，独立成间，不能设置为套间和串通的房间，很多单位将里间设置为库房，外间设置为档案工作办公室的做法是不可取的，应该尽量避免。对于库房在一楼的，应加强对地面隔空等防潮处理，避免档案受潮。库房门和窗要加固，以铁门、铁窗为宜，库房要更换传统的木制柜，添置铁柜装具。另外,根据需要增设空调设备、抽湿机、吸尘器、消防灭火器械和摄像机等工具。二是在新库房建设中，要慎重、合理选址，要考虑库房的密闭性，最好不用一层、顶层和楼两侧作为档案库房的地址。三是在新档案库房建设中，一定要做好规划工作，以现代档案库房的标准设计库房，加大资金投入，库房设备实施最好一步到位，温控设备、智能化密集架等尽量配齐，并符合现代化档案库房的建设，以高标准、严要求做好新档案库房建设工作。

（三）加强档案库房管理的制度建设。档案库房管理制度涉及内容较多，有涉及档案库房建设标准的，有涉及档案管理方面的，但针对档案库房管理制度不健全、执行不力的病症，应该进一步加强档案库房管理的制度建设。一是对档案库房管理人员的制度要求，制订专人负责制度，专人负责安全防范和提供利用等工作，除专职档案人员外，其他人员未经批准，不得随意进出档案库房，建立出现问题后问责制度。二是针对档案的管理制度，如档案入库制度和出库制度，进出库登记、统计等制度，进一步健全档案出口入口登记手续。这样做是为了做好档案预防工作，防止意外发生。比如丢失档案、损坏档案以及档案泄密等问题。三是要严格落实防火、防盗、防鼠、防虫等“八防”制度，确保档案库房管理的安全性。例如不准在库房内抽烟，不准携带易燃易爆等危险物品进入档案库房，未经批准不准外来人员进入库房等等。四是建立检查制度，坚持“以防为主、防治结合”的原则，抽查下班检查门窗关闭情况、开关关闭、档案箱柜是否封闭等，节假日放假前重点检查等。

（四）重视档案库房的管理。档案库房管理的好与坏直接影响到档案实体的安全。因为个别学校对档案管理工作不重视，导致很多档案管理人员提不起精神，对库房管理这个看似很简单，其实很繁琐的工作不上心。档案库房一直都是机要重地，没有更多的人进入这个场所，所以档案管理工作没有进入大家的视野。个别领导和部门对档案管理工作没有概念，有的高校档案馆在配置复印机时，提出要配置专业的复印机，有的领导不理解。再加上档案库房管理人员长期日复一日地处理枯燥、繁琐的工作，很容易出现懈怠的问题。个别领导对档案库房管理重视不足，高校档案管理人员对库房管理的相关知识和技能掌握不够，针对档案库房管理的培训很少，继续学习的能力不够，导致库房管理工作只是局限于开门查档，对“八防”要求也只是停留在口头和相关会议的部署上。因此，要进一步强化对档案库房的管理，加大对档案库房管理的培训，让高校档案库房管理人员到国家综合档案馆去挂职学习，学习先进的库房管理措施，加大库房管理的交流，进一步创新高校档案库房管理工作。

四、结语

高校库房管理人员在日常管理中，一定要以高度的责任感和使命感，做好档案库房管理工作，掌握一定的档案管理技术，如档案的修补、黏贴技术。针对库藏档案出现的问题，如纸质档案被虫腐蚀、纸质损坏等，可以及时修补，保障档案的完整和安全，成为档案管理的行家里手。虽然大数据时代物联网技术得到不断发展和应用，但档案库房里的纸质档案，还是我们档案保管的主体，纸质档案与电子档案双轨长期并存，需要进一步加强档案库房管理，随着保管的时间越久，纸质档案的寿命问题成为档案库房管理的重中之重，要有针对性地开展防治工作。