医联体档案数字化建设路径探析

文/海南省妇女儿童医学中心 张娟

医联体的档案资料包含对医联体各医院病人案例、治疗过程、实物、声像、图片等多种信息类型的记录，这些记录记载了医联体医院的发展历程，包含了医联体医院的科技研究以及发展建设等重要信息，不仅能够为临床的医学研究做出较大的数据贡献，还能助力于成员单位优化现有的管理内容，提升管理水平，强化管理效率，加强各医院的综合能力。作为各医院建设的无形资产，在大数据时代来临之际，增进其数据化和信息化技术，能够有效发挥医联体的档案资料价值，让其为档案建设提供更加充分的信息参考。目前，由于医联体内部的信息数据量大、档案资源丰富，在进行档案数据的整理和管理时，会存在很多管理难度大、管理失误等问题，如何妥善解决这些问题，做好基础的数字化建设工作，对每位档案管理人员来说，都是一大挑战，也是致力于攻破的重点内容。

一、医联体档案数字化建设的益处

（一）有助于医联体辖区居民健康档案管理水平的提升，实现接口合一，资源同步。健康档案管理记录了居民身体健康的相关信息，也涵盖了针对居民情况的健康服务内容，做好医疗健康服务工作能够增进全民健康，迎合国家对新时代医疗技术的要求。过去，居民无法对个人的健康信息进行及时掌握，健康档案的管理也受管理和使用方式等多个方面的局限。但是，随着信息化技术的推进，健康档案管理能够结合线上网络技术展开资源共享，居民也可以通过规范化的信息档案系统进行个人信息的实时查询，这极大简化了健康档案的使用步骤，确保居民在健康信息的转档和分享上更加便利。医联体通过打通内部信息化接口，可以有效实现辖区档案资源同步更新，实时共享。

（二）强化合作档案管理，提高档案使用效率。医联体是指由某个区域内多个公立医院的共同组合所形成的医疗集合中心，医联体各医院之间是互相合作的关系，在医联体的档案信息记录上会包含对合作信息的记载，包含对每个公立医院的基本情况的记录，还有参与医联体工作的工作人员情况、医联体发展情况、合作情况、合作协议等基本内容。在传统的纸质档案存储过程中，对信息的记录十分有限，很容易出现记录的纸张丢失、破损等对资源使用受阻的情况。同时，在对档案信息的使用过程中，要在大量的纸质文件中搜索出关键词，这样非常耗时耗力，也容易出现人为的查找错误。有了信息技术做技术保障，可以通过采取平台管理方式，利用数据库以及CCD技术和数字化搜索技术等，进一步改善对档案数据的查阅使用情况，提高档案资料的利用率。通过将纸质档案进行电子化的转化，在数字化档案的管理和使用中，确保其使用效率，提高查询的搜索效率，从而实现对档案信息的自动化检索，充分挖掘医联体档案信息的数据价值。

（三）提高诊疗档案管理质量，有利于跨区域合作研究。医联体档案管理的信息资源复杂、繁多。比如病历档案，病历档案涵盖了大量的检查结果和治疗信息，能够较为完整和真实地反映患者实际情况，对患者自身身体健康有一定的帮助。但是传统的纸质档案因其信息量大，往往导致纸质病历和检查报告的共享难度大，无法对患者的情况及时分享，导致病历内容起不到绝对性的参考作用，进一步影响了医联体档案的工作质量，降低了医联体档案的使用价值。因此，在数字化的档案建设中，通过对诊疗档案管理内容的加强，从而进一步实现病历的咨询共享，提高电子版诊疗病历的使用频率，从而减轻纸质档案的使用难度，提升数字化档案的综合效率，为医联体内部单位成员跨区域合作研究的开展提供了数据支持。

二、医联体档案室档案数字化建设存在的问题

（一）个别医联体成员单位对档案数字化建设的重视不足。结合当下医联体档案管理工作，最大的问题是部分医联体单位管理层的医联体数字化档案管理理念十分落后，缺乏创新意识。思想上的保守进而造成管理上的局限，管理形式不够完善，只能继续沿用传统保守的管理模式，而老一套的管理模式在管理效率与管理水平上都比较落后，因此导致医联体档案数字化管理整体性难以提高，存在各种不同的问题。不利于档案管理工作的进一步推进，也不利于档案管理的综合性提升。尤其是信息时代数字化档案管理的创新和改革，已是箭在弦上，如果管理理念不及时端正，会在出发点上制约档案管理工作的正常运行。

（二）医联体单位未形成统一规范的档案管理制度。档案资料作为传播和使用的一项管理内容，具备实用性与信息化的特点。在管理时需要按照国家的规范标准加以执行。同时，在国家标准基础上，基于不同医联体的特性，也有自身的特殊性。但是在实际的档案工作中，很多医联体单位档案具体规范标准不统一，难以保障档案的准确性与同步性。规范标准问题具体表现在资料收集不全面、资料分类不明确等问题，同时信息系统中的网络平台建设也不规范，因为这些体制的问题，进而导致医联体数字化档案管理工作难以得到更好的发展。

（三）财政投入差异导致个别医联体单位档案数字化建设基础设施不完备。信息的载体多样化、工作方式的现代化以及管理对象的数字化等因素，促使医联体档案管理不断拓展现代意义上的数字化档案建设，需要结合实际发展情况，逐渐地改革和解决现有的不足以及设施设备老化等问题，需要更新和完善技术设备、发掘与整合现有的珍贵资源，以便提供优质的服务。当今社会发展的速度越来越快，传统的档案管理方法也显得越来越吃力，不仅成效不足，其价值也难以有很大发挥。所以在面对各方面要求越发复杂的档案管理背景下，除了提高档案管理的人员技术、组建技术团队外，还要对基础设施不断补充。但由于区域经济的差别，财政投入差异导致个别医联体单位档案数字化建设基础设施不完备。

（四）信息管理系统开发不足。从成效上看，当下医联体档案管理存在的最大问题便是对资源优势的埋没。很多档案管理内容目前还停留在对信息的编辑和收纳上，至于信息能够带来什么价值，往往没有引起足够的重视。要知道，在当今云数据社会，信息代表着方向。因此，档案管理需充分引起对信息的重视，能够提升信息的高效性，让信息发挥更多价值。同样，目前档案管理虽然融入多媒体技术的信息整合，但是在信息处理方面效果并不明显，很多搜索过程比较漫长，不能快而准确地取得结果，这也是档案管理需要提升的问题。为了跟上快速发展的社会节奏，档案管理在资源整合与重复使用中，要体现数据处理的智能性，一般要求计算机有庞大的运算体系和足够容量的内存硬盘，所以设施是否准备齐全也是此项工作是否能够顺利开展的基础。在信息的价值发挥中，除了强调信息处理和编辑的数据设施，还有数据管理与数据使用的多方面数据功能。为了加强数据的综合使用效率，提升设备的使用效率是扩展医联体数据价值的一个重要方向。

（五）档案管理人员的素质参差不齐。结合目前医联体档案管理工作人员的专业水平来看，个别人的专业素质偏低，管理人员工作水平的参差不齐难以保证整体的工作效率与工作质量，无法对数字化的档案建设做出一定的技术肯定。同时，有一部分工作人员没有进行过岗位专业培训，致使档案管理水平较低。如何统一医联体管理人员的素质能力，提升管理人员的专业认识，增强管理人员的数字化技术使用效率，是目前医联体档案数字化建设的一大重点。

三、医联体档案数字化建设路径

（一）构建三级管理体系，实现医联体档案数字化体系全覆盖。由于医联体档案管理涉及范围广，因此在档案数字化建设中，内容相对复杂，为了做好对数字化档案的综合管理，要注意管理体系的健全和设定。三级管理体系通过对管理层面的分级划分，进而凸显出档案内容的重要部分，将档案信息进行分类处理、分层维护，从而确保档案信息的条理性和可操作性。一般包含信息主题比较多的，比如医院信息系统、健康信息系统等，属于一级管理系统，是最为基础的档案数据集合体；二级管理主要由下级医疗单位负责，可以体现出一部分档案的使用和调动情况；三级档案管理则由基层医疗机构负责，在大数据技术的资源共享平台下，实现对患者的高效治疗。通过三级管理体系，实现对医联体档案管理的综合管控，将每一项档案数据价值都发挥出来。

（二）推动医联体档案智能化管理，实现医联体内部档案互联互通。开展医联体档案的数字化建设，要注意对信息管理平台的创建，通过管理系统与管理工具等基础设备的建立，从而强化远程档案管理系统的构建，为用户提供更加便利和快捷的档案信息使用空间。还有在各项操作内容的设定上，将“互联网+”思维融入档案使用的环节中，进而实现对医联体档案数据内容的智能监控和智能处理。让数据进行自动上传和智能存储，由此加强医联体档案的数字化水平，开展对医疗资源的优化利用。通过这种智能化管理，实现对患者的智能检测和基层医疗机构就诊的技术性，实现医联体内部档案互联互通。

（三）提高档案管理的安全性，区域研究时注意脱敏处理。在医联体档案数字化建设中，通过信息技术的推进，由此提升档案管理的综合效率。同时，在信息技术和网络技术的共同支持下，医联体档案管理所涉及的用户隐私在网络大环境中会存在一定风险。因此，要加强对档案管理安全性的把握，从提高管理人员的信息技术能力和定期对信息防火墙、病毒查杀等方面的处理，进而做好对档案数字化信息的升级要求，提高档案的信息化安全，做好对档案资源的充分保护，防止信息泄露与丢失的风险。还有对用户身份的双重验证，防止不明用户乱用病人隐私的资料信息，进而危害到档案资源管理的大环境。针对患者的个人信息和治疗情况，相关档案管理者要引起足够的重视，避免埋下数字档案的安全隐患，从而对患者造成较大影响，在医联体成员单位做区域研究时，进行必要的脱敏处理。

（四）增强医联体档案数字化统一管理意识。首先，医联体档案数字化建设研究中，我们要注意加强思想观念的创新。调动医联体档案管理人员工作的积极性，让各单位管理层以及档案工作者明白档案管理工作的创新意义。同时还要树立好档案信息化管理理念，加强信息化技术的推进。信息技术对于不少在职员工来说，无疑增加了工作难度和复杂度，但是与之后工作效率的提升相比，利大于弊，所以要鼓励员工去克服。同时，还要学会合理运用信息技术进行档案管理的成果演示，普及信息技术下档案管理的各项优势，提升大家对档案信息管理的重视度，做好档案信息管理的思想铺垫，为今后档案工作的创新开展奠定好思想准备。各医联体的档案管理部门更要做好带头作用，在思想上达成一致，才能最终将档案电子管理落到实处，发挥效果。思想上做出转变，就能在实际行动上有所提升，当树立起数字化档案管理改革的思想后，各单位就能在档案管理中投入大量资金，从而提升档案管理的水平。各个档案管理从业者要从自身做起，从专业性提升做起，为档案管理的技术创新做出努力和改变。

（五）提高医联体档案人员综合素质。在医联体档案数字化建设研究中，还要注意加强队伍建设的创新，从而有效提高档案人员的综合素质。通过对档案管理工作人员进行定期的统一培训，促使各医联体档案管理工作人员将理论知识与实际情况巧妙结合，根据当下医联体的实际情况对自身档案数字化管理进行改善。同样，还可以设立奖惩机制，提高员工工作的积极性。上级管理层要注意通过提高薪资或者增加培训交流机会，来增强员工的专业素质，注意创新队伍创建，打造一只高素质的人才队伍。在每个部门中做好工作之间的衔接和交流，加强各个部门的合作和沟通，从而积极推动整体管理。此外，在队伍建设中要突出对信息技术的重视，信息技术作为专业基本，也作为档案管理的重要技巧，要在所创建的人才队伍中充分体现。

四、结语

综上所述，为了进一步改善和提高现有的医联体档案数字化构建，要注意对三级管理体系的构建，加强医联体档案数字化制度，同时要提高相关人员的数字化管理意识和综合素质，为数字化档案建设做好充分的技术准备。还要针对数字化档案的网络信息安全问题，保障档案管理的安全。要充分发挥信息化技术优势，提升档案的智能化管理。通过这些举措，确保信息档案建设更加完整高效。医联体的档案数据作为合作医院的无形资产，其背后隐藏的价值往往需要深入挖掘，不仅能够带给各医联体单位建设和发展方面的一些决策性参考，还能强化医联体医院历来发展情况的整合和数据体现，做好数字化档案的构建工作，有利于各医院综合性管理能力的提升，给医院带来更多发展空间。