基于信息技术的文物藏品管理优化策略研究

2022-08-25霍宝强

中国民族博览 2022年11期

霍宝强

（山西博物院，山西太原 030024）

引言

早在1986年，文化部就出台了《博物馆藏品管理办法》，对文物藏品的接收、鉴定、登帐、编目、建档；文物藏品库房管理以及藏品的保养、修复、复制做出了明确的规定。按照办法要求，文物藏品管理需做到保证制度的健全性、帐目的完整性、鉴定的准确性、编目的详实性、保管的稳妥性和查用的便捷性。互联网时代博物馆内部人与物、人与人、物与物之间的关系必将进行重塑，文物藏品的管理不应仅仅通过制度体系来保证，还应该充分利用信息技术，建立完整的文物藏品全生命周期系统，让现代技术与管理制度结合起来，形成对文物藏品管理各环节的管理与监督。

一、文物藏品管理的一般流程

文物藏品管理的一般流程分为十二个环节，具体包括接收、鉴选、分类、定级、登帐、编目、建档、入库、保管、提用、注销、统计。在文物藏品的征集过程中，需要尽可能地收集其原始资料和证据，将其分门别类，做好相关的登记和接收手续。在接收环节完成之后，需组织相关人员对文物藏品的年代、材质、真伪等进行鉴定并做好价值的评估工作。分类主要是针对保管单位所有的文物藏品进行科学的归类，一般按照文物藏品的材质、性质和职能等进行规范化的区分，同时要考虑在文物藏品保管和使用过程中，制卡与检索中存在的分类差异，尽量做到统筹兼顾。定级必须按照国家制定的文物藏品定级统一标准进行，代表性的文物藏品或者具有特别重大价值的文物藏品一般定为一级藏品，需要重点管理与保护。二级文物藏品具有重大价值，三级文物藏品具有一般价值。登帐是文物藏品进入博物馆管理的重要环节，登记时必须对文物藏品的每个属性进行逐项填写，文物藏品总帐中不应包括复制品、模型和代替品。登帐必须有专人管理，永久保存。编目对专业性的要求较高，需要根据文物藏品的材质、外观以及其历史文化价值进行概括性的描述，最终写入编目卡片中。建档在文物藏品管理中的作用举足轻重，主要是为文物藏品的展览和陈列提供整套的资料。入库是将登帐和编目过的文物藏品交与库房收藏，包括对文物藏品的排架定位等。文物藏品必须存放在专门的、固定的库房中，库房应根据文物的定级、材质等，做好防盗、防火、防震、防潮、防尘等措施，并做到专人专管。文物藏品要想发挥作用就离不开提用，提用必须保证文物藏品的安全性并遵守相应的制度和办理手续。文物藏品的注销主要是因为交换、调拨等因素，在办理完出馆手续后，必须在藏品总登记帐目中注销。统计工作则伴随着文物藏品管理的全生命周期进行，也是博物馆及时了解文物藏品数量增减、流通的利器，需根据不同的时间维度进行统计。

二、文物藏品管理的现状和存在的问题

（一）文物藏品管理制度不健全、执行不到位

经过数年的积淀，多数文物藏品保护单位已经建立文物藏品管理制度体系，但是多年不变，不能根据已发生过的问题及时调整并改进制度。在实际执行的过程中，有效约束缺乏，导致制度的执行大打折扣。文物藏品具有不可再生性，防火、防盗、防震、防尘甚至温湿度等任意一环节的松懈均有可能对文物藏品造成毁灭性的重创。根据部分从业人员的反馈，不少文物藏品管理制度较为空泛，仅对基本的作业提出了标准化要求，对于一些特殊情况的制度、预案细则较少，难以落地，这也给了部分责任心不强的工作人员可乘之机，导致执行力较弱，对文物藏品造成了实质性的伤害。如个别博物馆将文物藏品管理的防火、防盗、防震工作放在首位，认为文物藏品只要还在馆内，就是做好了文物藏品的管理工作，忽视了文物藏品存放空间的温湿度，导致文物藏品的氧化速度过快，造成不可逆的损伤。另外文物藏品的存放单位对于制度的执行缺乏有效的监督和考核措施，发现问题多为口头批评，对员工的震慑力不强，使得制度执行不到位，多次重复地发生。

（二）文物藏品保管硬件设施落后

在我国，多数文物藏品的保管单位属于公益性质，每年划拨的经费有限，必须优先投入自然损耗较重、需要定时更换的硬件设施，这就使得其他硬件设施的换代不够及时。部分文物藏品保管单位更愿意在场馆布置和文物藏品的摆设上下功夫，最大程度满足参观者的视觉体验，却忽视了文物藏品在布展的过程中是否会增加自然损耗。由于保管硬件设施的整体更换费用较高，导致部分文物藏品管理单位，仍然沿用几十年前的铁制、木制展柜，这些展柜由于时间较长，通风和密封性能已低于国家标准的要求，非常容易造成文物藏品的损坏。多数单位对于管保硬件设施的管理较为落后，设施的常规保养和使用年限台帐登记混乱，造成一些已达到最大使用年限的保管硬件设施仍在使用，留下诸多安全漏洞。由于保管硬件设施落后，所以没有专门的设备对文物藏品的微观变化进行监测，对数据进行实时的采集与记录。硬件设施的落后，使得文物藏品的动态化管理更无从谈起。

（三）文物藏品管理流程规范化欠佳

多年来，文物藏品的管理流程规范化仅停留于表面，未真正做到标准管理流程的可视化，检查、监督全靠人工，会出现两组不同人员做出的文物藏品档案完全处于两个标准，甚至一组工作人员看不懂另一组工作人员所做台帐的问题。这与国家相关标准要求的规范化文物藏品档案相差甚远，让文物藏品管理的有效性减弱。不少文物藏品的保管单位只建立了基于新进文物藏品的信息管理系统，对于原有文物藏品的梳理和校对工作进展缓慢，让文物藏品管理流程的规范化成为一句空谈，并不能落地实现。另外一些单位虽然将部分常用的工作管理流程放入了信息管理系统，但是系统开发单位对于业主的诉求理解不透彻和对此类系统开发经验的不足，导致业务流程进入信息系统的较少，这也使得文物藏品管理流程规范化、标准化的进度滞后。

（四）人员意识和专业素养均不高

部分从业人员文物藏品的保护意识淡薄，加之受到的宣贯力度过低，使得这些人员对于保护文物藏品的重要性、迫切性认知不足，主观能动性较差。严重缺乏提前预判文物藏品状态的能力，只有当文物藏品出现损坏时，才会被动采取补救措施，使得文物藏品的价值下降。当然这与文物藏品保管单位的制度密切相关，多数时候单位的追责情况较少，导致员工的思想意识有所松懈。由于文物藏品的保护和管理工作通常比较乏味，老业务人员退休较多，出现了业务人员的断层，一些经过专业训练较少的工作人员被安排在专业技术岗位上，出现个别人员责任心欠缺，专业知识匮乏的局面，这也使得部分文物藏品管理单位的整体专业素养急剧下降。

（五）文物藏品的数字化程度低

根据国家文物局2020年末的数据显示，我国的可移动文物总数量约为6500万件左右，实际完成登录备案的文物藏品约一半，整体的数字化程度偏低。广东博物馆、上海博物馆等数字化改革名列前茅的博物馆，仍然未完成所有馆藏文物藏品的数据采集工作。在第一次可移动文物大普查中暴露出低精度图片多于高精度图片的现象，文物藏品三维扫描的数量较少等问题，造成了全国可移动文物藏品的数据库难以建立，大数据、人工智能等信息技术不能发挥良好的作用。当然文物藏品的数字化不仅是简单的文字和图片数据采集，更需要将文物藏品的基本信息、平面信息和立体信息转换为数据，从而建立文物藏品的数据库，并通过信息技术挖掘其内在联系，真正体现文物藏品数字化的价值。

三、基于信息技术的文物藏品管理优化策略

信息技术为各行各业带来了革命性的变化，对于文物藏品的管理而言也不例外。基于信息技术不仅能可视化现有的规范化流程，还能通过大数据、人工智能等技术，快速获得统计报表和同行业的对比数据，帮助文物藏品管理单位认清自身管理的症结所在。另外对于文物藏品的交换、借阅，可以通过区块链技术，实现文物藏品的保真。总之，信息技术可以为文物藏品管理工作带来颠覆性的巨变。

（一）基于信息技术的文物藏品管理体系的构建

随着社会的不断发展，文物藏品的管理体系不能停留于纸面上，要形成动态的监测与管理，甚至需要进行预防性措施的干预。这就需要将信息技术与文物藏品的管理体系结合起来，将管理制度转化为具体的流程、应急预案等，并在信息系统中制定对应的模板，让管理体系可视化，让制度、流程规范化。各相关岗位工作人员能够清晰地了解整个文物藏品管理体系的运行状况，也能为最终的考核提供切实可行的依据。文物藏品管理体系在运行中一旦出现问题，或者遇到政策变化等因素需要及时对管理体系进行动态的调整，以信息技术为载体能加快文物藏品管理体系动态更新的步伐，甚至可以通过舆情和对管理体系自身的监测，实现对文物藏品管理体系的调整提醒，避免过多人为因素的干预。

（二）基于信息技术实现文物藏品动态管理的智慧化

文物藏品动态管理的智慧化涉及的模块众多，包括文物藏品征集、鉴定、编目、展陈等环节。若想实现智慧化就必须针对每个环节做好调研工作，以每个环节均实现智慧化作为大前提。通常将文物藏品动态管理智慧化支撑平台分为应用层、服务层、应用支撑层和数据架构层四个层次。应用层中包含了业务模块、其他模块和业务接口。服务层则起到承上启下的作用，将数据服务和业务服务与应用层进行对接。应用支撑层涵盖了技术组件、标准规范与中间件。数据架构层则是将文物藏品转化为核心元数据、扩展元数据、管理元数据和多媒体元数据等不同类型的数据。详细的文物藏品动态管理智慧化支撑平台架构图如图1所示。文物藏品动态管理智慧化支撑平台建设的目的是要打通文物藏品管理各信息系统之间的数据壁垒，对原有的系统查缺补漏，为管理体系的可视化提供强有力的支撑。

图1 文物藏品动态管理智慧化支撑平台架构图

（三）通过物联网技术提升展厅和库房的管理水平

近年来万物皆可联的理念已深入到各行各业，流行的非接触管理RFID技术已被广泛应用于展厅和库房的管理中，这样能让管理人员更加便捷地掌握所管理的文物藏品信息。无源电子标签由于成本低、体积小和技术成熟等优点，已在博物馆等文物藏品管理单位得到普遍的使用，其在文物藏品的出入库管理、展厅管理和盘查清点中发挥着巨大作用。以某博物馆的实践为例，利用RFID技术对其金属文物藏品库房进行盘点，只需在2-3米的范围内，用手持阅读器进行数据收集，200分钟内能完成4500余件藏品的盘点工作，平均每件文物藏品的盘点耗时小于3秒，这比纯人工盘点的效率提高了数百倍。但是标签与文物藏品的粘连、电子标签的生命周期、电子标签无法识别文物藏品的状态等问题亟待解决。

物联网传感器能有效解决文物藏品动态管理中的数据采集问题，在展厅和库房中布置各式的传感器，能有效监测各个位置的环境情况，尽早做到人为干预，最大程度避免文物藏品发生收缩、翘曲、腐烂、褪色和变色等现象。物联网传感器还能在一定程度上帮助工作人员更合理地调整展厅、库房的湿度、温度和照明等，有助于文物藏品保管单位整体的节能减排。当然更多的物联网传感器可以安装在展厅和库房的门窗上和展柜上，若有打开或者关闭等异常动作，立即向监控中心发出警报。运动和振动传感器在文物藏品的管理中也有较适宜的应用场景，将这类传感器放置在文物藏品周围，可以感知其被移动或者振动，提高防盗能力。无线物联网传感器可在远处测量参观者的呼吸、心率及体温等，及时发现某些游客的异常行为。

（四）运用人工智能算法优化文物藏品的数据提取

人工智能技术对于文物藏品管理的提升主要基于两块内容，一是机器学习，二是机器视觉。在近十年间，机器学习对于文物藏品管理取得了较大进展，尤其是在文物藏品数据结构化方面。与其他单位的数据类似，90%以上已采集的文物藏品数据均为非结构化数据，机器学习技术能让其分类明确，并能让数据结构化。当然由于文物藏品管理单位的专业人员有限，一般借助于成熟平台的各种接口，目前世界上头部的IT公司均建设了自身的人工智能平台和机器学习模块。但是市面上成熟的文物藏品机器学习模块，以欧美的国家为主，对我国的部分文物藏品不一定适用，需要本土企业进一步优化。例如我国的文物藏品中存在大量绢本、绘本，由于年代久远，画面颜色暗淡，不少画面的识别较为困难。水墨山水画由于颜色、线条的近似，通过机器学习算法对内容、色彩提取分析后，进行分类和整合，但是实际效果尚需要改进，但是其对文物藏品管理数据结构完整性的帮助不言而喻，需要通过其帮助进一步加强数据采集的能力。机器视觉主要是通过寻找一类视觉特征的方法并结合人工智能技术，进行一些模糊识别等工作。在文物藏品的管理中，最常用到的是卷积神经网络的深度学习视觉识别。这种技术识别图像中的符号、图案和文字，对上述元素分类并加以区分。但是在引入机器视觉前，需要通过高清扫描等设备进行快速扫描，也可使用二维码等方式提取文物藏品的相关信息。

（五）实现文物藏品状态的可视化管理

在文物藏品动态管理智慧化支撑平台的基础上，对文物藏品的各项数据进行统计，并根据管理者的需求，定期出具各类报表。这些报表不仅仅包括馆藏文物藏品整体的报表，还包括单个文物藏品的相关信息和健康状况监测。馆藏文物藏品的整体报表应包括馆藏文物藏品的总数、分类数量、展厅展示状况、库房保存状况、文物藏品交流情况等。对单个的文物藏品而言，需要将藏品所处环境的温度、湿度等物理环境信息，以及文物藏品已登记的信息全部展现出来。另外可以通过原有的趋势数据以及同行业数据对已采集数据进行分析、判断，形成文物藏品的健康状况的动态可视化图，提供文物藏品的状态预警以及预防性措施建议等。大型文物藏品管理机构还可以根据自身的情况以及开放的性质，制作适合大屏展示的可视化管理界面，方便使用者了解文物藏品的信息。

（六）促进文物藏品信息的智慧化管理

现阶段多数文物藏品的管理单位均建立了针对文物藏品的管理系统，但总体来说功能略显不足。促进文物藏品信息的智慧化管理需要从系统的建设上入手，完善系统功能模块。在文物藏品的基本特征模块中，除外形、大小、材质和颜色等常规特征外，加入一些微量元素成分、内部结构等非常规特征，为进一步了解文物藏品的信息提供了更加详实的资料。文物藏品的信息必须借助于信息技术提高其准确性和录入的速度，这就需要借助于高速扫描设备对文物藏品进行平面和立体的扫描，多次数据采集的过程可以合并为一次，大大提高了文物藏品信息录入的效率。信息的智慧化管理既要考虑所采集数据的安全性，也要考虑功能的实用性和可操作性，更重要的是底层数据库的逻辑清晰，便于系统之间的互联互通。

（七）利用信息系统构建员工职业素养提升平台

文物藏品的管理优化离不开对员工职业素养的提升和规范、标准的持续性宣贯。互联网时代，随着人们接受信息方式的改变，信息系统、新媒体已成为许多行业对员工进行职业培训和标准宣贯的重要阵地。在基于信息技术的文物藏品管理优化中，可以在系统中增加员工培训模块，将动态更新的规范、标准定期更新至培训模块中，并在培训模块中建立起学习积分和考核机制，通过制度措施约束员工的学习行为，奖励学习积极的员工，惩罚学习主动性差的员工。另外结合微信公众号、短视频平台等新媒体方式，将培训模块集成，让员工可以利用碎片化的时间，见缝插针地进行学习，潜移默化地提高员工的职业素养。