企业电子文件管理与归档工作策略

何世华

（铜陵有色铜冠电工有限公司，安徽 铜陵 244000）

1 电子文件特点

（1）信息存储密度大。与传统的纸质文件信息存储于纸张相比，电子文件的信息存储于光盘、磁盘、U 盘等计算机硬件中，信息存储密度大。一张光盘的信息存储量约等于350 万张A4 纸所承载的信息量。

（2）对电子设备的依赖性。与纸质文件相比，电子文件信息对于计算机、信息软件的依赖性较强，离开这些软件及设备，电子文件的元数据将无法发挥应有功能。

（3）内容的不稳定性。传统的纸质文件信息存储于纸张中，修改都会留有“痕迹”。电子文件存储于光盘、磁盘等特殊介质中，这些特殊介质易受到磁场、温度或者湿度因素的影响，导致电子文件内容被修改、损毁或灭失，且信息内容的灭失“不留任何痕迹”。

（4）可分离性。传统的纸质文件相比，其信息与承载信息的纸张不可分离，但电子文件中的信息与其介质可以进行无数次的脱离、重新组合。

（5）非直读性。传统纸质文件信息具有可直读性，但电子文件信息，无论是电子图像、声像，都需要通过解压编码，方可读取存储于光盘等特殊介质中的信息。图1 为电子文件。

图1 电子文件

2 企业电子文件归档管理的重要性

2.1 有利于维护电子文件的完整性

企业在项目建设、生产经营及日常维护等管理过程中，电子文件是其的主要依据和参考，有时也是企业维护权益的保证，必须要提高对建设项目电子文件真实性以及完整性的重视程度。而站在实际情况的角度来看，当前企业电子文件的管理仍存在一些问题，比如忽略了文件管理工作、随意保存或是资料填写不够全面、电子文件的相关属性和内容不完整等，这些都会对电子文件质量产生较为严重的影响，甚至还会为企业带来一些重复性的工作内容。所以，企业原生电子文件档案化管理工作的实际开展过程中，应该以工序质量作为主要节点，加强采集企业建设、经营各阶段产生的各类原始信息，构建出更加完整、真实的原生电子文件。同时，还应当利用提前设置好的标准对各类文件进行科学合理地分类，并在预归档工作当中，通过“四性”检测的方式来提高文件归档处理前的完整性与真实性，从而达到保证企业电子文件整体质量的主要目的[1]。图2 为档案管理系统。

图2 档案管理系统

2.2 有利于提升整体档案工作的治理水平

在档案事业的发展进程中，档案管理水平属于其中的关键内容，同时也是影响档案质量的主要因素。企业通过电子文件档案化管理方式的应用，就可以有效突破传统管理方式在提高业务水平、保障资源质量等方面存在的局限性，确保各类管理资源能够得到更加高效的配置，建立起一种扁平化的联动管理措施，特别是针对那些来源复杂并且较为分散的建设项目档案，更要进行科学合理地控制，积极探索形成电子文件以及管理电子文件的运转模式，防止因双轨模式导致电子文件管理工作产生监督管理困难以及成本消耗大等严重问题，确保电子档案的管理业态能够从根本上得到创新。同时，企业通过电子文件档案化管理模式，还可以进一步提高档案管理以及行业治理能力，以此为基础来提高建设项目的基本建设质量，全方位促进建设项目电子文件治理水平的稳步提升。

3 企业电子文件档案化管理存在的问题

3.1 档案管理意识不强

在信息化项目的实施过程中，企业及各级管理人员对于档案工作不够重视，对档案文件标准、规范、制度没有做到严格执行，在工作过程中也没有认真细致地检查文件资料的生成和严格把控文件质量，认为信息化项目档案管理就是将所生成的资料整理成册即可，没有对相关内容进行明确，导致其在人力、物力等方面的必要投入不足，有些企业甚至将部分信息化项目档案管理工作付托给其他工作人员兼管或由兼职人员进行处理，造成了职责不清，兼而不顾的问题，从而导致信息化项目档案管理工作难以落实。除此之外，参与项目的相关人员更注重现实消息，对规范档案管理的重要作用认识不足，这也在无形之中加剧了信息化项目档案管理混乱的问题[2]。

3.2 档案资料管理制度不完善

现阶段，虽然国家与地方政府针对档案资料管理制定了相应的规范与制度，明确了项目档案资料管理的内容与标准，但是在实际操作过程中，项目实施方并没有对项目档案资料的收集与管理做出明确的规定，这就导致档案资料的收集与管理并不能随着项目的实施而开展，无形之中影响了档案管理制度对参与项目的企业行为的约束，使管理制度难以发挥作用。

3.3 从业人员综合素质有待提高

现阶段，信息化项目档案资料管理人员在开展项目全过程的管理工作中，对相关业务流程不熟悉，缺乏专业的档案资料管理知识。这是因为在当前项目档案资料管理工作中，大部分管理人员是兼职，甚至有一部分是高校实习生，由于管理人员没有经过专业培训就展开档案管理工作，对实际档案管理工作的内容并不熟悉，从而导致档案管理工作呈现出管理无序的情况。除此之外，由于部分管理人员缺乏专业的法律法规知识以及相关的技术标准知识，导致其没有严格按照相关标准进行项目档案资料收集，使收集上来的档案质量不达标，影响项目档案归档时间，也难以为后续的项目实施提供完善的档案信息服务。

4 加强企业电子文件管理及归档工作的措施

4.1 企业电子文件组织管理

从电子文档和纸质文档的特点来看，如果在引入电子文件之后还沿用传统文件组织管理体制对文件进行鉴定和归档等工作，很明显会出现不匹配、不适用的问题，严重时会出现电子文件丢失、安全性不能保证的情况。因此要想加强企业电子文件归档及管理首先要做的就是制定出一套合理、完整的制度和管理体系，让工作人员在进行工作时井然有序，在保证工作效率的同时能够保证文件的安全性。常见的企业电子文档管理体系一般包括对企业电子文件进行集中统一的管理模式，一方面方便管理，另一方面方便检查和预估风险，由科技信息中心、文件形成部门、档案管理部门负责，集中组合成电子文件管理小组，文件形成部门负责整理文件信息，档案管理部门负责归档工作，最后部门管理者统一查对，企业电子文件一般遵循集中控制原则进行鉴定归档工作从而达到组织管理的目的。

4.2 企业电子文件鉴定

企业电子文件的鉴定主要包括两个部分，分别是信息价值鉴定和技术鉴定。信息价值鉴定是用于鉴定归档电子文件的内容和保管期限等基本信息，企业电子文件内容的价值主要取决于能否对企业的发展起到促进作用，确定电子文件的信息价值之后就可以更加高效地为企业创造更多的财富，或者为企业未来的发展指明道路。在确定了电子文件的价值之后，最重要的就是确保信息和载体的安全。具体的方法就是首先检查电子文件记录载体质量是否有利于长久保存，检查载体上是否有病毒，划痕等，然后确保载体与文件的信息价值相匹配，保证归档文件的严谨性、精确性和安全性。

4.3 企业电子文件的归档

企业电子文件的归档与传统纸质文件归档有很大的不同，企业职员在归档过程中要认真研究和执行。对于企业电子归档工作有以下几点工作建议：①归档的文件内容以企业内部需求为主，归档范围的确定可以以传统载体档案的规范范围为参照，综合考虑生成电子文件的业务系统工作流程，结合企业业务管理现状综合制定。②电子文件的归档时间和归档方式要结合企业的办公特点，从实际出发选择。一般建议通过OA系统做到实时归档集，应归尽归。③归档工作要与电子文件鉴定工作相互配合，综合考虑企业现状以及未来发展需求，与企业评估管理部门相配合共同维护企业的持续发展。企业电子文件的归档工作从来都不是独立的工作，它与企业运行的每个环节、每个部门都有密切的联系，因此企业在电子文件归档工作中坚持前端控制原则，将电子文件鉴定归档注入企业运行的各个部门、每个阶段，方便及时总结企业运行动向，为企业管理提供有价值的参考[3]。

4.4 企业电子文件的安全保障

企业电子文件的信息安全在一定程度上决定着企业电子文件管理成效的优劣，因此档案管理部门在执行电子文件归档管理工作的时候应该投入足够的成本，配置高技术高水准的管理人才，设置足够的安全管理容量和安全检测的系统设备，对电子文件进行定期的安全检查，按照企业制定的文件管理标准，严格执行管理制度，确保电子文件信息绝对安全。图3 为电子文件安全管理系统，对于电子文件的安全管理也有以下3点要求：①档案管理部门对电子文件要做好分类统计，根据门类或内容的不同分区整理，并做好分类目录，方便检索和利用。②存储电子文件的光盘、U 盘等要放入盒中保存，保存环境要符合国家对磁性载体的保管要求。条件具备的企业要做好异地异质备份，确保数据的完整和安全。③要注意对电子文件保管场所定期检查，确保保存文件的环境温度为14～24℃，相对湿度为45%～60%，远离强酸、强碱、有害气体、强磁场等环境[4]。

图3 电子文件安全管理系统

4.5 企业电子文件的开发利用

信息发挥其价值的地方都是对数据资源的使用，而不是单纯地保存起来。因此企业电子文件管理部门也要考虑文件的开发利用问题，比如将对企业有参考价值的文件进行整理和编研，形成专题电子档案，为企业发展提供决策支持和数据参考。对于电子文件的开发利用也有一些小建议：①归档后的文件信息母盘不能外借，可以拷贝或者传送，当然在拷贝之前要先做登记，并且根据信息的内容限制使用者的使用权限，要求内容使用者不能私自复制、拷贝、转送他人。②电子文件信息要提前制定使用权限保护，严格执行电子文件的使用权限和密匙管理规定，严禁对电子文件进行修改[5]。

5 结语

总之，电子文件对于一个企业的运行和发展来说十分重要，它的价值在于它的信息价值和便利性在，更在于对企业发展的促进和保障作用。因此企业要想管理好电子文件，发挥出电子文件的数据参考作用，就必须强化电子文件管理机制建设，夯实对电子文件的收集、鉴定和保管等基础工作，探索电子文件的开发利用新模式，在绝对安全的环境下发挥出最大的服务与应用价值。