数字航天背景下规章制度体系构建新思考

董志梅 /北京航天长征飞行器研究所

企业的成功源于出色的管理,出色的管理离不开健全的制度。在数字航天的大背景下，航天企业要想立于不败之地并取得更长远的发展，就必须加强企业基础管理，形成健全的法规管理体系。航天档案工作作为维护航天历史真实面貌、保障航天企业根本利益的重要事业，地位和作用极为重要。构建系统全面、层级合理、协调匹配的档案工作法规管理体系架构，研究科学有效的规章制度管理方法是提升档案管理效能的重要途径之一。档案法规管理体系建设，是航天企业规章制度体系建设的主要组成部分之一。

在大力推进数字航天技术的背景下，航天企业档案已呈现出生成电子化、传输网络化、保存数字化、管理动态化的特点，档案工作环境、对象、内容也将发生重大变化，因此通过构建和完善规章制度网络体系框架，优化和加强规章制度全生命周期管理，深化和细化规章制度流程管控，有助于规范航天企业档案管理，增强档案治理能力，持续发挥档案保障科研的作用。

一、规章制度管理的重要性

规章制度对于组织管理是不可或缺的，更是专业建设和业务发展的基础和支柱。一个组织是否能够高效有序地运行，很大程度上依赖于规章制度的保障，制度在企业管理中起到极为重要的作用。根据定义并结合北京航天长征飞行器研究所工作实践，笔者梳理出规章制度的几点重要作用。

1.划定业务范围,保障企业运作有序化

航天企业规章制度有多层级、多维度，由此构成了整个航天企业业务体系的框架。《XXX规章制度管理办法》是研究所规章制度的“立法法”（即制度的制度），从制度属性维度明确了所规章制度的3个层级，为开展制度的立、改、废工作提供制度依据，是制度体系建设的顶层文件，在工作中优先实现顶层体系架构，明确划定了各专业业务维度。

2.明确动作规则,保障管理工作规范化

实现顶层架构后，明确动作规则及各类组织中岗位之间的相互关系，划清权力和职责范围。在规章制度中，明确员工工作职责和相互关系。明确规定每一个业务流程地工作内容和形式，具有指导性和约束性，避免了管理的随意性。

3.融入企业文化,增强企业竞争力

规章制度既是企业文化的主要组成部分，同时又是企业文化的落地，是企业文化在执行中的重要体现。航天企业管理的规章制度虽然是根据国家、集团的管理规章制度制定，但是根据不同单位的实际情况及文化氛围，各单位的规章制度也分别带有各单位的特色。通过制定具有企业文化特点的规章制度，让员工树立自觉按规章制度办事的思想。

二、规章制度体系建设现存的主要问题

1.规章制度体系不够系统

规章制度体系的整体架构应涵盖航天企业各项业务工作。如果不能真正融入到管理体系的方方面面,就只是“局部管理”，而不是“全面管理”。部分规章制度的设置只是为了应付临时需求而增加补充的，导致部门制度间内容相互有交叉、职能分工不明确、内容分类不合理。

以研究所档案规章制度体系为例，以往所有的档案管理制度都称为各门类档案的“管理办法”，没有依据研究所规定的按照制度属性对制度进行分级划分和命名；存在个别暂行的管理制度自发布之日起3年后仍在实施的情况；一些制度在制定时规定了职能部门的职责，但在具体实施上没有体现，造成制度执行不到位等问题。

2.规章制度管理不够优化

对于企业部门而言,规章的制定主要立足于满足管理的工作需求，如果没有规章制度管理部门的综合把控，规章就必然会存在看上去完整翔实、实则各自为政的情况。当前的突出问题就是在管理流程的设计方面，由于缺乏一个完全独立于各个管理职能部门的统一组织机构对整个管理流程的顶层设计，致使多年的管理流程设计一直难以实现本质飞跃。

以往研究所的制度管理流程中未设置专职管理制度体系建立的相应机构，对规章制度体系实施顶层设计及全局规划的力量欠缺，对制度合规性、必要性的审查及对规章制度实施状况进行监督检查的力量不足。

3.规章制度机制不够灵活

航天企业早期建立的制度基本停留在对应国家工作规定和参考具体行业规章制度上，并没有随着国家和企业内外部化境的变化而进行及时变更。宏观的规定要求多，具体的可操作性规范少，可执行度较低。由于没有建立有效的制度动态管理体系，制度对新情况、新变化的适应性不强。

以研究所规章制度体系建设为例，某些规章制度已经5年甚至更长时间未修订，法律法规、上级制度进行新增、修订、废止的，研究所的制度没有进行实时更新，造成某些制度缺失、冗余或者不能再指导实际业务工作。

三、规章制度体系建设思路及举措

规章制度建设是现代企业的基本管理活动之一，但规章制度并非单一产生的，也并非存在于一时，而是必须根据源头信息，结合落地措施、横向信息、纵向管理,将繁杂的规章制度有机地组成系统，融合成网络，达到规章制度与行业信息的密切融合，全方位覆盖，这才能够让规章制度发挥出最大的效用，使业务信息高效运转。

1.构建规章制度网络体系框架

航天企业规章制度体系建设,是着眼于单位战略发展，同时兼顾各部门职能之间的彼此联系，采用自上而下的设计，左右兼顾的组织架构。从系统、体系的高度设计制度管理体系、以及由此产生的“上下有序，操作与管理并进，管控与监督相互制约又相互配合，事事都有据可查，有章可循的制度网络体系。”根据研究所 2021 年新修订的规章制度管理规定，可以将规章制度按照属性分为3类：一是基本规章制度，为一类规章制度，是对某一项业务或某一方面管理工作做出的完整、系统且通用的行为准则，适用于全局或全系统且原则性强，一般称为“规定”“规则”；二是具体实施规章制度，为二类规章制度，就某一具体实施项目或某一方面管理工作给出具体实施方法和条件的规章制度，往往着重明确管理工作或具体实施的步骤和程序，往往称为“管理工作办法”“实施办法”；三是操作制度，为三类管理制度，就某一具体项目的某一方面需要给出细化措施和规范的管理制度,往往是明确具体实施的标准、条件和过程，一般简称“细则”“规范”。规章制度依据重要程度又分成重要制度和一般制度，相关界定见表1。

表1 重要制度界定表

此外，按照服务区域的规模，经过网络整合，构建了由业务维度与制度维度组成的规章制度管理架构，由“公司战略”“业务运营”“管理支持”“内部监督”“党的建设”等五大功能模块组成，每个功能模块进一步细分为若干个边界清晰的业务模块，业务模块可按照业务的复杂程度和构成进一步细分为业务子类。研究所规章制度体系已逐渐进行纵横层面维度的有机衔接，形成全面、完整、先进的纵横层面规章制度网络体系架构。

研究所档案部门依据所规章管理规定，形成了以档案工作管理办法为二级制度、其他门类制度为三级制度的规章制度管理体系。2021年起，依照研究所发布的规章制度制定（修订）三年滚动计划，陆续对三级制度进行修订。计划在“十四五”期间完成所有三级制度的修订工作。严格按照制度写作规范进行制度修订，凡是规定了职能部门的职责，在具体实施步骤上都规定了具体措施，前后呼应，并且每个制度都根据具体内容绘制流程图，保证了制度流程清晰。

2.进行规章制度全生命周期管控

企业管理制度的生命周期过程包括前期调研、需求分析、计划制定、征求意见、审核、颁布、实施、监督等阶段。规章制度生命周期管理是对在形成规章制度生命过程中的活动实施全过程控制,从而进行规章制度的不断创新与传承。

研究所2020年发布的《规章制度管理规定》是本企业有关规章制度管理工作的纲领性规定，是规章制度体系建设的基本法律依据。通过本体系,规定了规章制度管理机构的组成(制度决策机构、制度归口管理部门和制度主责部门)以及其他部门的职责，确定了规章制度建立、修改、废止的流程，并提出了规章制度执行、审核和奖励的具体方法，对规章制度管理的重要环节进行把控和完善，通过流程图的形式将制度管理流程进行高度凝练。

《规章制度管理规定》中明确规定了成立研究所规章制度体系建设领导小组，该小组对规章制度体系实施顶层设计，职责主要是对年度规章制度建立、修改、撤销的计划进行审查，对需党委会、员工代表大会审定通过的规章制度进行审查，并对所制度管理体系建设过程中的重要事项、重大问题进行调研和解决，以及对研究所规章制度管理体系执行、监控、评估、奖惩和优化的闭环管理工作进行推动等。

研究所利用信息化技术手段建立了制度数据库，指派专人负责对制度数据库进行动态管理与更新，保证了数据库资源的真实性、完整性。另外，利用档案管理系统，通过流程管控，实现线上查阅规章制度文件、线下借阅纸质规章制度文件的利用模式，既保护了制度原件，又提供了便捷的服务。在规章制度生命周期中,既要保证规章制度内容质量,又要保证规章制度的执行和落地，同时通过评估和修订使得整个过程形成闭环。在规章制度生命周期的管理中，除了对规章制度内容的质量把控之外，我们需要注意以下几个方面。

一是加大对制度的宣贯力度。规章制度的建立着重在落实,制度实施的前提是公开宣贯执行，为全体职工所了解和认可。规章制度作为员工的基本行为准则，要让使职工熟悉。所以，在规章制度颁布后必须通过适当方式公开，包括利用企业内部局域网、公文系统等多种形式公开信息，并随时可供企业职工查阅。此外，企业为增强职工对规章制度的理解与接受情况,采取各种行之有效的推广方法，如知识竞赛、职工大会讨论、起草者培训班等，旨在增强企业职工对规章制度存在的认知性以及对规章制度合法性和正当性的接受度。研究所制定新制度后要求全员范围进行培训并记录。

二是建立规章评价考核机制。航天企业业务的环境处在不断变化之中，上级要求的不断变化和经营管理环境的变化要求企业制定适当的评估和反馈制度，定期考核评估规章制度体系和院所发展的符合程度，收集规章制度的有效反馈。对不适应企业发展需要的，必须督促有关主管部门及时废改，以保障企业制度活力。

三是时时关注规章制度变化。航天企业的规章制度建设需时时关注上级规章制度体系的变化，根据上级制度的变化时时增、改、废航天企业规章制度。要建立制度领导小组，对建立的各种制度加以审核，实现整体把控，顶层设计。

3.实现规章制度流程化管理

上级法律规定和制度的变化是我们首先要考虑的问题， 在全面掌握上级规定精髓的基础上，将研究所全系统规定相互融合，通过分阶段、分批次推进规章制度“立、改、废”，基本完成了融合过渡，把各项要求落实在规章、流程、作业文件里。紧紧围绕单位生产工作重心作为建设重点，与时俱进，形成以业务知识管理模块、流程平台等规章制度衍生补充。在规章制度建设过程中，积极实现规章流程化，从流程本身入手，收集各方面信息与反馈，与流程平台建设相结合，用信息化手段、信息化思维去实现流程创新与发展，实现流程节点的控制，保证规章制度的切实落地，使得规章制度内容更优质、执行更实在、效果更显著。

以新用户需添加档案管理系统的借阅权限为例，依据《文件借阅管理办法》，原流程需填写纸质版《使用权限申请表》进行审批，流程优化、实现电子化管理后，用户只需线上申请，待审批通过后，足不出户即可在档案管理系统上进行查询或申请浏览等服务。通过梳理，可以将制度中的一些要求嵌入流程平台中，使执行更顺畅、管理更规范。为了更好地完善和补充规章制度，可以编制各专业的业务流程模块、业务知识手册，丰富规章制度所述内容的形式，使得规章制度不再只是严肃的一纸说明，这对使用者更好地理解和执行规章制度大有裨益，这也势必为航天企业的数字化转型发展提供更加坚实的制度保障。

随着电子化、数字化时代的到来，流程、应用手段、管理方式的变化使航天企业管理工作也逐渐从传统形式向以信息化、网络化为特征的数字航天企业转变。为了适应数字化大环境的新形势，航天企业还需不断探索规章制度体系建设，使其真正成为保证企业工作高质量发展的有力工具。