数字化时代档案标准化建设策略分析

杨晓露 巨野县档案馆

大数据技术为档案管理工作提供了诸多助益，促使我国档案标准化建设效率不断提升。与此同时，信息技术的不断进步及其在档案标准化建设中的应用，对数字化时代档案的标准化建设提出了新的要求。然而目前，我国档案的标准化建设仍存在一定不足，这在一定程度上影响了档案的标准化建设进程。基于此，从数字化时代下档案标准化建设的重要性及内在要求出发，对目前档案标准化建设现状及优化策略进行重点分析，旨在为行业从业者推进档案标准化建设提供有益借鉴。

相关资料显示，近年来，我国数字经济的发展十分迅速，仅2021年，我国数字经济总体规模就较前一年增加了6.3万亿元。数字化技术的全面进步为各行业的发展提供了诸多助益与更广阔的发展空间，同时也对其提出了新的挑战。就档案标准化建设工作而言，大数据信息技术的应用使海量档案信息的管理更加便捷。尤其是近年来，随着信息技术及网络平台的应用在档案信息管理工作中所占比重的不断提升，确保档案管理工作安全有效且科学便捷成为档案管理工作人员必须面对的一项重要工作任务，其也是事关各行业工作人员生产生活的重要内容。而标准化建设作为实现档案管理工作科学化、有效化、制度化的基本前提，也是推进数字化时代档案管理工作优化的必然途径。因此，在全面数字化这一时代背景下，优化和提升档案标准化建设工作，对于推进档案管理工作现代化，促进档案管理工作发展具有重要意义。

2017—2021年中国数字经济总体市场规模表

数字化时代下档案标准化建设的重要性

就性质而言，档案管理工作本身是一项涉及数据资料众多、时间延展度较长且工作量较大的系统性工作，档案信息收集整合的质量将直接影响档案资源的科学管理与后续利用。而档案标准化建设包括档案资料分类的标准化以及管理流程的标准化两方面内容。首先是档案资料分类的标准化。明确档案的分类标准并依照相应标准对其进行分类管理，是确保档案标准化管理工作取得实效的重要因素。只有对不同类型的档案如科技档案、业务档案、文书档案等进行有效分类，才能最大限度地避免档案信息遗漏或重复。其次是档案管理流程的标准化。档案文件从形成到最终的利用或销毁是一个漫长的周期过程，在此期间，相关工作人员对其进行整理、更新、统计皆应依照相关标准进行。管理流程的标准化是实现档案管理标准化的重要环节，更是确保档案管理工作各环节之间能够有效协调，全面提升档案管理效果的基本前提。总而言之，推进数字化时代档案标准化建设既是推进档案管理工作现代化的必然要求，也是推动档案事业发展的基本途径。

数字化时代对档案标准化建设的内在要求

档案标准化管理要实现系统性

数字时代为海量档案信息的管理提供了有利条件，相应地也对档案管理工作进一步提出了更高层次的要求。就档案标准化建设工作的具体内容而言，其涉及内容、载体、格式、更新以及查询等不同方面。上述标准既是档案标准化建设的具体内容，也是档案管理工作的具体工作环节。档案管理工作作为一个有机整体，任何一个环节的操作质量都会影响下一流程的具体执行。因而，档案管理相关工作人员在开展具体工作的过程中，必须始终秉持标准化操作、动态化管理的基本原则，将档案标准化建设看作一个系统工程进行建设。一方面，在制定相关标准化制度的过程中不能仅从局部出发，而应从整体进行综合考量，确保档案标准化建设工作的各环节能够实现有效衔接。另一方面，档案标准化建设不是一蹴而就的，在制订执行标准之后，相关管理工作人员应不断从中发现并解决问题，对其进行修正完善，从而实现档案标准化管理工作整体效果的优化提升。

档案标准化管理要具备科学性

档案标准化管理具备科学性，是确保档案管理工作顺利进行的重要前提。数字化时代在使得海量档案信息的瞬时处理成为可能的同时，也相应地产生了海量的数字档案与隐形操作流程。数字化的档案管理使档案信息的记录更新呈现出单向不可逆的特征。也就是说，不同类型的档案信息往往一经确定和生成，就不可删改。因此，档案信息管理工作人员应进一步加强档案标准化管理的科学性，从档案信息自身的特性、类型以及利用倾向出发，针对不同档案信息的主体使用特征以及具体档案管理部门的实际工作开展情况，重点建立具有可实施性的科学管理标准。只有不断提升档案标准化管理的科学性，才能确保各档案管理部门以及相关工作人员顺利开展档案管理工作。

档案标准化管理要逐步开放化

档案管理的根本价值在于档案利用，而档案信息开放是实现档案信息有效利用的重要前提。纵观档案信息管理的形成和发展脉络，不难看出档案本身就是记录和传递信息的载体，只有对不同类型的档案信息进行开放共享，促进不同社会管理部门之间的信息交流合作，才能真正实现档案信息的内在价值，将有限的档案信息运用到无限的社会发展工作中去。数字化时代的全面到来为档案信息的传递共享提供了更多途径，也为不同类型的海量信息共享提供了信息技术支撑，同时还提升了信息传递的便利性与安全性。因此，档案信息管理工作者在进行档案标准化建设的过程中，应对档案管理的开放性予以重点关注，在保障信息安全的基础上，秉持开放共享、合作共赢的管理理念，构建相应的档案管理机制，自觉加强与不同社会组织及企业部门间的合作沟通，强化渠道建设，抓好开放共享，从而更好地实现档案信息价值。

数字化时代档案标准化建设发展现状

对档案标准化建设重视度不够

国家档案局早在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中就已明确提出全国地级市以上国家综合档案馆要在2020年全部建成数字档案馆的发展目标。近年来，随着各级各部门的有力推动，数字档案工作也确实取得了一定成效。但是，从数字档案管理工作的具体执行，尤其是数字档案标准化建设方面来看，大部分档案管理部门领导及管理工作者仍普遍存在对这项工作重视度不高的问题。作为一项综合管理工作，档案标准化建设与查档群众个人利益、社会整体发展息息相关。它既依托于国家相关政府部门的协助，又需要各级具体档案管理部门领导及工作人员的实际投入执行。只有确保相关档案管理部门投入强大的人力、物力以及财力资源，才能切实提升档案标准化建设效果。但目前，大部分档案管理部门的领导及工作人员并未意识到数字时代档案标准化建设的重要性，且各级档案管理部门的资金及政策扶持较少，具体落实到标准化建设的更是少之又少。加之相关领导重视程度不够，使得目前档案标准化建设仅仅停留在书面文件层面，落实和推进不够。由于缺少资金与技术支撑，相关执行工作人员也无法根据单位的档案管理实际状况推动档案标准化建设。与此同时，缺少具体调研也在一定程度上导致档案标准化建设的具体方案缺少可实施性，从而影响了档案标准化的建设质量。

档案标准化建设制度有待完善

目前，大部分档案管理部门的档案标准化建设程度仍停留在书面文件或口头阶段，在后续执行上存在较多问题。主要表现为缺乏相对完善的数字档案标准化管理制度。具体而言，从数字档案的具体工作流程角度来看，首先，部分档案管理单位和部门在对电子档案进行处理的过程中，缺乏统一的格式以及相关流程管理规定，对于档案资源信息的分类整理以及存储更新缺乏细节上的具体规定和指引，导致相关工作人员在对电子档案进行录入的过程中具有较大的随意性，不利于档案资源的查询利用，影响了档案管理工作效果。其次，大部分档案管理单位缺少相对统一的管理机制，致使不同部门的档案管理工作存在重复的情况，尤其是在档案资源的存储与利用之间的过渡阶段缺乏统一的协调机制，导致相关管理部门的工作效率低下。最后，随着社会的全面发展，档案开放共享越发成为档案资源利用的关键，但目前来看，大部分档案管理部门并未建立相应的档案开放管理制度，使得档案管理部门的资源开放程度较低，资源保密机制建设以及不同单位部门的资源共享工作进程缓慢。

档案标准建设人才与技术支撑不足

数字化时代在为档案信息管理提供新的发展机遇的同时，也使各项档案管理工作对技术的依赖与日俱增。相应地，要想高效推进档案标准化建设，也必须依赖外界资源的扶持，这种扶持主要表现在人才与技术两个方面。但目前来看，我国部分档案管理部门对于档案标准化建设的技术和人才力量投入明显不足。一方面，目前大部分档案管理工作人员普遍存在非科班出身、专业素养较低以及年龄较大等问题，缺乏开展档案标准化建设的专业素养与业务能力。在进行档案管理的过程中，由于工作人员专业素养尤其是信息技术素养较低，无法对不同类型的数字档案信息进行精准识别，也无法严格按照相关管理机制开展档案信息管理工作，导致档案标准化建设进程缓慢。另一方面，目前来看，尽管档案数字化、信息化已经成为档案管理的主流内容，但档案标准化建设的主要针对对象还停留在纸质档案层面，对于档案标准化建设缺少相对系统科学的研究，尤其是对大数据、人工智能等现代信息技术的应用不够，导致档案标准化建设相对落后。

数字化背景下推进档案标准化建设的策略分析

提高对档案标准化建设的重视程度

为推进数字化时代的档案标准化建设，必须不断加强档案管理部门相关领导及管理人员对档案标准化建设的重视程度。具体而言，首先，档案管理部门的相关领导应从科学的档案管理理念出发，不断提高对档案标准化建设工作的重视程度，坚持时时处处抓好档案标准化建设工作，要在月度、季度以及年度安排部署和总结工作时，经常性询问档案标准化建设工作进度，关切档案标准化建设进程中遇到的问题，及时对其进行回应。从领导层面促使工作人员自觉、积极主动地参与档案标准化建设工作。其次，在理念更新提升的同时，还应予以相应的资金扶持。相关领导及管理工作人员应根据自身单位的具体工作状况，将档案标准化建设纳入单位的整体发展规划中。在此基础上，依据档案标准化建设需求予以必要的资金支持。

完善档案标准化建设的管理制度

数字化时代，完善档案标准化管理制度可从载体标准化以及流程标准化两方面进行。一方面，数字化时代，档案信息管理利用的基础与载体在很大程度上依赖于数据库。要想推进档案标准化建设，相关档案管理人员应密切关注档案数据库资源的建设与标准化。结合具体的管理工作需求在信息准入、整合、更新以及开发标准方面的制度措施等对档案数据库进行进一步细化和明确，保障数据库资源中的档案信息格式统一，便于相关工作人员进行后续资源的查询利用。另一方面，为确保档案标准化进程能够有序推进，相关管理人员应进一步对目前已有的各项管理制度进行梳理。在此基础上，从数字档案标准化管理角度出发，对其进行补充、修订和完善，废除已不合时宜的管理制度，建立新的具有可实施性的规范和制度。同时进一步推进档案标准化监管机制，确保无论是档案管理部门的领导人员还是具体工作者，都能在日常工作中严格执行和落实相关管理制度，严格按规章流程办事，从整体上提升档案标准化建设进程。

强化档案标准化建设的人才与技术支撑

技术与人才是影响档案标准化建设进程的关键因素。因此，相关档案管理工作人员应进一步加大档案标准化建设队伍，提升技术投入。具体而言，一方面，相关档案管理部门应进一步拓宽人才引进渠道，面向全社会招聘专业档案管理人才，为档案标准化建设提供坚实可靠的人才队伍支撑。与此同时，还应抓好档案业务和技术培训等工作来提升已有的档案管理工作人员的专业知识水平，通过定期组织档案管理专业知识、档案管理职业素养道德以及信息化、数字化管理知识教育培训等，从整体上提升档案管理工作人员的专业性。另一方面，相关档案管理领导人员应充分认识到数字化时代大数据、人工智能等信息技术对于档案管理工作的重要性，结合档案标准化建设进程，通过与专业机构建立技术合作、引进专用的档案信息化技术与配套的软硬件设施、开展人才外派培养、对先进技术进行引进和开发利用等，不断加强档案标准化建设的技术水平，为提升档案标准化建设质量打下坚实基础。

总而言之，在数字化时代推进档案标准化建设至关重要。只有不断提升相关档案管理工作人员及社会各界人士对档案标准化建设的重视程度，建立健全完善的数字档案标准化管理制度与信息数据库，加大新兴科学技术在档案标准化建设工作中的投入，引进专业素养高、业务能力强的专职人才，实现专才专用，才能真正促进数字化时代档案管理工作的与时俱进和高效发展，从而为社会的全面发展提供更加优质高效的服务。