新时期档案事业发展面临的主要问题与对策——以会计档案管理为例

李青怡

（玉溪市红塔区档案馆，云南 玉溪 653100）

0 引言

为全面推进档案的治理、资源、利用、安全等体系建设，深化档案信息化战略转型，强化科技和人才支撑，着力推动档案工作走向依法治理及为开启全面建设社会主义现代化国家新征程、实现第二个百年奋斗目标贡献档案力量，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》）。《规划》总结了“十三五”发展成效，指出了档案事业管理面临的形势和挑战，提出了总体要求及主要任务。《规划》给予了我们很多指导，也让各级各部门更深刻的认识了档案管理的重要性。但在新时期下，形势多变，任务有增不减，各项事业联系紧密，对档案管理的要求也越来越高，档案事业的纵深推进也成了影响各项事业发展的支撑力量。档案事业管理中，会计档案管理虽然只是其中之一或者说是其组成部分，但也能通过分析具体来反映整体。因此本文仅以会计档案管理为例进行分析，以期能给予相关人员参考。

1 会计档案管理的重要性

会计档案形成范围广，包含记账凭证，总账、明细分类账等各类账簿以及资产负债表、现金流量表等各类财务报告，是用于财务核算的专业性材料。这些材料主要记录了各单位内部及相关单位往来的经济事项，反映其经济活动是否合理，是各单位的重要档案。同时也是监督各单位经济业务是否合理的重要凭证。除此外，会计档案也是我国档案的重要内容，具有档案类别稳定、外在形式多样等特点。会计档案不仅为国家制定经济决策提供重要信息，还在保护集体财产及执行我国的各类财政、财务及经济纪律方面具有很强监督的作用。首先，从顶层方面来说，国家在考核全国的总体经济情况，按计划落实经济决策，完成年初预算时就需要用到会计档案，以其中记录的数据为基础进行汇总分析，从而制定或调整更有利于国民经济发展的方案和决策。其次，每个公民和法人都有缴纳税收的义务，各类增值税、所得税、关税等税收是我国财政收入的来源。国家要保证财政收入，保证公民及法人做好税收缴纳，打击各类经济犯罪，维护公民和法人的合法权益，及时发现违法犯罪行为，确保我国经济利益，这些都要发挥会计档案的监督作用才能更好实现。从微观方面来说，会计档案能反映整个单位的经济运行情况，特别是企业单位，通过对会计档案的原始数据进行总结、分析，可以看出单位的经济运行是否合理，其发展的方向是否符合单位需求，从而有利于单位负责人或者管理层制定更加有效的监督管理方案，促进单位向更好的方向发展。

2 会计档案管理存在的问题

2.1 对会计档案管理的重要性认识不足

当前，虽然很多单位对会计工作的重要性的认识已有很大提升，但仍存在着对会计档案管理的认识不到位的情况，特别是基层单位或是小微企业。很多单位领导以为做好会计的核算工作，夯实了会计基础，会计档案也就能做好。领导的不重视，必然会导致会计工作人员认为会计档案管理只是会计核算的简单延伸工作，缺乏了对会计档案的规范管理意识，从而也导致会计档案与单位档案规范化管理出现很大的偏差。

2.2 会计档案管理不规范

很多单位因为认为会计档案管理只是要做的保存凭证和账簿就可以了，对规范管理的重要性认识不足，在工作中不设置档案管理岗位，不存在档案管理机构。有的单位相应的设置了会计档案管理岗，但与岗位相关的设备设施严重不足，导致工作人员工作不符合管理规范，无法达到规范化管理的目的。有的单位增加了会计档案管理岗位，相关的设备设施也都配备，但这些岗位都是由其他岗位工作人员兼任特别以会计人员居多，领导并不指派专人开展工作，因此记账凭证、各类总账、分类明细账簿等档案没有进行合理保管，没有按规范进行档案的立卷，记账凭证、各类账簿和财务报表得不到科学整理，更无法正常的对记账凭证、各类总、分类账簿及会计报表及相关文件档案进行甄别，已到期的会计档案没有得到及时销毁。导致单位在对会计档案的后续使用和参考借鉴无法获取到完整的数据，给单位有效利用会计档案造成困难，且无法作为决策的依据。

2.3 会计档案管理人员素质有待提高

在很多单位，由于会计档案管理只是被归入财管管理的范畴，并且只是其中一个小部分，单位并没有指派专业人员承担会计档案管理工作，没有进行职业化管理，也没有对相关工作人员进行业务技能培训。很多单位的会计档案管理岗位工作人员仅会简单保管工作，缺乏规范化管理的基础知识，也没有档案规范管理经验，因此，工作人员根本没办法做到标准、规范的管理会计档案。甚至还有不少的企业、事业及基层机关单位的会计档案长期处于无人保管状态，会计工作人员做完账后，没有不按要求进行移交，没送到档案室保管，档案缺失缺漏时有发生。虽然财务管理工作包含了会计档案的管理，但是二者并不等同，差别也很大，相关工作人员如果缺乏良好的技能，专业基础不牢，没有规范化管理，在很大程度上会影响会计档案的总体利用率。所以应该引起相关负责人的重视。

2.4 会计档案管理技术含量低

当前，全球信息技术都在快速发展，档案管理不再是简单的纸质管理，而是向更信息化、更智能化的方向发展。这种数字化管理模式提高了会计档案的效率和可利用率。但一些单位仍是以保守的方式来进行会计档案管理，以传统纸质版管理为主，这种管理模式会增加保管场地，导致保管场所不足问题普遍存在。此外，管理方式落后，在借阅档案过程中还需要慢慢翻找，调取时间过长，效率也降低了很多。因此，会计档案信息化工作发展就会受到限制，对整个大局产生很多影响，严重制约行业的行进发展。根据我国的财经法规，已经生成的档案必须及时归档，整理后完成装订，各类财务账簿及报表要用计算机打印，并按规范要求进行填制。但我们现实工作中，大部分单位都普遍存在各会计期间的财务报表分开存放，会计材料移交不及时、不规范等问题。加之，档案到期后，工作人员也没有及时按要求进行清理，影响了会计档案管理的工作质量。

3 改善会计档案管理的措施

3.1 深入开展会计档案管理工作的宣传，提高规范档案管理的意识

深入学习，各单位应积极组织本单位相关岗位工作人员认真学习会计档案管理的相关规章制度。利用当前各类新媒体、交流工具如微信、QQ 等进行广泛宣传。各单位还应利用单位工作群和相关工作人员交流群上发布国家的法规和部门规章制度，使单位档案工作者和会计工作人员都能了解并学习档案管理的法规和制度，也提高单位负责人对档案管理重要性的认识，从而达到良好的宣传效果。让单位负责人、会计工作人员以及档案管理工作人员能自觉按规范要求做到遵纪守法，开展规范化的档案管理工作。

3.2 加强对会计档案管理专业人员的培训， 提高工作人员的专业技能

早在20 世纪，我国高校就已设立了档案管理学专业课程，为我国的档案管理工作提供了一定的人才，但仍达不到相关工作需求。要想做好档案管理工作，特别是会计档案管理，在实际工作中，还需要各单位结合自身实际情况，加强对档案管理工作人员的专业技能培训，通过外派学习、组织本单位培训、人才交流等方式来提升工作人员的业务技能，从而提高工作人员的素养，使档案管理工作更加规范、专业。

3.3 制定完善科学的会计档案管理制度

任何工作如果没有一定的规范，没有相应的制度去指导去约束，都很难达到科学规范的开展的，会计档案管理工作也不例外。为了加强会计档案管理，财政部国家档案局先后发布了几个版本的《会计档案管理办法》，最新版本是2015 年12 月发布的，自2016 年1 月1 日起实施。《会计档案管理办法》意在从国家层面去规范和加强会计档案管理工作，完善制度层面，让全国各企事业及机关单位能有法或依。除此外，各单位还需要因地宜，结合本单位的具体情况制订本单位的档案管理的职责，会计档案的立卷、归类整理、保存和调用等具体规范内容，以形成相应的制度，便于开展单位档案管理[1]。

3.4 注重档案管理细节，提升整体工作

会计档案管理仅用制度来科学指导和约束外，还要从细节着手，提升整体质量：①规范凭证的装订。记账凭证需按照时间顺序，按会计期间归类、合理整理后做好装册。装册时需要做记账凭证封面，封面上还要记录记账凭证信息，同时加盖印章。②完善交接事项。各类记账凭证及会计账簿等档案信息在交接时均要科学合理的办法好交接工作，保证交接材料齐全，移交人、交接收人以及监交人还应按要求进行签字盖章，以方便后续工作的开展，也便于责任的追查。③严格遵循国家档案局发布的《会计档案管理办法》及其他相关规定，特别是会计档案需要销毁时，必须提交报告到会计档案管理部门，会计档案管理部门对需要销毁的记账凭证等档案进行审查并同意后，相关工作人员才能开展凭证的销毁工作，同时还应按销毁办法进行销毁，避免会计信息泄露。④会计档案要根据实际情况及需要及时进行信息化管理，对于纸质的记账凭证、总分类账簿等档案不能盲目简单电子化，要结合会计一体化的升级，选择适合的机遇，按要求进行合理引入。

3.5 引入新技术，提高会计档案管理的技术含量

当前，中国已经进入了新时期，档案管理工作尤其是会计档案管理工作形势已有了很大变化，各项要求也逐渐增多，但有些单位对会计档案数字化管理不了解，没有合理的引入相关技术，会计档案的管理仍停留在纸质化管理阶段，对于数字信息的保管重视度也不高，导致档案信息化管理跟不上。要适应当前新时代要求，会计档案的管理必须在原有基础上提高技术含量。如今，人工智能已应用到各行各业，会计工作也逐步引入了人工智能技术，很多企业、事业及机关单位已经实现会计一体化。这就要求我们的档案管理要加强信息化水平，让记账凭证、各类总、分类账簿实现数字化，做到档案资源共享，建立起档案信息数据库。

3.6 加强对会计档案检查的力度

当前，很多单位已经意识到会计档案管理的重要，也开展了相关工作，但由于没有后续的检查监督工作，很多工作都是流于形式，有制度没落实，有规范没严格遵守。因此，想要进一步规范单位会计档案管理，提高其管理水平，以期达到现代化的管理水平，就需要加强对会计档案管理工作的检查力度。对会计档案管理的检查可以采用电话访问、实地检查、随机抽查等各种形式结合的方式开展。特别是会计档案管理的上级单位或部门，需要加强对下属单位的检查，实现全域覆盖[2]。检查的内容不仅包括对记账凭证的装订是否规范、档案保管是否到位、档案移交手续是否齐全、还要对各类总分类账簿，各种财务报告等档案的编制和归档进行全方位多角度的检查。检查中如果发现问题，还应及时提出并要求相关责任人进行规范整改，指导其按规范进行档案的编制、归类整理、分类保存还要进行相关目录的制作等。让检查成为规范的磨刀石，成为规范管理的催化剂。

4 结语

新时期下，会计档案管理事业的发展有机遇也有挑战，会计档案的管理也窥一斑而见全豹，档案事业也是如此，机遇与挑战并存。档案事业要一步一个脚印去发展，没有捷径选择，各级管理部门的领导干部只有加强使命担当，充分将所有档案管理的专业人员及档案管理的相关工作人员的积极性调动起来，让他们牢记档案管理的初心和使命，“撸起袖子加油干”。各级管理部门从大局出发，主动与国家的各项发展战略结合起来，从各个层面着手，加强对档案管理的工作进行全面客观评判。我国档案事业发展取得很大的成绩，但在档案法律法规、档案信息化、档案人才培养和档案宣传等方面还存在诸多困难与问题。本文以会计档案管理为例将档案事业的发展与新时期进行结合，从重视意识弱、法律法规保障功能不足、数字智能化建设水平不高、人才匮乏和宣传工作滞后多个角度对档案事业存在的问题进行挖掘和分析，也提出相应的对策，选题上具有一定的理论意义和实践价值。但在具体研究中依然还存在许多不足，如研究深度不够、细节处理不精，融合度仍欠缺等问题。首先就是研究深度不够的问题，文中分别从重视意识弱、法律法规保障功能不足、数字智能化建设水平不高、人才匮乏和宣传工作滞后探讨了档案事业的重要性，每个角度都没有进行深入分析，导致内容及深度都不到位。同时因笔者知识水平不高，研究视野有限，虽然以会计档案管理为例对新时期档案事业面临主要问题进行分析，但分析也不够全面、深入，提出的对策建议也不成熟、不完善，还有待进一步商讨与研究。今后，希望能有更多的学者关注档案事业研究，并为档案事业的健康、稳定、高速发展提出更有力的意见和措施，助力档案事业发展。

参与文献

[1] 段金荣.浅谈新时期事业单位档案管理与对策[J].科技经济导刊，2020（8）：248.

[2] 吕爽.探析新时期如何加强事业单位档案管理工作[J].赤子，2020（4）：172-173.