英国国家档案馆数字档案保存风险评估模型研究及启示

罗亚利/浙江大学

2021年，习近平总书记在致世界互联网大会的贺信中指出，我国应“优化数字社会环境，构建数字合作格局，筑牢数字安全屏障”[1]。这对数字档案安全保存提出了更高要求。档案学界应结合实践，在现有研究基础上，进一步深化数字档案安全保存风险管理的理论研究和实践探索。

我国现有关于数字档案保存风险的研究主要以理论探讨为主，或是从宏观层面提出期望[2]，或是对已有的数字档案保存系统进行分析[3]，或是从数字技术实现的角度提出系统的设计构想[4]。但在具体实践中，档案从业人员普遍缺乏数字技术专业知识，对数字档案保存风险的理解是狭隘的或静态的，因此不能对风险进行科学的分析或评估。为了使档案从业人员能应对不断变化的风险环境，急需构建一个易理解的数字档案保存风险评估模型。然而，我国档案学界对此尚无相关研究。

在国际档案界，英国较早关注数字档案保存风险管理实践[5]。2020年，英国国家档案馆构建了数字档案保存风险评估模型（Digital Archiving Risk Assessment Model，以下简称DARAM），协助档案从业人员应对数字档案保存风险[6]。本文介绍DARAM构建背景、愿景、结构及多学科合作的构建过程，以期为我国数字档案保存风险管理实践提供有益借鉴，为开展相关理论研究提供新的视角。

1 英国数字档案保存风险评估模型DARAM

1.1 DARAM的构建背景

英国国家档案馆认为，每一代数字技术都会带来一系列新风险，数字档案保存工作必然涉及评估和处置复杂多变的风险因素。2018年，英国政府基于简易风险评估模型SPOT（Simple Property-Oriented Threat Model）[7]，出台了《ISO 31000：2018风险管理指南》，提出了数字保存风险管理6项标准，即可用性、可标识性、持久性、可呈现性、可理解性和真实性[8]。为了与此类标准兼容，归档人员必须使数字档案符合指定的相应元素。但是，依据这些标准，并不能提前预测多变的风险因素，无法衡量风险等级，更不能提供风险援助的先后次序。因此，在特定情况下，过分依赖既定标准的数字风险管理，导致数字档案保存措施出现滞后性，其本身成为风险来源之一。2019年，英国档案服务认证机构（UK Archive Service Accreditation）要求各档案馆对数字档案保存风险进行预测和评估。然而，同年9月，英国数字保存联盟（Digital Preservation Coalition，DPC）指出当前英国档案行业的数字技术力量很难为存量数字档案提供可持续的安全保存，数字档案的增量也已经逼近档案机构接收能力和管理能力的临界点[9]。因此，急需易理解、可推广的数字档案保存风险管理模型，帮助档案从业人员识别数字档案保存风险因素，并根据风险级别，有针对性地提出规避方案和处置措施。2020年初，该联盟提出了数字档案保存风险管理模型的概念[10]，目标是让档案从业人员能够理解和分析数字档案保存的风险。同年7月，英国国家档案馆在推进保护国家记忆项目的过程中，以此概念为基础构建了数字档案保存风险评估模型DARAM。

1.2 DARAM的愿景

基于数字档案保存风险管理的现状和需求，英国国家档案馆为DARAM设定如下愿景。

第一，使档案从业人员理解数字档案保存风险。建立模型，直观地显示数字档案保存风险因素之间的逻辑关系，使用户在实际工作场景中明了各种风险因素之间相互影响的机制。

第二，使档案从业人员能够对数字档案保存风险进行级别排序。DARAM将支持用户直接比较不同类型的风险事件对数字档案保存的影响程度，使档案从业人员能够做出更明智的决定，并采取有针对性的行动，提高其在具体操作环境中实时处置风险的能力。

第三，提高相关群体对数字档案保存风险的认识，扩大风险评估模型的使用范围。英国国家档案馆计划与地方政府、企业和学术组织开展广泛交流，寻求项目合作，推广模型应用，推动跨学科融合，为数字档案安全保存争取更多的技术支持[11]。

1.3 DARAM的结构

2017年，英国国家档案馆的数字档案管理综合决策支持系统（Integrated Decision Support System，IDSS），通过整合数字档案保存的相关信息、数据和因素，构建了一个基础模型，用以预测数字档案保存风险。该模型表述了呈现工具、专业技能、文件格式、数字对象、内容元数据等因素之间的逻辑关系，即数字档案“呈现工具”的选择取决于“文件格式”和档案从业人员的“专业技能”水平，“文件格式”取决于“数字对象”的类型，而“数字对象”的数据属性信息则由“内容元数据”来描述[12]（见图1）。2020年，英国国家档案馆保护国家记忆项目团队在风险管理实践中对IDSS建立的基础模型进行细化，更全面地、更综合地考量数字档案保存风险管理所涉及的相关因素，构建数字档案保存风险评估模型（DARAM）。根据DARAM的愿景，项目团队中的计算机软件开发者、统计技术人员及档案从业人员经过反复的交流和研究，提出以可呈现能力（Renderability）和智能控制（Intellectual Control）作为评估数字档案保存风险的基准，并明确了相关影响因素的层级结构[13]（见图2）。

第一，可呈现能力指数字档案管理系统能安全地呈现原始数字文档，并能顺畅地提供访问。影响可呈现能力的因素，可以分为三个层级：第一层级包括呈现工具、技术元数据和可保存数据；第二层级包括保存期限、数据淘汰和数据完整性；第三层级包括运行环境、复制更新、物理灾难、存储介质、专业技能、数字对象、信息管理和系统安全。影响第一层级呈现工具和技术元数据的因素比较单一，主要是第三层级中档案从业人员的数字专业技能水平和数字对象的类型。而影响第一层级中可保存数据的因素则较多，涉及第二层级和第三层级中的所有因素，其逻辑关系为：数据保存期限受数字档案管理系统运行环境、数据复制更新频率、潜在灾害及存储介质寿命等因素的影响；数据是否被淘汰由存储介质的使用寿命和数字档案从业人员的数字专业技能决定；数据完整性受档案从业人员信息管理的有效性和数字档案管理系统的安全性等因素的影响。

图2：DARAM层级结构

第二，智能控制指档案从业人员面对可呈现的数字档案时，能完全了解其来源、管理其内容，并能控制其开放和利用。影响智能控制的因素，同样可以分为三个层级：第一层级包括数据标识、利用条件；第二层级包括内容元数据和信息管理；第三层级是数字对象。数据标识和利用条件，直接影响档案从业人员对数字档案的智能控制。根据层级之间的逻辑关系，影响数据标识的因素是第二层级的内容元数据和信息管理，内容元数据是描述数据属性信息的，由第三层级的数字对象决定。影响利用条件的因素比较单一，主要是第三层级的数字对象。

DARAM的创新之处在于根据档案从业人员的数字专业技能水平，把数字档案保存所涉及的各种复杂风险因素用层级结构加以清晰地呈现，并进行统计量化，设计出易理解的、可操作的数字档案风险评估模型结构。英国国家档案馆将DARAM设定为可持续使用的模型，为各级档案管理机构的数字档案保存风险评估提供常规服务。即使数字档案保存的环境不断变化，按照这一模型，档案从业人员依然可以定期进行风险评估[14]。

2 基于多学科合作的DARAM构建

在数字档案保存领域，档案从业人员和计算机软件开发者之间的合作比较普遍。然而，DARAM在构建过程中，运用了统计学的相关知识，首次在档案学科、统计学科和计算机学科之间建立了合作关系。三方充分沟通、交叉协作，明确彼此需求、及时调整方案，各方均为模型的成功构建做出了贡献。

第一，统计技术人员，主要负责风险因素和数据的统计和分析工作。在模型构建过程中，统计技术人员结合档案从业人员提供的相关信息和数据，采用贝叶斯“支持某项属性的事件发生得愈多，则该属性成立的可能性就愈大”[15]的理论，对DARAM结构中各因素发生风险的概率进行量化，使层级结构更加直观和明晰。他们与档案从业人员保持沟通，建议其做好数字档案保存工作的信息记录，协助解读统计结果的相关数据，从而准确理解风险评估模型，对数字档案保存风险进行科学评估。

第二，软件开发者，主要负责DARAM模型及相关系统的软件开发。在模型构建过程中，软件开发人员需要与档案从业人员全程对接。在开发初期，开发人员向用户方展示DARAM的初始功能，听取反馈意见，不断改进设计，确保DARAM能够满足最新需求。在开发中期，不定时地举办研讨会，收集一线档案从业人员更详细、更具体的建议，开发人员据此调整开发思路，提供更直观的界面，满足具有不同数字技能水平的档案从业人员的需求。在模型维护阶段，开发人员采用的特定编程技术，允许任何具有基本编程知识的人对模型进行简单的维护和更改，使DARAM模型具备可持续发展的特性。

第三，作为用户方的档案从业者人员，主要负责提出需求和提供数据。档案从业人员向项目组其他学科的专家详细阐释档案管理工作的内容和流程，提出数字档案保存风险评估的迫切需求。同时，负责收集数字档案的相关数据和信息，为模型各个节点的定位提供有效的、完备的数据支持，并参与模型每个变量和每个节点的调整工作。随着开发过程的推进，档案从业人员主动接触其他学科，全程积极参与讨论，逐渐理解模型构建的结构，能更从容地应对动态变化的数字档案保存环境。

3 DARAM对我国数字档案保存风险管理的启示

3.1 深化实践探讨，构建实用模型

英国国家档案馆与各级地方档案管理机构紧密联系、深入调查，对档案从业者的数字技能以及相关知识储备进行调研，根据需求确定愿景。DARAM的软件开发者向档案从业人员收集具体问题和建议，汇集风险数据，建立风险证据数据库，构建了可量化的数字档案保存风险评估模型。我国目前尚无关于数字档案保存风险管理的实用策略，也没有具有可操作性的风险评估模型。我国档案学界可以参考英国的做法，深化数字档案保存风险管理的实践探讨。档案管理机构的决策者和数字档案管理系统的开发者应深入档案工作一线，调查数字档案保存风险管理的具体实践以及存在的具体问题，收集相关数据和信息，分析数字档案保存所涉及的各种风险因素，设计适用于我国数字档案保存的风险评估模型。

3.2 注重学科融合，创新合作方式

英国国家档案馆在DARAM构建过程中，应用了统计学科的相关知识，看似与档案学关联度不高的统计学解决了数字档案保存风险因素的统计问题。目前，我国档案管理机构在开展档案数字化工作时，寻求的合作对象多为计算机软件开发商。随着信息技术的发展和档案数字化建设的推进，数字档案保存的技术环境更加复杂，所面临的风险更加多样[16]，档案管理部门需要更多学科的支持。我国档案管理机构可以借鉴英国的经验，打破思维定势，加强交流互动，学习其他学科的知识，推动数字档案管理工作的发展。档案工作者应树立多学科融合的理念，探讨跨学科合作的可能性，并创新合作方式、拓宽研究视野、提升理论水平。

3.3 加强交流协作，降低外包依赖

目前，我国档案数字化大多采用服务外包的方式，基层档案管理机构缺乏信息技术人才。久而久之，数字档案保存的风险管理工作会越来越依赖档案服务企业的信息技术人员，这给数字档案安全保存带来了隐患。我国档案管理机构的决策者可以借鉴英国的做法，在档案数字化外包的过程中，要求信息技术人员与档案工作人员全程对接，并以举办研讨会、座谈会等形式，加强双方的协作和交流。在彼此充分了解的基础上，信息技术人员可以根据档案从业人员数字技能水平和整体需求，设计易理解的、可简单维护的数字档案管理系统或模型。最终，档案从业人员就能有效参与数字档案保存风险管理工作，降低对外包的依赖。