会议应急策划，往往在细节之处“见真章”

迟倩颖

疫情常态化下，为了确保大会的顺利进行，保证与会人员的正常出席，杜绝一些突发状况的发生，许多企业会选择提前制定应急处理预案。近日，本刊记者采访到三亚捷程智远商务会展有限公司总经理程绍玲，她在介绍大型会议策划方案时，认为应该从细节出发，着重做好防疫防控措施，提升办会期间的风险意识。

打破常规 预案需有侧重点

据程绍玲介绍，当下大型会议能否举办，首要考虑的是当下疫情防控的要求。“以我们所在城市为例，对于三亚地域性比较强的会展公司来说，疫情拐点风向标只能参考北上广一线城市的疫情防控情况要求以及社会面清零状况来判断。”她补充道。程绍玲认为，线下场地规划、方案的可执行性、人员流动数据跟踪等是需要重点考虑的要素。她接着说：“同时我们应该打开一个新的思路，那就是常规线下活动在疫情下存在许多风险，因此需要在活动规模和形式上有变革的思维，例如可以‘重线上，轻线下’，来提前做好预案以应对突发情况。”

提升主办方有效预防和及时控制的能力

程绍玲称，举办会议遇到突发事件对主办方来说是最大的挑战，而保证自身具备有效预防和及时控制的能力十分必要。需要考虑的因素包括：制定预案的适用范围；确定会议期间的工作原则；组建应急组织体系及职责，确保会议管理系统的适用以及稳定性，规格较高的会议可以考虑定制专属会议系统。总体预算也是需要控制的，可根据需求有所浮动。“对于预案执行的后期处置能力，也往往考验着主办方，例如是否能安抚参会人员的情绪和降低其利益损害，遇到不能解决的突发状况，有没有渠道寻求帮助，有没有正面的报道来鼓舞人心等等。”程绍玲解释道。

延期也是预案的一部分

据程绍玲介绍，目前因为疫情或其他突发事件而无法举办的会议，大多数主办方或PCO还是倾向选择延期，更改举办地的情况不多。因为主办方在前期选取举办地是经过多重因素考量，所以多半选择延期待疫情平稳后重新谋划。会议延期或取消对参会、参展嘉宾带来影响是必然的，关键在于如何做好与参会、参展嘉宾的沟通与维护工作。“因疫情影响大家还都比较能够理解，毕竟疫情截止到目前已经将近3年了，各行各业对疫情帶来的影响都能很客观的看待和应对。”程绍玲接着说，“相较于更换举办场地会带来更多的突发状况，会议延期举办也是疫情常态化下一种最常见的预案策划，因为主办方在对一场会议是否带来交易收益不太可控的情况下，会为了保证会议品牌的延续性，和会议举办场地长久合作的效益，以及企业的影响力而坚持。”