会议纪要要够“精”

高峰 范涛

会议纪要是记载传达会议内容的一种重要公文形式，是领导班子民主决策、集体智慧的书面体现，也是指导和推动工作的依据指南，写作者必须时刻保持高度的责任感和强烈的事业心，突出“精心、精准、精细、精密”，高质量完成写作任务，全面、完整、准确反映会议情况。

精心准备。每次开会撰写纪要都像考试，或大考或小考，或急难重或缓易轻，需要有一个认真备考的心态，提前把问题想全面，认真作好准备。

掌握会议议程。有些单位撰写纪要和筹办会议的职能没有设在同一部门，这就需要纪要写作人员会前主动联系办会部门，第一时间拿到会议议程，掌握会议主题、参会部门、参会人员、时间地点等信息，做到心中有数。

熟悉背景资料。有的会议是之前会议的延续和再部署，关联性较强，领导开场可能直奔主题，这时就很有必要把之前的会议纪要、背景材料等找出来，熟悉情况，对于理解本次会议内容有很大帮助。

精准记录。做好现场记录是一项基本功，也是写好会议纪要的有力保障。

要抓住重点。一些会议持续时间较长，纪要写作人员难免出现疲惫、注意力无法高度集中等状况，这时需要重点紧盯一把手讲话，以及主要副职、主汇报人发言，确保关键信息无一遗漏。

要拾零为整。会议中，如果某位与会人员的发言得到主要领导第一时间肯定，说明主要领导非常认可，这类内容需要迅速记在本上，后期整理写作纪要时注意补充。

要核对人员。一般情况下，会议议程上的参会人员均会到场，但偶尔也会有临时未到、他人代替等情况，需要纪要写作人员及时“扫描”现场，确认到会人员，严格忠实于会场，在纪要中加以体现。

精细整理。会议纪要考验写作者的文字功底，需要注重细节，做到精细整理。

语言要实用。会议纪要的精髓在于指导执行，语言应当尽量简洁、扼要，少用修饰词，不讲含混不清、模棱兩可的话，不给具体落实带来歧义困惑。

善于引用批示语。一些会议议题的原始文件上往往有领导批示语，如果其中提出明确要求，在后期纪要整理过程中应注意合理使用。

参考发言稿。有的汇报人会携带发言稿，如果认为发言比较重要、参考价值较高，可在会后以适当途径要到，既省时省力，又能最大程度确保文字精准。

认真校对。在报送各级领导审签前，一定要全面校对，对认为可再修改升华的地方，认定了就要果断改，同时对领导职务名字、文件名称、财务数字等关键信息须重点留意。在条件允许的情况下，最好采用双人以上校对。

精密回顾。会议纪要签批分发完毕后，正好可以静下来干三件事。

仔细比对。会议纪要报审过程中，会逐级经领导审签修改。纪要起草人员应珍惜各级领导的修改批示，勤于、善于比对初稿与修改稿的差别，体会琢磨领导的用意，特别是着重修改的地方，尤其要注意体会把握。

完善笔记。用记录本来记录会议召开的情况，会议过程往往气氛严肃、时间紧张，即使记录人员下笔速度很快，也难免有内容来不及记录，纪要发放完成后便是补充记录本的最佳时机。

整理保存。记录本、会议录音、会议文件等，是会议的客观见证者，要特别注意存档保管，以便随时查证。