大数据时代档案信息化管理面临的问题与挑战

彭 桃

高州市不动产登记中心(高州市不动产档案馆) 广东 茂名 525200

一、引言

档案信息化管理的目标是实现信息资源共享,提高服务质量,促进政府与社会之间的良性互动。随着信息技术和网络技术在各个领域广泛应用以及大数据时代的到来。电子档案作为一种新型数字化文件形式被广泛应用于各行各业、各类业务部门及相关行业中,但同时也带来了一系列新问题:如何利用大数据分析得出有效结论并及时采取相应措施解决当前存在的各种信息安全隐患,是我们面临的最大挑战之一。

二、大数据时代档案管理的技术特征

大数据时代的到来,给档案管理工作带来了新一轮变革,如何应对这种变化是当前档案管理面临的首要问题,在传统意义上来说,互联网技术发展为数字化档案馆建设提供了一个更有效、更高效地方法,本文将对大数据时代下影响着人们社会生活方式以及价值观念转变过程中产生重要作用及挑战进行分析,同时也指出我国各级政府应继续探索出一套符合社会主义现代化要求与行之有效的档案管理模式,实现信息资源共享。

大数据时代,档案管理技术的发展已经进入了一个新阶段,从传统纸质化、人工检索到网络化、云存储和移动互联网等都在不断地更新。随着计算机信息技术以及数据库系统对社会各方面产生越来越多高深层次影响,这些信息通过各种手段进行收集与分析处理后,形成的大量数据成为人类工作生活中不可缺少且重要有用的资源之一,大数据时代档案管理工作不仅需要利用先进技术来实现信息化管理。

三、大数据时代档案管理模式面临的问题

(一)需要加强对档案信息化建设管理的重视

档案信息化管理的核心是信息安全,其主要措施包括:建立完善的数据库、网络技术以及电子文件,为数据存储提供有效保障,首先要提高工作人员对大数据相关知识了解程度。在实际情况中发现很多人并不是不懂计算机方面专业术语和操作规程等,还有一些人员甚至连最基础性工作都没有掌握过,其次就是档案信息化管理人才培养机制不够健全,导致其不能及时更新信息内容与系统功能等等问题的出现,这也就使得档案部门无法适应新时期社会发展需要。

大数据时代的来临,档案信息化管理也需要顺应新时期信息传播特点,建立起适应于大数据环境下的数字化档案馆。因此必须借助云计算、物联网等技术手段构建一个开放性平台。在这个平台中可以实现资源共享和互联互通功能,通过网络连接方式将各个部门之间联系起来以达到共同协作促进发展,利用互联网技术对用户进行分类并记录下来的档案信息也是一种重要途径之一,这不仅有利于提高工作效率还能使管理更加科学合理化。

(二)需要建立健全更加完善的管理体制

随着大数据时代的到来,档案信息化管理面临着新一轮挑战,在实际工作中,要建立健全更加完善的管理体制。首先是对传统纸质化信息进行整理、分类处理。其次是加强对电子文件和电子版存档等新型载体存储技术以及网络传输技术应用水平提升,再者就是利用现代数字信息技术实现多部门间协同办公与资源共享,最后一点则是从根本上解决档案信息化的问题,即在数据收集方面要充分运用多种手段来提高工作效率并降低成本费用。

档案信息化管理的工作主要是通过对数据信息进行全面挖掘、分析和整理,从而建立起一个更加完善,更为科学,能够满足社会发展需求的大数据库。在这个时代背景下要进一步提高工作人员对电子信息技术认识水平以及自身能力,另外还需要不断加强与其他相关部门之间合作交流力度,以及相互协作配合程度等方面,来实现管理工作高效完成目标任务,还要不断健全档案信息化管理体制机制建设工作内容、规范制度体系和标准流程等等方面进行完善,从而使档案信息能够更加全面有效地传递给社会公众。

建立健全档案管理的体制,是实现大数据时代对档案事业发展要求不可缺少的一个重要环节。首先要明确不同岗位、部门之间相互制约与联系,其次在制度上必须做到职责分明,例如:负责收集和保管电子文件,负责处理纸质文件及其他相关信息,并及时向上级单位反馈、汇报情况等等都需要有相应制度来保证其顺利进行以及完成效果等,使大数据时代下档案事业能够有序发展的一个重要保障就是建立健全完善的管理体制对于实现档案信息化具有一定意义。

(三)需要建立更加健全的信息化平台

档案信息化管理的发展,需要建立更加健全完善的数据平台,实现信息资源共享。在大数据时代背景下进行档案管理工作时,不仅要依靠先进技术手段和工具设备来完成工作任务量,还要注重发挥互联网、云计算等现代信息技术对电子文件及其他相关资料存储与处理方式带来极大便利性,以促进数字化档案馆建设过程中电子办公系统应用的发展,使其更加适应于社会信息化的要求,更好地实现档案资源共享利用价值最大化。

大数据时代下,档案信息化管理的工作量越来越多,对其进行有效利用是非常有必要的。首先要建立起完善、健全档案信息平台。通过不断地更新和升级相关技术标准与规范要求,以及数据库系统等方面都需要进一步加强建设,其次要构建出一个更加全面、准确可靠且具有可操作性特点数据库体系,来处理各类复杂庞大数据信息,最后就是在大数据时代下,还应该积极探索新思路和方法来进行档案信息化管理的创新工作。

(四)需要更加完善的档案安全防护体系

大数据时代下,档案信息的安全也成为人们关注的问题,而档案信息化管理中,由于其具有一定规模和数量、种类繁多以及具有较强流动性等特征,因此如何加强对网络环境进行有效保护是非常重要且必须要解决的问题之一。但是在当前阶段我国相关法律法规还不完善情况之下仍然存在一些漏洞之处有待于填补:首先就是针对大数据时代背景下信息犯罪案件不断增加这一现象的处理力度,其次就是档案信息化管理工作人员缺乏相应专业知识,对于计算机技术掌握不够熟练。[1]

大数据时代下,档案管理的工作重点也发生了很大转变,从手工操作逐渐到自动检索、决策辅助等多种功能。在这样信息量爆炸和技术更新速度极快的情况之下,如何能够更好地应对新时期档案数字化管理工作中遇到问题是每一个从事档案馆工作人员必须要面对且需要解决的话题之一,首先就是建立起完善一套安全防护体系,其次便是构建出完整有效的内部控制制度以及风险防范系统,从而保障工作开展过程当中不会出现任何漏洞与缺陷。

四、大数据时代下档案信息化管理优势及面临的挑战

档案信息化管理是为了实现信息共享,促进社会发展,所以要不断提高大数据时代的安全度,目前我国政府已经建立了一些大型数据库、电子政务平台以及云存储技术和应用系统等来支撑着我国大数据时代下的数字化建设进程,但是在这些数据库中仍然存在大量分散分布式异构网络应用场景、大量通用服务提供不足,以及缺乏专业人才等等问题,而这就要求档案信息管理部门要不断完善信息化基础设施,提高档案业务处理能力。

大数据时代的到来,使得信息传播变得更快,也更加容易被人们所接受。在信息化技术快速发展下形成了很多新平台。例如:云计算、移动设备等都为档案管理提供了很大帮助和支持,数字化办公成为趋势之一,电子文件取代纸质资料是未来档案馆建设方向的必然要求,以及重要措施与手段等等都是为了适应大数据时代档案管理工作提出的全新需求而出现,因此,要想更好地发挥其作用必须不断完善信息化平台系统。[2]

五、大数据时代下档案信息化管理的对策

(一)运用大数据思维构建数字档案资源库

大数据时代下,数字档案资源库的构建,能够在数字化管理中,发挥其应有作用,首先应加强对各类电子文件进行分类处理,对于各种类型、大小不一且具有明显区别性和关联度较高的文档,可以通过分析整理出来,其次是要建立一个专门用于存储档案信息资料以及检索相关信息资料体系建设工作中去,最后还应结合大数据时代特征及发展趋势,构建相应功能模块来满足用户需求,实现数字化管理与传统纸质材料的有机融合。

数字化档案信息库是实现对档案信息化管理的有效手段,利用大数据思维构建数字档案馆,可以从以下几方面来进行应对,首先要建立一个以数据库为基础、以云计算技术和互联网技术为支撑的电子文件存储平台,将纸质文档转化成网络资源数据储存到系统中去,可在任意时间段内通过移动终端或电脑等设备访问用户信息,其次是建立档案信息化管理规范标准体系,使各部门之间能够相互协调与配合,形成数字化档案馆建设标准化规范制度。[3]

(二)依据信息化建设理顺档案管理制度

档案管理制度是实现档案信息化和提高工作质量的重要保障,而科学、合理地制定并有效实施相关规划则,有利于促进大数据时代下的档案馆信息服务与建设,首先要建立起健全完善且行之有效的规章体系,其次,还要有严格规范化。对相关文件进行定期或不定期审查审核以确保文档内容符合要求,同时还应加强内部控制制度管理力度,以及档案管理人员责任心和业务素质水平等方面,保证各项工作都能按计划、有序地开展并达到预期目标。

在大数据时代,档案信息化管理制度的建立是非常必要的,因为它不仅可以促进社会发展和进步、提高政府工作效率。所以要制定出合理完善的规章制度。首先需要明确的是档案管理工作中每个人应该承担起哪些责任,其次就是确定每一个工作人员应履行什么样任务,以及他们各自所负责完成何种成果等一系列问题,都必须在大数据时代下进行解决并提出相应解决方案与对策以供参考借鉴,从而为相关人员提供有价值的理论依据和实践指导作用。[4]

(三)满足管理和服务需求构建信息化平台

大数据时代的到来,对档案信息化管理提出了更高要求。在大背景下,建立符合自身发展特点和需求的现代化档案信息管理系统,是实现其功能有效发挥所必须具备的。通过利用云计算技术、数据库分析等相关工具将数字化存储方式转化为可视化形式显示出来,借助互联网平台构建一个完善安全可靠又高效快捷地办公系统已成为必然趋势之一,同时也可以根据不同用户对数据内容进行分类,便于检索查找并及时更新信息资源的使用和管理需求。

大数据时代,档案信息化管理的主要目的就是为了实现对信息资源利用最大化,从而使其更好地为社会服务。因此需要建立一个完善且高效地数据库管理系统,在这个系统中要有明确的目标和发展方向并根据实际情况进行调整和改进,同时也应该将数据库技术应用到各个领域当中去以满足不同行业、地区以及人群对于大数据时代所提出新要求,为档案管理提供更多可能性与可行性建议,通过对信息资源的分类整理,实现信息共享化以及数字化处理等功能。

(四)适应新的信息传输特点加强信息安全

大数据时代,档案信息的传播方式和范围都有了很大程度上的扩大,同时也给人们带来了很多新问题。在这个过程中就需要我们及时地解决这些问题。首先要加强对网络安全技术、云存储以及虚拟化密码等方面知识进行系统培训。其次就是提高工作人员自身素质水平与职业素养,再者是建立健全相关法律法规制度来保障档案信息数据的安全性和可靠性,最后还应该完善法律体系并制定相应标准,为实现大数据时代档案信息化建设提供强有力支撑。[5]

大数据时代下,档案信息的传输方式发生了很大变化,传统纸质媒介、数字化载体以及以电子符号为介质等都已经被现代信息技术所取代,在新时期下的档案信息化管理中要充分利用云技术和网络技术,对大数据进行有效的收集与分析处理是实现档案资源共享性、开放性及高效可用型目标必要条件之一,对大数据库信息的存储方式也应该做出相应调整,通过加密手段来保证其安全可靠,从而保障用户隐私以及财产等方面得到最大程度上保护。

大数据时代是一个以云计算为基础的信息社会,在这个信息化发展迅速,技术更新频繁且复杂的时期下档案信息系统也要与时俱进。因此必须加强对信息安全问题和风险管理方面重视程度不断提高,此外为了保证大数据环境中档案工作能够顺利进行、确保其有效实施和实现以及保证工作人员自身利益不受损害等目标都需要有一个强有力保障措施来解决。所以我们应采取多种手段防范,以最大限度地保护好个人隐私权为前提条件,

六、总结

大数据时代的到来,给档案信息化管理工作带来了新机遇,同时也为其发展提供了一个难得的机会。在这一背景下本文从实际出发提出了解决问题措施。首先对大数据理论进行分析和研究,其次针对当前档案馆主要是以纸质载体为主体、人工手段为辅来实现档案信息管理,以及利用工作中存在着不足之处提出解决方法并制定相关应对策略,最后结合大数据时代特点,针对如何更好地运用数字化技术提高其服务水平的对策进行了探讨分析。