固定资产投资项目档案验收问题及解决方案

孙红梅 胡奎

摘要：固定资产投资项目档案是固定资产投资项目立项、实施、竣工验收等各阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的历史记录。作为项目竣工验收的必备条件之一，固定资产投资项目档案验收是档案管理中的重点，也是薄弱点，很容易被相关主体所忽视。基于此，文章在概括介绍固定资产投资项目档案验收工作及其意义的基础上，就当前档案验收过程中存在的问题，以及解决的方案进行了探讨分析，为固定资产投资项目档案管理工作开展提供相关内容参考。

关键词：固定资产投资项目;档案验收;问题及策略

前言

固定资产投资项目，是建造和购置固定资产的经济活动项目，是社会固定资产再生产的主要手段。近年来，伴随着国家和地区性的固定资产投资力度加大，固定资产投资项目的规模、类型发生了明显的变化。同时，鉴于固定资产在国家和社会资产结构中的地位与作用的凸显，政府层面开始不断加强对固定资产投资项目的监督管理，以保证固定资产投资项目管理的规范性、安全性和稳定性。在固定资产投资项目管理中，档案管理是相关管理工作开展的重要依据，也是检验和评价固定资产投资项目管理情况的信息参考。固定资产投资项目验收，是对涉及到固定资产投资项目全生命周期的相关档案信息从内容、形式方面进行审核检验，是项目竣工验收阶段的重要工作内容之一。虽然档案验收主体在长期的验收实践中形成了较为完善的验收流程，为档案验收提供了程序上的条件支持，但由于环境形势的变化，部分主体在固定资产投资项目档案验收方面仍然存在较多的问题和不足，影响了档案验收重要功能的发挥。因此，加强固定资产投资项目档案验收工作管理，确保档案验收程序和行为的规范性、严格性，是档案验收主体重点落实的工作内容。

1.固定资产投资项目档案验收概述

固定资产投资项目档案验收，是对固定资产投资项目在论证、立项、可行性研究、勘察设计、施工、监理、生产准备、竣工验收、运行维护等环节和流程中形成的文字、图纸、图表、电子文件、声像等各种载体的文件材料进行系统性、规范性的验收。表1梳理了固定资产投资项目档案验收工作开展中需要遵守的相关要求和规则。

2.固定资产投资项目档案验收工作开展的意义

作为固定资产投资项目档案管理工作中的一部分，档案验收工作的开展有以下几方面的积极意义。

2.1保障项目建设的进度

固定资产项目档案验收是对相关档案内容进行的真实、客观性检查，同时也是对建设情况与计划建设情况的匹配度进行的检查。在项目建设过程中，参建单位需要按照档案验收的要求整理、提交相关档案信息，以保证项目各项资质、任务能够达到相关要求。在这种工作机制下，档案验收工作实际上给固定资产投资项目建设工作开展提供了一种无形的动力和压力，使参加单位和人员严格按照相关方案的规定推进项目进度，努力保障项目的持续进行。

2.2满足后期项目运行维护中的信息需要

正如前文分析中提到的，固定资产投资项目档案是对项目论证、决策、规划、设计、施工、使用及维护的全过程中形成的，旨在反映项目在特定阶段的状态及其形成原因的信息。对于项目竣工交付使用后出现的问题的维护方面，经过验收的档案无疑给维护主体进行精准的问题诊断和解决提供了准确、可靠、全面的信息参考，使后期项目运行过程中的维护工作开展有更详尽的信息参考。

2.3提升项目建设的质量

从表面上看，固定资产投资项目档案验收，虽然是对相关档案信息进行的复核检验，但实际上，是对项目从表面到内在进行的全方位检查验收，是对项目质量进行的核查检验。一旦档案出现问题，相关主体就会按图索骥地找寻项目中存在的质量问题，从而确保项目建设整体的质量，避免投资项目在质量方面存在较大的不足和隐患。同时，由于项目档案的验收是一项要求非常高的工作，并且需要相关主体从立项开始一直到项目竣工的全过程都要提供相关的材料，并且要保證档案材料的完整、真实，这无疑将质量管理的思想强化到了项目建设的全过程，使相关主体从细节处重视项目建设的质量。

3.固定资产投资项目档案验收中存在问题

固定资产投资项目从立项到建设，再到竣工验收和交付使用，往往要经历较长的时间周期，这也使得固定资产投资项目档案管理工作表现出明显的周期性、阶段性特点。目前，项目管理主体会按照《建设工程文件归档整理规范》《建设项目档案规范》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等法规中的相关内容，有序组织开展项目档案的验收工作。但是，在具体验收工作开展中仍然存在一些典型的不符合档案验收要求的问题，使档案验收的初衷和目标实现受到影响。

3.1档案验收制度内容不合理

项目档案验收，是任何一项固定资产投资项目建设中都需要落实的工作。虽然项目建设责任单位和参建单位能够按照相关法规中规定的内容，对各类档案的验收内容、程序、时间等基本要素通过项目制度的方式加以确定，但制度所规定的内容与档案验收的实际状况之间存在一定的错位，造成档案验收工作开展缺乏稳定的制度和行为保障。一方面，档案验收分工不明确。在验收工作开展中，档案验收小组主要由项目建设责任单位根据实际安排相关人员组成，小组除了有一定数量的专家以外，还要辅助专家开展工作的人员。虽然制度关于专家的选择和数量的安排有较为明确的规定，但对各专家应当负责的验收工作内容的划分却缺乏明确的制度指引，造成档案验收职责分工的制度依据不明确，影响制度落实的有效性。另一方面，档案验收时间安排不合理。目前，多数固定资产投资项目档案验收工作安排的时间仅为1天。并且，在这1天时间内，验收小组要开展首次会议和末次会议，并且要安排出现场检查和讨论验收意见的时间，真正用于查看档案信息内容真实性的时间少之又少，这就造成档案验收工作开展的时间与需要分配的时间之间存在不匹配的情况，验收人员往往缺乏足够的时间对档案内容进行逐一检查和验证。

3.2档案验收监督管理机制缺失

随着固定资产投资项目建设模式的日益多样化，档案验收环节出现的档案信息的复杂性和多样性也越来越多，这对项目验收人员的验收意识和能力提出了更高的要求。目前，项目建设责任单位在档案验收方面往往只关注档案小组档案验收工作的开展状况，对安排专门部门或者人员监督指导档案验收小组工作开展缺乏足够的重视和落实，这就造成档案验收工作难以被严格地监督管理，进而滋生工作开展不规范的问题。例如，部分人员会因为缺乏相应的监督，而缺乏认真阅读、比对档案信息的意识和行动，造成档案验收成为一种走流程的活动，影响了档案内容的客观性、准确性。

3.3项目档案验收行为考核评价不规范

目前，相关主体对固定资产投资项目档案验收行为的考核评价主要体现在验收活动过程中的小组讨论环节和验收工作结束后的总结活动中。这些以验收小组为主导的档案验收行为考核评价方式，虽然能够增进参与档案验收工作的人员对档案验收工作的认识，但不利于一些隐藏在行为背后的深层次问题的发现和解决。固定投资项目建设责任单位虽然会在年终对档案验收工作的开展情况进行复盘，但由于周期过长，所能够发现、反馈和解决的档案验收问题比较少，且往往过于宽泛，难以保证档案验收工作的持续性优化。

4.优化固定资产投资项目档案验收工作开展的策略

受环境形势的变化，固定资产投资项目的管理要求越来越细化和明确，这其中也包括项目档案管理的规范化、系统化和详细化。要求的变化，也促使固定资产投资项目档案验收工作开展的相关内容要随之进行优化调整，以更好地保证档案验收意义和功能的实现。针对上述明确的，固定资产投资项目档案验收工作开展中存在的问题，相关主体在进行档案验收工作时，需要重点关注以下几方面的工作。

4.1完善档案验收制度内容

制度，是指导相关单位和人员开展固定资产投资项目档案验收工作的行动指南，其内容不仅要详尽，还要科学合理，符合档案验收的实际。针对上述分析中明确的档案验收工作职责和时间安排不合理的问题，相关主体要从制度上进行内容的优化调整。

首先，细化档案验收工作分工。档案验收工作是一项规范性、严谨性的工作，需要有专门的人员主导和参与。虽然相关单位内部对档案验收工作的责任及其落实进行了较为明确的规定，但人员的分工方面存在较多的盲点。为保证档案验收工作的精细化开展，项目建设责任单位要在档案验收制度中补充专家责任分工的相关内容，明确各模块档案验收专家人员应当承担的主要责任，使档案验收工作开展有明确的责任制度作为支撑。

其次，延长档案验收时间。考虑到1天档案验收时间安排难以保证验收工作完成的情况，项目建设责任单位在前期的档案验收制度制定环节，应当根据需要验收的档案信息类型和数量，将档案验收时间延长至1.5天或者2天时间，便于验收小组对档案内容进行逐件查阅，并对各项档案文件之间的关联性、吻合性进行分析询问，同时也为小组内部进行充分的档案验收问题交流讨论提供时间支持。

4.2强化档案验收行为监督管理

档案验收，实际上是以档案为参考，对整个固定资产投资项目建设的进度和质量进行的检查和检验，需要按照既定的制度严格落实。在实际的档案验收工作开展中，相关单位除了要保证档案验收工作开展的独立性和完整性以外，还要通过相应的监督管理机制来保证档案验收工作开展的效率和效果。

首先，组织开展同步专项监督检查。项目建设责任单位除了成立固定资产投资项目档案验收小组以外，还要同时成立监督管理小组，安排专门的人员负责跟踪、观察、记录、反馈档案验收小组各项活动的开展状况，对档案验收中存在的不合理、不规范问题进行及时的发现、反馈和解决，确保档案验收工作过程的透明性和结果的可靠性。對于需要到项目建设现场进行验收的情况，单位要安排相应的监督人员跟随档案验收人员入驻现场进行现场查验，确保项目验收过程和结果的客观性和真实性。

其次，细化监督管理内容。档案验收的内容具有多样性、复杂性的特点，除了要安排专门的验收人员进行验收以外，还要安排懂得固定资产投资项目档案验收情况的专家负责档案验收工作的监督管理工作，确保档案验收工作的精细化开展。在进行监督之前，监督管理主体需要通过与项目建设责任主体和档案验收小组进行充分的沟通交流，了解档案验收的细节性内容，并据此制定阶段性的档案验收行为监督管理内容清单，作为监督管理工作开展过程中重点参考的内容。

4.3细化档案验收行为考核评价

档案验收，固定资产投资项目中的一项基础性、持续性的工作内容，事关固定资产投资项目全生命周期内的相关分析和决策工作的开展。在动态变化的环境下，固定资产投资项目档案验收工作的开展也需要根据实际进行及时的调整完善，确保档案验收工作的规范性、合理性开展，为此，相关主体尤其是固定资产投资项目责任单位要不断细化档案验收行为考核评价，通过评价掌握当前档案验收工作的不足，及时进行验收工作优化调整。

首先，强化验收过程的考核评价。考虑到以结果为考核评价内容的方式存在的不足，相关主体应当在档案验收考核评价机制中引入过程考核评价的内容，将档案验收过程中的行为表现和内容选择与落实情况作为考核评价的重要关注点，确保档案验收过程的系统性、安全性和规范性。

其次，注重考核评价结果的反馈跟踪。考核评价除了要关注档案验收工作取得的积极结果以外，还要对验收中出现的问题进行及时的搜集、整理、分析和反馈，督促和帮助相关人员或者部门及时制定和实施相应的档案验收整改措施，确保档案验收工作开展的稳定性和有效性。同时，对于提出的整改措施，考核评价主体要进行后续的落实跟踪活动，确保相关责任主体能够按照整改措施的要求，及时调整档案验收工作。

结语

档案验收，是对固定资产投资项目各个阶段产生的档案信息从内容的完整性、真实性、有效性等方面进行检查核验，目的在于保证固定资产投资项目建设的合法、安全和有效。通过开展固定资产投资项目档案验收工作，可以保障项目建设的进度，满足后期项目运行维护中的信息需要，提升项目建设的质量。针对当前档案验收中存在的一些问题，相关主体要在完善档案验收制度内容的同时，强化档案验收行为监督管理，细化档案验收行为考核评价，以确保档案验收工作的积极意义能够得以充分发挥。

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