新形势下档案管理工作的难点及解决办法

康建军

在档案管理工作中，难点是阻碍、问题，但难点又能映射出方法、指南、原则和准绳。我们要重视完善档案管理的运行模式，去芜存菁，从多个方面构建档案管理模式的完整性、科学性和合理性。

新形势下档案管理工作的难点

其一，制度上的难点。在档案管理工作中，有的单位因为人少，没有单独的档案管理部门，甚至也没有档案室和专职的档案管理人员，所以单位的档案管理工作没有对应的、完善的管理制度。其以“人治”为主，随意性大，模糊性大，缺乏整体框架，档案管理的流程也极不准确。缺乏管理制度实质上反映了单位对档案管理工作不重视，在思想上认识不足，在行动上投入极少，档案管理整体成效不佳等问题。有的单位根据工作所需，制定了一整套档案管理制度，但制度的作用并没有得到有效体现，档案管理工作的开展未遵循制度条例，工作人员制度意识和专业素养不强，导致管理制度形同虚设。此外，有的单位在制定档案管理制度时没有结合单位的实际情况，制度内容与现实情况有一定的出入，以至于无法推动档案管理工作有序開展。

其二，环境上的难点。环境方面与管理制度方面的难点有相似之处，即投入不足，导致档案管理工作的开展捉襟见肘。新形势下，档案管理工作的开展不是简单的分类、存储和借阅。档案资料的输入需要经过多重环节，如识别、归档、整理等，这些基础工作需要匹配多样性的设备、设施，如装订机、扫描仪、打印机等。当然，这些设备可以快速引进、安装，且操作较易上手。新形势下，档案管理工作的重心逐渐朝信息化、数字化方向发展，在加强纸质档案管理的同时，也随之开展了信息化档案管理。信息化档案管理工作需要信息化档案处理系统，其包含多个子系统，专业性较强。引入该管理系统，仅仅是为信息化档案管理构建了框架，而内容的填充，系统的高效运行，则对管理人员的操作技能与信息素养提出了更高的要求和标准。

其三，利用上的难点。新形势下，在做好日常档案管理工作，需要积极开发和利用档案资料，使档案室在一定程度上转变为资料室、数据库，或者图书馆，充分发挥出档案资料的价值。然而，由于档案管理的开发利用起步晚，经验少，不少单位还停留在重藏轻用的阶段，对档案资料的开发利用鲜有涉及。另外，档案资料的开发利用并非一日之功，前期需要做大量的准备工作，越是有价值的档案资料，在开发利用时就越需要多方面的技术支持，这显然也增加了档案开发的难度。在这样的情况下，单位即便愿意开发利用档案资料，也会变得心有余而力不足。

关于新形势下档案管理工作中难点的解决办法

管理制度

制度是工作系统在长期的运行过程中遵循“趋利避害”的原则，逐渐形成的具有高度约束性、指导性的规则、条例。新形势下，解决档案管理工作中的难点，需要循其根本，从管理制度的建立、健全入手，切实发挥出管理制度的功能效用，推动档案管理工作向规范化、现代化方向发展。

关于制度的完善，立足点分别是我国档案管理的要求、单位发展及单位档案管理的目标。三者虽然角度各异，彼此之间存在一定的悬殊，但相辅相成，互为一体，因此可以在综合分析后统一为单位档案管理目标。有了目标，相应地才会有围绕目标设置的管理制度。以目标为镜子，映射到管理制度中，其中不正确的地方加以删除，不合理的地方加以改进，不完整的地方加以弥补。确保档案管理制度与工作目标相一致，并一一对应起来；确保档案管理制度不存在相互冲突之处，强化制度的覆盖面和实效性。值得一提的是，档案管理制度不是越繁多、越细致就越好。絮絮叨叨、长篇大论的管理制度，不仅不利于工作开展，还会从不同层面“限制”工作人员，长期来看，弊大于利。

大道至简。档案管理制度的内容在精不在多，以时间为轴，可从输入、存储、输出三个节点加以展开。

关于档案输入。收集→识别→归档→整理汇集→接收（合格）→装订→存档→存放。在接收一环，如果不合格，退回整理后，可以再次接收。总之，无论什么情况，不合格的档案资料，或者是信息不全，或者是内容有误，或者是形式不符，都不能将就。如果仅仅是对应档案资料的输入表，一目了然，非常轻松，然而，越简单的事情，其背后的构成逻辑越不简单。以归档为例，归档一环本身就对应了一整套“立卷归档制度”，包括归档范围、归档时间、归档手续、归档要求等。立卷归档制度作为单位档案管理制度的一个分支，目的是从源头处把控档案资料的完整性、原始性。

随着社会的发展，单位归档的资料如文件、声像、光盘、实物材料等，需要专人负责检验、审核，并进行分类。在归档的过程中，要注意以下几点：一是资料以原件为主，实在找不到原件，以具有同等地位的具备法律效用、凭证作用的复印件替代。二是资料完整，能够反映出某一工作或某一事项的全部内容，签字、盖章处不能遗漏，内容要有理有据，排列有序。三是资料，如纸质资料，要具有耐持久性，可以长期保存。四是资料规格统一，当然，这一点不是硬性要求，要具体情况具体分析，具有一定的灵活性。档案存储和输出涉及档案管理工作开展中硬件环境的搭建和档案资源的开发利用，将在后文细述。

基础设施

工欲善其事，必先利其器。解决档案管理工作中存在的难点，应重视物质环境的搭建，加大资金投入，引进相关设备，完善基础设施，为档案管理工作的健康长远发展提供助力。

首先是档案室的建设，不可否认，一些单位没有独立的档案室，只有办公室内的档案柜。起初还可以做到分类存放，然而随着工作的开展，档案资料越来越多，积案盈箱，档案资料混杂在一起，既没有间隔划分，也没有性质区别，最后的结果只能是混乱不堪：新进的档案资料没有地方存放，以往的档案资料无法翻阅，档案管理工作流于形式。因此，需单独建立档案室，若条件极为有限，也应将某一办公室一分为二，将档案室独立出来。档案室内各类资料均处其间，故而要做好基本的防火、防潮、防盗、防虫等工作；要时时打扫卫生，去污、消毒；还要配备烟雾报警器、灭火器、清洁用品等辅助性设备。有的档案室内通风透光性能较差，为了保障档案资料不失真，延长存放时间，需引进恒温恒湿机，以控制室内的温度在14℃至24℃，上下温差不宜超过2℃；湿度要控制在45%至60%，上下湿度差不宜超过5%。每天早上9点和下午5点，要记录档案室内的温湿度。每天下班后，档案室内要切断电源，关好门窗，将日常用品放回原位。非管理人员不得随意进出档案室，如需查找资料，应当在获得领导同意后登记信息，然后才能进入档案室。查阅资料要小心谨慎，轻拿轻放，避免资料磕碰破损，造成难以挽回的损失。

其次是信息化建设。信息时代，档案管理要加强信息化建设，而信息化建设的根本一方面在于人才，另一方面在于设备。档案室应根据档案信息化建设的标准，引进相关设备、用品，一般来说，物质设备的安装调试比较简单，软件设备相对复杂一些。软件设备的核心是信息化档案管理系统，也叫数字档案处理系统，一般来说，它包括档案管理、数据处理、档案生产、档案利用、档案展示、安全保障等子系统。子系统中的档案管理包括证件管理、业务档案、人事档案、电子文件等；子系统中的数据处理包括元数据、分类、标准、OCR、索引等内容；子系统中的档案生产包括OA、图像、网页采集等；子系统中的档案利用包括知识管理、资料分享、全文检索、档案大数据等；子系统中的档案展示包括图谱、图像识别等；子系统中的安全保障包括电子文件保全、电子鉴章、数字水印、数据脱敏、档案追溯、隐私数据保护等。在功能上，信息化建设要做到兼容并蓄，比如图片的多样性格式，如BMP格式、JPEG格式、GIF格式、PSD格式、PNG格式、TIFF格式、TGA格式、EPS格式等，可以统一管理，自由转换。又如文档的格式，如TXT格式、RTF格式、DOX格式、XLS格式、PPT格式、WPD格式、PDF格式等，也要做到统一管理。在检索上，一是要放宽检索的条件，无论是字段组合，还是条码检索，都可以灵活地进行检索；二是检索内容需要与档案室内档案资料的编号逐一对应起来，当然，除编号外，盒号、印章、封面、卷内目录、备考表等也要实现无缝衔接。

开发利用

新形势下，档案管理工作需更新理念，创新思路，与时俱进，藏用并举。解决事业档案管理中的难点，开发和利用是关键。因此，需要转变重藏轻用的思想观念，要挖掘、发挥档案资料的隐藏价值，在扩大档案管理工作产出效益的同时让单位更好地服务于社会，服务于人民群众。档案资料的开发利用，是一项集复杂性与专业性于一体的工作，需要统筹兼顾，整体布局。

其一，在指导思想层面，可以从以下几点切入。一方面，全面為档案用户服务。单位属性不同，档案资料的内容也就不同，但整体而言，单位的档案资料向内可以服务于广大工作人员，向外可以服务于广大人民群众。因此，对档案资料的开发利用可以进行双向宣传，以满足工作人员所需，为其提供必要的、及时的、有效的档案资料，帮助工作人员丰富自我，提高自我；同时，还可以开放档案，为人民服务，加强档案与群众的联系、互动，让档案创造出更大的社会效益、经济效益。另一方面，准确地为档案用户提供服务。长期以来，档案资料之所以没有得到充分的开发利用，与众多因素有关，其中，资料过多过杂，让人望而生畏就是影响因素之一。如果在检索档案资料时准确性不够，乃至于漫无目的地翻找，不仅容易导致档案卷宗错位，还无法保障检索效率，造成徒劳无功。因此，对档案资料的开发，要提高服务的准确性，管理人员要熟悉档案的大致存储位置，做到胸中有数，并能通过信息管理系统准确锁定用户所需的档案资料，提高档案管理在时间维度与空间维度的管理能力。

其二，在工作方面的开发利用。之所以需要高标准、严要求地开展档案资料管理工作，不厌其烦地搜集、整理、分类、保存档案资料，就是因为其价值巨大。新形势下应该进一步挖掘档案资料，并以此为突破口，帮助单位提高工作效率。档案资料开发利用对单位的促进作用体现在很多方面，如通过梳理档案资料，档案管理人员可以从中汲取大量关键信息，在将其进行优化、归类后，数据信息可以帮助领导在进行决策时找到更多支撑点，让决策更为精准、确切。单位的日常工作中有一些常规性工作，对此，可以从档案资料中寻找规律，以借鉴的方式优化工作，让日常工作减少漏洞，提升效率。创新是二十一世纪的时代主题，是永不褪色的鲜艳旗帜。单位的长远发展需要源源不断地融入创新元素，弘扬、鼓励、支持创新精神。创新不会凭空而来，也不会无中生有；创新的本质是量变而至质变，博观约取，厚积薄发。因此，工作中的创新不必事事求新，日日求新，刻意求新；回过头来认真研究档案资料，总结方法，积累经验，自然可以做到推陈出新。

其三，成立技术部门。如果单位人手较少而档案资料过多，对档案资料的开发利用可以与档案公司开展合作，由单位和公司挑选出工作者，组成档案开发利用的技术小组，专门负责这一工作。档案资料开发利用本质上是对档案资料的统筹、组织和协调，涉及档案资料的收集、整理、检查、统计、借阅等多个环节。

档案管理中出现的不少难点归根结底是人为因素所致。管理人员较少，由临时聘请的人员担任档案管理员，或者是由其他岗位的工作人员兼任档案管理员，抑或其专业技能或工作重心不在档案管理岗位，且缺乏完善的管理制度覆盖，使得档案管理问题较多，工作人员也很难克服工作中出现的难点。因此，当前在开展档案管理工作时应当树立长远的管理目标，制订档案人才培养的长期计划，一步步提高管理人员的专业素养。在管理工作中，要将管理成效与管理人员的绩效考核对应起来，落实责任负责制，激发工作人员的自主性、创造性，提升管理人员的岗位忠诚度。

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