现代信息技术对事业档案管理的影响及优化策分析

郭冉

摘  要：现代信息技术近年来有了巨大的发展与进步，与传统的信息技术相比，现代信息技术在社会生活各方面的运用成果是有目共睹的。而其在事业单位档案管理中的运用也是近年来值得我们关注和研究的方向。本文从信息技术在事业单位档案管理中已取得成果的基础上，提出更明确的优化方向和执行路径，旨在为日后相关工作的执行奠定基础。

关键词：现代信息技术;事业档案管理。

引言：信息技术本来就是针对繁杂数据的学科，信息技术在数据处理上近年来有明显的发展趋势和优势。事业单位档案管理人员如何因势导利，利用好这一工具，进一步科学化档案库的管理，优化标准流程，制定可执行的版块或流程性操作标准是更值得我们关注的课题。

一、信息技术对事业档案管理的基础益处

绝大多数事业单位已经走完了信息技术基础建设这一步，即对信息纸张化到数字化的初步整理。再加上信息分类上传以后，信息的云端化也已经实现，这是信息技术对档案管理的最初优化。而这一进步也带来了以下益处：

（一）、信息存储无纸化，解放了存储空间，也节约了大量的人力成本。

在这一环节，我们的事业档案管理前辈们付出了巨大的努力，手工录入、信息整理、扫描存档等都被运用到了基础的信息化建设中。

（二）、信息存储云端化，使数据共享和快速检索成为可能。

档案的云端化使可查询、可检索、可快速调用各级档案成为可能，也为我们事业单位的进一步工作决策等奉献了大量的数据支持。

（三）、信息明晰化，使数据的准确性和完整性得到了大幅提升。

档案内容重复或残缺、新旧资料交替存在等情况，在云端化的过程中显现了出来，让进一步优化数据成为可能。

二、信息技术在未来档案管理中心的优化途径

经历了上述基础建设以后的档案管理已经初具科学化，但是对事业单位来说，仍然存在很多需要考虑的问题。

（一）、凸显问题

档案信息存储云端化，是否就是绝对安全的？这里有两点需要特别提出来讨论。

首先，档案信息存储的绝对安全性。信息如果没有备份预案，那么这个云端存储就没有任何意义，甚至可以说存在巨大风险。那么，如何备份，备份信息的更新和操作时效等，就更需要具体工作人员在执行流程中有明确的设定和严格的执行。同时，建立完善的巡查和复核机制，使档案存储首先做到绝对安全。

其次，事业档案管理中，信息安全化是更应保障的。这里同样也是有两点值得关注。

档案是否对事业单位外部公开？如果公开，档案的存储安全，即对整个网络的查看与编辑，甚至是调用权限都应该是绝对安全的。如何确保档案数据本身的安全，不丢失、不被篡改、定时更新以保证其时效和准确性，是整个对外公开档案工作的工作基础和前提。

不向公众公开的数据，则是在事业单位内部进行查看权限的区分和执行。在这个执行的操作流程中，前期会出现繁复的甄别工作，后期的权限区分也是需要花大力气去执行的。如何分类、管理、上传和更新数据，如何管理相关人员的查看和编辑权限，这两点，也正是日常事业单位档案工作的难点和错误高发环节。看似细小的环节，往往会给我们的事业单位档案管理工作带来难以想象的后果。

为了解决以上问题，之前的惯有解决方式是“宁慢勿错，宁少勿过”，这样的档案管理方式在低信息化管理的工作方式以及绝对正确和安全的大前提要求下是必须的，也取得了巨大的成就。但是，现代信息技术的引入，其在档案管理中更深化的运用，不仅不会破坏这项工作一直以来绝对正确和安全的大前提，而且会以流程化、板块化的管理优势，杜绝以往工作中的失误。

（二）、解决途径：

1、团队优化：组建团队+建立标准化工作流程+管理专业化。

档案的信息化不代表去人化，相反，事业单位档案工作的信息化，对专业人才的要求更高，对专业团队的要求也更高。一支专业化的团队是团队优化的基础。除了招聘专业有经验人才、招聘专业院校优秀毕业生的方式，还可以考虑提前与优秀高校对口专业合作，订制培养人才梯队。

同时，部分外包等寻求外部专业帮助的方式也是值得我们尝试推广的方式之一。外包不仅仅只是简单工作的外包，在外包过程中，培养团队，加强咨询交流，在实际工作中成长也是很好的借鉴方式。

除了引进执行团队的专业人才，专业性管理人才的进入，帮助分析、建立和优化整个档案管理的标准化流程，明晰每个岗位的工作内容，使流程中每个版块清晰，且有明确的成果检测标准，才是未来事业单位档案管理的必经之路。

这样的档案管理工作团队，不仅是高效严谨的，也因其职责流程清晰，可操作性变强，使得某个个人在整个工作环节中的决定性作用变小，从而个人有可替代性，也为我们的管理工作提供了更高的便利性和灵活性。

2、引入专业软件管理系统。

对于某些档案管理工作特别繁重和安全要求高的事业单位，引入专业可靠的软件管理是势不可挡的趋势。

这里的软件化又可以分成两种方式。第一，标准化软件购买，选择标准化档案管理软件，高效管理已有的档案。如果可以满足现有档案管理要求，那么，对于档案管理没有特殊要求的事业单位来说，这不失为一个高效可行的方法。第二，定制软件。与专业的软件开发公司合作，根据事业单位自身使用要求，量身定做属于单位自己的一套操作軟件，并且在开发过程中，充分考虑使用工作人员意见和反馈，且可以根据具体档案管理工作的变化做出调整。虽然定制软件开发和维护成本相对较高，但可以完全根据事业单位需求提供服务，更高效地解决上文中提到的档案管理难点和问题。

对于已有软件介入的单位，如何合理地利用现有软件，充分发挥软件标准化和信息处理量大的优势，从具体单位使用要求出发，使其最大化的发挥作用，也是我们的档案管理需要大力关注的环节。

三、结束语

通过对现代信息技术在事业单位档案管理中的现状分析，我们已经确认了进步和存在问题，在深化事业单位信息化的工作中，信息化的更进一步运用、执行人才和管理人才的储备和运用、外部专业力量的借用以及专业管理软件的运用，都是我们应该分步深入，提前布局的。运用这样的途径组合解决方案，相信在未来，我们事业单位档案管理的安全性、高效性及专业便利，会成为事业单位甚至社会的使用根据和重大决策的强有力数据支持。

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