强化档案管理意识抓好乡镇档案工作

朱传玲

摘  要：档案管理工作是乡镇政府工作人员每天需要做的工作。本文基于新时代的发展，通过对乡镇档案管理中出现的问题进行研究，找到加强乡镇档案管理的方案和措施，强化档案管理意识，全面提升档案工作规范化管理水平，使乡镇服务水平进一步提高。

关键词：档案管理;乡镇档案;信息化;管理意识;硬件环境

前言：

档案资料是社会和国家发展过程的重要资料，档案管理的目的是为了更好地适应社会的利用和需要，服务于社会，其作用极为显著。在时代不断发展的背景下，乡镇档案管理也越来越被重视，也对其有了更高的要求，要增强档案管理意识，加快信息化进程。

一、乡镇档案管理中存在的问题

（一）档案管理制度不健全

长期以来，档案管理部门的工作人员包括领导在内都不重视档案管理，认为能够应对外调、查岗即可，导致现在的乡镇档案管理模式落后。即使我国在新时代出台了相关的法律法规进行档案的管理，由于乡镇档案管理体制的复杂性，在一些思想和管理方面有许多误区，管理机制存在漏洞，导致在档案的管理过程中容易出现纰漏。

（二）档案管理意识薄弱

在乡镇档案管理工作中，有关工作人员在这方面意识薄弱，认知不足，认为档案管理工作就是保管档案的事务性工作，轻视档案管理工作，没有执行详细的档案管理制度要求。不了解自己工作的侧重点，没有在管理工作中投入自己的全部精力，对档案管理的后续工作造成了一定影响。

（三）档案管理硬件环境差

由于乡镇工作人员对档案管理不够重视，经费不足，档案室的硬件设施不齐全，甚至部分单位都没有专用的档案室。另有事业单位档案室狭小但档案较多，只能堆积在一起，导致档案混乱，影响档案完整。另一方面，档案保护基础设施不健全。部分单位未安装监控设施且没有温湿度检测系统，可能会导致档案发生霉变，这些都会影响档案的完整性，为档案保管工作带来了隐患。

（四）档案信息化水平低

随着信息技术的快速发展，对乡镇档案管理工作提出了新的要求，就是运用信息技术和科技手段进行管理。现如今许多乡镇的档案管理还停留在过去的纸质信息，已经处在落后地位。另一方面，工作人员对信息化的管理无法接受，导致档案管理信息化程度低。

二、如何抓好乡镇档案工作

（一）健全档案管理制度

从前的乡镇档案管理制度和管理模式落后，乡镇档案管理优化的第一步就是健全完善管理制度。当制度被完善后，管理工作才会更加顺利地进行。在健全制度过程中要依照国家相关规定，完善现有的规定，使档案管理工作有序进行。第一建立的规章制度必须合理且科学，要联系实际，适应乡镇档案管理需求。第二规章制度必须具有实用性且可行性，最大程度上发挥制度的作用。第三要严格按照制度执行，乡镇领导要起到带头作用，不可将制度作为摆设，要充分体现制度的严肃性和权威性。还要建立相应的监督政策，定期检查档案的管理情况，起到良好的监督作用，使工作人员更加重视且认真地完成档案管理工作，确保档案的完整，避免出现无视制度的情况。另外，在乡镇档案管理过程中，每年要根据档案的类别、重要程度进行归集，还可以在每年年末成立专门的考核小组，对档案进行抽查，监督相关人员工作的完成情况，对其中存在的问题进行总结改进，从而优化乡镇档案的管理。时代一直在进步，只有不断对档案管理进行完善和创新，才能有效地抓好乡镇档案管理工作。

（二）增强档案管理意识

在一个单位中，档案管理能有效保证单位协调、有序、高效运行。为了使乡镇档案管理更加顺利地进行，应强化档案管理意识。增强对乡镇档案管理工作的重视程度，要从观念上加强重视。乡镇要从根本上认识档案管理的重要性，根据国家档案管理工作的现状和要求，再与本单位的实际情况进行结合，建立明确的目标，从各个方面重视档案管理工作。还要提高档案管理人员素质，有意识地进行档案工作队伍建设，加强教育培训，在此之外，还应该多关心员工工作和生活情况，激发其积极性和创造性。乡镇档案管理能否有序、高效地进行，在很大程度上决于档案管理工作人员。作为档案工作人员，平时也要注重对自身专业水平进行提高，通过网上学习了解、参加培训等各种方式，熟知档案工作的各个环节和基本要求，增强理论和实践知识，努力掌握适应乡镇档案管理的方法進行科学管理，提高工作效率，提高档案质量。同时提高自身的专业素质水平，树立正确的工作意识，认真对待每一天的管理工作，提高工作质量与效率。各乡镇也要在实践中积极探索，不断进步，使档案管理更加适应社会的需要，为社会的进步和发展提供更好的资源。

（三）保障档案管理经费

为了使乡镇档案管理工作有序高效地进行，在资源方面要加大投入。有些乡镇单位，因为对档案管理工作的重要性认知不足，导致政府拨给的资金用途发生偏移，没有完全用在档案管理上，对档案管理工作的完成造成了很大影响，所以单位要转变思想，认识到乡镇档案管理工作的重要性，为档案管理提供充足的资源。依托先进的技术设备，推动档案事业发展进程。各乡镇单位应该加大人力物力投入，培养专业的档案管理人员，配备专属的档案室。在硬件设施方面也要跟上时代的发展，提高档案管理的质量和效率，从而将重要的内容得以保存，减少问题的出现。在确保每个单位都有档案室的情况下，为各个档案室装上监控设施和温湿度监测器，保证档案的安全和完整。要更新档案管理有关的设备，保证设备齐全，进而保障数据的完整，档案管理人员也要熟练地使用相关设备，乡镇单位可以聘请专业的档案管理人员为工作人员进行培训，确保他们可以熟练地使用相关设备，对其中的功能完全掌握，准确完整的保存档案，提高档案管理的水平。

（四）加快档案管理信息化进程

随着数据信息化时代的到来，也对乡镇档案管理提出了更高的要求。在档案的整体管理上，依然要运用到信息化技术。现在的档案管理还停留在原来的纸质化档案，各乡镇应该将科学技术和档案管理融合起来进行工作，提高档案工作的效率和水平，加快档案管理信息化进程。而且档案信息化也可以提高办公效率，在传统的档案管理工作中大部分的工作都是由人力完成，每天需要收集整理资料，有的还需要手写摘抄，可能会有因字迹不清造成信息偏差，而且全部由人力完成，工作人员有很大的工作压力，容易造成失误，甚至会造成档案丢失的情况。因此，传统的档案管理工作方法非常复杂。将乡镇档案管理工作与信息化技术融合实行后，乡镇档案管理工作会从根本上变得简单，工作步骤会减少，档案的整理收集变得更加简单，可以减少工作人员的压力和失误，提高工作效率。将信息技术融合到乡镇档案管理工作中，方便资源共享，传统的档案管理方法如果要查找一份档案较为麻烦，需要工作人员逐个查阅，费时费力。而使用信息化技术进行档案管理工作，可以将档案编号分类储存在网络系统中，使档案管理工作变得网络化、系统化。这样档案管理中的各项工作方能变得有序简单，上级只要有权限就可以在网络平台找到所需文件，快捷方便，实现了资源共享，有效提高了传递速度和传递的安全性。

结论：综上所述，抓好乡镇档案管理工作还有很长一段路要走，管理人员必须强化档案管理意识，认识到档案管理的重要性，完善相应的制度，严肃的执行。应与大数据结合，形成信息化管理，加快档案管理信息化进程，使档案管理高效有序地进行。

参考文献：

[1]陈新明.强化档案管理意识[J].文化产业，2022（08）：83-85.

[2]张洋，殷春雪，朱佳煊.高质量发展视域下乡镇档案管理工作的阻碍与纾解[J].档案天地，2021（12）：35-38.

[3]林雅娟.关于加强新时期乡镇档案工作宏观管理的思考[J].丝路经济，2021（09）：54-55.