专业年鉴的项目流程管理研究

崔开丽

[摘要]要想构建与完善专业年鉴的结构，稳定与提升其编校质量，实现其社会效益和经济效益相统一，就需要年鉴编辑部与主办方、供稿单位统筹协同和密切配合，统一进行流程优化，精确定位出版的关键节点，确保年鉴的出版时间，并监督和控制质量，从而保证年鉴内容的权威性和科学性，使年鉴常编常新。

[关键词]专业年鉴;项目管理;流程控制;质量控制

权威的专业年鉴是记录各行业工作基本状况的大型资料性工具书，是行业从业人员和相关研究人员从事专业工作必须倚重的资料。专业年鉴的出版过程环节繁多，项目囊括范围广泛，且基于年鉴一年一鉴的规律性，其出版时间的安排和内容的统筹必须妥善有序，各环节紧扣且资源集中。可见，专业年鉴的编辑出版过程在一定程度上可以作为项目进行流程管理，其与项目管理流程极具契合性。

一、专业年鉴与项目流程管理的契合

按照《现代汉语词典（第7版）》的解释，年鉴即汇集截至出版年为止（着重最近一年）的各方面或某一方面的情况、统计等资料的工具书，逐年出版，其一般分为综合性年鉴和专业性年鉴。文章以专业年鉴为研究切入口，尝试进行理论和实践的创新，以期为专业年鉴的编辑出版提供参考。

专业年鉴是年度各专业领域各方面情况的资料性文献，具有年鉴的普遍属性，即“系统性、记述性、区域性或专业性、全面性、年度性、资料性”[1]。专业年鉴一般由权威机构主办，在权威机构的组织和协调下，建立年鉴编辑部，组建供稿单位，确定特约编辑和编辑出版，其从工作流程到人员配备以专业性为依托和统领。

专业年鉴的出版是一项系统性工作，需要积极地将各行业广泛运用的项目管理方法落实于其出版过程。从项目管理目标的分解到项目时间的控制，再到项目组织机构的优化，最后到项目内容的质量控制，专业年鉴出版的各个环节必须严格标准控制、优化流程，确保年鉴的专业性及其实施的完整性、延续性。从现代项目管理学角度出发，项目根据目标可划分为一系列的阶段，通过运用专门或者复合化的知识和方法，灵活地管理和整合各项资源，从而实现设定的目标，并再校验目标和结果之间的差距，为下一周期的项目目标输入新的参考元素，使自身不断规范、创新。项目的生命周期包括不同阶段、不同的时间节点。简言之，专业年鉴的出版任务繁重、工序繁多，与项目管理存在不少契合之处。因此，笔者认为，借鉴项目管理的理论和实践，能够有效实现专业年鉴的质量控制，并能把控年鉴的出版项目内容与时间进度，促进其高质量出版。

二、专业年鉴的标准化流程控制

项目管理的基础是项目阶段的划分。每一个项目需要根据项目目标，按照准备、实施、收尾三个阶段，结合项目的具体情况和限制条件，进行精准的阶段细分，优化项目流程。基于此，文章通过对专业年鉴项目实施阶段的划分，界定专业年鉴出版的项目流程模块，以期对其他年鉴出版的项目控制提供参考。

（一）准备阶段的流程与节点—重视供稿单位的配合

要想专业年鉴的出版有条不紊，年鉴编辑部就必须在准备阶段做好相关统筹。一般在每年年初，年鉴编辑会议召开，启动该年度专业年鉴工作。年鉴编辑会议基本由年鉴主管单位组织召开，会议内容主要总结上一年度年鉴的得失，同时召集各供稿单位的负责人就新一年度年鉴工作的开展提出意见与建议，并根据各行业的形势变化以及各单位的工作开展情况，针对专业年鉴的栏目设置、内容选择、编校质量等方面，探讨更适合专业年鉴发展的具体方案。

约稿是年鉴编撰工作的中心环节。约稿包括准备约稿函、年鉴大纲、编辑规范要求等内容，年鉴编辑部需要尽快向供稿单位发出约稿文件。每年的约稿内容既有常规设置，又富有变化。约稿文件的准备则是年鉴整个项目的開端，通过对上一年度专业年鉴的总结，明确新一年度的年鉴大纲设置以及供稿单位的工作职能，经过积极筹备形成正式约稿文件。

同时，该准备流程需要供稿单位积极配合。供稿单位是年鉴内容的提供方，明确供稿单位的任务分工，明晰年鉴出版的重点，才能确保年鉴出版工作顺利开展。在一般情况下，供稿单位较为稳定，但供稿单位的联系人员会有变动，且各年度年鉴收集的流程也存在差异，无法避免暂时没有明确供稿单位的特约编辑，以及不同的人所提交稿件的习惯、文风不同等特殊情形。因此，在约稿过程中，年鉴编辑部需要不断摸索新的方式，探求更有效率的工作方法。例如，近几年，“年鉴的微信工作群”建立，辅助了传统邮件、电话沟通等联系方式，促进了年鉴出版工作的开展。目前，不少专业年鉴采取发公函的形式传送约稿文件，使供稿单位做好工作归口管理，较好地提升约稿的效率和质量。值得注意的是，年鉴供稿工作并非每个供稿单位的必要工作，因此，年鉴编辑部应尽量将年鉴约稿工作做到细致、体贴。除了发送约稿函和编撰要求，年鉴编辑部还要进一步分解约稿的栏目，罗列每个栏目的具体要求，制作约稿清单和明细。这样做是为了对年鉴出版进行标准化管控，明确各供稿单位的内容设置，节省供稿单位信息筛选的时间和精力，提高约稿效率。此外，年鉴编辑部也要及时跟进供稿单位对照约稿明细所提供的资料，为后续的年鉴出版工作奠定良好的基础。

（二）实施阶段的流程与节点—协调多方打好质量战

年鉴的实施阶段主要指稿件进入编辑出版流程。整个实施阶段需要项目负责人发挥积极的协调作用，整体把握项目，调配各方力量，积极投入年鉴的出版流程，确保年鉴内容的专业性和准确性。

在约稿后，年鉴编辑部需要定时通过邮件、电话、微信等多种方式跟进稿件情况，了解各供稿单位稿件准备的进度。即使年鉴的体例相对稳定，供稿单位也基本稳定，年鉴编辑部也需要持续地关注稿件情况，随时争取供稿单位的配合与支持。在年鉴稿件齐全后，年鉴编辑部需要对稿件进行“三审三校”，严格把好出版质量关。需要注意的是，专业年鉴一般是由主管单位作为统筹单位来开展工作的。在整个出版流程中，除了与主管单位进行请示与沟通，年鉴编辑部还必须在年鉴审校结束时，根据稿件情况撰写送审说明，提请主管单位需要重点审核的内容。一般主管单位会从全行业的发展角度进行审核，把握专业年鉴的政治方向，并提出具体意见。对此，年鉴编辑部要积极落实主管单位的意见，同时征求各供稿单位的意见，并调整稿件，最后待主管单位确认书稿无误后才能付印。在年鉴的出版过程中，年鉴编辑部还要确保年鉴的客观性和专业性，避免年鉴收录一些主观性论述，甚至夹杂隐性或者显性广告，从而有损专业年鉴的专业性和权威性。2F1CE5E3-C52A-4145-84F2-80C627972B8A

（三）收尾阶段的流程及节点—细节决定成败

年鉴的收尾阶段主要包括年鉴样书发放、稿费统计分发及营销。其中前两项工作一般由专人统一跟进与处理。需要注意的是，年鉴收尾阶段的所有工作需要年鉴编辑部从细处着手，增强供稿单位的出版服务体验，进一步维系与供稿单位的良好合作关系。但是，鉴于年鉴编辑出版的传统运作模式，年鉴编辑部大多以印制完成提交至主管单位为年鉴出版流程的结束。然而，专业年鉴作为工具书也拥有一定数量的需求者，做好专业年鉴的市场营销和推广，精准定位目标读者，才能发挥专业年鉴的出版价值。因此，年鉴编辑部应当将年鉴出版工作延伸至发行环节，充分发挥专业年鉴的社会价值，助力行业的发展。

专业年鉴的出版过程积极汲取项目管理的精华，从流程优化的角度来看，年鉴根据具体情况设计不同阶段、不同的时间节点，有助于对年鉴的质量控制提出明确要求，提高专业年鉴编辑出版的工作效率。

三、专业年鉴的质量控制

（一）栏目的稳定和优化

专业年鉴内容质量存在的突出问题：一是内容单薄，表现形式单一;二是内容结构不合理，记述重点不突出;三是条目编写不够规范[2]。该观点较为准确地阐释了专业年鉴内容质量的结构性通病。专业年鉴的栏目设置就是其“骨架”，要保证栏目设置的稳定和内容的正确，体现完整性和关联性，年鉴既要具有反映各行业年度发展变化的综合性、全面性的概述，又要具有预测性的理论前瞻，做到结构合理、重点突出、详略得当，还要注重数据、条目的延续性和可比对性。

同时，专业年鉴的栏目设置应尽量不大幅度地修改体例，避免所有的信息失去参照值。为了适应行业发展，回应社会的需求，年鉴编辑部需要与年鉴主管单位以及各供稿单位积极沟通，在大栏目的小分支上进行内容整合或者增加小分支板块。此外，在每年的年鉴编辑会议上，主管单位会从行业大局的发展方面对专业年鉴的栏目设置提供专业指引，各供稿单位也会从实际可行性方面对专业年鉴给出切实意见，为专业年鉴的出版奠定坚实的基础。

（二）编校质量的保障和提升

编校质量是图书的生命线。近几年，国家新闻出版署越来越重视图书编校质量，每年都组织开展图书质量管理的专项工作，加强质量监督与检查。专业年鉴需要较多的人力和物力合作完成，其编制出版遵循木桶原理[3]。年鉴的编校质量主要指编辑、供稿人员和校对人员对年鉴“血肉”即内容进行“调理”，通过“三审三校”，严把质量关，降低差错率，保证年鉴的专业性与权威性，并从流程管理和人员配备等方面保障其出版。

年鉴编辑部要紧紧围绕国家新闻出版署对图书出版编校质量的标准和要求，紧跟专业领域的行业发展动态，在科学收稿的前提下，采取多项措施，保证专业年鉴的编校质量。第一，年鉴编辑部要从源头上把控专业年鉴的稿件质量，与各供稿单位密切沟通，保证稿件的准确性。最为重要的是，年鉴收录的文章要具有专业代表性，不能传播与各行业专业年鉴不相关的内容。第二，年鉴编辑部应组建稳定而强有力的编辑队伍，加强年鉴出版的“三审三校”。编辑需要拥有一定的编撰经验，具有相关专业学科背景，熟悉专业年鉴的体例结构、编撰要求和特定术语。同时，年鉴编辑部应就专业年鉴内容的编校规范实行“台账”管理制，及时针对每年年鉴出版遇到的共性问题进行总结，并定期对编辑队伍进行编校内容的培训，更新年鉴内容的编校规范，使编辑的编校工作有章可循。此外，年鉴编辑部还应积极发挥主编、副主编的能动性，组织多方力量对年鉴的内容质量进行把关。第三，年鉴的主管单位应做好组织协调工作，尤其侧重对年鉴的整体架构提出意见和建议，使年鉴的出版质量得到进一步提升。总之，专业年鉴编校质量的保障和提升需要多方力量共同努力。

（三）封面设计的包装和加持

图书的封面设计是图书的形象包装，是读者对图书感知的最直观印象。图书封面设计作为视觉形象，需要具有一定的视觉冲击力，满足对图书内容的形象表达，引起读者的心理共鸣。

目前，出版行业进入高质量发展阶段，专业年鉴的出版也必须顺应时代发展的要求，其封面设计需要具有专业意识和精品意识，不能忽视专业性的体现。其开本的选择和封面的装帧设计存在一些约定俗成的做法。在市面上，可见的专业年鉴基本采用185mm×260mm的成品尺寸，由于专业年鉴内容较多，字数也相应较多，所以采用此开本形式能体现专业年鉴的厚重性和专业性。同时，专业年鉴作为案头翻阅用书，具有工具书性质，其封面装帧应采取精装形式，且年鉴一年出版一册，其设计风格不应过于花哨，要具有规模性和体系性。此外，专业年鉴的封面主要设计元素和颜色都应以稳重和端庄为考量，选取与各专业产生共鸣的色调和设计元素;其书脊要突出年度设计，既具有明显的区分度，又体现整体风格一致性和专业性。例如，《中国知识产权年鉴》封面设计主要选取每年十大科技事件的关键图片，凸显该年鉴的科技感和创新性。

四、结语

专业年鉴的编辑出版工作涉及面广、出版流程长。在实践中，专业年鉴出版要利用项目流程管理的有效工作方法，保证年鉴的按时保质出版，并进一步提升内容质量，各方需要从以下几方面努力。第一，同心协力。年鉴编辑部要建设年鉴编辑工作编委会，从组织上保障年鉴出版工作的主动性，争取主管单位和相关部门的大力支持。第二，良好的运作机制。年鉴编辑部要将项目管理流程的方式方法融入专业年鉴的工作出版机制，紧扣年鉴编辑出版工作日程和时间节点，精确划分工作阶段，充分优化资源配置，按时完成各阶段的工作任务。第三，细致工作、密切配合。各供稿单位需要做好大量细致有效的供稿工作。只有这样，专业年鉴才能履行好记载各行业年度常规工作的职责，突出相关行业的年度大事、要事和新事，为各行业相关实践发挥指导作用，实现并扩大专业年鉴的社会效益。

[参考文献]

[1]武星斗.論年鉴属性[J].中国地方志，2015（12）：44-48，64.

[2]许家康.再论专业（行业）年鉴内容质量控制要领[J].史志学刊，2017（01）：76-81.

[3]吕鸿雁.我国年鉴编辑出版存在的问题与成因[J].现代传播（中国传媒大学学报），2016（12）：166-167.2F1CE5E3-C52A-4145-84F2-80C627972B8A