面向智慧化综合办公应用设计与实现

程益联 ，付 静 ，陈雨潇 ，邱 岳

（1．水利部信息中心，北京 100053；2．中国软件与技术服务股份有限公司，北京 100081）

1 研究背景

1.1 综合办公应用现状

综合办公应用是办公自动化（Office Automation，OA）的核心，作为一种将办公需求与计算机等信息技术相结合的信息处理系统[1]，可以极大程度规范办公流程，提高办公效率，提升协同办公和数据存储能力，强化决策一致性，进而优化管理结构和体制[2]，是现代社会组织开展人、财、物、事等管理活动的关键技术。

中国综合办公应用建设和使用起源于政府公文和档案管理电子化[3]；2005 年前后，功能扩充、数据集成的综合办公应用逐渐成为企业提升管理效率有效手段[4]。近年来，随着计算机网络等信息技术持续发展，综合办公应用在政府部门、企事业单位等各类社会组织中得到广泛应用，面向现代社会组织内部成员和社会公众提供愈加便捷的服务。使用手机审批分发文件、购票、预订酒店及办理银行个人业务等，都是综合办公应用持续发展、功能不断扩展的结果。由此可见，综合办公应用不仅在各类现代社会组织中实现了不同程度发展，提高了办公效率，还为社会高效运转提供了有效信息技术支撑。

1.2 存在主要问题

综合办公应用在政府部门、企事业单位等不同现代社会组织之间发展很不平衡，究其原因，主要存在以下几方面问题：

1）业务覆盖不全。综合办公应用仅对部分管理业务进行了电子化，没有将所有管理业务纳入建设和使用，导致内部管理信息化发展不平衡，不能产生整体效益，综合办公应用潜能没有得到充分发挥，正如一个城市交通路网，经过改造的是宽阔马路，未经改造的是砂石土路，到处宽窄不同、高低不平，难以发挥路网整体效益。

2）流程没有打通。综合办公应用缺乏整体规划和全局观念，由于没有按照全流程管理规划设计，每个菜单、按钮仅能下达 1 项孤立指令或完成 1 项孤立功能，不能流程化连续开展工作，每个环节都需要人工操作推动进程，反而增加用户和管理者工作量。

3）信息不能共享。综合办公应用缺乏对数据资源架构统一规划和设计，不同管理业务之间数据不能充分共享，而是重复录入相同信息，容易因录入失误等原因，造成不同管理业务中保存本应相同的信息不一致，给数据汇总统计分析带来不必要麻烦，甚至可能产生相互矛盾的分析统计结果。

4）业务不能协同。综合办公应用没有整体梳理业务流程，未将所有信息收集纳入管理业务流程全程一体化管理并做到一数一源、一源多用，导致不能很好地支持业务协同。例如项目归档信息应该在项目与合同管理等项目执行过程中随实际工作进展同步录入，而非项目执行结束后在档案管理环节录入；又如财务报销涉及文件、信息等应在管理业务过程中收集，而非在报销环节录入。

1.3 面临形势

《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和 2035 年远景目标纲要》第五篇“加快数字化发展 建设数字中国”开宗明义指出：“迎接数字时代，激活数据要素潜能，推进网络强国建设，加快建设数字经济、数字社会、数字政府，以数字化转型整体驱动生产方式、生活方式和治理方式变革。”明确提出在智能交通、智慧物流、智慧能源、智慧医疗等重点领域开展试点示范，加快发展智慧农业，积极发展在线课堂、互联网医院、智慧图书馆等，分级分类推进新型智慧城市建设，推动购物消费、居家生活、旅游休闲、交通出行等各类场景数字化，打造智慧共享、和睦共治的新型数字生活，推进智慧社区建设等发展方向和任务，同时规划了智能交通、智慧能源、智能制造、智慧农业及水利、智慧教育、智慧医疗、智慧文旅、智慧社区、智慧家居和智慧政务 10 项数字化应用场景[5]。以上面向社会公众的智能和智慧应用都需要相应现代社会组织的综合办公应用作为业务管理后台提供支撑，因此，面向智慧化综合办公应用建设是发展数字经济、建设数字社会和政府的基础和题中应有之义，智慧化综合办公应用的使用更将成为大势所趋。

同时，新冠肺炎疫情发生也极大催化了电子政务和综合办公应用发展。《2020 联合国电子政务调查报告》显示，信息化在支撑抗击新冠肺炎疫情中发挥了重要作用，为保持经济和社会良性运转提供强大支撑[6]。

此外，云计算、物联网、大数据、人工智能、移动互联、区块链等信息技术持续进步，为综合办公应用发展提供了无限空间——云计算为综合办公应用日常运行、决策支持和智慧化转型升级提供超大存储空间和超强计算能力，物联网为综合办公应用终端（台式计算机、便携式计算机、扫描仪、打印机、手持移动设备等）管理和信息采集提供技术支撑，大数据为综合办公应用数据管理和分析提供海量数据基础，人工智能为综合办公配备智能化感知能力，移动互联为综合办公应用提供泛在网络通信服务……总之，新一代信息技术飞速进步为面向智慧化的综合办公应用发展创造了极其有利条件。

2 应用目标

面向智慧化的综合办公应用目标是在协助管理部门及领导开展日常管理工作过程中，通过全面严格业务流程管理避免人为失误；通过全业务数据共享和业务协同，全面提升管理水平和能力。具体目标为

1）管理业务全覆盖。围绕人、财、物、事 4 条主线，实现对所有综合办公管理业务全覆盖。

2）业务流程全打通。按照综合办公管理业务对应实际工作时间顺序和逻辑关系，实现不同综合办公管理业务之间的顺畅衔接和全生命周期管理。

3）信息资源全共享。按照一数一源、一源多用的原则，实现任何指标仅在一个综合办公管理业务中输（录）入 1 次并保存原始记录，所有业务之间按需共享。

4）管理业务全协同。按照综合办公管理业务之间协作管控关系，建立协作管控机制，规制指标输（录）入行为和流程运转，确保综合办公管理业务执行全面完整。

3 总体架构

3.1 总体思路

面向智慧化的综合办公应用设计沿着业务、服务、数据管理和功能性能等不同方向展开，在实现综合办公管理基础上，为其智慧化发展奠定基础：

1）业务管理方面。将综合办公业务分为事务类、决策支持类和知识发现类，分别解决综合办公业务管理需求、提供决策支持服务和发现综合办公新知识，同时完成对 3 类业务及其对象、过程、关联信息的数据积累。

2）服务管理方面。按照微服务技术架构，将执行前述 3 类业务软件封装成微服务，实现可持续发展。

3）数据管理方面。面向对象和管理业务，实现全生命周期一数一源、一源多用的数据管理与服务；

4）功能性能方面。按照对象和指标 2 个方面及不同操作习惯，通过抽象、概化，凝练成“增、删（标记删除）、改、查”及不同形式的输入输出，应用于具体管理业务操作过程中。

3.2 业务架构

面向智慧化的综合办公应用管理业务主要分为事务类、决策支持类和知识发现类，围绕人、财、物、事 4 条主线，通过唯一对象代码及由业务建立起的相互关系，将管理业务过程采集和收集的对象指标特征组建成有机整体，并实现全流程数据共享，如项目及相关合同管理各阶段收集的资料将自动共享至档案管理业务中，档案管理业务只需根据管理规则要求组卷编目，无需重新录入资料；又如会议费、培训费、差旅费、委托业务费、咨询劳务费、固定资产购置费、公务接待费、其他费用等报销所需信息将自动从前序相应管理业务中提取带入，无需在报销管理业务中重新录入，避免了错误，提高了质量，提升了效率。综合办公应用事务类管理业务逻辑关系如图 1 所示。

图 1 综合办公应用事务类管理业务逻辑关系示意图

在事务类管理业务数据积累基础上，决策支持类管理业务为具体经办人员和上级领导提供各种类型汇总统计成果，为不同层级工作人员开展工作、制定规则、做出决策提供信息支撑，同时为知识发现提供决策过程数据。在事务类和决策支持类管理业务数据积累基础上，知识发现类管理业务通过特定模型算法，将数据分段和聚类，生成新知识[7]，在经过验证后为综合办公新知识发现、运用和持续改进综合办公应用提供技术支撑。

3.3 数据架构

面向智慧化的综合办公应用基本数据主要由面向对象的对象基础、业务、业务关系和业务过程等数据构成，在此基础上汇总形成主题和产品数据。其中对象主要有组织机构、人员、固定资产实物，以及各种事务性事件和各种业务角色等，通过对象代码建立其与不同时间、管理业务产生的相关数据联系，将同一个对象数据组装成有机整体；再通过对象之间业务关系，建立不同对象、业务产生的相关数据联系，将所有数据组装成有机整体，最终形成综合办公应用基本数据。

主题数据主要是按照对象，将不同时间、管理业务产生的相关数据冗余集中统一管理，用以全面刻画该对象。产品数据主要是按照指标将不同对象、相同业务产生的该指标（或若干指标）相关的数据冗余集中统一管理，用以全面刻画该指标（或若干指标）相关对象关系特征。主题和产品数据通常需要在后台定时进行数据收集和产品生产，以实现相关数据快速访问和有效展示。

3.4 软件架构

面向智慧化综合办公应用采用微服务软件体系架构，利用腾讯微服务平台（Tencent Service Framework，TSF），按照生命周期管理，实现对微服务的配置管理、健康检查、服务治理（主要包括服务的注册与发现、鉴权、路由、限流、熔断、容错、负载均衡和统计）、全链路灰度发布、弹性伸缩、日志服务（主要包括日志的配置、投递、检索和告警）、监控告警（主要包括告警的配置、立体化监控和全链路监控）、微服务网关、单元化架构、权限管理和云端联调等功能[8]。

按照“职责单一、自治无态，通信轻量、粒度合适”原则及微服务设计“标准化、高内聚、低耦合、可复用、可开放、可共享、可演进”总体要求，综合办公应用微服务可拆分成综合办公应用首页（门户）、人事、项目、合同、报销、资产、档案、会议、行业培训、请假、因公出国（境）、公务接待、公文流转、党建、工会、督办、宿舍等管理。

3.5 水利业务

水利业务主要包括水文、水资源、水环境水生态、水利工程、农村水利、水旱灾害防御（防汛抗旱）、水土保持和水利移民等[9]，是水利管理工作的核心业务，也是面向智慧化综合办公应用的关键服务对象。面向智慧化综合办公应用除服务于水利单位日常管理工作，更重要的是要与本单位所承担水利中心业务工作相结合，使两者形成良性互动，主要表现为：

1）面向智慧化的综合办公应用服务于水利业务应用。通过水利单位使用面向智慧化的综合办公应用提升单位的管理水平和能力，为水利业务应用的高效运行和使用，乃至相应水利业务工作的有效开展，提供支撑和服务，如作为水利工程建设与管理业务应用在面向智慧化的综合办公应用支撑下，通过两者全过程数据对接和业务协同，将综合办公管理业务产生的数据直接代入水利工程建设与管理业务应用，提升对水利工程建设与管理业务应用数据的准确性、完整性和及时性等。

2）水利业务应用为智慧化综合办公应用提供支撑。通过直接将水利业务应用产生的业务数据，代入面向智慧化综合办公应用，为综合办公管理业务提供真实可靠的水利业务数据，有力支撑综合办公管理业务的有效开展，如水文业务产生的水情等数据，经过时空分析形成具体概念成果，直接代入智慧化综合办公应用，为综合办公管理业务，尤其是水旱灾害防御决策，提供真实、全面和及时的数据支撑。

3）综合办公应用与水利业务应用共同实现智慧化。通过对智慧化综合办公、水利业务应用过程，以及他们之间相互关系等数据的长期积累，并对其内在联系的分析和研究，发现新的规律，形成新的知识，从而实现综合办公应用和水利业务应用相结合的深层次智慧化。

4 应用简介

面向智慧化综合办公应用主要包括管理业务、应用功能和使用性能 3 个方面需求。

4.1 管理业务

面向智慧化综合办公应用管理业务主要围绕人、财、物、事 4 条主线展开，具体如下：

1）人事管理业务。主要分为人员流动管理（主要包括职工管理的入职、内部调动、离职、在职逝世、离退休，交流借调管理的入职、离职<入＞、离职<出＞、复职）、职务职称岗位管理（主要包括职务管理的晋升和降级，职称管理的任职资格评审和认定，岗位管理的岗位聘用和考核）、干部人才教育管理（主要包括后备干部管理的登记和注销，后备人才管理的登记和注销，教育培训管理的登记、审核和公示）、劳资与奖惩管理（主要包括劳资管理的工资项目、标准配置、个人工资调整、月度工资汇总审批和劳资统计，奖惩管理的奖励登记、惩罚登记和奖惩撤销）、人事其他（主要包括护照管理的上缴、借出和归还，计划生育管理的子女医药费报销方式申请、审批、统计）等五大类十二小类 36 项具体管理业务。

2）财务管理业务。主要分为项目管理（主要包括项目储备管理的创建储备项目和储备项目更新，项目立项管理的项目创建和取消，项目实施管理的项目实施计划及其调整、单项项目招标、单项项目委托、单项项目形象进度、单项项目验收、一般设计变更和预备费动用，项目竣工验收管理的验收申请和报告）、合同管理（主要包括甲方合同管理的合同签订（甲方）和支付，乙方合同管理的合同签订（乙方）和收款）、报销管理（主要包括行政费用报销管理的业务委托费、出国费、医药费、固定资产费、其他费用借款，业务委托费、会议费、培训费、出国费、医药费、差旅费、劳务咨询费、公务接待费、固定资产费、市内交通费、入职体检费、在职个人体检费和其他费用报销，党建费用报销管理的其他费用借款，会议费、差旅费、培训费和其他费用报销，专家信息管理的专家信息登录、更新和专家费汇总统计）等三大类九小类 44 项具体管理业务。

3）物资管理业务。主要分为资产管理（主要包括在建资产管理的登记、审核和在建项目资产转固定资产，固定资产管理的购置、登记、移交、报废和盘点）、档案管理（主要包括归档管理的科技档案、流转公文和财务报销归档，实物借阅管理的档案使用申请、审批、借阅登记和借阅归还，电子查阅管理的电子档案使用申请、审批、电子档案准备与提交和查询）等两大类五小类 19 项具体管理业务。

4）事务管理业务。主要分为会议管理（主要包括会议立项管理的年度会议申报、审批和新增，会议筹备执行管理的会议筹备、预算申报、变更、调减、执行和支付，会议总结管理的会议办结）、行业培训管理（主要包括行业培训立项管理的年度行业培训申报、审批和新增，行业培训筹备执行管理的行业培训筹备、预算申报、变更、取消、执行和支付，行业培训总结管理的行业培训办结）、请假管理（主要包括因公和因私请假管理的请假、销假）、因公出国（境）管理（主要包括因公出国（境）计划、审批、筹备、预算申请、执行、支付、办结）、公务接待管理（主要包括公务接待申请、审批、执行、支付和办结）、公文流转管理（主要包括发文管理的发文起草、审核、审批和文件印发，收文管理的收文登记、综合签批、领导签批、分发和签办）、党建管理（主要包括党组织实体管理的党组织配置调整、党员发展和组织关系转接，党（纪）委会管理的党委会、中心组学习、党委其他会议和纪委会议登记，党务培训管理的党务培训计划与审批、筹备、支付、执行和办结，支部工作管理的年度支部工作计划和主题党日活动、“三会一课”和支部其他活动登记）、工会管理（主要包括工会组织实体管理的工会组织配置、工会会员发展和组织关系调整，工会活动管理的年度工会活动计划、筹划、执行、经费支付和办结，工会综合管理的规章制度管理和年度工作总结）、综合管理（主要包括督办管理的年度督办事项、进程和办结登记，宿舍管理的宿舍资源管理、使用申请与审批、续租及调换、使用腾退和费用缴纳）等九大类二十一小类 81 项具体管理业务。

4.2 应用功能

面向智慧化综合办公应用主要实现管理业务数字化、管理流程全打通、管理数据全共享、管理业务全协同、管理活动全授权，并实现相关辅助功能。具体如下：

在管理业务数字化方面，将综合办公管理业务流程及人、财、物、事对象指标全部数字化，最大限度对其信息进行结构化管理，对于无法实现结构化管理的原材料和证明材料等应以适当图文形式记录，方便人机交互查阅和信息核对。除管理业务本身需要记录信息外，同时还应对综合办公应用管理业务运行的时间、地点、人员、结果等信息进行数字化记录，为智慧化分析利用提供数据基础。

在管理流程全打通方面，将分属不同部门管理的综合办公管理业务流程打通，形成一个完整流程，避免造成前后流程不衔接、执行不完整等一系列问题，如一次因公出差调研活动涉及因公请假、审批、公文流转、线下调研、总结报告提交、报销和办结等一系列管理业务，在综合办公应用中，除线下调研外，其他管理业务应依次执行，全部相关管理业务办结后，该次因公出差调研活动即为办结，否则，这一流程将持续停留在未办结状态。

在管理数据全共享方面，综合办公应用各管理业务之间的数据共享体现在多个方面：

1）在管理业务数据首次录入时，支持批量导入或最小范围内的数据录入，其他管理业务可自动调用已录入数据或将已录入数据作为选项提供，最大限度方便使用和提高工作效率；

2）在管理业务数据质量控制时，利用不同业务数据之间逻辑关系开展综合数据质量控制；

3）在管理业务汇总统计分析时，充分进行数据共享，将不同管理业务产生数据进行对比分析；

4）在智慧化分析时，通过利用不同数据之间逻辑关系，发现可能未知知识。

在管理业务全协同方面，综合办公应用管理业务只要存在协同关系，就应实现协同办公，具体协同关系、关联节点和数据共享范围等应在管理业务梳理过程中予以明确，如职工离退休主要属于人事工作，但是涉及公文、财务、固定资产等多个管理业务，这就要求综合办公应用协调相关管理业务，共同完成职工离退休手续办理，避免遗漏，造成工作办理不规范、不完整。

在管理活动全授权方面，综合办公应用各管理业务及相关数据使用权限不应向所有用户开放，必须按照用户管理业务角色授权，并在特定环节使用。授权过低将导致综合办公应用无法有序运行，授权过高将影响数据规范性和有效性，可能造成数据篡改。因此，要针对管理业务数据和用户管理业务角色双向授权，保障综合办公应用安全使用。

在相关辅助功能方面，需要增加待办提醒、信息发布、工作日历、告警提示、文件上传共享等功能，并在多样化表达、便捷化输出和可视化展示等方面提供必要功能。

4.3 使用性能

面向智慧化综合办公应用管理业务大多采用人机交互方式，因此，在使用性能方面有以下要求：

1）界面友好，信息展示主题明确、重点突出、一目了然；

2）用户友好，操作流程便捷，尽量减少不必要的信息录入；

3）响应快速，通过流程优化梳理、功能配置合理和信息有效组织实现操作秒级响应。

5 结语

本文所涉综合办公应用，仅对其面向智慧化发展所需最基本要素进行了研究，提出了应有的建设与应用目标、工作思路和业务逻辑，限于篇幅原因，管理业务也主要涉及事务性的日常管理业务，更深层次的决策支持业务乃至智慧化问题还有待进一步研究，同时也是综合办公应用需要进一步研究的方向。综合办公应用简介以典型事业单位综合办公管理所涉业务为模板，在开展综合办公应用具体建设与使用时还应根据各单位管理实际，按照本文的工作思路和整体业务逻辑进行设计和实现。本文对具体信息技术问题没有进行探讨和介绍，主要考虑信息技术本身发展很快，应适时选择先进合理技术进行实施。