人社部门电子档案系统设计与实现

摘 要：随着档案管理信息化的快速发展，建立人社部门电子档案管理系统迫在眉睫。本文立足《电子档案管理系统基本功能规定》，结合人社部门电子档案管理系统设计与实现，分析了系统设计需求、系统功能设计及系统功能内容及实现，阐述了系统应用效果，对于推进人社部门电子档案管理，提高档案管理效率，促进人社部门人力资源管理工作，具有一定的参考价值。

关键词：人社部门;电子档案;系统设计

文水县等县级人力资源和社会保障部门一般内设办公室（人事股）、政策法规与劳动保障监察大队、就业创业服务中心、社会保险服务中心、专业技术人员管理股、事业单位人事管理股、劳动关系与调解仲裁办等股室，负责人力资源市场发展规划、人力资源服务业发展、人力资源流动政策落实，承担着促进人力资源合理流动、高效配置;统筹促进就业，完善职业资格制度;建立覆盖城乡的多层次社保体系，以及就业、失业和社保基金预测预警和信息引导，人事争议仲裁和劳动关系调解等重要职责。可见，人社部门档案关乎老百姓的就业、医疗、医保、生育、工伤、养老等民生问题。近年来，随着计算机信息技术的发展及其在人社部门业务中的深度应用，产生了大量电子档案。电子档案管理的好坏直接关系到人社部门工作和老百姓的切身利益。

电子档案，是指利用计算机磁盘等设备存储，与纸质档案相对应、相关联的通用电子图像文件集合，通常以文件为单位。其存储介质主要有光盘、磁盘和磁带，以及云端网络空间。电子档案的优势在于其存储的高密度性、非人工识读性、信息与载体的可分离性，以及对系统的依赖性。电子文件主要类型有文本文件、数据文件、图像文件和命令文件。人社部门的业务呈现类型多样、专业性强、覆盖面广等特点，其档案管理对规范人社部门工作、提高工作质量具有重要现实意义[1 ]。因此，建立适应新形势的人社部门电子档案管理系统迫在眉睫。根据《电子档案管理系统基本功能规定》，以及人社部门档案业务实际，应设计人社部门电子档案管理系统，满足电子档案数字化、系统化管理的现实需要。

1 系统需求分析

系统设计后应成为人社部门业务档案统一的信息化管理应用平台。预期目标是实现人社部门将不同业务部门、不同业务类型以及不同载体的文件、信息、档案等数据资源统一管理、综合利用[2 ]。根据《电子档案管理系统基本功能规定》的相关规定和要求，系统设计应充分考虑四个方面的需求。

1.1 开放性

系统结构应具有开放性，以实现电子档案管理系统与办公OA系统、社保应用系统、医保系统等其他系统功能的集成、数据信息共享和交换，实现系统平台对电子档案的统一管理。

1.2 可扩展性

由于人社系统业务处在不断拓展和变化之中，系统设计应具备可扩展性，在满足当前人社系统业务档案管理需要的同时，也应着眼于未来，满足可预见时间内的人社系统业务发展变化需求，能便捷地实现人社系统业务档案管理功能的扩展。

1.3 灵活性

系统应面向人社系统内部不同业务档案管理需要，也应通过系统开发，满足不同类型、级别用户的查档需求，以及档案部门的实际操作。可通过系统功能设计及定义，以实现预期目标，支持人社部门电子档案管理业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义及应用。

1.4 安全可靠性

人社部门电子档案管理系统设计及后期的运行应保证稳定可控，具有十分完善的权限控制、防病毒、防非法侵害、防系统崩溃等设计和配置，保证人社部门各项业务档案管理系统应用软件工作稳定，档案信息安全。因此，系统应实现人社部门主要业务电子档案管理过程的全记录，并运用数字加密、电子签名、安全认证等先进的技术手段，保障系统的运行安全和稳定，杜绝非经授权访问的发生[3 ]。

2 系统功能设计

根据人社系统业务特点，以及电子档案管理的实际需要，电子档案管理应用系统功能设计应涵盖MySQL数据库、系统用户端、系统服务器端等功能。

2.1 MySQL数据库

MySQL是一种关系型数据库管理系统，利用SQL最常用的标准化访问数据库语言，支持大型数据库和多种存储引擎。实际工作中可根据人社部门业务特点，基于用户需求分析结果，构建MySQL数据库，并建立数据库关联关系。基于电子档案系统的开放性、可扩展性、灵活性及安全可靠性要求，构建符合人社部门电子档案数据库及辅助管理数据库，使电子档案数据类型统一且相关联。

2.2 系统用户端

运用Internet网络、Web浏览器，可实现人社部门电子档案用户远程Web服务器访问。因此，应设计涵盖电子档案管理员界面、电子档案信息录入界面和电子档案信息查询界面的数据库管理系统，满足人社部门电子档案管理、查询和利用需要。其中，用户端界面主要为网页设计软件，采用超文本標记语言和超文本预处理软件，设计人社部门电子档案管理系统用户端，包括管理员身份认证、用户注册和人社部门电子档案信息录入查询[4 ]。

2.3 系统服务器端

根据人社部门业务工作特点，设计相应的系统服务器端，结合用户端，通过服务器，实现电子档案业务数据传输，并利用解析技术，获取查询关键词（字），借助MySQL数据库管理系统中具有的插入、更新、删除等功能，统计人社部门业务档案管理数据表等，并将档案信息数据统计报表反馈至用户端[5 ]。

3 系统功能应具备的内容

根据《电子档案管理系统基本功能规定》，人社部门电子档案管理系统应具备接收功能、管理功能、保存功能、利用功能、系统管理功能。

3.1 档案接收

人社部门业务广，电子档案管理范围广、数量大。因此，系统应具备电子档案接收功能，支持在线、离线电子档案批量移交、接收、处理、保存及流程处理记录。系统还应同时具备电子档案数量、质量、完整、规范自动检查功能，不合格的，系统可自动标注、登记，并赋予电子档案唯一标识。同时，电子档案管理系统中需要设计批量导入、挂接、多级排序、批量修改和规则生成著录项等功能。系统需要设计与之相对应的公共接口，以及数字化扫描加工服务功能，实现电子档案接收后及时生成并保存至档案数据库。

3.2 档案管理

设计电子档案管理自动归类、排序系统，支持人社部门不同业务档案自动分类、排序的调整和处理;设计电子档案管理系统著录、标引等功能，使系统能够自动形成电子档案目录，并在目录与电子档案全文之间建立相应的关联性;结合国家、档案行业及人社部门电子档案管理的相关标准，使系统具备人社部门电子档案批量格式转化功能;系统还应设计维护电子档案各组成部分及业务数据信息间、电子档案之间关联功能。通过设计虚拟化库房，建立实物档案与电子档案数字化对应关系，以及“单轨制”下人社部门电子档案的规范化管理。

3.3 档案保存

人社部门电子档案管理系统还应设计电子档案及其目录数据库备份与恢复功能;电子档案存储监控及警告功能;电子档案检查功能和保护功能等。其中，通过制作电子档案备份数据，登记、检测备份电子档案数据和介质，并记录备份电子档案数据信息恢复过程;对系统中存储介质不稳定、存储空间不足，以及非授权访问时，自动跟踪记录警告事项;系统具备对电子档案数据信息的真实、完整、可用及安全等检查功能;系统还应设计修改删除等变动信息自动记录，增强电子档案保护功能[6 ]。

3.4 档案利用

设计电子档案系统具备利用、鉴定、统计等功能。系统应支持电子档案检索、筛选及输出功能，其中，检索包括模糊、精确和全文检索功能;系统支持在线借阅申请、审批、阅览、下载及打印等功能，并利用水印标记等技术，将人社部门电子档案借阅人、时间及部门等予标记，确保信息利用可追溯，防止复制件的随意处置。

3.5 系统管理

设计人社部门电子档案权限管理、数据接口和离线客户端管理功能。一是权限管理主要是将系统管理权限划分为专职/兼职档案管理员、系统管理员、档案审批人员等，并赋予不同人员的管理权限。二是人社部门电子档案数据接口主要包括人社部门各业务应用系统接口、智能库房数据接口。电子档案管理要求数据互联互通，优化业务流程，设计各业务部门电子档案归档接口与电子档案信息化管理系统相连，实现电子档案信息在线集中归档。三是智能库房数据接口，主要应用于档案库房的智能管理，根据温湿度、空气质量、光照等库房环境监测数据，实时做好库房管理[7 ]。四是完善离线客户端。为了实现人社部门不同业务部门间的业务档案前期收集、整理，并及时传输至档案管理系统，选择采用B/S应用架构，可随移动介质单机运行，实现离线电子档案数据信息传输。

4 系统功能的实现

系统功能设计主要依据人社部门电子档案管理业务流程及其内容进行。在相关系统功能设计完成后，应运用好系统管理界面，做好人社部门电子档案业务管理，实现系统设计预期效果。

4.1 系统管理界面

为便于人社部门电子档案集中维护管理，系统属性维护与参数设置界面不同，可利用数据链接技术，设置不同属性URL（统一资源定位符）后缀，实现对各种属性控制器的管理和调用。通过使用JSP（嵌入式网页）文件，实现人社部门电子档案业务中的档案信息增加、删除和修改等功能[8 ]。

4.2 档案业务管理

表1中JSP文件主要为人社部门电子档案实现界面，在档案管理业务层面，档案业务管理所实现的Java（面向对象编程语言）类及功能，说明其主要包括一个控制器类、案卷产生接口及实现类的JavaBean（Java语言写成的可重用组件）。利用Spring（开源的轻量级Java开发框架）中的参数化配置，结合图1中的信息化框架管理业务处理，降低系统实现代码量。

5 系统应用效果

人社部门档案管理人员登录设计的互联网+平台电子档案信息管理系统，经过身份认证后，可随时随地实现人社部门业务电子档案资料收集、整理、归档等更新，无论是查阅还是管理均突破了时空限制，更加便捷高效[9 ]。人社部门领导及普通员工也可通过预先赋予的权限设置，登录页面系统，经过身份认证后，可通过其权限搜索查看相应的档案信息。与传统的单机管理相比，互联网背景下电子档案应用系统平台设计及应用，实现人社部门业务电子档案信息互联共享。客户端/服务器（C/S）的传统技术模式，对操作环境的依赖程度较高，档案管理人员的操作空间有限。基于互联网+平台的电子档案信息化系统设计，利用的是B/S结构，无论是管理人员还是普通档案用户，利用Internet超文本及多媒体传输技术，便可实现文本、图像、声音等访问，实现网上档案信息查询、打印、录入，摆脱了地域时空限制，且档案管理应用系统具有负载轻、系统维护升级简便、开放性好等诸多优势。

建立人社部门电子档案管理系统的目的，就是要将人社部门各业务的异构数据信息系统有机整合，利用B/S面向服务的结构设计方式，将人社部门内部各业务电子档案数据通过平台系统连接起来，并建立各业务部门之间电子档案的统一查询系统，使不同部门、不同人群在不同时间和地域范围，查询其所需的档案信息。归纳起来有三个方面。一是利用XML作为数据交换的内容表达标准，电子档案查询者可通过预先设计的应用系统，利用XML格式数据，消除异构数据源差异，从而使人社各部门不同业务档案信息统一起来[10 ]。二是借助电子档案管理专题数据库，实现存储电子档案数据信息交换，以及转存、发送、接收、交换等，利用数据交换，实现电子档案的统一管理。三是建立电子档案管理平台，将收集于不同业务部门的电子档案汇集起来，建立相应的电子档案专题数据库，并在数据库管理规则中写入相应的电子档案管理规则。平台将接收于不同业务部门的数据写入相应配置和交换队列，由档案查询者“拉取”所需的档案数据信息。四是电子档案需求方，从平台中获取相应的数据信息，接收的是XML格式数据信息，再利用电子档案管理规则对XML文件进行解析，转化成普通电子档案，予以利用。

参考文献：

[1]郝蕊，鄭洁，李娜.基于互联网+平台的医院档案电子信息管理系统设计与应用[J].中国医学装备，2021（2）：90—93.

[2]于晖.大规模分布电子档案信息融合储存系统设计[J].电子设计工程，2021（21）：118—121，126.

[3]李飞荣，邓振华，朱国庆.基于文档一体化管理的电子公文档案管理系统建设与实践——以国防科技大学为例[J].北京档案，2021（2）：39—41.

[4]梁静.基于Web技术的电子档案管理系统开发与设计[J].电子设计工程，2017（24）：38—41.

[5]杨信昌，于晓东.网络环境下图纸电子档案管理系统的设计实现[J].长春工程学院学报，2006（4）：67—68.

[6]莫洁.电子政务条件下OA系统与档案管理系统集成系统设计与实现[J].城建档案，2015（8）：38—40.

[7]吴彩荣，陈志华，沈彩霞.电子档案管理系统的设计[J].广西科学院学报，2008（4）：345—346.

[8]何海锋.电子档案管理系统设计及其功能实现研究[J].中国管理信息化，2016（8）：176—177.

[9]魏燕.电子文件档案管理系统设计与实现[J].湖北函授大学学报，2017（3）：154—155.

[10]谢媚.电子档案管理系统的设计和开发思路探讨[J].科技资讯，2015（35）：174—175.

作者简介：李雪茹，大学学历，山西省文水县人力资源和社会保障局干部，主要从事档案管理研究。