关于高校学生档案管理工作的探析

志伟 刘晓艳 甄少磊

摘要：提高高校学生档案管理工作质量，无论是对于学生个人发展，还是高校综合治理水平的提升，都有着极为深远的现实意义。该文从高校学生档案的概念界定和高校学生档案管理工作特点出发，着重分析了高校学生档案管理工作中现存的各类问题，并提出了若干改进建议。

关键词：高校 学生档案 档案管理

随着时代的发展，高校学生档案的重要性越来越得到社会各方面的广泛认同。一方面，从档案自身功能角度上讲，高校学生档案对于学生升学、就业、转正定级、工龄计算、职称申报、职务晋升、社会保险办理、干部人事档案专项核查、退休等起着举足轻重的支撑作用。另一方面，从高校发展的维度分析，2015年11月国务院颁布了《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》，根本目的是要通过建设世界一流水平的学科和大学，培养一流的人才，这必然要求高校内部要形成一流的治理能力和治理体系。而学生档案管理工作水平的优劣，就在很大程度上反映了高校内部综合治理能力的高低以及人才培养的成效，其重要性自然不言而喻。由此可见，不断健全高校学生档案管理工作体系，持续提升高校学生档案管理工作质量，有着极为深远的现实意义。

目前国内对于高校学生档案尚缺少相对统一的界定，《高等学校档案管理办法》也仅对学生类档案的组成内容进行简要的解释和说明。本文从工作实务出发，将高校学生档案定义为记录和反映学生个人经历、学习和工作表现的各种重要材料，包含报考、入学、个人履历、学习培养、组织关系、奖惩、学历学位、派遣信息等多项内容，其具体可以分为高校学生人事档案和高校学籍档案。这两类档案在以下几个方面存在差异。

（一）组成内容不完全一致

高校学生人事档案一般仅包含学生本人的各类相关信息，是学生成长过程的历史记录，是干部（职工）人事档案的重要组成部分。而高校学籍档案是以文书或学籍档案形式存在的，用以记录和反映学生在校培养期间学习表现的档案材料。它不仅包含学生本人的相关信息，也包括高校内部主管单位开展招生、培养等管理工作所产生的一些特定文件，如招生计划、培养计划等。

（二）产生时间不完全一致

高校学生人事档案既可以产生于学生入校前，如学生本科就读前的高中培养阶段或研究生就读前的本科培养阶段等，也可以产生于学生在校培养期间。而高校学籍档案则僅产生于学生在校培养期间。

（三）流转和利用方式不完全一致

除特殊情况外，学生人事档案一般随着学生离校而转出，并由下个存档单位进行接收保管，档案利用工作也由实际存档单位开展。而高校学籍档案则由高校档案部门长期保管，并由其开展档案利用工作。

（一）管理工作的长期性

一方面，从形成的角度看，高校学生档案材料主要产生于学生在校培养期间，是高校学生成长过程的客观历史记录；另一方面，从利用的角度看，高校学生档案与学生未来发展的各个关键阶段相伴随，和学生自身利益紧密相关。由此可见，高校学生档案管理工作具有长期性的特点，需要与学生档案形成和利用的全生命周期保持必要的匹配性。

（二）管理工作的复杂性

高校学生档案管理是一项非常复杂的工作，不仅表现在各类档案材料形式多样，归集流程繁复，更体现在参与档案形成和利用工作的主管部门众多，协同保障难度大。因此，确保责任清晰、信息集成，真正实现闭环管理是高校学生档案管理工作的又一基本要求。

（三）管理工作的相互依存性

从档案实体在空间流转的角度看，高校学生档案管理一般可以划分为新生档案接收及审核、移交入库、日常保管、综合利用、在校培养期间各类档案材料的形成和归集以及离校档案转递等分项工作，各项工作之间相辅相成、联系紧密。

（一）高校学生档案管理缺少有效的工作标准

虽然《高等学校档案管理办法》以及《干部人事档案工作条例》都可以在一定程度上为高校学生档案管理工作提供借鉴，但欠缺科学全面的参考依据和实施标准仍是高校学生档案管理工作中的一大难点问题。这由此带来以下三个方面的不利后果。第一，高校学生档案的收集范围、收集时间等基本要素不明确，对于一些重要档案材料还不能做到应归尽归，从而给后续档案综合利用以及学生本人发展都埋下了隐患。第二，部分高校学生档案材料，如学生登记表、学生履历表等，在制定规范上仍未做到标准趋同和格式统一。另外，档案形成质量存在隐忧，非标准原件材料进入高校学生人事档案现象不是少数。第三，高校与外部专业机构在学生档案管理领域方面的合作机制还不完善。以高校学生人事档案接收为例，一些高校对此并未制定统一、规范化的工作标准，也缺少与中国邮政等大型专业化公司的有效合作机制，用普通快递、学生自带等形式转递档案现象时有发生，从而导致学生人事档案丢失、损毁的风险也大大增加。

（二）高校学生档案管理体系的整体性有待加强

第一，囿于高校内部职能分工的不同，实际参与学生档案管理工作的部门之间的权责划分不甚清晰，工作流程还不完善，岗位间工作接口缺少必要衔接，一旦发生争议，经常出现部门之间相互推诿的局面。第二，对于学生档案管理工作中出现的一些棘手问题，比如由于学籍档案内容欠缺或质量不佳导致的综合利用难，非正常原因导致的学生人事档案滞留等，还缺少行之有效的问题协调处理机制，往往是档案部门一家独自面对上述困境，无法获得业务部门的有力支持，致使工作实效并不显著。

（三）高校学生档案管理工作的配套资源不足

再以高校学生人事档案接收、审核工作为例，一些高校由于缺少专职档案人员，多由学生辅导员或年轻教师承担学生人事档案接收、审核工作。面对数量激增的学生人事档案，他们往往有心无力，加之档案专业知识相对不足，校内培训工作也不到位，审核工作往往流于形式。同时，由于接收、审核期间，各部门提供的临时库房保管条件有限，会对档案实体安全产生一定的不利影响。

（四）高校学生档案管理工作的信息化水平不高

第一，不少高校的学生档案管理工作仍以人员手工方式为主，缺少科学、高效的学生档案管理信息系統，对于毕业生派遣、档案转递去向等重要工作信息还不能做到长期保存、及时获取。第二，高校学生档案数字资源体系不完善，学生人事档案、学籍档案多以纸质实体形式存在，还不能形成有效的数字化副本。第三，高校在库保管的学籍档案内容相对分散，加之信息化水平滞后，无法充分实现学生在校学籍信息一站式查询的工作目标，与数字档案、智慧档案的要求相去甚远。

（一）在加强基础研究的基础上，不断健全学生档案管理工作标准

第一，各高校应在认真学习贯彻落实《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《干部人事档案工作条例》等法律法规和管理文件要求的基础上，结合本单位档案工作整体发展规划，积极开展学生档案管理领域的研究工作，制定并完善符合单位工作实际的学生档案管理办法，为具体工作提供科学指南。第二，高校要对学生档案收集范围进行分类细化，聚焦至每一份档案材料的形成单位、形成时间、收集渠道、质量要求、归集形式、责任部门等基本要素，以形成健全完备的高校学生档案收集工作体系。第三，各高校应加强与外部专业机构之间合作机制的建设，明确学生档案管理工作外包服务商的遴选标准、服务内容范围、质量监督与考核等基本要素。

（二）做好顶端设计和组织保障，不断健全高校学生档案管理工作体系

第一，高校应力争在学校层面设置档案工作委员会等议事协调机构，以及时、有效解决学生档案管理工作中出现的涉及跨部门职责的问题。第二，高校要紧密围绕学生档案管理工作特点，牢固树立高校学生档案全生命周期管理的理念，对一些需要关注的重点、难点工作，如学生档案接收与审核、在校档案材料形成和收集、离校档案转递等，应设置专项审核点，明确工作标准，加大监督检查工作力度，减少纸质档案实体缺失、档案材料装错以及档案质量不过关等可能的管理隐忧。同时高校要加强档案部门与业务部门之间的协调和联动，制定学生档案管理工作疑难问题处理机制，积极促使高校学生档案管理工作，由档案部门一家负责向高校内部全员参与的局面转变。

（三）提供充足有效的资源支持，确保高校学生档案管理工作有序开展

第一，高校应为学生档案管理体系平稳运行提供足够的经费、设备、库房、人力等资源支持。第二，高校应考虑实际参与学生档案管理工作的对象特点，设计不同方向的培训内容，在行政部门管理人员、教学单位管理人员以及学生个人等不同层面建立全方位、多维度的培训体系，不断提升各类培训对象的档案意识和工作能力。

（四）及时抓住数字档案馆（室）建设工作良好契机，提升高校学生档案管理工作信息化水平

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出了“档案信息化建设再上新台阶”的发展目标以及“加速数字档案馆（室）建设”的主要任务，这也为高校学生档案工作科学发展指明了前进方向。第一，高校应在传统学生档案纸质实体的工作基础上，按照“存量数字化，增量电子化”的要求，借助数字化扫描OCR等核心技术，加速形成符合标准的学生档案数字化副本，同时加大学生档案电子文件的归档比重，不断建立健全学生档案数字资源体系。第二，高校应围绕档案实体保护、学籍信息集成、可信成绩单、学位论文集成等工作方向，适时开发学生档案管理信息系统，并做到与招生、本科教务、研究生培养、奖惩管理、学位授予、就业派遣等学生工作重要业务系统之间的互联互通，实行重要信息的自动抓取、流转和集成。

无论是对学生本人发展，还是对高校自身治理水平的提升，高校学生档案的重要性都不言而喻。而做好高校学生档案管理工作更是一项兼具复杂性和长期性的系统工程，不仅需要我们每一位高校档案工作者顺应形势，转换观念，勇于改革，推陈出新，更需要各参与部门共同努力。期待在不远的将来，在广大从业人员的辛勤付出下，高校学生档案管理工作质量能迈上更高的台阶。

*本文系北京市高等教育学会2021年度一般课题“系统论视域下‘双一流’高校数字档案馆建设体系研究”（项目编号：YB2021163）阶段性研究成果。

参考文献：

[1]马俊云，梁全英，龙瑶.高校档案资源开发探析[J].北京档案，2020（9）：36-38.

[2]周文晖.以高度的政治责任感做好新时期高校学生档案工作[J].中国档案，2019（12）：66-67.

[3]周莹莹.高校学生档案管理机构设置问题及对策研究[J].北京档案，2018（3）：38-39.

作者单位：北京工业大学档案馆（校史馆）