加强医院档案管理工作的对策思考

杨莉

摘 要：档案是一种珍稀的宝贵资源，医院档案是医院在长期发展运行中积累的重要文件，其真实记录了医院在提供医疗服务和发展运行中的全过程，对促进医院的稳定以及可持续发展具有重要参考价值和借鉴意义。加强医院档案管理有助于医院管理层制定各项决策，提升医院的医疗服务水平和管理能力，因此，医院要给予档案管理以高度重视，并且采取合理的措施优化管理工作，切实发挥档案的价值和作用。

关键词：医院档案;管理;加强对策;分析

参考性、真实性是档案资源的价值，医院档案是医院在长期发展中而形成的宝贵资源，其真实记录了医院在各个领域建设的历史进程，是体现医院发展和建设的原始记录以及真实写照。医院档案包含了行政管理、医学科研、医疗服务等方面的内容，涉及财务、设备、科学、基建、人事、病案等部门。医院档案不仅能够用于宣传教育，还可以为医院制定决策、员工培训提供材料。因此，医院领导和所有职工要转变对档案管理的认知，给予其价值以高度重视，结合自身实际情况不断优化管理工作，提升档案资源的利用效率。

一、医院档案管理工作的职能意义

医院科室众多，政策性文件、科研数据、诊疗数据等资料也较多，档案管理作为医院的权威凭证和原始记录，是很多工作方案和决策的依据，档案的价值是用金钱无法计量的。随着社会的进步，医院也认识到档案管理工作的重要性，重视档案的收集、管理和开发利用，事实证明，有效的档案管理工作确实为单位发展起到作用，也具有一定的职能意义，主要体现在以下几方面：其一，医院档案管理是对过去和目前的记录，更是对过去的经验和教训的一种总结，通过档案可以寻找一些事物的规律和联系，为今后发展起指导作用，特别是在当前的知识经济时代，信息、知识、资源的积累和运用对医院工作的开展提供重要依据。其二，医院档案管理是对过去和目前的记录，更是对过去的经验和教训的一种总结，通过档案可以寻找一些事物的规律和联系，为今后发展起指导作用，特别是在当前的知识经济时代，信息、知识、资源的积累和运用对医院工作的开展提供重要依据。其三，档案管理关乎医院文化精神，医院文化的形成不是一朝一夕，是在时间和体制变革中不断总结、不断沉淀出来的，档案是医院发展最全面的记录，当然也包含了丰富的医院文化。

二、当前医院档案管理中存在的问题

（一）员工档案意识不强

医院档案工作具有繁琐性和复杂性特点，在开展日常工作中，需要广大医院员工参与其中，但是当前医院内部员工普遍缺乏档案意识，更加重视业务工作。同时，由于日常医疗服务较为繁忙、医学科研任务繁重，鲜有时间和精力参与到档案管理中，导致档案内容收集不齐全，各个科室与档案部门的配合程度不高。

（二）医院档案分类较为混乱

医院在长期发展中产生大量的档案资源，其包含了行政、病历、设备以及科研等多个领域，可以为医院制定决策提供参考。但是基于医院档案的特殊性和繁杂性，在档案分类管理中存在一定的混乱情况，很多档案资源没有按照其性质进行科学分类，不仅为档案管理带来较大难度，还会影响档案资源的利用价值，难以为医院运行提供决策服务和材料支撑。有些医院由于不太重视档案管理工作，更多的是经验谈，对制度和标准比较缺乏，如此不仅导致管理工作的开展无章可依，还造成权责界定不明确，这种情况下，难免出现工作比较懒散的情况，该记录的不记录，该保存的没保存，档案资料内容缺失，管理混乱，严重影响了档案的利用价值。

（三）医院档案管理制度建设较为滞后

制度是开展一切管理工作的基础和前提，如果没有制度作为约束和依据，管理行为会出现盲目以及随意等情况。档案管理具有较强的规范性，包括档案收集、资料整理、归档以及开发利用，都需要完善的制度作为支撑。但是当前医院在制定管理制度中存在一定的滞后问题，没有根据实际工作需求完善相关制度，制度体系存在漏洞。医院档案管理制度一般分为保管制度、收集制度、使用制度等，且每个流程之间紧密联系，需要进行有效整合，如果各部分脱节则刑法形成配合体系，不能有效發挥作用，所以需要统一科学的管理制度加以约束。但是在一些医院，档案管理制度仍不健全，对于档案的收集、统计、管理、鉴定等工作没有缺少相应完善的管理制度，档案资料较为分散，存档效率也不高，有的单位存档率甚至不到80%。如对于一些科技档案的管理就比较差，医院的重点学科建设过程中会产生许多宝贵的资料，包括论文、实验数据、社会效益和经济效益信息统计，人才培养和建设等，很容易因为缺乏跟踪性纪实性的材料积累，日后无法收集，且随着人员的流动无法寻找，造成资源的浪费，也不利于医院医疗技术创新和研究工作的推进。而已经存档的资料还可能由于不能及时汇总导致档案的完整性达不到要求，如一些基建档案，有的工程缺少材料出厂合格证，有的少质检认定书，有的文字和表格表述不清楚等，导致档案资料不够准确完整，这些管理漏洞都与档案管理制度有关。

（四）档案管理队伍能力有待提升

在信息化时代下，档案管理也逐渐趋于信息化方向发展，对管理人员的综合素质、业务能力和职业素养提出了新要求，但是当前的管理队伍存在一定的问题，如管理人员年龄较大，缺乏创新意识，或者管理人员不具备专业背景和岗位能力，导致档案管理的效率难以提升等。医院的工作内容相对比较复杂，每天都要产生大量档案资料，从事档案管理工作的人员必须要具有专业的水平才行，如果是非专业或专业水平不高很容易导致管理工作达不到应有作用。调查发现，在一些医院仍存在兼职档案管理人员，还有些是非档案管理专业任职，加之单位对档案管理工作的不重视，没有构建完善的培训机制，也没有太多继续学习的机会，面对庞大的档案资料，很容易出现收集率低、操作不熟练等现象，不能保证档案资料的及时性和完整性，不仅影响档案管理质量，更由于连锁反应为医院医疗工作增加难度。新时期，医院也应根据形势做出相应调整，在重视医疗业务的同时也要认识到档案管理工作的重要性，也要认识到档案管理人员对管理工作的贡献，重视人才的引进和培养，为单位发展奠定坚实基础。

（五）医院档案开发利用率

档案资源的价值在于利用，尤其是医院档案，其具有一定的社会价值，不仅可以为医院开展各项工作提供参考，还具有服务社会和教育民众的作用。但是当前在开展管理工作中，档案部门更加重视档案保存而忽视其开发利用，对档案资源的潜在价值没有进一步挖掘，没有体现档案的服务职能。同时，档案部门也没有将档案开发作为一项长期性工作，开发利用程度较低。医院的档案资源非常丰富，但只有收集和保管好的资料才有使用价值，能发挥价值的资料才是有效资源。一些医院的档案管理工作也是停留在收集和保管阶段，将档案管理作为一个记录途径、信息存储方式，对于如何开发利用档案资源没有过多的研究，没有真正地发挥出档案管理应有的功效，也没有使档案资料更好地为医疗、教学、科研、管理服务，对医院信息资源是一种浪费。

（六）档案管理设施设备投入力度有待加大

想要提升档案管理的效率和质量，先需要先进的设施设备作为支撑，一般包括档案管理过程中所需要的硬件设施和档案应用系统所需要的设施设备。如果设备投入不足直接导致数据更新慢，档案管理工作难度加大，风险更高。从当前情况来看，一些医院档案管理工作设施配备缺口还很大，导致档案资料利用率低，管理目标很难实现。大部分医院更加重视业务工作，对一线医疗科室加大硬件投入，忽视档案管理的重要性，在缺少硬件支撑下，管理信息化程度较低，虽然信息技术在医院的诊治工作中得到广泛应用，但诊疗过程和档案记录没有完全进行全院联网，部分档案使用手续仍比较繁琐，如此不仅影响管理效率，还阻碍了信息化发展进程。

三、加强医院档案管理的相关对策分析

（一）加强内部宣传

档案管理涉及医院各个部门和科室，只有所有部门开展密切配合，才能确保档案管理工作的全面落实，因此，医院要注重开展内部宣传，提升所有领导和员工对档案价值性和重要性的认知，主动参与到档案管理中，在内部创设浓郁的管理氛围。首先，医院主导领导要转变自身认知，带头学习档案管理方面的知识，并且给予档案工作以充足的支持，切实发挥医院领导的带头模范作用;其次，管理人员要积极向领导汇报管理成果，并且在医院运行的各个方面给予档案支持，让领导看到档案资源的作用，给予档案部门更多的关注;最后，定期组织医院所有医务人员开展档案宣传，通过集中培训的方式树立其档案意识，并且利用医院的公共电视、宣传栏，开展档案宣传工作。

（二）实行分类管理

医院在长期发展运行中会形成大量的档案资源，涉及医院的各个部门和领域，为了避免出现管理混乱的情况，医院要注重对所有档案实行分类管理。首先，医院要结合自身发展实际和管理需求，制定科学的分类管理制度，制度中要明确分类标准、档案类型、收集途径、归档方式、保密程度等细节，在既定制度标准的要求下，对所有档案进行统一管理，尤其是患者病历档案，其中记录了患者的详尽信息，如果发生档案内容泄漏事故，会对医院信誉带来损害，因此，要对保密性较高的档案资源强化保密管理;其次，现代医院档案资源较多，很多时间久远的档案都是纸质档案，在档案管理信息化发展背景下，医院要尽量将纸质档案转变为电子档案，便于对医院档案开展标准化管理，对于纸质档案要按照分类标准进行科学保管，提升档案室的建设质量;最后，应用信息技术构建三级档案管理网络，分别为科室级别、档案室级别以及医院级别，通过建立三级管理网络，不仅能够明确档案管理的要求、线条以及职责，还便于对所有档案资源开展统一管理、统一开发，挖掘档案资源等潜在价值。

（三）明确管理制度

档案管理是一项具有条理性、严肃性以及规范性的工作，在开展档案资源收集、整理、归档以及保管中，需要以明确的制度体系作为支撑，因此，医院在优化档案管理中，要注重制定以及完善管理制度，发挥制度的制约和规范作用，约束管理人员的行为。首先，档案制度建设要包含档案管理的各个环节，包括档案收集、归档、保管、销毁、保密、借阅以及档案室管理等环节，确保所有管理工作都在明确的制度下开展，做到有据可依、有章可循， 严禁管理人员存在随意盲目等行为，导致档案内容缺乏真实性;其次，基于不同档案资源的特点，要注重加强保密制度建设，尤其在信息时代下，网络具有开放性，如果保管工作不到位，容易导致档案信息泄露，为医院造成名誉和经济方面的损失，因此，医院要注重加强信息化档案保密制度建设，切实确保档案资源的安全性;最后，所有管理人员都要熟悉档案管理制度，在开展各项工作中，以制度作为基准，将制度落實到具体操作环节。

（四）建设管理队伍

随着现代档案事业的发展，各种新技术、新理念和新手段不断应用于管理工作中，档案人员作为管理工作的主体，其个人能力、综合素质和职业素养与管理效率密切相关，想要提升档案管理的实效性和针对性，医院要加强管理队伍建设，为档案管理奠定人才基础。首先，医院要转变以往“重视业务、轻视管理”的固化思想，认识到经济时代下管理人才的稀缺性，根据档案管理岗位要求，积极从社会和高校中吸纳具有一定能力和素质的现代化人才，保证招聘的透明性和公开性，提升岗位入职门槛和工薪待遇，吸引具有实力的人才加入到管理队伍中;其次，对现有的档案管理人员开展培训教育，培训内容要包含信息化管理手段、计算机操作、档案管理知识、职业素养教育等方面，将培训作为提升管理队伍能力和素质的重要途径，制定科学的培训考核制度，将考核结果与档案人员的工薪绩效和岗位晋升挂钩，调动其参与培训的热情和积极性;最后，给予管理人员以关注和理解，鼓励其利用平时工作和生活之余加强学习，努力探索专业知识和现代化管理手段，调动其管理创新的热情，在职称晋升方面向档案管理岗位倾斜。

（五）档案开发利用

档案资源的价值在于利用，尤其是医院档案，其包含了人事档案、科研档案、设备档案、病历档案等，其中人事档案可以为医院选拨人才提供参考，科研档案能够为医学研究提供宝贵资源，病历档案能够为临床治疗提供服务等。因此，医院领导要认识到档案资源的价值，积极开展档案开发利用工作。首先，档案管理人员要树立服务意识，认识到档案管理的价值在于利用和服务，对档案资源进行分类整合，为医院开展各项工作提供档案支撑;其次，档案部门要多渠道、多途径以及多手段的开展档案资源开发，根据医院运行的实际需求，更好挖掘档案中的潜存价值，为科研、教学、医疗以及临床提供服务，同时，档案部门还要注重开展档案编研活动，对档案资源进行多角度、深层次的加工和开发，可以为使用者提供有实效、多方面、多层次的信息;最后，加速档案资源在医院内部各个部门之间的高度共享，以信息技术的为支撑构建档案共享平台，进而充分满足医院科研工作、教学工作和医疗工作的资源需求，发挥医院档案的社会效益。

（六）完善硬件设施

在信息化时代下，信息技術已经成为社会发展的重要力量，并且在诸多领域实现了深入且广泛的应用，尤其在我国政府提出“互联网+”战略后，各个行业都在积极探索以信息技术为支撑的新型管理模式。“互联网+档案管理”是档案事业发展的必然方向，医院要积极加强硬件设施建设，为开展信息化管理提供硬件支撑。首先，医院管理层要认识到信息化建设的重要性，并且加大资源投入，通过专项资金的形式采购信息化管理所需的各项硬件设施，包括打印机、计算机、复印机以及扫描仪等，以硬件为支撑提升档案管理的信息化水平;其次，加强建设信息化管理平台，指派相关人员做好信息化管理系统的日常维护工作;最后，提升硬件设施的应用效率，所有设备都要由专人负责保管和维护，避免设备在日常管理中出现问题或者故障，降低管理效率。

四、结束语

总而言之，医院是人民群众提供医疗服务的重要机构，其具有较强的公益属性，档案作为医院在长期发展中形成的宝贵资源，其具有较强的借鉴价值和参考意义。医院领导和所有员工要树立先进的档案意识，认识到档案资源的价值，档案部门也要对各项管理资源进行整合，提升档案管理的效率和质量，进而发挥档案资源的价值，推动医院的稳定以及可持续发展。

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