高校教学设备资产管理系统设计与实现

摘  要  随着高校办学规模的扩大，教学设备资产的数量、种类出现倍增式增长，传统的管理模式弊端日益凸显，给日常的管理工作带来极大挑战。设计、开发高校教学设备资产管理系统是实现教学设备信息化管理的重要途径，它的开发应用将实现教学设备资产精准化管理，降低盘点成本，实现资产账、实一体，提高资产利用效率。

关键词  高校；教学设备；教学设备资产管理系统；全生命周期管理

中图分类号：G647.6    文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2022）21-0042-04

0  引言

随着高等学校的发展，办学规模的扩大，高校教学设备资产的数量、种类、总值不断增长，资产的购置、出入库、处置等日常管理业务日渐增多，加大了工作的管理难度。如何实现教学设备资产的信息化、精细化管理，已成为高校教学资产管理面临的难题。利用信息化手段设计、开发教学设备资产管理系统，实现教学资产“采购计划→公开招标→资产出入库→在用→处置”的全生命周期管理記录，做到真正的建档立卡管理[1]。

教学资产具有数量大、种类多、价值高、使用周期长、使用地点分散等特点，传统的管理模式造成资产利用率低、重复采购、信息更新延后、资产流失、账物不符、盘点效率低等问题层出不穷[2]。

1）管理落后。公办高校的教学设备资产都是国有资产，管理者在思想上不重视，存在重采购、轻管理的现象；管理效率低、动态管理不及时、盘点周期长等，导致出现资产配置不合理、数据不准确等问题。

2）管理制度不完善。制度不规范、责任不明、各自为政，造成数据重复统计、账实不符等问题。

3）缺乏监管机制。尚未建立健全与之相对应的约束和激励机制，高校教学设备资产管理流程亟待优化。

1  教学设备资产管理系统开发的意义

教学设备资产是高等学校开展日常教学活动的重要保障。在信息化高度发达的今天，利用信息化手段开发教学设备资产管理系统，让资产管理更简单、方便，实现教学设备资产全生命周期数字化管理，是全面提高教学设备管理水平、助力学校建设发展的重要前提。如图1所示，教学设备资产管理系统的开发应用将实现设备全生命周期在线管理，是推动资产高效使用的重要基础。并支持需求部门等快速在线发起采购申请、移动审批，同步采购合同、采购付款等，流程透明高效，让资产明细、资产闲置、资产增减、资产处置、资产折旧等一目了然，方便学校实现资产的优化配置，提高资产的利用效率[3]。

2  教学设备资产管理系统设计的总思路

2.1  标准化

按照行业标准完成资产管理系统数据、编码、功能管理等模块的设计，同时制定相关的系统管理制度，实现标准化管理。

2.2  整体性

系统开发前要做好前期调研工作，在分析用户需求的基础上，保证系统数据的整体性、有效性，满足用户需求，保留数据接口。

2.3  扩展性

在设计系统时，要充分考虑用户对系统功能需求的变化，确保数据库的延伸性、开放性，确保系统结构具备可扩展性功能。

2.4  安全性

系统设计时要考虑系统的安全性，注重应用程序、数据安全。通过规范管理，数据自动校验、自动备份、加密等措施，确保数据的统一性、安全性[4]。

3  教学设备资产管理系统的功能开发

教学设备资产管理系统功能的开发以资产管理目标为引导，以资产数据分析为手段，以信息系统为支撑，根据用户需求分析，优化资源、简化管理，实现对教学设备资产的有效管理。其用途覆盖资产的采购入库、领用、运行维护、退役报废等全生命周期过程，解决资产管理过程中账卡物不一致（账实不符）、资产信息割裂、报废净值率高等问题，达到资产的绩效、寿命、成本综合最优，实现“物有所值、物有所用”，设计出教学设备资产管理系统的总体架构[5]。

3.1  教学设备资产管理系统设计

系统设计基于信息化等技术，架构搭建将分为表示层、业务层、数据层、物理层等四层，如图2所示。体系架构设计就是把不同的模块功能分配到相应的设计层，每个层被赋予不同的功能，并提供相应的功能服务，这样一来就简化了各层设计，层与层之间分工明确，便于系统整体功能的实现。表示层的作用是通过操作界面，实现数据的输入、显示，将数据录入传递给用户，经数据校对、处理后，交业务层处理。业务层是整个系统中最核心的管理层，是系统功能业务的集中体现，是系统业务管理功能实现的中枢机构，主要实现系统业务管理功能请求，按业务要求进行分类处理，并对处理结果作出判断，传送给相应的模块。数据层是对资产管理信息系统的数据信息进行存储、更新、连接、访问、操作，并为上下层提供数据存储和访问。物理层用于存储教学设备资产的各种信息（采购时间、使用部门、存放地点等）和用户基本信息[6]。

3.2  教学设备资产管理系统功能模块开发

根据管理业务需求开发系统功能模块，以用户需求为出发点，重新定义设计目标、原则、系统架构，开发和实现基本功能单元，功能模块的应用将为教学设备资产管理系统的信息化、规范化、精细化管理提供基础条件。教学设备资产管理系统的管理模块可以对资产数据进行添加、删除、查询、修改、借还、管理等相关操作，实现资产信息的及时更新。教学设备资产管理系统的功能模块主要有用户管理和资产管理，如图3所示。

教学设备资产管理系统就是利用信息化技术实现固定资产的简单化、规范化管理，构建统一标准的资产管理体系，包括：统一资产设备分类标准及编码体系；根据资产的分类，准确定义资产属性，构建覆盖资产全信息的基础信息库；从传统的管理模式过渡到信息化管理，将采购入库、日常管理、维修管理、报废处置等业务整合到统一管控平台，实现对业务执行全覆盖和有效监控；充分运用“云大物移智”等新技术与实物资产管理业务进行深度融合，实现教学设备资产管理的信息化、智能化，降低资产管理成本，提升管理效率；为管理部门在制订资产采购、更新、报废等计划时提供决策依据和数据支持；规范教学资产管理业务流程，实现资产业务申请、审批管理的规范化，从而加强管理人员在业务执行过程中的监督职能。通过待办业务的自动告警和提醒功能，提高执行效率[7]。

3.2.1  用户管理  用户管理功能模块就是对用户信息的权限管理，包括用户登录和用户注册信息窗口。按管理等级权限，将用户划分为系统管理员、一级资产管理员（学校层面）、二级资产管理员（二级学院、职能部门），根据资产管理制度，规定各管理员的管理权限，使其各司其职，行使资产管理系统赋予的管理权限。其中，一级管理员负责全校层面资产的宏观管理、数据管理，二级管理员负责二级学院、职能部门）层面的资产数据管理。

3.2.2  资产管理  资产管理模块是实现固定资产出入库、业务、维护的管理，功能主要包括数据管理、查询管理、报表管理、增减管理、借还管理、盘点管理等功能。系统模块功能的实现将让资产台账更清晰；实现资产类别细化，实现资产分类、分级权限管控；通过统一资产卡片管理，批量导入资产数据，快速生成资产台账，使资产管理工作更规范化、精细化。

1）数据管理。数据管理就是通过数据库的设计，实现应用系统具体保存哪些业务数据，以满足基本的业务需求。在数据管理中主要包括数据分析、数据建模、数据模式等环节，根据系统业务请求，确定存储数据库实体及实体的有关属性，查找各实体间的联系，并制定系统数据库的实体关联，将相关数据业务呈现给用户。

2）查询管理。查询管理模块对固定资产提供分类查询、变更登记查询、处置情况查询、审批流程查询等功能。

①固定资产查询方式。查询功能可以对单条或一批固定资产的情况进行查询，查询信息包括采购计划、资产名称、规格型号、采购时间等资产信息。一是按资产管理部门查询：在查找窗口，管理员输入资产管理部门名称，点击查询按钮，便可把该部门所有的资产信息显示出来，这是分类查询。二是按资产编号查询：在查找窗口，管理员输入资产编号，点击查询按钮，便可把资产的明细信息显示出来，包括资产编号、资产名称、出厂日期等相关详细信息，这是明细查询。

②固定资产变更信息查询。变更登记查询功能可以方便地查找到某一项固定资产从哪个部门变更到哪个部门，包括变更时间、存放点、使用人、经办人等相关信息记录，实现固定资产的动态管理。

③固定资产处置情况查询。处置查询功能可以方便地查找到某一项固定资产目前状态，包括出租、转借、报废、毁损、在用等环节，实现资产全生命周期全过程全时段的实时管理。

④固定资产审批流程查询。审批流程查询功能可以方便地查找到某一项固定资产采购计划、公开招标、入出库时间和相关手续，实现固定资产的全过程跟踪管理。

3）报表管理。报表统计管理模块主要提供各类固定资产报表，可实现资产总值报表、资产减少报表、资产折旧明细表、各种分析表、逾龄资产统计表的生成及打印，同时可以根据学校资产管理部门的个性化需求设计，生成多种报表样式。通过报表的查看，可以快速了解学校固定资产每年购置以及全部资产情况，为学校的发展决策提供数据支持。

4）增减管理。增减管理模块的功能就是增加、减少资产条目及资产信息的更新。对资产信息可以通过该按钮进行相应增加或减少，如根据资产类别、购置时间、规格型号、数量、金额等信息进行设置，以确保资产信息的完整性、动态性。

5）借还管理。资产借还模块可以方便地查询资产的归还状态。管理员在归还查询窗口输入数据信息，点击查询按钮，就可以显示资产的归还状态情况，包括借还资产名称、时间、数量、借用人、说明、批准人等相关信息。此模块同时具备借还信息的新建和删除功能，管理员通过点击相应的功能按钮，就可完成相应操作。

6）盘点管理。为了准确掌握固定资产的动态，管理部门要不定期地对资产进行盘点，包括固定资产的在用数量、待报废数量、报废数额，清查各项账面盘盈等，关注固定资产的实有数与账面数是否相符。资产盘点要做到真实、准确、完整、清楚、统一。盘点管理模块通过扫描RFID记录条码（资产编号、名称、时间、价格、使用部门等）的识别进行设备资产的清查、调配、登记等管理，快速检索出资产的当前状态，实现资产的全过程管理，将盘点数据直接录入系统，自动生成盘点报表。

教学设备资产管理系统的功能模块在设计、开发时，经过多次实地调研考察，从用户实际应用出发，经综合考虑，明确各功能模块的用途。在实现模块功能的同时，充分考虑用户的个性化需求，如系统的多窗口操作、可靠性、安全性、预留数据接口等，完成资产管理系统的功能搭建、功能模块设计、数据库设计，从设计转变为功能的实现。

4  结束语

在信息化时代，教学设备资产管理系统就是利用信息化技术设计、开发的信息化管理系统，它的应用实现了教学设备资产的信息化、精细化管理，建立了对固定资产的全生命周期和全过程的动态跟踪管理，对优化教学设备资产管理，提高工作效率，解决资产重复采购、闲置浪费、账物不符等问题将起到积极作用。该系统的开发应用实现资产从采购到报废的一站式全生命周期管理，为学校提供不同维度的分析报表，实现资产分布可视化；提供标准接口，打破信息孤岛，让管理更便捷；支持管理员跨区域、多角色管理，实现不同角色、不同数据的授权管理，让管理更灵活；实现资产的精细化、全过程管理，提高资产利用率，发挥其价值，助力学校科学优化资产结构。

参考文献

[1] 谭旭红，孟庆娇.高校固定资产精细化管理若干思考[J].经济研究导刊，2014（5）：150-151.

[2] 鄒淑燕，李德义.高校固定资产管理存在的问题及对策浅析[J].价值工程，2019（36）：46-47.

[3] 王演.高职院校固定资产管理系统的设计与实现[D].南昌：江西财经大学，2019.

[4] 秦健，邱力军.高校实验实训中心仪器设备管理系统的设计与开发[J].电子测试，2018（1）：98-99，112.

[5] 黎达娟，黎凤成.新会计制度下医院固定资产管理[J].财会学习，2020（23）：94-95．

[6] 陈明劼，鲁金屏，周灿.无线电固定资产全生命周期管理系统设计与实现[J].中国无线电，2021（5）：81-83.

[7] 陈柳诗.浅谈加强医院固定资产管理[J].会计师，2019（24）：15-16.

*项目来源：广西教育科学“十四五”规划2021年度广西教育基本建设研究专项课题“高职院校实训基地智能化管理的建设与研究”（课题编号：2021ZJY1931）。

作者：李波林，广西建设职业技术学院，副教授、工程师，研究方向为高等职业教育（530007）。