论现代信息技术在高校教学档案管理中的有效运用

文科

（湖南理工学院）

一、现代信息技术对高校教学档案管理的重要意义

教学档案管理工作历来是高校行政管理工作中的关键环节，这是毋庸置疑的。随着档案管理科技水平的不断发展，教学档案管理也从过去完全纸质化存档、人工化管理而逐步发展为电子化存档和智能化管理。从这种简要的发展脉络介绍可以看出，现代信息技术给高校教学档案管理工作带来了无限的发展空间，对于教学档案管理现代化的完成和创新具有十分重要的意义。首先，从高等院校的教学档案管理工作性质的视角出发，若能充分运用好非常先进的电脑和互联网等现代化信息技术工具，就能让档案管理工作的效率得以大幅度提高。其次，现代信息技术为加强档案的日常存储安全也带来了更好的科技保障。在传统的纸质档案管理过程中，不仅在存档和查询的时候费时费力，更主要的是在档案存放安全性方面也存在很大的漏洞。教学档案管理工作人员不仅要经常维护纸质档案材料，防止其发霉或者被老鼠、昆虫咬坏，更要防火防水，如果档案存放场所不幸遭受上述原因的影响，轻者影响档案保管效果，重则让全部档案材料毁损灭失，造成永远无法挽回的后果。而有了现代化信息技术提供的电子档案保存形式，既能减少存档的物理空间和方便存储，又能让纸质档案意外丢失后能有备份补救。再次，从高校教师和学生的档案使用角度来看，现代化信息技术也方便了教师和学生们对档案的日常利用的过程。凭借现代化信息技术而带来的在线档案服务系统的支持，教师和学生能够随时利用自己的账户进行登录、查询甚至一定权限内的下载，这与传统的档案管理时期相比有了实质性的改进。一些年长的教师称过去没有互联网的情况下要查阅档案，只能亲自到档案馆现场办理，不仅浪费了往返时间，即便到达之后也经常遇到排队等候的情况，因为档案工作人员需要凭借纸质档案材料人工查询，这种模式的办事效率非常低下。因此高校教学档案管理必须更好地利用现代化信息技术带来的便利，进而不断优化创新教学档案管理工作。

二、当前现代信息技术在高校教学档案管理运用过程中存在的问题

通过对部分高校教学档案管理部门与工作人员、档案管理情况的实际调研，可以发现仍然存在一些阻碍高校教学档案管理效率提升的现实问题，往往无法及时向广大师生提供全面且准确的档案资料，这种现象直接影响了师生的体验感以及延误了教学档案管理的信息化建设。具体来说，可以将之概括总结为以下三个方面的问题：

（一）部分高校教学档案信息化管理的硬件设施比较落后

从本文所涉及的高校教学档案信息化管理工作情况来看，一些高校在教学档案信息化管理方面所存在的一个比较明显的问题就是相关硬件设施的落后。根据问题的表现方面分析，很多学校普遍存在此类问题，无论是个别高校缺少信息化档案管理的计算机设备和其他档案管理辅助工具，还是多数高校存在的信息化管理硬件设施没有及时更新换代来看，都是信息化管理的硬件落后问题的具体表现。此类问题的产生原因在于，很多高校在教学档案管理过程中没有把硬件设置的建设摆在重要位置，抛开个别高校缺少信息化档案管理硬件设施的极端情况不再赘述，单就调研中部分高校存在的档案管理硬件设置落后的问题而言，反映了高校主管领导和档案管理人员对硬件设施信息化升级的长期忽视。有些高校负责人员表示，由于学校的办公经费相对紧张，大部分款项都用于教学科研和后勤开销，留给档案管理工作的资金较少，导致一些老旧设备在很长一段时间内都不能得到更新换代，更不要再提信息化管理系统的全面升级了。还有的高校领导认为，档案管理的硬件设施已经配备了正常使用的计算机等设备，足以应付日常档案管理需求即可，没有必要花费额外的款项用于信息化升级。归根结底，硬件设施的落后直接制约了信息化技术在教学档案管理工作中的深入利用和作用发挥，必须重视并加以解决。

（二）一些高校教学档案管理工作者运用现代信息技术的能力尚有不足

现代化信息技术能否熟练运用，事关高校教学档案管理人员的业务水平的提升效果，而档案管理工作人员的业务水平则关系到教学档案管理工作的信息化建设与发展程度。通过对一些高校教学档案管理人员的信息技术运用能力进行观测发现，很多工作者的档案管理专业能力尚有很多的不足之处，特别实在日常档案管理工作中，普遍表现为对信息化系统的理解不够全面系统，具体到实际操作过程中也表现为较低水平的操作管理，总体来看，很多教学档案管理工作者没有达到现代化信息技术要求下高校教学档案管理的应有专业水平。从此类问题产生的原因进行分析，能够发现其产生的原因在于，上述存在业务能力问题的档案管理人员大多都是非科班出身，不仅对于现代化信息技术知识掌握不足，更对高校教学档案管理没有专业系统的学习，因为他们很少有档案学等相关专业学历。在此因素的影响下，即便高校主管领导注重了档案管理的信息化建设，但相关人员无法获得专业学习能力，导致最新的档案管理信息化系统操作知识也无从被管理人员迅速有效地学习。

（三）部分高校教学档案信息化管理缺少制度约束及激励措施

众所周知，高校教学档案管理需要建立和依照严格的管理制度进行各环节工作，而信息化管理也不能例外。然而，通过对一些高校教学档案信息化管理情况进行梳理分析发现，虽然很多高校都能将教学档案管理的信息化建设作为一项重点工作，但依然存在一些高校没有将教学档案的信息化管理作为一项基本的档案管理制度建立健全，这不仅让一些日常的档案信息化管理工作没有明确的校内规定作为依据，如果再深入落实到个别细节工作领域，更会让档案管理工作人员陷入多重矛盾的困境中而无法正常开展信息化管理工作。与此同时，也有很多高校缺少对其他有配合义务的职能部门工作人员违反教学档案信息化管理情形的惩戒规定，这很容易使档案管理工作人员缺乏其他部门的密切协作，遇到需要互相配合的信息化档案管理工作时，往往互相推诿，而档案管理工作人员又对此无可奈何。此外，激励措施的长期缺失，也使得档案管理人员对信息化管理相关工作的热情度不高，这就直接影响了教学档案信息化管理的发展质效。

三、完善现代信息技术在高校教学档案管理有效运用的策略

（一）完善高校教学档案信息化管理的基础设施

面对部分高校教学档案信息化管理的硬件设施比较落后的现实问题，首要的解决之策就是完善高校教学档案信息化管理的基础设施，即为一线工作者配备教学档案管理数字化设施，使其能够更好地满足现阶段高校教学档案数字化管理过程中的多样化需要，继而有效地提高教学档案管理的先进性以及现代化综合水平。展开来说，高校应当加强对于教学档案信息化管理所需要的硬件设施的重视程度，根据学校教学档案管理的实际情况划拨出专项资金，主要用于买进设备或者研发、直接购买知名科技公司现阶段比较成熟的技术。同时还要考虑教学档案管理涉及师生数据较多、对数字化管理对软件和硬件要求相对较高的现实情况，所以高校应在基础设施建设方面进行充分的、及时的人财物支持，比如用在购进高速扫描仪、存储设备以及教学档案管理系统等方面。除此之外，为了更好地满足全校师生的多层次、差异性档案需求，高校教学档案部门应当教学档案管理网站与师生课程网站等做好统一整合工作，以便确保与教学档案管理系统的技术对接，这样使得档案管理部门拥有一些相对先进的管理系统软件，进而在技术层面做好全面的支持以及更好地实现相关教学档案信息的共通共享。

（二）提升高校教学档案管理工作者的信息化素养

针对一些高校教学档案管理工作者运用现代信息技术的能力尚有不足的实际问题，此时应当通过日常业务培训机制方式，不断地提高教学档案管理人员的理论素质与信息化业务技能，使之对信息化教学档案管理系统的理解更加透彻以及在实际操作过程中更加得心应手。其一，通过系统化培训使其形成认识到教学档案信息化管理工作的重要性与必要性，根据教学档案管理工作者的报名情况而设置培训的班次与具体时间，开展以新时代背景下如何高效运用数字化进行教学档案管理的系列培训活动，可以邀请学校教务处负责人、档案馆负责人或者兄弟院校中具有丰富教学档案信息化管理经验的业务骨干详细地讲解怎样快速掌握纸质材料变成电子文件的加工归档和相关服务流程，以便教学档案管理工作者能够顺利地完成电子档案的编码、归类等系列的操作任务，同时在现场设置实时交流讨论的环节，便于回答一线教学档案工作者的疑难问题，从而方便教学档案管理人员运用信息化载体高效处理时间跨度较长、流动性较差以及追踪起来难度较大的相关档案资料，切实地提高运用现代信息技术处理教学档案的综合素养。其二，为了更好地检验广大高校教学档案管理工作者的信息化素养，还需要借助知识竞赛或者演讲比赛的形式，在此过程中鼓励各位参赛者将自身在运用现代信息技术开展教学档案采集、处理、传输以及利用等工作心得与大家分享，以此让高校教学档案管理人员在内心深处真正地认识到信息化载体的便捷以及积极主动地投身于日常的教学档案管理工作中。

（三）形成高校教学档案信息化管理的长效机制

基于部分高校教学档案信息化管理缺少制度约束及激励措施的问题，应当及时改变高校教学档案管理的原有观念、在认识上下足功夫，这样才会在思想层面加强教学档案信息化管理的重视度，进而形成高校教学档案信息化管理的长效机制。具体而言，在仔细研究国家关于档案管理的相关法律法规以及教育主管部门的相关方针政策的基础之上，再结合每个学院特点与不同专业学生的实际情况制定出具体可行的高校教学档案信息化管理制度以及体现本校特色的教学档案信息化管理实施方案，其中不仅仅包括如何具体地收集与处理相关的课程成绩、毕业论文成绩等信息的流程，更应该包含教学档案信息化管理的相关职责、按期高效完成的奖励机制与严重超期无法完成的惩戒措施。比如，可以对在教学档案管理中效率较高、师生反响较好的工作人员给予一些物质与精神奖励，而对于经常在规定的归档期限内无法完成教学档案对接的超期现象或者造成教学档案遗失的工作人员则应进行相应的批评教育，这样有助于让教学档案管理人员在内心深处真正地认识到保质保量完成相关工作的重要性。如此一来，益处不仅仅体现在众多的教学档案管理工作者具有较好的可操作性与更好地激励高效化工作，还表现在师生也会更加明确提交与获取相关教学档案的步骤，最终最大程度发挥出教学档案信息化管理的优势。

四、结语

综上所述，高校教学档案管理涉及面非常广泛、内容相对繁杂，运用现代信息技术开展高校教学档案管理可以节约时间，所以说在科学技术快速发展的信息化背景之下探究如何提升高校教学档案管理非常具有必要性，使其成为每个高校与学院做好专业教学质量提升的重要抓手。尽管现阶段仍然存在部分高校教学档案信息化管理的硬件设施比较落后、一些高校教学档案管理工作者运用现代信息技术的能力尚有不足以及部分高校教学档案信息化管理缺少制度约束及激励措施等三个方面的实际问题，但是通过完善高校教学档案信息化管理的基础设施、提升高校教学档案管理工作者的信息化素养以及形成高校教学档案信息化管理的长效机制等诸多完善策略，必将更好地促使高校教学档案管理效率显著提升、更加及时地满足全校师生的多层次档案需求，进而使高校教学档案管理工作的质量再上新的台阶。