新时代高校房产档案科学化管理路径探究

罗丽婷

新时代高校房产档案科学化管理路径探究

罗丽婷

[天津大学国有资产处]

当前，高校基层治理能力面临着新挑战与机遇，做好诸如容易被忽略的高校房产档案管理这类基础性工作，无疑会完善学校后勤管理制度与机制，也是构建高校房产档案管理模式，适从社会治理现代化发展的必然要求。本文结合高校房产档案管理实际情况，对房产档案管理工作意义、存在问题进行分析研究，并提出具有可操作性的工作路径图，有助于推进高校房产档案科学化管理。

高校；房产档案；科学化管理

一、高校房产档案管理的概念与意义

（一）高校房产档案管理的概念

高校房产档案管理，是高校直接对其房产实体档案和电子档案进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。

本文所称高校房产档案，是指高校过去和现在涉及房屋资产的建设、登记、交易等一系列经济活动直接形成的对本校教职工乃至国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的记录文件。

（二）房产档案管理在高校建设发展中的意义

第一，房产档案管理对学校房屋产权归属的重要作用。高校应按照《中华人民共和国民法典》（物权编）要求确认国家对国有资产的所有权和高校对国有资产的占有、使用权进行国有资产登记。房产是高校国有资产重要组成部分，占固定资产比重较大。房产档案是学校房产的基础依据文件，是办理产权登记必须的支撑材料。房产档案在管理中收集是否完整、记录是否准确、保管是否得当都将会对高校房屋产权归属产生重大影响。

第二，房产档案管理可为学校重要决策提供依据。高校房产的合理利用有益于高校事业可持续发展，对房产的优化配置都要建立在房产档案整理和分析的基础上，房产档案管理可以为学校建设和发展提供最为原始的依据。加强房产档案管理水平可以为高校相关政策的贯彻落实提供基础和保证，有助于计划与决策的科学化。

第三，提高房产档案管理水平有利于提高房产管理的工作质量和工作效率。由于房产管理大都是建立在原有管理工作基础上进行的，房产档案作为房产管理实践的重要工具之一，充分发挥档案作用有利于提高房产管理工作效率和水平。

第四，加强房产档案管理可为解决房产纠纷提供原始依据。许多高校建校较早，经历了建国前后，计划经济到市场经济等社会变革，无论是公用房屋管理还是教职工住宅管理都发生了翻天覆地般的变化。随之出现的房产纠纷矛盾增多，而且大多需要诉诸法律进行裁决，而房产档案尤其是房屋产权档案成为司法部门对房产进行公正裁决的唯一性标准与依据。

（三）高校房产档案管理的现况

当前高校房产主要包含教学科研及行政办公用房，食堂、学生公寓、商业等生活服务用房，周转公寓与住宅等教职工住房……这些房产从立项建设到交付使用，再到处置交易时间跨度长，许多建筑物经历过更名、改扩建，教职工住宅经历了福利型低租金的实物分配向住房货币化、商品化的转变[1]，每一个环节都会形成与之相对应的档案，导致房产档案数量巨大、种类繁多。绝大部分高校并未设立房产档案管理专员，多由房产管理人员兼职。不同历史时期房产档案构成要件与要求并无不同，管理人员只是在基建部门提出档案移交时简单接收，存放在业务科室内，使得档案归档滞后、标准不统一，甚至出现部分档案未归档现象。虽然一些高校通过房产管理系统部分实现了房屋档案信息化管理，但并不普遍。

二、高校房产档案管理工作现存的问题

（一）房产档案管理机制体制建设不完全

高校对房产档案只是简单的保管，几乎没有成型的房产档案管理制度。房产档案包括房屋建设资料、政策文件、维修资料、变更信息、合同协议等，这些档案多由基建部门、房产管理部门、后勤保障部门、校档案馆等多部门各自管理，保存相对分散。对于房产管理部门应保存房产档案的种类、数量、保存期限等没有要求。随着时间的推移，房产管理人员变动，缺少统一的工作程序与操作规范，难免有些重要资料流失，造成学校需要房产档案作重要依据时却查阅不到有价值资料，进而使学校利益受损，给整体工作推进造成困难。

曾有案例，当学校房产纠纷需要提请司法仲裁时，由于房产归属档案不完整，无法向司法部门提交有效权属证明材料，结果造成学校利益受损。再如，一些高校中建筑物经过多次改建、扩建等，一旦建筑物需要新的维修，若改扩建相关档案缺失或不连续，则无法进行精准施工；甚至出现多次修补也不能解决根本问题的事例，建筑物隐患就会越积越多，导致学校不得不投入更多资本对建筑物进行大修。

（二）房产档案管理抗风险能力较低

高校房产档案管理形式较为单一。这种模式多以文字、图表、图纸等纸质介质为主要管理对象，对保存场所的防虫、防潮要求较高，若遇重大灾害，将会对纸质档案造成巨大损失，甚至是永久性缺失，为后期的房产管理工作带来重大隐患。同时，纸质档案查阅有效信息的效率较低，房产档案的传统管理模式存在较大的局限性和风险性。不少高校利用现代化的技术手段，对房产档案进行电子化处理。虽较传统管理模式提高了使用效率，但在档案的信息采集、分析整理、借阅查询等环节都可能出现高校房产信息泄露、被盗取等安全隐患。电子诈骗案件时有发生、档案保密事故频发，对学校利益和保密事项、教职工个人隐私，乃至校园安全带来不可估量的负面影响。

（三）房产档案管理人员业务能力亟待提升

高校客观存在“重建设、轻档案”的现象。房产档案管理人员多为房产管理员工兼职，也未配有房产档案存放场所，而是将房产档案存放在业务科室文件柜或计算机内，便利其随时利用。相关人员档案管理意识薄弱，管理方式墨守成规，着重纸质管理，很少从互联网+的角度思考提升档案管理质量。在专业技能上，管理人员多未经受专业培训，对房产档案的收集、分类、整理、立卷、研编等一系列标准化、规范化的管理工作力不从心，造成“人在资料在，人换资料失”的现象，致使房产档案不完整、不连续，丧失了其应有的作用和价值。[2]

三、高校房产档案科学化管理的路径探析

高校房产档案科学化是指综合运用现代管理理论、技术和方法，对房产档案管理进行全时段、全方位的科学管理。要解决上述问题必须在程序化建设、规范化管理与有序体制的建立上下功夫，高度体现管理的现实适应性，即使无法设立专门档案管理科室，也应从制度上做到如下几方面。

（一）科学化管理，首先是加强程序化管理，让房产档案管理有“法”可依

高校房管部门应坚持依法依规、效益优先、技术融合和安全保障的基本原则，依照《档案法》《中央国家机关房地产档案管理办法》（国管房地[2007]24号）的精神与规定，在遵循房产档案管理活动规律的基础上，积极制定房产档案管理的规章制度，完善管理流程。

科学化的房产档案管理在于专业化、标准化和实用性强。如图1所示，这是作者结合工作实践提出的房产档案收集、归档、保管利用等管理流程图。

图1 房产档案管理流程简图

保持机制顺畅是确保档案的可靠性、安全性和永久性的基础。在实际操作过程中还应注意以下几点。

一是档案的收集环节。对新建成的房产应按照“需求—整理—建档”的思路进行档案收集；对已使用的房产应按照“需求—查阅—复印—重新建档”的思路进行档案收集，逐步补充现有房产档案。

二是档案归档环节。面对房产档案数量激增、形式丰富、门类不断增加的情况，细化房产档案归档类别势在必行。试如表1所示将档案按照档案类型依据地域、年度对档案进行整理分类，排列后如图2方式将档案按房产所处地域进行编号。[3]这样兼顾标准化与实用性，即使房产档案存在不同部门或同一部门的不同科室，只要做好记录也能在满足检索档案要求的同时，满足日常工作中利用档案的需要。

表1 房产档案分类

图2 按房产所处地域对档案进行编号

三是保管利用环节。应充分利用现代化电子信息技术，努力构建房产档案信息化系统，提高档案的利用率。同时房产档案管理人员要履职尽责，确保档案在保管利用过程中的完整性与安全性。

（二）科学化管理，必须强化规范管理，提高房产档案的抗风险能力

无论是实体档案还是电子档案，在进行档案收集、整理、保管、利用等工作环节都面临着自然风险与人为风险。[4]针对可能出现的风险可以从如下两方面入手，规范房产档案管理工作。

一是严格执行学校房产档案管理的相关规定与工作流程，定期对房产档案及其管理过程进行清查与监督。房产档案管理不同工作人员间要互相配合、互相监督，确保学校房产档案管理工作的科学性和严谨性。[5]

二是根据档案载体的不同有针对性地采取安全管理措施。对于实体档案，确保归档的及时性、档案的准确性与连续性、存档环境的安全性，每年对档案进行一次清理与核对，做到分类存放、规范保存与利用；对于电子档案，确保档案信息的真实性、可用性、可控性、机密性和抗抵赖性，在此基础上提升房产档案管理工作水平与工作效率，充分发挥房产档案的价值。[6]

（三）科学化管理，需要形成房产管理的有序体制，体现管理者的责权一体

应明确房产档案管理工作岗位职责，形成一个责权明晰的有序体制。房产档案管理人员是房产档案管理的主体。有责，驱使其以负责任的法治理念进行管理，促进管理者责任意识的理性提高。有权，促使其能够有效地进行管理，通过权力的作用控制管理的实际行动，有效进行管理的实施。[7]在新的房产档案管理模式下，房产管理部门的档案管理者应该按照如下要求进行工作。

一是归档工作。在房产管理过程中产生的资料均要按照统一标准及时归档。归档范围：凡是反映学校房产管理沿革和主要职能活动的，反映房产使用、经营、服务等活动并维护学校权益和教职工权益的法律、行政法规规定应当归档的，且具有保存价值的实体及电子资料。

二是档案保管工作。做好房产档案的安全、防火、防盗、防霉、防蛀、防磁、防震等工作，确保房产档案的安全和完整无缺；重要房产档案，房产管理部门应定期将归档的房产档案编制移交清册，一式两份，连同房产档案集中向学校档案馆办理移交手续，移交清册双方各持一份；磁性介质的房产档案应定期按时进行异地备份和异地转储；房产档案保管期限为永久。

三是档案利用。建立健全房产档案查阅、复本使用登记制度；查阅已移交学校档案馆的房产档案，需由房产部门工作人员持查阅说明到档案馆查阅；磁性介质的房产档案调出、转存、传输等工作应由房产管理部门工作人员完成，其他人员未经许可不得将电子档案提供给他人。房产档案原则上不得借出，如有特殊需要，未移交档案馆的房产档案借出，需经房产部门主要负责人批准，已移交档案馆的房产档案借出，需档案馆按照档案管理的相关规定进行审批；已经立卷归档的房产档案，原则上应当保持原卷册的封装，确需拆封重新整理的，档案馆应当按照相关的档案管理规定会同房产管理部门和经办人员共同拆封整理，分清责任。除此之外，还应对房产档案管理人员进行定期培训，提升专业素养、提高职业素质。

只有加强房产档案程序化与规范化管理，形成有序的管理模式和工作路径图，才能提高管理水平，最大限度的发挥房产档案效能，为高校房产管理健康发展夯实基础，促进高校治理体系和治理能力现代化。

[1]陈变珍,殷雪松,赵悦.新形势下深化高校住房制度改革措施探究[J].经济师,2018(05):14-16.

[2]钟霞军.浅谈高校基建档案的归档与管理[J].广西中医学院学报,2004(03):147-148.

[3]常连福,赵艳华.房地产产权产籍档案分类方法的比较与选择[J].档案学研究,1998(02):45-47.

[4]肖哲.确认电子档案法律效力对房产档案工作的意义[J].城建档案,2021(08):97-98.

[5]城市房地产权属档案管理办法[J].中华人民共和国国务院公报,2002(20):34-36.

[6]黄丽华.档案保护技术标准体系构建与发展研究[J].档案学研究,2018(06):40-43.DOI:10. 16065/j.cnki.issn1002-1620.2018.06.007.

[7]倪晓春.中国档案管理标准体系建设与发展研究[J].档案学通讯,2016(04):84-88.DOI:10. 16113/j.cnki.daxtx.2016.04.018.

（责任编辑：杨书元）