科研事业单位经费管理的信息化建设问题研究——基于“业财融合”视角

田其 （中国科学院精密测量科学与技术创新研究院 湖北武汉 430070）

近年来，国家越来越重视科研事业的发展。一方面，国家对科研经费的投入体量逐渐加大，每年都保持两位数以上的增长态势。根据《2020年全国科技经费投入统计公报》数据显示，2020年我国R&D经费投入总量突破2.4万亿元。从国际比较来看，2020年我国R&D经费投入稳居世界第二。另一方面，国家一直在重点强调“放管服”，其目的是使科研人员从繁杂的事务性工作中解脱出来，潜心科研。2021年8月国务院办公厅印发《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（国办发［2021］32号），坚持问题导向，简化预算编制，全面配备科研财务助理，以减轻科研人员的事务性负担。

同时，科研经费投入的迅速增加对经费管理也提出了更高要求。目前，一些科研事业单位的信息化建设水平比较落后。一些规模较小的科研事业单位的信息化建设仅仅体现在财务做账软件方面。有些科研事业单位的报销业务虽然基本上完成了线上审批，也有专门的科研项目管理系统，但系统各个模块间相对独立，模块间的契合度不高，数据的可利用性不高，信息共享程度不强。更多的科研事业单位各个业务模块的功能还不够完善，不能满足日常业务精细化管理的需要。业务系统和财务系统的共享程度和融合程度还不够。在互联网时代，更需要思考如何利用信息化手段来促进科研经费的“业财融合”，使科研经费管理更加科学化。

一、“业财融合”对加强科研经费管理信息化建设的意义

“业财融合”，是指运用信息化技术手段将业务流程各环节与单位的财务管理相融合，提高业务与财务的协同作用，将科研经费的预算管理、报销管理、结题管理始终贯穿于整个业务流程中。通过信息化建设增强科研经费管理的自动化和智能化，从而在提高科研经费管理效率的同时使科研人员减轻事务性负担，提高科研经费的产出，提升科研事业单位的综合竞争力。

“业财融合”有利于科研经费的风险防控。通过了解科研经费的整个运动过程，一方面可以拓宽财务人员的科研经费管理思维，使财务人员从只管经费报销是否合法合规向既管经费预算又管经费支出过渡，从源头上将科研经费支出的管理规范化。另一方面，“业财融合”可以提高科研管理部门重视经费支出管理的意识，提升科研经费预算的合理性和科学性。

“业财融合”有利于前置科研经费管理的重要节点。“业财融合”可有效扭转目前科研经费管理“重视技术指标是否能完成，忽视经费支出随意性”的局面。发挥财务审核预算、审核经费支出、把握好最后一道关卡的多重功能，促进科研管理部门与财务管理部门的联动，做好预算的提前规划与控制。

“业财融合”有利于做精做实科研经费管理。数据流、业务流的融合有效避免了“信息孤岛”现象，可以促进项目负责人、科研管理人员、财务人员的相互深入理解，推动科研经费管理从预算到支出再到结题形成真正的有机体，最终将科研经费管理扎扎实实落实到每个环节。

二、科研事业单位经费管理信息化建设存在的主要问题

（一）科研经费预算管理信息化建设存在的主要问题

1.信息化建设不完善。目前一些科研事业单位的项目预算系统仅能设置总额控制。虽然有些能设置分项控制，但是分项控制模板单一，不能及时满足科研经费预算改革的需求。例如，国办发［2021］32号文将预算科目分为业务费、间接费、劳务费三大类，大大简化了预算编制。政策的变化对科研事业单位的信息化建设也提出了新的要求。另外，有些科研事业单位虽然对每个项目的预算科目都设置了对应的预算金额，但信息化系统并不能对每一个预算科目的预算金额进行控制，只能控制项目经费总额，预算科目金额的设置流于形式。更大的问题在于科研项目管理系统与财务管理系统之间的数据未实现共享。例如：财务人员将报销单据生成凭证后，科研项目管理系统只能看到项目预算科目增加了对应的支出数额，以及整个项目的支出总额，预算支出数额不能与事前设置好的预算数自动实现分析对比，更无法分析各预算科目的执行情况。

2.科研项目预算管理意识不强。一方面科研人员依据自身经验编制项目预算，编制预算的目的是顺利拿到项目经费，导致预算的编制有较大的随意性。事实上，科研财务助理不仅是科研经费支出报销的主要负责人，而且也全程参与了科研项目的结题验收工作，对科研经费支出过程中遇到的情况非常熟悉，但很少有科研财务助理参与到科研项目预算的编制过程中。另一方面，在项目经费支出的过程中，项目负责人、科研财务助理、财务审核人员不重视预算科目与费用支出相关性的审查，报销时随意选择预算科目，导致科研项目模块无法准确动态地监测某一项目各个预算科目的执行情况。经费预算编制的不严谨、预算科目的监督不严格都会使科研经费的信息化建设流于形式。

（二）科研经费支出管理中存在的主要问题

1.全面的线上流程审批报销并未真正实现。经费支出报销之前往往会有业务事项的事前审批、合同的签订等。大多数科研事业单位的财务管理系统中没有事前审批功能或该功能不健全，报销人需支出某笔费用时需要先在线下找有关负责人事前审批，再填写报销单由审批人线上审批，经费支出报销并未实现真正意义上的全线上管理。

2.财务管理系统功能不完善导致重复性工作。主要体现在系统上传附件资料的重复和同一业务事项审批流程的重复。例如：当某笔支出业务存在借款时，报销人填写借款单时需上传相关附件资料。当该笔业务需要报销时，报销人需要关联前期的借款，但系统却不能自动带出借款时已上传的附件资料信息，导致对于一笔业务经办人需多次上传同样的附件资料。再如：某笔业务需借款预付100%时，填写借款单，相关人员审批该单据。后期当该笔业务报销并不涉及支付任何款项时，系统却仍需相关人员再次审批该报销单。信息化建设的不完善导致重复性工作仍然存在，科研人员的事务性负担并未得到真正减轻。

3.财务管理系统辅助功能不健全。由于信息化建设的滞后，有些科研事业单位并未实施银企互联，经办人无法及时在系统中查看收款人是否已收到对应款项。业务审批流程走完后系统不会提醒报销人可打印报销单据，需要报销人时常查看。而且报销系统模块未镶嵌单独的业务交流窗口，不利于报销人、业务审批人员、财务审核人员之间沟通单据情况。此外，手机客户端审批业务存在加载附件资料过慢、屏幕分辨率较低等弊端，影响了科研人员的工作效率。

（三）科研经费结题验收管理中存在的主要问题

科研经费的使用都需要结题验收，结题时需提供明细账、报销附件资料、付款回单、记账凭证等材料。而且不同项目结题依据的政策也不同，科研管理部门对科研经费管理政策的敏感性要强于财务管理部门和项目负责人。因此，科研项目结题绝不仅仅是项目负责人的事，而是需要科研管理部门、财务管理部门、业务部门的共同配合。目前，科研事业单位经费结题管理流程中存在的主要问题表现在以下几方面。

1.结题管理未前置化。一方面，在科研项目开题时，科研项目管理系统虽设置了预计结题时间，但并未实现对项目中期检查或结题进行预先一段时间的提醒控制，不便于对科研项目的结题管理。另一方面，由于信息化建设的不完善，项目负责人或科研管理部门也不能对科研经费的使用情况进行动态监控，在结题审计时往往发现存在一些预算科目已严重超支，而一些预算科目几乎无支出的情况。甚至有时课题组会忘记使用某项科研经费，导致整个项目的预算执行率极低。

2.结题所需资料不能一站式从系统中获取。主要表现在两个方面：一方面，受权限制约，项目负责人无法从系统中获取银行付款回单等外部资料和财务资料。目前，大多数科研事业单位的项目结题基本上都是采取从会计档案室拍结题资料的方式。此做法不仅耗时耗力，还容易导致资料分类整理错误。有些科研事业单位信息化建设程度较高，课题明细账和报销附件资料可在系统中导出，但记账凭证、付款回单只有财务人员有权导出，这就造成了结题所需资料无法完全从线上获取。另一方面，信息化建设集成度不高，导致科研项目管理系统与财务管理系统之间的粘性较差，获取的数据需要二次处理。例如：一些科研事业单位从科研项目管理系统中导出的财务明细账并不含有预算科目，这就需要结题负责人将每笔经费支出手动归类到对应的预算科目中，增加了结题的时间成本。

三、科研事业单位经费管理信息化建设的优化

（一）科研经费预算管理信息化建设的优化

良好的预算管理离不开项目管理部门、项目负责人、财务管理部门三者对项目预算管理、科研经费管理进行深度融合。这种深度融合体现在科研项目信息化建设的优化中，如图1所示。

图1 科研经费预算管理流程图

1.充分做好预算前期准备。依据项目预算书，项目管理部门需在科研项目管理系统中对新项目进行开题，做好科研项目经费总额和对应预算科目的录入工作，并对项目经费总额或每一预算科目的使用进行强提醒和强制控制。同时，业务报销部门按照报销内容性质在填写报销单选择支出课题号时，系统需设置经办人，同时选择对应的预算科目。若该预算科目未超支，报销人可继续填写单据，待走完审批流程后，将单据投递至财务管理部门审核。若该预算科目已超支，系统将显示因预算超支报销单据无法提交。此时，业务报销部门可按照相关规定做好预算科目的预算调整工作，科研管理部门按照调整后的预算及时做好系统中预算科目的调整工作。

2.将预算管理融入经费支出的全过程。财务管理部门将重点审核费用预算科目的合理性及报销内容的合法合规性。同时，财务管理部门还需根据项目管理部门提供的项目结题政策资料对经费支出内容与课题性质是否相符进行审核，审核无误的单据会在出纳付款后生成凭证。生成凭证后的费用支出数据会实时传输到科研项目管理系统，并与项目预算科目的预算数进行对比分析，方便项目负责人、科研管理部门及时查看项目执行情况，甚至是单个项目中各个预算科目的执行情况。由此可见，信息化建设可使科研经费的预算管理前置化，有效避免科研经费超支、使用不合理等情况的发生。

（二）科研经费报销管理信息化建设的优化

科研经费报销管理流程越完善，经费报销的风险点也就越少。科研经费报销管理系统功能越完善，经费支出业务审批也会越高效。因此，优化科研经费报销管理信息化建设的关键点在于有迹可循的全过程线上审批、信息的充分共享、业务辅助功能的完善。科研经费报销管理信息化建设的优化如下页图2所示。

图2 科研经费报销管理流程图

1.完善业务报销流程的全过程线上审批。经费支出报销前有很多业务均需要事前审批或备案，如会议费、差旅费、公务接待费、因公出国（境）等。科研事业单位目前的信息化建设仅仅是报销业务实现了线上审批，涉及到事前审批或备案的业务事项还需找业务审批人线下审批，增加了经办人和业务审批人的工作量。财务管理系统中同时实现事前申请管理、报销管理才是真正意义上的科研经费支出管理的全流程线上审批。

2.加强信息的充分共享。针对有借款的业务，财务管理系统应将其划分为两大类进行审批：第一类情况是当借款比例为100%、报销时不存在支付款项时，报销审批流程应直接跳过业务审批人，单据填写完成后可直接进入财务审核阶段，有效避免了同一业务事项、相同金额的单据被业务审批人再次审批。第二类情况是当借款比例不足100%时，财务管理系统按照常规审批流程进行报销。信息的充分共享还体现在附件资料的共享上。例如有的报销单据存在借款，当报销单关联前期的借款单或事前审批单时，系统如果可以自动带出借款或事前审批时已上传的附件资料，就避免了同一资料的重复上传，减少了报销人的工作量。

3.完善经费支出报销系统的辅助功能。为便于各部门之间针对报销单据充分交流，经费支出报销系统应配备相应的聊天窗口，使各参与方能及时沟通单据存在的问题，提高单据的沟通效率和效果。而且，沟通中的问题可一一被系统记录，各部门可对提问频率较高的问题进行归纳整理，并做出标准回复，供大家参考学习。另外，辅助功能还体现在业务提醒和手机客户端的审批两个方面。财务管理系统应以短信或邮件通知经办人单据已完成审批或已完成付款，方便经办人及时了解单笔业务支出状态。手机端审批功能的完善也能使科研人员不受时空限制及时审批单据，提高业务审批效率。

（三）科研经费结题验收管理信息化建设的优化

科研项目结题验收资料的收集与整理是一项繁琐而细致的工作。信息化建设程度越高，一方面有助于提前将项目资料集成归类，提高资料收集与整理的工作效率；另一方面有助于结题数据资料的准确获取，避免人为处理数据带来的失误。科研经费结题验收管理信息化建设的优化如图3所示。

图3 科研经费结题验收管理流程图

1.提升科研项目管理系统、财务管理系统的信息化建设水平。信息化建设主要是对数据集成和系统辅助功能的完善。数据的集成表现在预算数据和支出明细数据的集成。比如科研管理部门录入的预算数据可与财务支出明细账集成在科研项目管理系统中，方便科研管理部门或项目负责人实时查看项目预算执行情况，以及每项预算科目是否存在超支或支出不足。系统辅助功能的完善主要是项目结题管理时间的提醒设置。比如在项目临近结题的六个月或更早的时间内系统自动提醒，以便项目负责人有充分的时间为结题做准备，从而做到结题管理的前置化。

2.完善系统获取资料的能力。结题资料的全面获取是健全信息化建设的关键。包括将财务系统连接银行系统，使经办人或项目负责人可直接通过财务管理系统打印电子回单；将科研项目管理系统与账务系统数据共享，使经办人或项目负责人可直接打印与该项目有关的会计凭证；将科研项目管理系统数据与财务管理系统数据共享，使经办人或项目负责人可导出带有预算科目的课题明细账。有条件的科研事业单位可逐步推行会计档案影像化系统，将所有的会计档案以部门、核算课题号、业务类别为维度进行电子归档。当涉及到项目结题需要向审计人员提供材料时，可直接从影像系统中有针对性地一次性调出所需资料，方便快捷。此外，增强系统数据的灵活性也是信息化建设的关键点。目前很多从系统中导出的数据都需二次处理，系统可在大数据调研的基础上集成大众所需的数据，形成不同数据包，供不同人群自由拼接选择所需数据。