促进图书馆档案信息化建设的有效措施

王思远 潘琼

摘  要：在当下信息化技术快速发展的时代和阶段，很多行业和领域都已经进行了深入的信息化建设和发展，以期提高工作质量和工作效率，而图书馆作为重要的公共产业和单位，更需要进行高质量的信息化建设，以此实现图书馆的各项管理工作，尤其是档案管理工作的质量提升。也因此该文就针对图书馆档案信息化建设的有效措施进行了研究，希望该文的研究分析对于实际的教育教学能够起到一定帮助。

关键词：图书馆  档案管理  信息化建设  新时代

中图分类号：G25           文献标识码：A           文章编号：1672-3791（2022）05（b）-0000-00作者简介：王思远（1985—），男，硕士，馆员，研究方向为图书资料。

通信作者：潘琼（1983—），女，本科，馆员，研究方向为图书资料，E-mail：394180482@qq.com。

Effective Measures to Promote the Informatization Construction of Library Archives

WANG Siyuan PAN Qiong

（Wuhan Polytechnic， Wuhan， Hubei Province， 430074 China）

Abstract： In the era and stage of rapid development of information technology， many industries and fields have carried out in-depth information construction and development in order to improve the work quality and efficiency. As an important public industry and unit， libraries need to carry out high-quality information construction， so as to realize the quality improvement of library management， especially archives management. Therefore， this paper also studies the effective measures for the informatization construction of library archives， hoping that the research and analysis of this paper can help the actual education and teaching.

Key Words： Library; Archives management; Informatization construction; New era

1 图书馆档案信息化建设的重要性

1.1保证档案资料的储存品质

在互联网时代，利用信息化技术，可以使文献信息保存时间更长、更清楚。和以往的纸质性文件进行比较，运用信息技术进行文件储存，不会出现腐烂以及字迹模糊的情况，从而可以保证数据存储的实效。通过不断更新和革新，提高了图书馆的文件保存时间和安全性能。同时，信息化的图书馆档案能够使读者更好地获取长时期的资料，为读者提供安全的查询和阅读条件。通过信息化的档案管理方法，以信息化为基础，建立全面、完善的图书馆档案管理体系，可以有效提高图书馆的工作绩效，拓宽图书馆档案管理的范围，创建一个信息安全储存的档案管理环境，从而确保档案储存的质量。图书馆档案信息化管理可以不断拓展服务领域、丰富服务内容、提供有力的技术支持，科学地发展图书馆的信息化管理体系，能够打破传统的管理方式在时空上的局限，从而使信息管理工作的质量得到更大的提高。

1.2快速响应用户个人需求

在新时代互联网的背景下，图书馆档案资源以方便用户搜索、快速取材的形式，根据用户个人需要来进行精准查找。与以往的储存形式相互比较，信息化图书馆在存储过程中，可以较为便捷地找寻出所需要的材料，不需要消耗大量的精力，同時避免了搬运过程中对资料的损毁，同时可以提升数据分类的整体效率。在对传统图书管理数据进行管理的过程中，需要运用大量的管理人员，容易出现分类错误、文件丢失、人为错误分类等问题。对图书馆档案开展信息化管理模式，不但可以符合所有用户的不同需求。同时，在互联网逐步发展的时代背景下，图书馆档案管理的服务类型主要是实现信息共享的基本原则，逐步完善档案管理的办公环境，以及主要的工作形式、工作制度。促进图书馆档案数据的信息化发展，为读者营造良好的阅读环境，方便读者查找个性化信息。

1.3拓宽获取学习资源的途径

随着网络时代的发展，人们越来越注重对信息的获取、利用方法以及信息时效性的关注。加快信息化建设，能够满足不同读者不同的阅读需求，丰富他们的学习资源。近年来，高校图书馆、社会图书馆和企业图书馆不断加强信息系统的建设，努力营造良好的网上文化环境。利用大数据技术，可以方便地进行信息管理，为广大读者提供更多的信息，在利用信息化图书馆文献的同时，读者既能阅读文献，又能下载相关的信息，对图书馆开展信息化管理，其主要目的是为读者打造一个更加高效、便捷的下载平台。在图书馆信息平台中，读者不但可以获取更多的历史文献，还可以通过信息平台进行沟通交流，从而收获更多的信息。与此同时，在信息化平台上，读者可以运用线上线下相互结合的形式进行沟通，从而进一步提升企业的经济收益。

2 当前我国图书馆文献信息系统存在的问题

随着网络技术在图书馆的信息化建设中的运用，各方面的专家学者们对此都进行了深入的探讨，并取得了很大的进步。但是，在实施过程中，仍然还是存在着许多需要改进的问题，这些问题不但会影响到图书馆的发展速度，而且會妨碍到图书馆的档案管理模式的更新。

2.1不了解纸质文档与电子文档的关系

随着社会的发展和时代的发展，我国图书馆的档案管理模式也在不断地优化和更新。在建设档案工作的同时，相关部门也逐步开始注重信息化的管理和运用，传统的纸质文献资料保存方法仍有其优越性，无法直接替代。如果管理人员在拓展图书馆信息化管理的同时，忽视了对纸质图书的管理，将会阻碍图书馆的持续性发展。但是，在开展档案管理工作时，大部分管理人员无法正确地认知到新旧管理模式的区别，未形成科学的管理理念。因此，在行政工作中，存在着比较明显的缺陷，只推进信息化的管理，而忽视了纸质的档案记录。为了促进今后图书馆档案管理工作的顺利开展，应引起管理者对其认识问题的高度关注，并积极地解决这些问题。正确认识两者的不同和联系，是保证高校图书馆档案工作的科学发展。

2.2档案信息系统的不完善

目前，我国高校图书馆的档案管理工作存在着一些制约因素，主要是由于工作流程不够完善，但由于体制上的不完善与落后，使得其治理成效不佳。一方面，管理者缺少对新技术的合理运用，忽视了对新技术的有效整合，目前，我国高校图书馆的档案管理工作中，缺乏完善的管理机制，使其在当前阶段与预定的目标有很大的距离。另一方面，由于员工不恰当地处理信息化管理中的细节问题，以至于信息风险进一步扩大，从而在一定程度上降低了管理工作的效率，导致管理效果不佳，同时具有一定的局限性。此外，我国现阶段的图书档案管理模式不够完善，没有制订出明确的工作规划，导致管理工作缺乏规范。在开展信息化档案管理时，倘若管理人员没有按照标准开展管理工作，将无法及时处理档案数字信息。除此之外，图书馆的档案信息管理体系未明确规划出管理人员的激励措施，无法调动管理人员的积极性。所以，档案管理人员在开展管理时，往往没有标准的管理模式参考，导致管理方式不合理，这种情况在很大程度上制约了档案管理工作体系的开展，从而影响档案管理的质量。

2.3我国高校档案信息管理体系不健全

当前，我国正在逐步推进我国图书馆的档案信息化建设，并不断引进信息技术，加强档案管理工作。但是，目前我国高校图书馆的档案管理工作成效不大，缺乏完善的、具体的信息系统，使其无法真正发挥其作用。目前，我国还没有建立起与图书馆档案信息化相适应的制度。由于缺乏规范和规范，使得许多图书馆的档案管理工作陷入停顿，甚至存在很大的制约。另一方面，中国高效内部的图书馆档案管理，还存在着系统建设的问题。出现此问题的主要原因是，我国高校图书管理部门，无法正确认识到信息化管理的重要性，这就造成工作人员不能按照标准开展相对应的工作，可以看出，档案信息化建设存在着系统性不足的情况，倘若管理部门不重视，将会严重制约我国档案事业的发展与建设，并在某种程度上制约着我国高校档案事业的发展和建设步伐。

2.4提高档案管理人员的整体素质

在档案管理工作中，档案管理人员的综合素质是决定其工作质量的重要因素。然而，就目前而言，相关主管部门对高校档案管理队伍的思想认识还不够充分，对高校档案管理工作和发展的人才需求也不够深入，在这样的背景下，档案管理人员从整体素质、工作思想等方面都需要提高，从档案管理的角度来看，档案管理人员的态度和思维都不够坚决，不清楚且没有掌握全面可行的运作方法和运作模式，导致档案管理的运作缺乏规范性。此外，由于档案管理人员缺乏对信息技术和服务项目的运用了解，导致了档案管理中存在的一些误区，从而影响了整个档案管理工作的质量，而且在我国高校图书馆档案工作中，高校档案管理队伍面临着严重的人才问题。

3 图书馆档案信息化建设的有效措施

3.1升级档案管理信息化的基础设施

随着图书馆创新优化建设的进一步发展，相关部门需要主动进行完善档案管理工作，应需要结合互联网技术发展的趋势，在档案管理中配套信息化管理系统。为了优化图书馆办公环境，图书馆需要技术进行信息化创新，提升档案管理的效果。基于此，相关部门吸引重视对硬件设置的升级，比如，对计算机设置进行优化升级，建立其完善的信息化管理体制，通过健全档案信息化管理工作机制，提升服务质量。除此之外，需要有关部门将其对基础设施的配置，加入扫描仪器，以及配置信息化的管理设施。同时，还需要及时处理信息化设备出现老化的情况，对老旧设备进行及时的更新，以防出现设备故障或者老化的情况。为了保障图书馆档案信息化管理工作的有序开展，图书馆需要对档案数据进行整合，结合实际管理需求，制定出科学的信息化管控系统。相关部门需要结合互联网发展的要求，运用现代化的技术手段，进一步优化档案储存的设施，从而便于为后续检索资料提供可靠的依据。图书馆的档案管理人员需要创建出优越的网络环境，从而体现出档案管理工作中的服务质量，提升管理工作的合理性，使其可以按照规范进行管理。

3.2完善信息化档案管理工作机制

有关部门需要重视档案管理创新优化机制，认真落实改革内容，保障信息化管理功能可以有效开展。为了提升档案管理人员的管理积极性，以及为科学的管理工作提供标准化参考，有关部门需要进一步分析信息化档案管理工作的具体管理内容，制定出规范化的管理措施，按照管理流程开展管控工作。相关管理部门需要结合当地档案信息化管理的制度准则，打造出图书馆信息化管理的工作机制，从而将管理流程更加规范化，为管理工作提供借鉴。同时，有关部门需要拟定出完善的监管促使，提升工作人员的工作积极性，同时要求每一个员工都可以按照规范开展管理工作。此种类型的管理模式，可以有效预防因管理不当，而造成的管理风险问题。除此之外，各部门之间需要加强合作，共同制定出符合互联网背景下的管理措施，构建出档案信息化管理的工作机制，通过线上平台交流管理方案，从而为后续的信息化档案管理工作的开展提供可靠的依据。为进一步完善工作机制，可以及时听取用户的反馈意见，所以，信息化档案管理工作在进行创建时，需要及时听取用户的建议，对用户进行定期的回访。由于用户是最为主要的使用以及被服务的对象，同时也是推进信息化进一步发展的关键性人员。为了可以更好地首先信息化图书馆档案管理功能，需要对管理效果进行全方位的掌握，通图书馆需要关注用户反馈信息的及时性，对信息进行详细的整合。为了提高信息采集工作的科学性，可以运用大数据技术以及计算机技术进行辅助，只有准确分析出用户的需求，才可以更快速地构建出信息化的档案管理系统，使管理模式更加符合用户的需求。

3.3重塑原档案资料库

虽然随着互联网技术的蓬勃发展，图书馆的档案信息化工作的重点也逐步向信息化管理进行迁移，但是相关部门在开展创建工作时，不能忽视对传统纸质档案的管理力度。图书馆的档案管理人员需要科学地运用辩证的思维方式看待问题，综合性地使用信息化管理模式，以及传统管理档案，将两者相互结合管理，发挥出管理优势。在此基础上，相关部门需要根据互联网发展的步伐，结合图书馆的具体运营情况，打造出综合性较强的管理系统，提升管理工作的覆盖层面，从而使管理效果更佳。在互联网模式下，图书馆的档案信息化管理人员需在将纸质材料转变为电子档案的过程中，做好档案备份工作，提高档案的安全性。在信息化操作中可以减少由于信息化系统产生故障而造成的信息丢失情况。同时，相关部门需要整理出纸质档案中所蕴含的资源，创建出档案资源数据库，从而提升图书馆的馆藏质量以及数量。重新构创传统档案数据库的数量优势，提高档案信息的准确度，从而可以较好地满足读者的不同需求。

3.4建设高素质人才团队

为了使图书馆可以及时开展创新工作，管理部门需提升整体管理人员的素质。图书管理工作可以与高校开展合作，加强对图书馆档案管理人才的培养力度，为图书馆的管理配备专业化的人才。与此同时，相关单位还需要结合互联网发展的优势，对原有的档案管理模式进行创新，提升管理团队的专业化能力。一方面，结合图书馆信息化管理工作的改革中心，相关部门需要加强管理人员的培训工作，结合改革内容，培养管理人员的管理水平，促使管理人员的共同学习与发展，提升管理人员的专业技能。另一方面，相关部门需要展现出信息化档案管理工作的管理优势，制定专业化的培训机制，同时及时邀请专业化的人员开展管理讲座，全面提升管理人员的综合能力。创建出高素质的管理队伍，提升管理人员的综合素养，同时强化其专业能力，保证可以更快速地完成信息化档案管理工作。此外，相互部门需要加强对团队素质培养的重视，同时从图书馆创建的实际角度出发，规范信息化档案管理工作的管理流程。总之，无论是在城市还是在校园中，对图书馆进行档案信息化管理是非常重要的。档案管理工作是图书馆建设中非常重要的一个工作内容，隶属于基础工作。相关单位需要结合互联网发展的优势，对档案管理工作进行优化，打造出信息化管理平台，进一步完善档案信息化管理工作，实现资料的有效共享。

4 结语

综上所述，信息化建设的进行对于图书馆档案管理能力的发展，以及图书馆用户的满意度都有很大的提升发展作用，但是该文在分析的过程中，也发现当下图书馆档案信息化建设存在的问题。因此，该文就进行了具体的对策研究，提出了相应的优化措施，包括建设高素质人才团队、重塑原档案资料库、完善信息化档案管理工作机制等，也希望该文提出的这些策略能够对实际的档案信息化管理建设起到一定帮助。

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