论高校档案馆教学档案管理的改革与制度建设

2022-06-15王小茹

文化产业 2022年15期

王小茹

高等学校的根本任务是为社会培养专业人才，提高教育质量是高等学校永恒的主题，更是高等学校生存的生命线，而提高教育质量的重点是提高教学质量。关于教育质量，《教育大辞典》中指出，教育质量是对教育水平高低和效果优劣的评价。党和国家始终重视高等教育，十八大以来，习近平总书记对中国高等教育的发展和高校思想政治教育工作高度重视，并发表了一系列重要论述。党的十九大报告43次提到“教育”，如此高频地出现“教育”一词，体现了国家对教育的高度重视。

教学档案是学校整个教学过程的记录，是制订教学计划、教学改革以及撰写学校历史的重要依据材料，是全体师生辛勤工作的结晶，更是学校参加教学评估、专业评估、审核评估、师范认证、项目申报等各项评价的参考材料。此前，学校教学档案存在一些问题，如对教学档案的重视程度还有待提高、纸质档案保存现状堪忧、教学档案类别或项目残缺不全、管理制度不够健全、机构和人员不足、工作人员档案业务不够熟练等。面对上述问题，档案馆采取了一系列改革措施，并取得了显著成效。

完善机构设置，增加人员配置

安阳师范学院档案馆成立于1999年6月，为副处级建制，归属校党委办公室，为综合档案室；2019年5月升格为正处级建制，为學校直属教辅单位，内设综合档案室、人事档案室、收集指导室3个科室。细化各个科室的工作职责，收集指导室负责全校各类档案的收集、编目和案卷目录输入等工作，以及业务培训、档案督促收集等工作；综合档案室负责档案的接收和保管工作，以及档案数字化工作；人事档案室主要负责人事档案的收集、保管和查阅工作。该档案馆现有正式编制工作人员6人，合同制人员3人，其中，馆长1名，副馆长1名，各科室科长或副科长1名。从2009年开始，各教学院部设立1名兼职档案员，负责本单位的收档、交档和存档工作。2019年依然延续各学院设立1名兼职档案员的配置，一般由教学干事担任，负责立卷归档工作；各学院有1名领导分管档案工作，负责指导和监督本单位的归档工作。教学干事具体负责各学院的教学日常工作，收集学院教学档案，可以担当兼职档案员。兼职档案员负责教学档案的收集和整理，多数档案可存放于本单位档案室，必要时上交档案馆。

组织学习培训，全面提升业务能力

自2019年以来，我校档案馆工作人员参加国内培训10余人次，实地考察河南省档案馆、郑州大学档案馆、郑州轻工业大学档案馆、郑州航空工业管理学院档案馆、华北水利水电大学档案馆、安阳市档案馆等机构50余人次。另外工作人员通过网络、图书和上级文件精神不断学习和增加档案知识，夯实专业功底。在校内组织兼职档案员培训5次以上，培训人数达200余人，尤其注重教学档案分类和规范的培训，改善了教学档案的收集、归类和整理工作，加强了数字化建设。培训过后采用调查问卷、考试等方式，让档案知识得到真正传播和落实。过程中共发出调查问卷100余份，全部回收和反馈；发出试卷50余份，全部收集并评阅。通过培训和学习，档案馆工作人员和兼职档案员的档案知识结构得到了系统优化，档案工作能力得到了全面提升，档案收集和归档工作得到了质的飞跃。

存档设备到位，库房全面升级

独立后的档案馆在学校勤业楼一、二层西北角和图书馆一楼东侧，馆舍面积共计1114平方米，其中库房使用面积417平方米（包括人事档案库房、教学档案库房、综合档案库房），以及查借阅服务大厅、档案接收室、加工整理室、数字化加工室、办公室、党员之家活动室等办公、服务场所。馆内硬件设施齐全，温湿度可适当调节，消防安全达标，并配备了高性能的计算机，电子化档案存储设备齐全。为查档用档方便，配备了彩色打印复印一体机和扫描仪、数码照相机、自动打孔装订机、防磁柜等档案管理设备，基本满足档案工作需要。学校档案实行综合管理，除人事档案外，按照党群、行政、教学、科研等十二大类建立档案体系结构。馆藏档案真实记录了学校创建、变迁、发展和建设的历史。教学档案涉及的档案门类繁多，更新速度快，需要专职人员收集，还需要专属档案室存放。除学校之外，各院部也设立有教学档案室，并设立兼职档案员，指导教学档案收集工作。

建立专属网站，更新电子系统

学校自2019年开始以网页方式提供档案业务指导、档案服务和档案宣传教育工作。网站上传有国家级、省级档案法规和学校各级档案管理规章制度，并有服务指南、业务指导、档案征集、学校记忆等特色栏目。网站中的网上展厅内容丰富，包含校史展、校歌、宣传片和校园风光等四个主题。校史展分为弦歌不辍百年华章、季清兴学源远流长、科学发展溢彩流光、传承文化启迪梦想、不忘初心扬帆起航五个部分。全面回顾学校的发展历史，尤其是在教学方面的蜕变，其从新中国成立后的一个师范专科学校发展到省内重点本科院校，再发展到硕士授予单位，发展过程中的点点滴滴都值得珍藏和展示。

2021年1月20日认证校档案馆微信公众号，公众号中设置关于我们、服务指南和馆藏精粹三个栏目。服务指南中分为学籍档案、文书档案、科技档案、人事档案和档案征集五个项目，方便查档人员分类预约；提供查档预约服务，充分利用讲解人事档案、学籍档案、党员档案、科技档案、文书档案等方法。馆藏精粹中设置历史沿革、校史回眸、专题展览和微相册四个栏目。2019年档案信息管理系统全面升级，优化了查档和归档便捷度。我们花费了大量人力和物力对馆藏档案进行了数字化扫描和处理，为档案保存和查询提供了极大的便利。档案数字化既解决了纸质档案保存过程中可能发生的丢失、损坏、霉变等问题，又为查阅和利用档案提供了极大的便利。数量庞大的教学档案，短短数年就会堆积如山，如不能及时归档可能会造成档案丢失。即使及时收集和归档，门类庞杂的纸质教学档案查阅起来也极为不便。将这些教学档案数字化迫在眉睫，也是数字时代发展的需要。2020年，档案馆顺应时代发展，注册了抖音官方账号，主要讲解档案知识和校史校情，关注度较高。除此之外，还提供邮箱查档和电话查档，避免特殊情况期间发生人员聚集。寒暑假期间坚持提供查档服务，每周固定两天时间可以查档，为各个部门和用档人员提供便利。

完善制度建设，严格遵照执行

为加强教学档案管理，最大程度为学校发展服务，档案馆制定了一系列有关教学档案工作的规章制度及档案馆内部规章制度，详细制定了归档流程和操作标准，并督促各单位遵照执行。

依据《中华人民共和国档案法》《河南省档案管理条例》等相关法律法规，制定了《高等学校档案工作规范》《高等学校档案实体分类法》，并明确了《教学类档案归档范围和保管期限表》，总的原则是，凡是记述和反映教学活动和历史面貌的文件材料，都应列入归档范围。档案馆紧跟时代潮流，积极推动档案数字化，并通过培训让工作人员和兼职档案员熟知档案数字化工作基本知识，以及制定印刷《档案数字化工作基本知识》。

明确归档文件移交时间和具体办理手续，并细化教学档案归档程序，明确立卷归档分工，制定归档标准。文件材料归档工作程序如下。

1.立卷分类，档案立卷分类按照分年度、分问题、分保管期限三种方法，使用步骤是：分年度→分问题→分保管期限。教学类文件按学年度归档。对文件进行价值判断并划分保管期限，档案保管期限分為永久、定期30年、定期10年三个级别（见表1）。

2.立卷组合，同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过100个自然页，即100张A4幅面大小的纸张。

3.编制页号和件号，成卷装订的卷内文件编页号：凡是页面上有内容的页都要编号，空白的页不用编号，页号要求用铅笔标在页面远离装订线的一侧下角。

4.卷内文件目录填写，分为顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。

5.卷末备考表填写，包括本卷情况说明、立卷人、检查人。

6.装订，装订线距页边1.5厘米左右，以订齐全部材料，同时不覆盖正文内容为原则。

7.拟写盒（卷）案卷标题，案卷标题应该简明确切、格式一致。一般以“年度”+“主要责任者”+“内容（事由）”+“名称（文种）”为标准形式。

8.检查归档案卷质量，最后归档、移交。

制定分类标准，明确归档范围

规范教学档案的内容和分类标准。教学档案内容丰富、涉及面广，很有必要在档案收集和归档时做好分类，以便为使用档案提供便利。因此，制定标准进行规范的归类是关键。在制定分类标准时考虑到各单位的职能差别，又分别给予详细的分类，并进一步详细制定《院系教学档案分类目录》《教务处档案分类目录》《研究生处档案分类目录》《继续教育学院档案目录》等。

教务处是学校教学工作的管理部门和监督部门，教务处档案分类可以分为上级部门下达文件、本校制定的教学文件、学科与实验室建设、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位工作、毕业生工作、教材等8大类，每一类再细化目录，让归档单位有的放矢，方便参照执行。

除此之外，还有承担继续教育的继续教育学院，教学档案分为综合材料、学科与实验室建设材料、招生材料、学位材料、毕业生材料、教材等。研究生处主要负责研究生的管理与教学监督，教学档案分为研究生综合文件材料、研究生学科建设材料、研究生招生材料、研究生学籍管理材料、研究生课堂教学与教学实践材料、研究生学位材料、研究生毕业生材料、研究生教育教材、本科学科建设。其他部门也会涉及教学档案，并制定相应的科研处分类目录、学生处分类目录、继续教育学院分类目录、图书馆分类目录等。

各教学院（部）承担具体教学任务和日常运营工作，教学档案分为党群工作、行政工作、教学工作、科研工作。教学工作涉及的内容最广泛，可以分为教学实习过程中形成的重要材料、教学管理和评估方面文件材料、参加省级以上大学生各项技能比赛中所获得的奖励等材料、与外单位（个人）签订的协议和合同等、学生运动会材料、历届学生毕业集体照片等。院系教学档案可细化目录为综合类、学科和实验室建设、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生、教材等六大类（见表2）。