社区科学健身档案管理研究

摘 要：社区科学健身档案管理工作优化不仅有助于更加全面翔实地了解现实情况，也是为了帮助管理者及时发现潜在问题加以整改。然而，部分社区在科学健身档案管理过程中长期存在制度不完善和形式手段落后等问题，已经不同程度制约了科学健身档案管理提质增效。在新的历史时期背景下，社区科学健身档案管理优化应坚持多元化、精细化、数字与信息化等战略方向，不仅需要转变思想观念，提高认识水平，完善制度建设，也需要加快信息化管理模式构建，突破信息壁垒，落实责任制，还需要深化数据分析，强化价值挖掘，提升指导性、前瞻性。

关键词：社区;科学健身;档案管理

在北京冬奥会进入一百天倒计时之际，越来越多检验冬奥场馆设施建设水平的测试赛陆续举办。这不仅使各种冬季竞技运动项目逐渐成为全国各地关注的焦点，也使“三亿人上冰雪”再次成为激发全民健身运动浪潮的热点。作为推进全民健身运动有序开展的基层单位，社区不仅是为居民积极参与全民健身运动创造良好条件的服务者，也承担着执行并落实各项宏观决策与战略规划的重要职责。正所谓“上面千条线，下面一根针”。社区需要借助多种多样的辅助工具维护和推进科学健身行动，其中档案管理就是社区科学健身管理工作不可或缺又至关重要的组成。

一、社区科学健身档案管理的重要意义

1.了解现实情况

作为记录历史信息的重要载体，档案随着时代发展和社会变迁而不断衍生出各种各样的记录手段和技术，一切技术手段或技巧的出现是为在更大程度上贴近或还原历史原貌，查询和使用档案也是后人为了解历史客观状态的重要途径与渠道。因此，做好社区科学健身档案管理最直接也最显著的意义就是了解现实情况。

比如，从数量上的变化可以大致掌握不同时期、地区的社区科学健身参与群众的基数或变量，从档案记录人员年龄则可以了解不同时期基层科学健身群众的分布状态、发展方向等。

从宏观层面看，做好社区科学健身档案管理有助于决策层在各项规划方案制定时更加贴近基层，使宏观战略符合各地实际情况并有相对扎实的群众基础。这有助于各项战略规划得到更多基层民众的认可和接受，使宏观决策顺利落实和执行。

从微观层面看，优质高效的档案管理是对社区科学健身管理工作的全面总结，有助于社区工作者继承和弘扬优秀传统。同时，不同社区之間也可以在相互交流中互帮互助，利用各自行之有效的策略、方法实现更大范围内、更多社区的共同进步。

2.发现潜在问题

档案是对客观现实的真实反映，其中既有卓有成效的成功经验，也有各种短板和弊端。因此，做好社区科学健身档案管理也有助于各方及时发现潜在问题并尽快予以修正和弥补。

就宏观管理层面而言，针对档案管理中发现的问题，决策者可以在未来的规划设计中主动规避，并就已经存在的缺陷制定优化调整的方案。这是通过修正缺陷提升未来规划正确性、准确性、执行力的重要举措。

就微观方面来说，发现一方面，社区可以结合科学健身发展方向及时填补现存空缺，进一步缩小、弥合管理工作的盲区。另一方面，对比不同时段档案记载的内容，社区也可以得到修正缺陷、改正错误的灵感。尤其是前人解决问题的思路往往可以成为后来者突破瓶颈的切入点。

二、社区科学健身档案管理常见问题

1.制度不完善

作为推进全民健身运动发展的“末梢神经”，社区在科学健身档案管理工作中存在较大的地区差异。尤其受到不同地区经济发展水平不均衡的影响，一些地方的社区科学健身工作存在较为严重的不系统、不规范问题，进而影响到管理事务的方方面面。

比如，在填写日期时存在汉字、阿拉伯数字随意穿插情况。填写档案人员往往凭经验、习惯甚至喜好填写档案日期。也有个别人员填写档案时忘记日期，或者在需要同时签章的部位只有签字或者盖章其中一种。还有个别人员填写档案时不求甚解，遇到不甚清楚的问题并不深究确切情况，而是想当然、凭印象随意填写了事。

2.形式手段陈旧落后

部分社区科学健身档案管理还存在形式手段陈旧落后的问题。比如，完全依赖人工管理。一些社区受限因素众多且范围较大，导致科学健身档案管理长期维持在最低水平运转，最显著的表现就是完全依赖人工工作。一方面，完全依赖人工管理无法从根本上避免人为疏忽造成的各种缺失、错误或漏洞。尤其在档案数量与日俱增的状态下，寥寥无几的工作人员面对不断增加的档案数量时更易增加出错的概率。个别社区在档案管理过程中逐渐出现破损、缺失、遗漏等问题的根源也在于管理人员在高强度工作状态下注意力下降所致。

另外，持续增加的工作量也是造成工作效率下降的重要原因。部分社区科学健身档案管理存在明显滞后、拖延问题，根本原因之一也是快速增加的档案数量超出工作人员承受范围，管理工作效率因此受到负面影响。

又如，只有单一的纸质档案模式。时代发展与技术进步催生了越来越多样化的档案载体，包括记录影像、音视频的物理介质快速推陈出新。这是新时期档案管理多样化、多元化发展的潮流趋势。不过，一些社区在主客观因素等多重限制下，科学健身档案管理长期仅有单一纸质档案一种模式的局限。即使是互联网已全面普及的背景下，这些社区依然沿袭刻板机械的传统模式原地踏步。这其中固然存在人、财、物等投入匮乏的束缚，但也不排除管理人员在思想观念上故步自封的缺陷。

三、社区科学健身档案管理优化方向

1.多元化、精细化

时代发展和社会进步使越来越多竞技体育运动项目具有了大众化的机遇和条件，也使现代档案管理工作拥有了更加多样且可细分的技术手段与管理策略。因此，新时期社区科学健身档案管理优化创新需要坚持的基本方向之一就是多元化与精细化。

坚持多元化方向就是立足社区实际和发展目标，选择更多种类与形式的档案管理方法，提高社区科学健身档案管理的品质和效率。比如，在传统纸质档案基础上增加电子档案，在使用档案袋、档案盒等小容量设施基础上增加更多光盘、硬盘、云存贮的扩容方式等。BF751EA3-644D-4795-BEC9-C8EEE8102281

坚持精细化方面就是改变传统模式下相对粗放、随意的管理局限，使社区科学健身档案管理大幅提高系统性、规范性。比如，一些社区早期针对科学健身的信息登记往往只包括姓名、年龄、住址等寥寥数项，通常采取表格式登记办法获取最粗略的信息资料。而在新形势、新要求下，为进一步落实全民健身各项战略决策，详细掌握基层科学健身基础信息至关重要。这就需要社区在科学健身档案管理中进一步明确基层民众参与健身运动的各种精确信息。比如，运动项目、参与时长、运动频率、锻炼效果等。如此个性化的信息显然无法在两三项表格中得以体现。因此，社区需要更加精细和精准的设计，并通过逐一落实登记提升科学健身档案管理的客观性、真实性与可靠性。

2.数字化、信息化

信息时代背景下，档案管理早已跨越纸质化发展到电子化、数字化、信息化的新阶段。新时期社区科学健身档案管理优化的又一基本方向就是数字化、信息化。

坚持数字化是改变单一纸质档案落后模式的方向，选择速度更快、容量更大的数字档案才是促使档案管理提质增效的正确路径。同时，数字档案在记录基础信息时采集类型更加多样，可以涵盖档案记录对象的全部信息而不用考虑篇幅限制。加之数字档案在管理形式上可选择平台多种多样，既可以在固定终端操作，也可以利用手机等移动终端实现随时随地、每时每刻的管理。

坚持信息化方向可以实现社区科学健身档案管理互联互通。只有将每个社区科学健身档案基于统一的信息化平台实现全面融合，城市之间、省份之间、地区之间才能汇集成为整体，才能展现国家范围内全民健身、科学健身的全貌。这不仅有助于较大区域内统一规划部署、优化资源配置，也是在宏观决策层面为更长时期的战略设计提供更加准确、翔实的参考资料。同时，基于信息化管理得到的社区科学健身数据分析结果也更具时效性和针对性，是大幅提高社区科学健身管理与引导可靠性、可行性的基础保障。

四、社区科学健身档案管理优化路径

1.转变思想观念，提高认识水平，完善各项制度

虽然不同社区在科学健身档案管理工作中存在的问题各有不同，但在复杂表象之下却是基本相同的主观诱因，就是管理思想上重视不足、关注有限。正是由于管理理念陈旧，这些社区科学健身档案管理才会出现形形色色的缺失与漏洞。

因此，新时期社区优化科学健身档案管理需要转变思想观念，提高认识水平，完善制度。

一方面，主管单位需要对社区开展常态化宣传教育，帮助社区工作人员认识到科学健身档案管理的重大价值与意义，进而以更加科学的管理定位带动档案管理实务提质增效。另一方面，各地应针对社区科学健身档案管理尽快出台更加系统且规范的规章制度、操作细则。比如，明令规定专职人员和专门场地的设置。社区虽小但五脏俱全，档案管理作为必不可少的管理环节必须有专门的办公场所和专职人员负责。即使是一间小办公室和一位档案管理员也是从规则体制层面突出档案管理重要性的表现。

又如，应针对科学健身各类档案填制方式、形式、内容等给予明确、明文的指导和要求。即使是填制时间这类看似鸡毛蒜皮的小事也不能含糊。只有从每个细节上高度精确化，档案管理才能从源头保持高品质，才能在不断提高管理效率的同时持续提升档案信息价值挖掘的成色和有效性。

再如，需要在上交档案的频率、时间、责任人、违规惩处形式等方面出台严格规定。这不仅是为了保障社区科学健身档案及时全面地汇集到指定地点，从而保障后续数据分析工作顺利推进，也是为了从根本上落实责任制，避免基层麻痹大意产生管理事故。这也是强化源头管理、在整体上保证和提高科学健身档案管理品质与效率的重要手段。

2.加快信息化管理模式构建，突破信息壁垒，落实责任制

信息化不仅是社区科学健身档案管理的未来发展方向，也是以信息技术推动档案管理提升整体水平的重要策略，还是基于技术引导规避多种潜在风险隐患的重要途径。因此，新时期社区探索科学健身档案管理现代化发展还需要加快信息化管理模式构建，突破信息壁垒，落实责任制。

一方面，社区应尽快构建包括档案管理在内的统一信息化管理平台。若已有部分信息化管理平台则应尽快拓展到档案管理环节，或将档案管理纳入既有信息化平台管理范围内。统一的平台化管理不仅有助于档案管理彻底解决人员有限而工作量持续增加的矛盾，而且有助于在根本上避免人工管理存在主观疏忽导致管理错误的问题。

另一方面，社区需要明确各管理部门、人员等对档案管理的协助和合作义务。只有社区内部所有部门及其人员充分协助和配合档案管理工作，科学健身档案管理才能在根源上避免局部化、片面化的信息传递阻碍。这也是在最大程度上避免信息壁垒风险的重要措施。

此外，坚决落实责任制也是保障社区科学健身档案管理品质与效率的措施。落实责任制并非简单惩罚管理失误、失当等行为，而是要从思想上和行为上提升规范性。这也是在社区内部营造更加良好、健全的管理业态的重要手段。

3.深化数据分析，强化价值挖掘，提升指导性、前瞻性

加强档案管理工作的初衷不仅是完善管理工作系统性，更要充分利用档案作为珍贵信息集合的载体而深入挖掘其中潜在的价值以供利用。因此，新时期社区科学健身档案管理还需要深化数据分析，强化价值挖掘，提升指导性、前瞻性。

比如，用好大数据、云计算和人工智能技术。一方面深化数据分析要利用各种前沿技术实现数据采样的全面与完整，改变传统模式下以抽样代替全部样本的做法。另一方面利用多种信息技术手段能够实现定量数据与定性数据的全面覆盖。这是保障最终分析结果真实与可靠的前提。

同时，要利用数据分析结论为社区科学健身作出更加有的放矢的指导。特别要努力提高各种规划设计的前瞻性与预见性。要通过数据分析提前布置未来一段时间内社区科学健身的发展方向、形式、手段、内容，使有限的资金、资源最大限度發挥作用。

五、结语

表面上看，档案管理与社区科学健身管理工作实务之间关联性并不紧密，属于相对后端的管理工作组成部分。然而，若能充分挖掘档案作为历史信息的潜在价值，社区不仅可以及时发现工作缺陷快速弥补，而且能够基于过往的经验教训充分提高管理效率并减少不必要的投入与支出。从这一角度讲，做好科学健身档案管理其实是社区管理工作提质、降耗、增效的强大助力。不过恰恰由于缺乏对档案管理足够重视，部分社区在科学健身工作中长期陷入陈旧落后模式难以突破的困境，这其实是档案管理缺乏系统性、规范性不良后果的表现。因此，新时期社区科学健身档案管理工作优化不仅是各种先进技术手段的应用，更需要转变固化与僵化的思想观念。只有在管理理念的高度给予档案管理更加科学的定位，社区科学健身档案管理才能基于科学发展观探索一条更加个性化、现代化、高质量的发展路径。这不仅是新时期社区科学健身档案管理提升品质和效率的重要途径，也是新形势下以优质高效的档案管理助力社区科学健身提质增效并实现可持续发展的必由之路。

参考文献：

[1]周 玲.探讨基层档案管理工作中存在的问题及对策[J].办公室业务，2019

[2]林 珺.在基层工作中加强档案管理的重要性和对策[J].办公室业务，2019

[3]朱 祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].企业家天地（下半月版），2019

[4]孙桂秀.信息时代档案管理面临的挑战及对策[J].科技信息，2019

（作者单位：烟台市水上运动学校/烟台市水上运动训练中心）

基金项目：2020年度山东省人文社会科学课题：基于“体医融合”的社区卫生服务体育功能实现路径研究（项目编号：2020-NDJY-09）。

作者简介：于守娟（1972—），女，汉族，山东威海人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理、开发利用等。BF751EA3-644D-4795-BEC9-C8EEE8102281