以山东博物馆为例探究山东省内国有博物馆藏品档案保护与数字化建设的必要性

滕卫

摘 要：博物馆藏品档案是藏品从征集、登记、整理、利用到研究等初始资料逐渐累积形成的信息总汇，是国家文物财产账—《博物馆藏品总登记账》的法律凭证，其记载着藏品最原始的资料以及各个相关业务流程的信息，从管理角度而言博物馆藏品档案是衡量一个博物馆总体水平的关键依据。博物馆藏品原始档案具有一定的留存时长，多以纸质形式为主，在保存和保护时容易受到主客观因素的影响而损坏，不利于博物馆藏品管理工作的有序推进。随着信息化时代下信息技术的广泛普及，博物馆藏品档案管理工作也要与时俱进，合理利用信息技术手段进行数字化保护，进一步规范博物馆藏品管理的发展。以山东博物馆为例，对山东省内国有博物馆藏品档案的保存进行调查，了解并分析当前其保护与数字化建设情况，提出数字化建设的有效建议。

关键词：藏品档案;数字化保护;资源共享;管理系统

DOI：10.20005/j.cnki.issn.1674-8697.2022.07.017

博物馆的藏品种类丰富，与藏品相关的档案数量也非常多，以第一手资料形式真实反映藏品的史实，系统记录藏品详细情况及利用情况等，不仅可以完整准确地为藏品提供文字说明，而且是博物馆藏品管理、利用与研究的重要科学参考依据。因此，做好博物馆藏品档案管理工作是开展博物馆各项业务活动的基础。山东博物馆藏品原始档案以纸质手记为主，在日常利用和保存过程中，受环境、人为因素的影响，部分档案出现了影响外观、辨识不清甚至危及档案寿命的情况，给藏品管理带来不便，更在一定程度上影响了藏品保护、利用和研究的深层开展。作为全省最大的综合性博物馆，山东博物馆有责任在藏品档案数字化管理与保护工作方面进行创新探索，构建藏品档案数字化管理系统，以提高博物馆藏品管理水平。

1 山东博物馆藏品原始档案的收藏背景及内容

山东博物馆成立于1954年，是在中华人民共和国成立后最早建设的省级综合性地志博物馆之一，收藏管理的藏品十分豐富，包括历史文物、近现代文物和自然类化石标本等。自1954年建立后，山东博物馆经历了多次的搬迁和重建，于2010年又以新馆形式向公众开放，成为展示山东地区文明、文化的重要窗口。

山东博物馆的藏品原始档案源于1948年7月成立的山东省古代文物管理委员会（简称省古管会），省古管会不仅陆续接收了省内如黄县、胶东、北海古管分会等地方政府，机关，部队收集的大批文物、古籍，还对齐鲁大学的藏品、收藏家流于市场的藏品以及王献唐、王贡忱等社会名流捐赠的文物藏品进行了接收。1953年2月，省古管会改称山东省人民政府文物管理委员会（简称省文管会）。1954年山东省博物馆筹备处成立后，省文管会将其保存的文物藏品连同历年藏品交接册、登记簿等档案资料（图1）一并拨交山东省博物馆。

目前，山东博物馆藏品原始档案主要包括：1948年至1953年《山东古代文物管理委员会收集、收购、捐献登记簿》;1951年至1963年的《山东历史文物登记簿》;1951年至1964年山东境内明确出土来源的《山东出土文物登记簿》《革命文物登记簿》;20世纪60至80年代初期的《文物收入登记账》;1953—1959年革命文物征集单;1958年土改展品交接册;1964年社会主义教育展览各地参展材料及送展文物清册;1964年至1987年的工作日志、工作计划;1982年至2007年的《文物资料入馆账》;1980年之前，山东省博物馆发掘的泰安大汶口、邹城野店、潍坊姚官庄等重要遗址，保护清理的曲阜九龙山、邹城朱檀墓、临淄郎家庄、临沂金雀山、临沂银雀山等一批大型墓葬，收藏的大量珍贵文物及发掘清理时的第一手资料（图2）等。这批原始档案不仅记载了山东博物馆藏品日渐丰富的过程，更是见证了山东博物馆的建设成长。

从山东博物馆藏品档案的内容涵盖来看，可以将其分为以下几个种类：一是藏品的历史资料，即记录藏品发现、搜集过程信息的资料，也就是藏品是如何来的，如历史文物的发掘时间、发掘地点、采集时间、相关工作人员、入库凭证等都是重要的历史资料。二是鉴定记录，即专家学者对藏品进行鉴定、定级时产生的各种资料信息，如对藏品进行真假鉴定、时代鉴定时专家学者的意见。三是藏品保护措施记录，即在对藏品进行修复、清理、复制等过程中所形成的工作记录，如修复藏品的时间、操作人员、修复方法等。四是藏品形象资料，即对藏品外观样式、结构等拍摄照片，以及记录声音、视频等。除上述几类内容外，博物馆藏品档案还包括藏品研究资料、藏品使用记录等，这些完整翔实的信息记录为促进文物资源保护、利用、整理、研究等系列业务工作的有序开展，提供了基础的数据支撑。

2 博物馆藏品档案保护与数字化建设的意义

从以上论述中可以得知山东博物馆的大部分藏品档案距今已有六七十年的历史，其具有一定的历史价值，而且藏品档案多为不可再生的纸质资源，为确保未来依然可以使用藏品档案，为历史研究提供参考，则必须重视对藏品档案的保护管理。但是查阅利用原件必然会对档案本身造成影响，为此，信息时代背景下，在博物馆藏品档案管理中应适时开发符合博物馆功能需求的信息化管理系统，采取高新科技手段，将纸质档案过渡到数字化档案，更易于改善传统管理模式下的不足，并提高藏品档案的使用效率。

目前，山东省内国有博物馆藏品的原始档案、藏品总登记账、接收清册等与藏品有关的纸质档案尚未实现数字化管理，因此推进博物馆藏品档案保护与数字化建设具有积极意义。

①提升藏品档案管理的规范性和智能性。数字化建设相比传统人工管理更具智能性，通过对藏品档案的拍摄、扫描、文字识别等，设置相应的藏品电子档案管理功能模块，对各种各样的档案资源按照类别、时间进行综合分类，形成系统的数字档案资源库，以一体化管理形式规范藏品档案管理工作。

②简化博物馆的藏品档案管理工作程序。数字化建设可以帮助藏品档案管理人员省略一些工作步骤，不用再从庞杂的纸质文件中查询所需的藏品信息，直接通过数字化系统对藏品档案进行浏览、检索、打印、下载，减少实物档案的使用次数，促使管理人员把工作重心放在实物档案的整理中，进一步提高保护效果。此外，通过数字化建设，藏品档案转化为数字化信息，当其他用途需要使用时就不必再翻找原始档案资料，只需在信息系统中输入关键字词就可以快速获取，并且在使用时可以随时记录和补充相关信息，存储至档案信息库中，确保档案更新的及时性，还能提升藏品档案的利用率。

③实现馆内藏品档案的资源共享。考虑到藏品原始档案前期的完整性与后续的连贯性，当馆内开展藏品档案管理系统建设后，要依托互联网技术设置局域网，与馆内如博物馆藏品管理等业务系统实现信息链接，有效优化藏品档案的日常管理、保护和利用。此外，博物馆藏品档案中的一些资料信息也可以扩展为藏品陈列时的文字说明，将其进行数字转化，可随时调用相关信息资料，提升展陈效果，为线上博物馆的开发提供支持，从而扩大博物馆影响力。

3 博物馆藏品档案保护与数字化现状

3.1 博物馆藏品档案管理保护中存在的问题

①纸张老化破损问题（图3）。博物馆藏品档案的记录以纸质为主，纸质档案寿命长短与内部的诸多因素及所处环境密切相关。博物馆早期藏品档案产生的时间多集中在20世纪40至80年代，因受造纸技术、经济条件、保管条件等诸多因素的影响，很多档案出现了纸张老化破损的问题。纸张老化的外表特征是发黄发脆，内在表现是机械强度降低，翻阅时极易出现撕裂、断裂、装订线断损等现象，严重时会破碎掉渣，影响利用研究价值。

②字迹模糊褪色问题（图4）。字迹材料的耐久性取决于字迹与纸张结合的牢固程度以及字迹色素的成分。早期的藏品档案手书中很多采用的是铅笔、圆珠笔、复写纸等工具，多种因素使其出现不同程度的背透、褪色、字迹洇化扩散等现象。这些现象的出现，不仅直接影响了字迹的清晰和辨识，更是制约了围绕文物藏品展开更深入研究的资料利用。

③纸张发霉变黄问题（图5）。由于纸张的制作原材料来自自然，有机质本身对微生物而言就是很好的寄居地，霉菌代谢产生的有机酸不但能使纸张酸化变黄，还会出现虫蛀造成的纸张部分缺失、不完整，甚至纸张呈碎片状的情况，致使抢救难度加大。残缺档案严重影响藏品档案的保护利用，一旦出现纸张发霉脆化情况，只有依照国家档案局制定的《纸质档案抢救与修复规范》，将档案修复与古籍修复相结合，通过修裱的方式予以抢救性保护。

④档案记录分散问题。藏品档案中对藏品信息的综合记录数据量较多，在不同阶段的使用过程中所产生的新信息时常会因地点、篇幅等客观因素而被记录在不同的载体上，使同一藏品档案信息分散，不利于藏品信息的整合，在后续藏品研究和利用过程中产生新数据信息时，无法实现对应账册的延伸补充，过于分散的记录形式对档案管理工作造成影响。

3.2 山东博物馆藏品档案数字化建设现状

在数字化建设方面，山东博物馆进行了诸多探索和尝试，2017年山东博物馆基于传统数字资源，开发上线了“山东博物馆藏品管理系统”，该系统大大优化了馆内藏品的日常管理及业务工作流程，并且其后也被推广应用在了省内多家博物馆中，如山东地质博物馆、日照市博物馆、巨野县博物馆等，但在藏品档案管理中还尚有优化空间。2020年山东博物馆与新华网签约合作，力求打造“5G富媒体+文博联合实验室”。而早在2019年就曾与新华网进行过数字化的联动，举办了“5G重构想象，跨时空协奏”的活动，将山东博物馆所藏唐代天风海涛琴及其背后的古琴文化，与湖北省博物馆所藏战国曾侯乙编钟相结合，利用5G网络高速度、低延时的特征，为观众呈现一场跨时空的音乐盛典。这种融合5G技术的方式为博物馆藏品档案数字化建设提供了参考，也是山东博物馆藏品档案保护与数学化建设的未来方向。

4 山东博物馆藏品档案保护与数字化建设的建议

4.1 完善制度、资金、人才保障

①博物馆藏品档案数字化建设需依照严格的制度规范进行，完善相应制度是保证藏品档案资料数字化处理完整性、准确性的基本前提。规范数字化建设需整理藏品档案资料，确定数字化的具体范围，制定统一的程序对档案进行标准分类，明确藏品档案的接收、编目、登账、入库、出库、文保、提用等流程。且在数字化建设中也要据实制定保密制度、用户身份确认制度等，避免机密档案信息被非法违规使用。

②加大藏品档案数字化建设资金投入。在信息管理系统开发中需加大资金投入，在硬件方面准备好所需基础设备，如扫描仪、摄像机、3D打印机等先进设施，在软件方面则聘请专业人士开发适用的博物馆藏品档案资源数据库和相应的操作软件，确保数字化建设基础完备，满足建设需要。

③在开展藏品档案数字化建设的过程中，博物馆要根据管理需要培训管理人才，提高管理队伍的综合素质与能力。结合现代化博物馆藏品档案管理的要求，明确最新档案业务，树立信息化管理意识，鼓励并教授藏品档案信息管理系统的操作应用和运行维护，鼓励其不断学习新技术、新方法，更好地为藏品档案数字化建设而服务。

4.2 明确藏品档案信息的数字化采集标准规范

明确的标准是博物馆藏品档案数字化建设的基础和前提，在将纸质档案信息转化为数字化信息的过程中，应先确定好其采集标准规范，包括藏品登记的标准、数字化工作标准、检索语言的标准、藏品分类的标准以及元数据的标准等。山东博物馆根据当下藏品實际管理情况，在藏品登记时应充分考虑到自身较大的藏品量，为提高后续的检索查询等工作效率，切实发挥数字化档案的优势，则需设置自动校对功能，避免藏品信息登记失误。同时在将藏品档案转化为数字信息文件后，优化数据库存储结构，避免其体量过大限制档案数据库的运行速度。在藏品档案检索设置中，传统检索方式一般按照目录依次查询或自然语言检索，为进一步规范其语言检索，山东博物馆可以设置全文索引方式，将档案中的单一词汇也作为检索语言的关键点，这样能提高藏品档案的检索效率。

4.3 研发以用户为导向的藏品档案信息管理系统

使用高速扫描仪、数码相机、计算机等多种智能数码设备，将博物馆藏品档案资料经过全文录入、扫描和拍摄等处理过程转化为数字化档案，信息管理系统通过对数字化档案资源的采集与接收，集中于资源数据库中，以此为数字化建设的基础。以用户需求为导向，设计研发可行的藏品档案信息管理系统，综合收集、保管、利用等基本功能，按照业务应用层、逻辑层和数据存储层的基本架构构建信息管理系统。

5 结束语

截至2021年4月底，山东省的博物馆总量达609家，稳居全国首位。博物馆藏品档案藏量规模巨大，随着时代的发展以及博物馆教育功能、社会价值的日益提高，需进一步强化博物馆藏品档案的管理质量和效率，实现对馆内藏品的有效保护、利用和深入研究。为此，山东博物馆应充分发挥龙头带动作用，在明确当前藏品档案管理问题的基础上，依托于新时代信息技术的革新发展，以及原有的山东博物馆藏品管理系统，继续推进藏品档案管理数字化建设，完善制度、资金、人才三方保障，研发以用户为导向的藏品档案信息管理系统，为山东省内国有博物馆藏品管理水平的提高提供借鉴。

参考文献

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