如何做好档案保管利用过程中的安全与保密工作

魏敏

档案资源的优势，在于能够为经济社会发展提供多方面的参考。档案内容所涉及的领域较为广泛，包括政治、经济、军事、安全等国家重要信息。档案管理部门必须做好档案保管利用过程中的安全与保密工作，避免档案信息泄露，确保国家和人民利益的安全。本文从档案管理利用过程中安全与保密工作的重要性、存在的问题、措施和建议四个方面进行了探讨，希望对做好档案安全与保密工作有所助益。

档案管理是当前经济社会发展中的一项重要工作。通常情况下，关于国家重要信息的档案一般会进行加密处理，在进行档案保管与利用时，必须保证档案的安全性，这样才能保证国家在发展中不被外界因素所干扰。从档案形成部门的角度，不宜公开的档案内容发生泄露，会直接影响日常工作的顺利开展，给单位的利益带来重大损失。当前，档案信息的安全性受到高度重视，如何在档案管理和利用中保证档案信息不被泄露，需要档案管理部门和档案管理人员在日常工作中不断总结经验和反复探索。

一、档案管理利用过程中安全与保密工作的

重要性

档案所涉及的领域非常广泛，包括政治、经济、科技、军事、民生、社会等，因此，在档案管理利用过程中对档案信息的安全性与保密性有着非常高的要求。在进行档案管理和利用过程中，必须提升档案的安全管理意识，确保国家和人民信息的安全。档案属于一种信息资源，能记录最真实的信息，也对经济社会的发展历程做了详细记录。在我国社会经济稳定发展的背景下，信息安全关乎国家的长治久安，档案管理部门必须严格遵守档案管理制度，确保档案信息安全，避免发生失密、泄密事件，给国家和人民的安全及利益造成损失。

二、现状分析

（一）档案管理中急需优化人力资源建设

当前，除专业的档案管理机构以外，很多档案管理部门的工作人员都是临时上岗，专业性较低且变动频繁。而档案管理工作属于一项要求非常高、专业性非常强的工作，非专业工作人员缺乏专业化、系统化的知识，对档案管理相关政策、制度、规范没有深刻的认知，很难提升档案管理工作的效率。并且在工作过程中违反行为规范现象时有发生，影响档案管理的质量;另外，档案工作主要接触的是一些数据资料，信息量较大，工作内容非常的枯燥，需要有极大的耐心。随着档案管理数字化的发展，信息技术与档案工作的深度结合，要求档案工作者不断提高计算机运用能力。

（二）档案保管中缺乏保密性

以往的档案管理应用主要结合“四分法”进行管理，这种方式能在一定程度上提升档案管理工作的质量及效率，从而保证档案管理信息不被泄露。但是这种方式，对非保密档案与保密档案有一定的局限，长久下来，容易影响安全与保密工作的进行，导致档案管理缺乏保密性;另外，一些档案部门保密意识较低，在档案资料查阅时没有设置权限，任何人都可以接触到机密文件，从而无法保障档案的安全性，经常出现档案泄露事件[1]。

（三）檔案利用中缺乏保密性

将档案进行调取以及共享使用，才能促进档案价值最大化发挥，档案在调取、传递过程中非常容易发生泄密事件。档案管理在分类上属于服务类工作，为了保证服务质量，部分档案管理工作者会降低档案查询的权限，从而为档案查阅提供优质服务，但是这种方式容易造成涉密档案信息泄露，因此，档案管理部门要不断探究档案查阅利用过程中如何做好档案的安全与保密工作。

（四）档案在储存中缺乏保密性

在档案管理工作中，档案储存是重要的内容之一。尤其是针对涉密文件，档案管理部门需要进行严格的保存。许多档案管理部门没有专职的档案管理人员，保密文件储存时有不规范现象，如将非涉密性文件和涉密性文件放在同一环境下，会导致很多涉密文件非常容易泄露，给档案安全管理工作造成影响。此外，很多部门没有专门的档案室，档案管理的环境非常杂乱，也没有结合计算机数字化的管理形式进行储存，换句话说，档案依然采用的是纸质信息，保管利用过程中，非常容易丢失、破损等，给档案的安全性和保密性带来不可估量的后果。

三、做好档案保管利用过程中保密工作的

措施和建议

（一）转变档案保密理念

新时代的来临，互联网技术将社会信息开放给更多的人。而建立档案的真正目的就是为了被使用，档案保密和利用的方向具有统一性和共存性。因此，必须严格界定档案保密的内容和范围，只有这样才能确定档案开放的程度和期限。同时，关于档案利用的时限，档案管理人员也需要结合实际情况进行界定，这样才能保证档案利用过程中的安全性。新时代背景下，各部门必须转变档案管理理念，结合国家相关政策制定符合当前档案使用以及管理的体系，以保密为前提，最大限度地为档案管理工作开展提供最有价值的信息资源。

（二）优化对档案保管的保密工作

（1）采用独特的库房进行档案管理。为了保证档案信息不被泄露，首先需要做的是对档案资料的管理，保证资料的完整性和安全性。依据国家规定，库房必须根据档案资料的特殊性和机密性单独建立，不宜建立在办公楼的最底层，门窗要加固，并具备防火、防盗以及防鼠和防虫功能。同时，必须派遣专业人士进行管理，从而保证档案的完整度和安全性。

（2）提升对重点内容的保密能力。各个档案的内容以及保密程度都具有一定区别。通常情况下，档案保密的时限主要分为永久和定期，需要结合具体情况确定保密内容和保密期限。同时，需要建立对涉密文件保护的方法，提升对涉密风险的防范。其次，随着时间的变化，档案内容的保密程度和时间都具有不确定因素，结合实际情况需要对档案的保密程度进行调整，最大化地促进信息资源公共化，从而为社会进步提供有力支撑。在进行档案保密调整过程中，尤为需要注重分段管理以及关注档案内容的密级程度，从而促进档案管理工作有秩序的进行。最后，采用科学的手段建立目录，保证能够掌握涉密文件[2]。

（3）结合现代化管理方式进行档案管理。以改革为背景，档案管理面临着非常多亟待解决的问题。最常见的问题就是档案数量越来越多，导致在保管与利用过程中有一定的困难。其次，档案管理的方式不能与时俱进，在一定程度上影响档案资料管理不能顺应时代变化，因此，必须推进档案管理现代化，才能不断解决新背景下的问题。在时代发展过程中，人们的生活水平有了本质上的提升，档案信息资料产生的社会价值越来越明显，特别是在信息化时代背景下，档案信息的完整性成为人们重点关注的内容。在进行档案管理过程中，对档案资源的科学化使用，能在一定程度上推动资源的合理利用，将其价值发挥最大化。从本质上讲，档案管理属于一项信息资料管理和保存的工作，尤为需要注重信息的完整性和安全性，从安全性的角度出发，必须做好信息资源保密工作，如果档案信息在保管与利用过程中出现了泄露，则会给档案形成部门的利益造成损伤，甚至威胁国家的安全和利益。

（三）优化对档案利用的保密工作

（1）不断更新档案保密知识。受传统保密观念的影响，一些很有价值的档案长期得不到利用，这是对档案资源的浪费，所以必须正确处理好档案保密与利用之间的关系。保密和利用两者都要兼顾。档案管理人员可以通过培训，提高保密意识、丰富降密、解密等保密知识，增强档案工作的责任感和使命感，使档案保密与利用工作得到进一步优化。

（2）对提供利用的档案资料进行鉴定。通常，档案所涉及的内容、保密期限以及范围都有一定的限制，因此，对于档案的开放程度、何时开放以及利用过程的要求必须进一步明确。档案管理部门可以通过建立流程化、标准化的档案鉴定体系，保证档案在利用过程中的安全性[3]。

（3）构建档案利用管理体制。要完善档案利用规章制度，一般包括阅览、外借、复制等方面的制度，还要确保制度条文严密简明，便于工作执行。同时，要在实践中不断总结和完善。档案能被使用正是档案的价值所在，在档案利用过程中，不是盲目而是在特定的环境下进行有限制地利用;对于涉密文件，只允许在阅览室进行查阅，不可外借或者摘抄以及复印。在档案管理过程中，需要尤为重视档案利用的监管能力，通过对档案保密工作的全程监管，才能不断优化改革措施，从而将制约保密工作的问题进一步解决。建立科学的保密体系以及优化保密流程，确保档案得到更好的利用，为经济社会发展提供重要参考。

（4）促进网络的安全。在当前信息技术背景下，随着计算机信息系统被各个行业所沿用，使用计算机技术进行档案管理工作也越来越普及，网络安全对数字化档案有着直接影响。档案数字化在建设过程中，面临的主要问题之一是病毒、黑客等对数字化档案的威胁，不法分子和敌对势力利用网络窃取档案信息事件时有发生。为了避免发生网络安全事件，必须设置信息安全防火墙，通过物理安全防护、软硬件保护等方式保证档案信息免遭外界攻击。

（5）优化档案存储安全问题。

通常情况下，档案储存方式会随着经济社会的发展而有所变化，因此，必须结合实际情况将原有的工作方式进行优化，只有这样才能不断强化档案在存储过程中的安全。档案管理部门可以结合当前的科学技术，将纸质档案转变为数字化档案，由计算机系統进行统一管理，对于一些涉密文件可以进行深度加密及备份，严格区分涉密文件和非涉密文件，同时设置档案调取的权限，进一步保证档案存储过程的安全[4]。

（6）提升对档案工作人员的管理。

①建立档案管理人员的培训和考核制度。档案管理人员担负档案保管利用的职责，对档案的安全负有直接责任，必须不断提升其专业能力和素质，从而保证档案的完整性和安全性。档案资料应该确保不坏、不丢、不散、不乱，档案保管人员要提高警惕，保护好档案资源的安全。新时期的主要任务之一，是狠抓档案工作队伍的自身建设，建立一支素质高、业务精、作风硬的队伍。还需要建立关于档案管理人员的考核体系，在原有的基础上进行创新，增强档案管理人员的专业性以及职业道德 [5]。

②不断提高档案管理人员对工作内容的熟悉度。通常，档案工作人员必须做好以下几项工作。首先是预先准备工作，档案工作属于一项繁杂的工作，需要预先做好相关准备，才能在后续整理及管理过程中有条不紊。其次，档案管理人员必须明确档案管理的范围。档案管理所涵盖的领域非常广，其中包括对外资料或者战略规划等材料。此外，文书文件以及检查资料也应该作为档案管理中的一部分。最后，还需要考虑档案应存放在哪里，在具备条件、符合需求的情况下，可将档案放置在档案室内，否则也可以设置带锁的柜子进行档案归置。归置档案的场地及设备既要保证档案安全性、私密性与完整性，又要符合资源的实际调用情况及业务需求。总之，档案工作人员必须结合实际情况进行档案管理范围的规划，这样才能更加全面有效地做好档案保管利用的保密工作。

③提升档案工作者的职业感。档案工作人员的职业道德和综合素养以及责任心是开展档案工作的关键，不断提升档案工作人员的职业素养和安全保密意识，促进其责任感和使命感，绝不将档案的内容、数量或者存放的位置向无关人员透露，确保档案信息安全，维护国家和人民的利益。

四、结语

当前，在档案管理和利用过程中，安全与保密工作具有非常大的改善空间，针对其中的问题，档案部门必须重视档案管理和利用中的安全性和保密性，无论是从国家角度还是单位自身的角度出发，档案工作者都必须严格对待档案工作，提升安全意识和保密意识，避免档案信息泄露，保证档案的有效管理和利用。

参考文献：

[1]张凤菊.试论档案保管过程中的保密[J].山东省农业管理干部学院学报，2019（2）：136-137.

[2]刘晓菲.关于加强档案保密工作的几点建议[J].兰台世界，2019（11）：61-62.

[3]黄琼娇.新形势下做好档案保密工作的思考[J].黑龙江档案，2019（27）：135-136.

[4]周超.做好新形势下电力企业保密工作的思考[J].科技情报开发与经济，2020（9）：163.

[5]王铁春.如何做好档案保管与利用过程中的安全与保密工作[J].兰台世界，2019（5）：85-86.